Microsoft Excel қосымша анықтама

 

 

 

 

Microsoft  Excel 

 

Microsoft  Excel қосымша анықтама

 

 

 

 

Microsoft Office дестесінің  электронды кестелерді әзірлеуге  және өңдеуге арналған қолданбалы  бағдарламасы. Электронды кестенің  басты артықшылығы – кез келген  операнд мәні өзгерген кезде  өрнектік тәуелділік арқылы байланысқан  барлық деректерді қайта есептеу  мүмкіндігі.

 

 

Excel бағдарламасын  іске  қосу – Бастау  – Бағдарламалар  – Microsoft Office - Microsoft Excel  немесе Бастау – Бағдарламалар  – Microsoft Excel.

Тағы бір тәсіл –  – Жұмыс үстеліндегі бос орынды  тінтуірдің оң жақ батырмасымен  шертіп, мәтінмәндік мәзірден Жаңа  – Microsoft Excel парағы әмірін таңдау. Сонда .xls деген кеңейтілуі бар  бос файл жасалады – екі  рет шертіп оны іске қосамыз.

 

 

 

 

 

 

 

Баған  мен жолдар, анықтама

 

• Microsoft Excel кестесінің ұяшығында мәтін, сан және өрнектердің орналасу мүмкіндіктері
• Диаграманы тұрғызу
• Құрама кесте тұрғызу
• Құрама кестенің құрылымы
• Бақылау құралдары

 

 

 

 

Баған мен жолдың қиылысқан  тұсында кестенің ең кіші құрамдас  бөлігі – ұяшық орналасқан.

 

Әр ұяшықтың баған әрпі  мен жол нөмірінен құралатын  айрықша мекен жайы бар

 

(мысалы, “A1”, “B4”). 

Ұяшық мекен жайы ұяшыққа  деген сілтеме болып табылады  және осы ұяшықтағы деректерді  өрнекте пайдалану үшін қолданылады.

 

 

 

 

Microsoft Excel кестесінің  ұяшығында не мәтін, не сан,  не өрнек орналасуы мүмкін,  бірақ ұяшық мазмұнының аралас  болуына жол берілмейді

 

 

 

 

Ехcel программасындағы диаграмма  термині сандық мәліметердің  графиктік түрде бейнеленуінің  барлық жағын қамтиды. Графиктік  бейнелеу берілген мәліметтер  қатары негізінде құрылады. Берілген  мәліметтері бар жеке алынған  жол немесе бағаннан тұратын  ұяшықтар тобы мәліметер тобын  құрайды. Бір диаграммада бірнеше  мәліметтер қатарын бейнелеуге  болады. Диаграмма деп жұмыс кітабының  бір парағына енгізілген графиктік  обьектіні айтады. Ол мәліметтер  тұрған парқта немесе кез-келген  басқа парақта орналасуы мүмкін. Диаграмма өзі тұрғызылған мәліметтермен  әрқашан тығыз байланыста болады. Егер мәліметтер жаңартылатын  болса, диаграмма да автоматты  түрде соған сәйкес өзгереді. Диаграмманы тұрғызу үшін Диаграмма  шебері (Мастер диаграмм) қолданылады. Ол стандарты аспаптар панелінде  орналасқан диаграмма шебері  батырмасының көмегімен іске  қосылады. Әдетте диаграмма тұрғызар  алдында мәліметтер орналасқан  аймақты ерекшелеп алады немесе  бұл мәліметерді Диаграмма шеберінің  барысында енізуге болады. Диаграмманың  түрін таңдап алу. Диаграмма шеберінің  алғашқы сатысында диаграмманың  түрін таңдап алуымыз қажет. Стандартты  қыстырмасындағы Түр (Вид) тізімінде  диаграмманың қолда бар түрлері  көрсетілген. Таңдап алынған түр  үшін терезенің оң жағында  мәліметтердің көрсетілуінің түрлі  нұсқаулары көрсетілген. Сонын ішінен  ең қолайысын таңдауымыз қажет. Стандарты емес қыстырмасында  пішімделген, толығымен қалыптасқан  диаграмма түрлері бейнеленген. Диаграмманың түрін таңдап алынғанна  кейін Ары қарай ( Далее ) батырмасын  басамыз.

 

 

 

 

Құрама кестені тұрғызу Құрама кесте шеберінің ( Мастер сводных таблиц и диаграмм ) көмегімен іске асырылады. Ол үшін алдымен мәліметтер базасына қатысты ұяшықтарды ерекшелеп алу қажет. Сонан кейін Мәліметтер > Құрама кесте (Данные > Сводные таблицы) командасын орныдау қажет. Құрама кесте шебері (Мастер сводных таблиц и диаграмм) жұмысының алғашқы сатысында мәліметтер типі мен құрама мәліметтерді безендіру түрін анықтап алады. Ары қарай (Далее) батырмасын шерткеннен кейін, мәліметтер базасындағы ауқым дұрыс таңдалғанына көз жеткізу керек. Тағы Ары қарай батырмасын шерткен соң құрама кестенің орны анықталады. Құрама кестені көбіне жаңа бетке орналастырады (Жаңа бет (Новая страница) ауыстырып-қосқышын тағайындау арқылы).

 

 

 

 

Құрама кесте шебері (Мастер  сводных таблиц и диаграмм) жұмысының  келесі сатысында құрама кестенің  мазмұны мен құрылымын қалыптастырып  алады. Бұл терезеде құрама кестенің  маекті берілген. Ол төрт аймақтан  тұрады: Бет(Страница), Жол(Строка), Баған(Столбец) және Мәліметтер(Данные). Құрама  кестенің әрбір аймағына мәліметтер  базасының қайсыбір өрісі сәйкестендіріледі. Құрама кестені толтырған кезде  мәліметтер сәйкес өрістерден  автоматты түрде алынып қойылады. Оны толтыру үшін осы бетте  мәліметтер базасының өріс атауларымен  аталған батырмалар қолданалады. Құрама кесте шеберін (Мастер  сводных таблиц и диаграмм) іске  қосып, шебер жұмысының бірінші  сатысында Құрама диаграмма ауыстырып-қосқышын  тағайындау керек. Содан соң Ары  қарай (Далее) батырмасын басып, құрама  диаграмма тұрғызылады. Диаграмманы  пішімдеу мен баптау оның жанама  меню арқылы іске асырылады. Диаграмманың  түрін өзгерту үшін ол тұрған  аймаққа тышқанның оң батырмасын  басып, жанама менюден Диаграмма  типі бөлімін таңдап алу қажет. Осылайша жанама менюден Пішім (Формат) бөлімін таңдап алып, диаграмма  пішімін өзгертуге болады.

 

 

 

 

Жұмыс парағын бақылау. Ехcel-дің жұмыс парақтары құжаттарды даярлау үшін қолданылатын болса, онда оны қате енгізілген мәліметтерден сақтау қажет. Мәтінді енгізгенде қателерді қарап шығып, түзетуге болады. Сандық мәліметтерді енгізгенде жіберілегн қателер жай көзге көрінбейді. Көбінесе Ехcel-дің жұмыс парақтарының өзі қате өрнектерді қамтитын формулалардан тұрады. Формулалардағы қателерді екі топқа бөледі: есептелмейтін формулалар және циклдік сілтемелер. Қате формулаларды есптегенде нәтижесін алу мүмкін болмаған жағдайда Ехcel программасы сол ұяшыққа қатенің кодын шығарып береді. Циклдік сілтемеде Ехcel программасы қате жайлы хабарды бірден экранға шығарып береді. Егер формула есептеу кезінде басқа ұяшықтағы мәндерді пайдаланса, онда осы формула сол мәндерге тәуелді болып табылады, ал формула тұрған ұяшық тәуелді деп аталады. Керісінше, мәндері қолданылған ұяшық формуланың мәніне әсер етіп, әсер етуші деп аталады. Цикілдік сілтеме ұяшықтың мәні сол ұяшыққа тәуелді болады. Оның ең қарапайым түрі – егер ұяшық өзі-өзіне адрестелген болса. Егер программа кестеден цикілдік сілтемені тауыпалса, онда ол бірден қатежайында хабар береді және циклдік сілтеменің аспаптар панелін ашып береді. Циклдік сілтеме табылған ұяшықтар көгілдір дөңгелекшемен белгіленеді және қалып-күй жолында Цикл сөзі пайда болады. Циклдік сілтеменің аспаптар панелінде циклдік сілтемесі бар ұяшықтардың тізімі көрсетіледі. Егер циклдік сілтеме бірнеше ұяшықтарды қамтыса, онда оны тәуелсіз ұяшықтар мен әсер етуші ұяшықтар батырмасы арқылы ашып, қатесі бар ұяшықтарды тауып алуға болады.

 

 

 

 

Жаңа жұмыс кітабын жасау

 

Excel құжаттары жұмыс кітаптары деп аталады. Әр жұмыс кітабы электрондық кестелер деп аталатын беттерден тұрады. Қанша бет қажет болса, сонша бетті жұмыс кітабына қосуға болады не деректерді бөлек-бөлек сақтау үшін жаңа жұмыс кітаптарын құруға болады.

1.Файл > Жаңа түймешігін басыңыз.

2.Жаңажолағының астындағы Бос жұмыс кітабы түймешігін басыңыз

 

 

 

 

Деректерді қосу үшін АвтоҚосындыны пайдаланыңыз

 

Бетке сандарды енгізген соң, оларды қосу қажет болуы мүмкін. Оны орындаудың ең жылдам жолы — АвтоҚосынды функциясын пайдалану.

1.Қосу қажет сандардың сол жағындағы немесе төменіндегі ұяшықты таңдаңыз.

2.Өзіндік > АвтоҚосынды түймешігін басыңыз, немесе ALT+= пернелерін басыңыз.

 

 

 

 

Сандық пішімді қолдану

 

Әр түрлі сан түрлері арасында айырмашылықты көрсету үшін, валюта, пайыз не күн секілді пішім қосу үшін

1.Пішімдегіңіз келетін ұяшықтарды таңдаңыз

2.Өзіндік >  Жалпы түймешігіне жақын көрсеткіні басыңыз.

 

Сандық пішімді таңдаңыз.

 

 

 

 

Егер іздеген сандық пішімді көрмесеңіз, Қосымша сандық пішім түймешігін басыңыз.

 

Сандарды пішімдеу тәсілдері туралы қосымша ақпарат.

 

 

 

 

Деректерді кестеге қою

 

Excel мүмкіндіктеріне қатысудың қарапайым жолы — деректерді кестеге қою. Бұл деректерді жылдам сүзгілеуге және сұрыптауға мүмкіндік береді.

1.Алғашқы ұяшықты басып, соңғы ұяшыққа дейін тарту арқылы деректерді таңдаңыз.

 

Пернетақтаны пайдалану үшін деректерді таңдау үшін көрсеткі пернелерені басу кезінде SHIFT пернесін басып тұрыңыз.

2.Таңдаудың төменгі оң бұрышындағы Жылдам талдау түймешігін        басыңыз.

 

 

 

 

3.Кестелер түймешігін басып, меізерді Кесте түймешігін қарай жылжыту арқылы кесетенің көрінісін көре аласыз. Егер көрсетілген көріністі ұнатсаңыз,түймешікті басыңыз.

 

4.Енді деректермен жұмыс істеуді бастай аласыз: Тек қажетті ақпаратты көру үшін сүзгілеңіз не үлкенінен кішісіне қарай көрсету үшін сұрыптаңыз. Бағанның кесте тақырыбындағы көрсеткіні    басыңыз

 

5.Деректерді сүзгілеу үшін барлық қанатшаларды алу үшін Барлығын таңдау ұяшығынан құсбелгіні алыңыз, содан соң, кестеде көрсетілуі қажет деректердің ұяшықтарына құсбелгі қойыңыз.

 

 

 

 

Деректерді сұрыптау үшін А-дан Я-ға қарай сұрыптау не Я-дан А-ға қарай сұрыптау түймеішігін басыңыз.

 

 

 

 

Сандар үшін жиындарды көрсету

 

Жылдам талдау құралы сандардың жиынын ол қосынды ма, орташасы ма не есептеу ме екеніне қарамастан жылдам береді. Excel бағдарламасы есептеу нәтижелерін сандардың төменгі жағында не жанында береді.

1.Қосқыңыз не есептегіңіз келетін сандарды қамтитын ұяшықты таңдаңыз.

2.Таңдаудың төменгі оң бұрышындағы Жылдам талдау түймешігін        басыңыз.

3.Жиындар түймешігін басып, деректер үшін есептеу нәтижесін көру үшін түймешіктер арасымен меңзерді жылжытыңыз, содан соң, жиындарды қолдану үшін түймешікті басыңыз.

 

 

 

 

Дерекке мағына қосу

 

Шартты пішімдеу не қисық сызықтар маңызды ақпаратты ерекшелеуге не дерек трендтерін көрсетуге мүмкіндік береді. Оны байқап көру үшін Live Preview үшін жылдам талдау құралын пайдаланыңыз.

1.Жақынырақ қарастыру қажет деректерді таңдаңыз.

2.Таңдаудың төменгі сол жақ бұрышында пайда болатын Жылдам талдау түймешігін        басыңыз.

3.Деректерге қалай әсер ететінін көру үшін Пішімдеу және Қисық сызықтар қойындылардағы параметрлерді зерттеңіз.

 

Мысалы, жоғары, орташа, төмен температураларды бөлектеу үшін Пішімдеу жиынтығында түс таңдаңыз.

 

4.Көргенді ұнатсаңыз, сол параметрді басыңыз.

 

Шартты пішімдеуді қолдану немесе sparkline қисық сызықтарын пайдаланып деректерде трендтерді талдау жолы туралы қосымша мәліметтер алыңыз.

 

 

 

 

Деректерді диаграммада көрсету

 

Бірнеше басу әрекетін орындау арқылы жылдам талдау құралы дерегіңіз үшін қажетті диаграмманы ұсынып, оның көрсетілімін береді.

1.Диаграмма түрінде көрсету қажет ақпаратты қамтитын үяшықты таңдаңыз.

2.Таңдаудың төменгі оң бұрышында пайда болатын Жылдам талдау        түймешігін басыңыз.

3.Ұсынылған кесетелерді қарап шығып, қайсысының сіздің дерегіңіз үшін сәйкес келетінін анықтап, қажетін басу үшін Диаграммалар параметрін басыңыз.

 

Excel бағдарламасы сіздің дерегіңіздің түріне қарай әр түрлі диаграммаларды осы жиынтықта көрсетеді.

 

 

 

 

Жұмысты сақтау 

1.Жылдам қатынас құрал тақтасы қойындысында Сақтау түймешігін басыңыз немесе CTRL+S пернелерін басыңыз.

 

Егер жұмыс сақталған алдын ала болса, жұмыс өзгерістер сақталған күйінде қалады.

2.Егер бұл жұмысты сақтауыңыздың бірінші кезі болса, аяқтау үшін келесі қадамдарды орындаңыз:

1.Басқаша сақтау түймешігінің астында жұмыс кітабын сақтау үшін жерді таңдаңыз, содан кейін қалаған қалтаны шарлаңыз.

2.Файл атауы жақтауында, жұмыс кітабы үшін атау енгізіңіз.

3.Бітіру үшін Сақтау түймешігін басыңыз.