Форматирование абзацев в Word 2010

Форматирование  абзацев в Word 2010

Вступление

В данной статье речь пойдет о настройке абзацев. Если вам необходимо правильно и красиво  оформлять документы, вам не обойтись без знания того, каким образом  настраиваются абзацы. Здесь будут  описаны основные способы форматирования абзацев.

Формат абзаца

Абзац - это структурная  составляющая текста, обычно связанная  логически и выделенная графически, например, в виде отступов. Когда  вы набираете текст, каждый раз нажимая  клавишу «Enter», вы создаете новый абзац. Настройка вида абзаца определяет его формат, который отвечает за размещение текста на странице.

Настройка (форматирование) абзаца, подразумевает :

• расстояние справа или слева от абзаца;
• междустрочный интервал абзаца;
• выравнивание строк абзаца относительно левого и правого поля;
• отступ или выступ первой строки абзаца;
• интервал перед абзацем и после него;
• разбивка абзаца на страницы.

В первую очередь, приступая  к настройке абзаца, необходимо уметь  его выделять. Для этого сделайте следующее:

1 способ:

• Трижды щелкните левой кнопкой мыши по любому слову абзаца;

2 способ:

Используйте комбинации клавиш:

• <Ctrl+Shift+(стрелка вверх)> – выделение от места расположение курсора ввода текста до начала абзаца;
• <Ctrl+Shift+(стрелка вниз)> – выделение от места расположение курсора ввода текста до конца абзаца.

Выравнивание строк  абзаца

По умолчанию  текст абзаца выравнивается по левому краю. Но документы бывают разные, и  выравнивание тоже может требоваться  другое. Например, для контрольных  работ ВУЗов принято выравнивание по ширине.

Для того чтобы задать нужный способ выравнивания строк абзаца, воспользуйтесь одним из нижеперечисленных  способов:

1 способ:

Перейдите на вкладку  «Главная», а затем выделите необходимые  абзацы (очередность не имеет значения).

В группе «Абзац»  щелкните одну из четырех доступных  кнопок выравнивания:

• «По левому краю» – выравнивание строк абзаца по левому краю;
• «По центру» – выравнивание строк абзаца по центру (пропорционально равноудалены от правого и левого края);
• «По правому краю» – выравнивание строк абзаца по правому краю;
• «По ширине» – выравнивание строк абзаца одновременно и по левому и по правому полю. При этом текст визуально «растянется» (заполнит пространство строк), а между словами появится дополнительное расстояние.

2 способ:

Выделите нужные абзацы, а затем используйте сочетания  «быстрых» клавиш:

• <Ctrl+L> – выравнивание по левому краю;
• <Ctrl+E> – выравнивание по центру;
• <Ctrl+R> – выравнивание по правому краю;
• <Ctrl+J> – выравнивание по ширине.

 
Увеличить рисунок

Рисунок 1 - Выравнивание строк абзаца

Отступ первой строки абзаца

Наиболее часто  применяется при форматировании абзацев установка отступа первой строки. Сколько раз приходилось  наблюдать, как «опытные секретари-референты» и представители других профессий, связанных с созданием текстовых  электронных документов, понятия  не имеют о том, как установить абзац, используя интерфейс Word 2010. Обычно они используют для этих целей двойное или тройное нажатие пробела, или, в лучшем случае, клавишу <Tab>. И хотя щелчок по этой клавише визуально задает отступ, равный 1,25 см (0,5 дюйма) и внешне все выглядит «правильно» - в целом, этот подход нерационален. Незачем делать работу, для которой и была создана программа для редактирования текстовых документов. Кроме того, используя «правильное» форматирование абзацев, вы впоследствии сэкономите время на множестве ненужных нажатий клавиши пробел (или <Tab>). При последующем же редактировании документа избежите рутины, связанной с перестройкой общего вида документа.

Теперь рассмотрим, как настроить отступы, а сделать  это можно визуально (на глаз) или  точно (задав определенное значение в окне «Абзац»). Визуальная настройка  предполагает использование горизонтальной линейки, когда вы можете быстро менять размер отступа, руководствуясь ощущением  нужного размера «на глаз». Точная настройка позволяет задать значение отступа в единицах измерения, используемых в документе - стоит использовать ее тогда, когда вы знаете размер величины отступа.

Визуальная настройка  отступа первой строки

Чтобы задать отступ первой строки абзаца, сделайте следующее:

1 способ:

1. Выделите нужные абзацы;
2. На горизонтальной линейке подведите курсор к значку «Отступ первой строки»;
3. Щелкните и удерживайте левую кнопку мыши, а затем перетащите значок по линейке до нужного места.

2 способ:

1. Щелкайте по кнопке индикатора табуляции до появления значка «Отступ первой строки»;
2. Щелкните по горизонтальной линейке в том месте, где должен находиться отступ первой строки.

Точная настройка  отступа первой строки

1 способ:

1. Выделите нужные абзацы;
2. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту;
3. В контекстном меню (рис. 1) выберите пункт «Абзац» (вы перейдете в окно «Абзац»);
4. На вкладке «Отступы и интервалы» в группе «Отступ» в графе «Первая строка» задайте нужное значение отступа (по умолчанию 1,25 см).

2 способ:

1. В окне открытого документа перейдите к вкладке «Главная»;
2. Выделите нужные абзацы;
3. В группе «Абзац» щелкните по кнопке «Абзац»;
4. Далее в окне «Абзац» действуйте так же, как и в первом случае.

 
Увеличить рисунок

Рисунок 2 - Использование  контекстного меню для перехода в  окно «Абзац»

Настройка выступа  первой строки

В редких случаях, кроме  привычного отступа первой строки абзаца, используется выступ. Этот прием часто  используется для оформления поэтической  прозы и ряда художественных работ, в частности, журнальных статей.

Для создания выступа  сделайте следующее:

1 способ:

1. Выделите нужные абзацы;
2. Щелкайте по кнопке индикатора табуляции (рис. 3) до тех пор, пока не появится значок «Выступ»;
3. Щелкните по горизонтальной линейке в том месте, где должен заканчиваться выступ первой строки, а затем введите текст первой строки абзаца. Теперь, начиная со второй строки, текст будет начинаться под позицией выступа на горизонтальной линейке.

Рисунок 3 Кнопка индикатора табуляции

2 способ:

1. В документе выделите нужные абзацы, а затем перейдите на вкладку «Главная»;
2. В группе «Абзац» щелкните по кнопке «Абзац»;
3. В окне «Абзац» на вкладке «Отступы и интервалы» в группе «Отступ» в графе «Первая строка» выберите значение «Выступ»;
4. Задайте нужное значение вручную или при помощи регуляторов.

 
Увеличить рисунок

Рисунок 4 - Отступ и  выступ первой строки абзаца

Быстрая настройка  отступа слева для абзаца

Иногда необходимо быстро поправить положение абзаца относительно краев документа. В  частности, когда нам кажется, что  задаваемый для списков отступ слишком  велик, либо вставленные изображения  слишком отдалены от левого поля, и  это портит общий вид документа. В этом случае мы можем очень быстро, «на лету» менять значение отступа, подбирая оптимальное. Чтобы задать отступ слева для всех строк абзаца на заданную величину (кратную стандартной), сделайте следующее:

1 способ:

1. Выделите необходимые абзацы, а затем перейдите на вкладку «Главная»;
2. В группе «Абзац», щелкайте по кнопкам «Уменьшить отступ» и «Увеличить отступ» Все строки абзацев отступят (или сдвинутся в сторону) от левого поля на 1,25 см.

Примечание. Учтите, что каждый повторный щелчок по этим кнопкам сдвигает строки абзацев на 1,25см. Не увлекайтесь, если слишком много щелкать по кнопке уменьшения отступа, вы уберете его вовсе, и напротив, постоянно увеличивая отступ, вы добьетесь того, что слова совсем исчезнут из поля зрения (точнее они выйдут за края видимой области). Чтобы убрать отступ первой строки для абзаца, воспользуйтесь окном «Абзац» и в поле «Первая строка» выберите «Нет» или в поле «На» проставьте нулевое значение. Вы также можете использовать кнопку «Отменить» на панели быстрого доступа, для возврата на несколько шагов назад.

2 способ:

1. Выделите необходимые абзацы;
2. На горизонтальной линейке наведите курсор мыши на значок «Отступ слева» и, удерживая левую кнопку, переместите его в нужную позицию.

Если вы запутались, настраивая отступы, это можно легко  исправить, убрав их, для этого  проделайте следующее:

1 способ:

1. Выделите нужные абзацы;
2. На вкладке «Главная», в группе «Абзац» щелкните по кнопке «Уменьшить отступ».

2 способ:

1. Выделите нужные абзацы;
2. На горизонтальной линейке щелкните (и удерживайте) левой кнопкой мыши по значку «Отступ слева»;
3. Перетащите его в начальную позицию на линейке, на уровень левого поля.

Быстрая настройка  отступа справа

Возможно также провести быструю настройку отступа справа. Это нужно, когда вы набираете текст, который должен выглядеть как блок, например, когда вы пишете стих, танку или поэтическую прозу. В этих случаях выравнивание справа, задает тексту особый вид, также подчеркивая его тематику.

Для того чтобы быстро задать отступ справа, сделайте следующее:

1. Выделите нужные абзацы;
2. На горизонтальной линейке щелкните и зажмите левую кнопку мыши по значку «Отступ справа»;
3. Перетащите его в нужную позицию на линейке.

Чтобы убрать отступ справа, проделайте следующее:

1. Выделите нужные абзацы;
2. На горизонтальной линейке щелкните (и удерживайте) левой кнопкой мыши по значку «Отступ справа»;
3. Перетащите его в начальную позицию на линейке, на уровень правого поля.

Точная настройка  отступа абзаца

По умолчанию, строки абзаца начинаются непосредственно  у левого поля и заканчиваются  у правого (если заполнить страницу текстом, в одном большом абзаце, то он будет выглядеть как текстовый  блок, размером в страницу). Зачастую необходимо задать точное расстояние от левого поля, или от конца строк  до правого поля. В частности, это  нужно тогда, когда у вас есть четкие требования к оформлению работы, в частности, значение величин отступов. Для этого сделайте следующее:

1 способ:

1. Выделите нужные абзацы;
2. Перейдите на вкладку «Главная» и в группе «Абзац» щелкните по кнопке «Абзац»;
3. На вкладке «Отступы и интервалы» окна «Абзац» в группе «Отступ», в пунктах «Справа» и «Слева» задайте нужное значение.

2 способ:

1. Выделите нужные абзацы;
2. Перейдите на вкладку «Разметка страницы» и в группе «Абзац» в строках «Отступ слева» и «Отступ справа», задайте нужное значение.

 
Увеличить рисунок

Рисунок 5 - Настройка  отступа абзаца

Междустрочный интервал

Междустрочный интервал очень часто используется при  форматировании документов, а наиболее распространенные его значения - одинарный  и полуторный. Сам интервал определяется на основе базовых линий строк, которые  проходят по центру букв (при этом учитываются  их верхние и нижние элементы, типа надстрочного/подстрочного знаков). Так, одинарный интервал, соответствует  величине шрифта текста, и является интервалом «по умолчанию» в Word 2010. Полуторный интервал используется в большинстве деловых документов, в курсовых и рефератах. Для того чтобы задать междустрочный интервал, сделайте следующее: