Разработка базы данных торговой организации

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ (РАБОТА)

ПО ПРЕДМЕТУ             

НА ТЕМУ              «Разработка базы данных торговой организации»____

1.       1. Тема: Разработка базы данных торговой организации.

2. Исходные данные к работе:

-         программная среда создания базы данных – СУБД MS Access;

-         организационно-штатную структуру подразделения (отдела, компании, фирмы, организации), профиль деятельности определить самостоятельно;

-         состав и структуру объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов и др.), перечень автоматизируемых информационных задач определить самостоятельно;

-         объем работы – 25-30 листов формата А4;

-         оформление курсовой работы выполнить в соответствии с «Общими указаниями по организации, методике проведения и правилам оформления курсовых проектов и работ».

3.Содержание курсовой работы, перечень вопросов подлежащих разработке:

a).   Обосновать и разработать инфологическую модель исследуемого подразделения (отдела, компании, фирмы, организации).

b).  Разработать даталогическую модель реляционной базы данных в среде выбранной СУБД (определить базовые таблицы, первичные и внешние ключи, выполнить нормализацию таблиц, установить связи между таблицами, указать ограничения целостности), осуществить ввод информации в базу данных.

c).   Создать запросы на выборку данных из одной и нескольких таблиц и изменение данных по различным информационным задачам и формам представления результата с использованием конструкций языка SQL и наглядно-диалоговых средств СУБД.

d).  Разработать пользовательские формы и отчеты для ввода, просмотра, редактирования, модификации и вывода данных на печать.

e).   Обосновать и оценить эффективность практического использования разработанного проекта и пути его дальнейшего совершенствования.

4. Перечень иллюстративных материалов:

a).   текст курсовой работы с необходимыми рисунками и диаграммами;

b).  компьютерная презентация (при необходимости) к работе в среде MS PowerPoint;

c).   компьютерная реализация базы данных в среде СУБД MS Access.

5. Руководитель работы:

Содержание

I.  Введение ........................................................................................................5

II.  1.Создание базы данных ..............................................................................6

     1.1 Этапы проектирования базы данных ..................................................6

           1.Определение цели создания базы данных.............................................6

           2.Определение таблиц, которые должна содержать база данных.......6

           3.Присвоение ключевых полей .................................................................7

           4.Редактирование структуры базы данных.............................................7

           5.Добавление данных и создание других объектов базы данных........7

        1.2 Инфологическая модель.......................................................................8

   2. Даталогическая модель.............................................................................10

  2.1 Структура моей базы данных. Таблицы ...........................................10

        2.2 Нормализация .....................................................................................13

     2.3 Схема данных ......................................................................................14

   3. Создание пользовательского интерфейса ..............................................16

     3.1 Запросы ................................................................................................16

       3.2  Формы ..................................................................................................25

       3.3 Отчеты ..................................................................................................29

       3.4 Макросы ...............................................................................................31

   4.Основной интерфейс базы данных ...........................................................32

III.  Заключение.................................................................................................33

Введение

Базы данных - совокупность данных, организованная по определенным правилам, предусматривающая общие принципы описания, хранения, манипулирования данными, независимыми от прикладных программ.

СУБД – система управления базами данных – совокупность программ, предназначенных для управления БД и возможности получения пользователями необходимой информации из базы. В задачи СУБД входят следующие задачи:

      Формирование и поддержание БД

      Обработка информации

      Прием запросов

      Предоставление информации пользователям

      Обеспечение целостности и реорганизации ценностей БД

      Организация совместной работы пользователей

На сегодняшний день существует множество различных систем управления базами данных. Они все используют разные средства и функции, но преимущественно у всех СУБД в основе лежат одинаковые понятия. Поэтому для обобщения этих понятий, приемов и методов на весь класс СУБД, я хотела бы  взять программу, входящую в Microsoft Office, Microsoft Access.

Microsoft Access –реляционная СУБД, в которой предусмотрены все необходимые  средства для определения и обработки данных, а также управления ими при работе с большим объемом информации.

Access - функционально полная система, имеющая мощные средства для работы в этой программе. Ее преимуществом перед другими является простота,  наличие всех средств для успешной обработки и управления  БД.

1.    Создание базы данных

. Этапы проектирования базы данных

1. Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать.

Моя база данных разработана для торговой организации, занимающейся поставкой товаров – женской одежды – клиентам. Схема работы очень проста. Клиент организации ( все данные и контакты находятся в таблице Клиенты ) делает заказ на определенный товар (например, Майки, Lacoste, Без рисунка, по цене 3525 руб., 2 шт.). Этот заказ заносится в таблицу Заказанные_товары. Организация привозит со склада нужное количество и далее осуществляется сама сделка: клиент получает товар, а мы получаем деньги за выполненный заказ. После этого проданный организацией товар вносится в таблицу Выполненные заказы с пометкой выполнено. То есть фактически будут использоваться в основном 2 таблицы – на заказ товара и его выполнение. Остальные таблицы, формы, запросы базы  будут нужны для информационной, правильной, четкой, работы. Чтобы можно было сразу узнать кто заказал, кто производитель, описание товара , посчитать суммы заказов, сделать отбор по определенным данным, обновить, удалить, добавить товар, получить отчеты по товарам и клиентам и выйти из базы.

     2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Один из наиболее сложных этапов в процессе создания базы данных -  разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

Таблицы должны содержать всю информацию разрабатываемой базы. В моем случае это Клиенты, Товары, Описание товаров, Выполненные

заказы, Заказанные товары, Заказы, Производитель товара. Все таблицы хранят максимально полную характеристику, информацию и описание для дальнейшей успешной работы с базой данных.

    3. Присвоение ключевых полей

Для связи данных из разных таблиц, например, данные о заказчике и продукции, каждая таблица должна содержать набор полей или поле, где будет задаваться индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом. Именно благодаря ключам будет функционировать база данных, сопоставляя, связывая и формируя информацию из разных  таблиц. Количество ключей варьируется от одного до нескольких. Вообще, ключ – это минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности.

   4. Редактирование структуры базы данных

Для проверки правильности работы базы необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, а затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные отчеты и формы и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить всевозможные повторения данных. Иначе база не будет работать и выдавать нужный запрос или информацию или будет работать с ошибками, что для серьезной организации неприемлемо.

5.  Добавление данных и создание других объектов базы данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные (в режиме конструктора таблиц). После ввода создаются любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули (удобнее, проще и правильнее создавать все с помощью мастеров).

1.2.         Инфологическая модель

Прежде чем начинать проектирование базы данных, необходимо разобраться, как функционирует предметная область создаваемой БД. Для этих целей используют искусственные формализованные языковые средства. В связи с этим под инфологической моделью понимают описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих от используемых в дальнейшем программных средств. Вообще, лучше сначала нарисовать на бумаге таблицы с данными, потом преобразовать их из 1 Нормальной Формы во Вторую, и из Второй – в  Третью. Так удобнее будет.

Определяют три основные класса сущностей:

      стержневые

      ассоциативные

      характеристические.

Стержневая сущность – независимая сущность, которая имеет независимое существование, хотя может обозначать другие сущности.

Характеристическая сущность (характеристика) – это связь вида "многие-к-одному" или "одна-к-одной" между двумя сущностями (частный случай ассоциации). Цель характеристики состоит в описании или уточнении некоторой другой сущности предметной области.

Ассоциативная сущность (ассоциация) – это связь вида "многие-ко-многим" между двумя или более сущностями или экземплярами сущности.

Это теория. Для наглядности покажу на примере торговой организации:

Стержневая сущность

«Заказ», «Заказчик», «Поставщик»

    Заказ (Заказ, код_заказа, количество, цена,  характеристика)

Заказчик  (Заказчик, телефон, адрес, название_фирмы)

Поставщик (ФИО,  телефон, адрес, страна)

Характеристическая сущность

«Выполненные_заказы», «Заказанные_товары»

Выполненные_заказы (код_заказа, заказчик, дата_заказа, цена, дата_выполнения, количество)

Заказанные_товары (код_товара, количество)

2.              Даталогическая модель

2.1.           Структура моей базы данных

Таблицы

Моя База Данных содержит 7 таблиц:

              -Товар

              - Производитель_товара

              - Описание_товара

              - Клиенты

              - Заказы

              - Заказанные_товары

- Выполненные заказы

Во всех таблицах в режиме конструктора указываются первичные или внешние ключи.

Таблица Товар: предназначена для хранения всех товаров с полным  их описанием. Например, кем произведены, по какой цене и в каком количестве.

Номер – номер товара. Поле является счетчиком.

Тип -  тип товара. Он берется из таблицы Описание_товара

Производитель – производитель товара. Берется из таблицы производитель_товаров.

Характеристика – поле, где котором содержится описание товара. Данные вводятся вручную в режиме конструктора.

Цена – цена товара за одну единицу. Значение вводится вручную.

Количество – количество товаров. Если значение равно нулю, то товара нет в наличие. Цена вводится от руки. Чтобы систематизировать столбец, надо указать формат поля.

Дата поставки – день, месяц и год поставки товара. Вводится вручную.

Количество проданных товаров – от руки вводится количество товара. Поле заполняется с помощью запроса (заказанные_товары и клиенты)

Таблица Производитель_товара: содержит 4 поля:

Производитель – Поставщик фирма-производитель товара.

Адрес, страна и телефон – более подробная информация. Все поля таблицы заполняются пользователем.

Таблица Описание_товара: состоит из двух полей: