База данных склада супермаркета

Одним из главнейших плюсом для программистов является то, что  база данных MS Access - это один файл. Сколько бы таблиц и индексов она не содержала, все это хранится в одном единственном файле. А значит, такую ​​базу данных легче обслуживать - переносить на новое место, делать резервные копии и так далее. Еще один плюс - имена полей в такой БД можно давать русскими буквами. Что не всегда удобно использовать, например, в MySQL, так как при создании запросов нужно будет всегда изменять язык.

Поскольку Access входит в состав Microsoft Office, он обладает многими чертами, характерными для приложений Office, и может обмениваться с ними информацией. Например, работая в Access, можно открывать и редактировать файлы с помощью кнопок, команд и клавиш, а также использовать буфер обмена Office для копирования данных из таких программ, как Microsoft Word или Microsoft Excel.

Access позволяет разработать профессиональную базу данных в более короткие сроки и за меньшие средства, и полностью удовлетворить потребности заказчика. Кроме того, такое решение по выбору СУБД обладает большей гибкостью, настраиваемостью, в него легко можно внести дополнения и изменения.

3.2 Описание создания таблиц, запросов, форм

Реляционные БД представляют собой взаимосвязанные совокупности таблиц-сущностей базы данных. Между  таблицами существуют связи. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют  экземпляру объекта, конкретному событию  или явлению, а столбцы - атрибутам  объекта, события, явления.

При практической разработке БД таблицы-сущности называются таблицами, строки-экземпляры - записями, столбцы-атрибуты - полями.

Одним из важнейших достоинств реляционных баз данных заключается  в том, что можно хранить логически  сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между  ними, объединяя их в единую базу. Такая организация данных позволяет  уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.

3.2.1 Создание таблиц

Для создания БД в Microsoft Access 2007 необходимо нажать меню «Файл» - «Создать» - «Новая база данных».

Составляющими базы данных являются три таблицы:

Поставщик - содержит информацию о поставщиках.

Торговый зал - содержит информацию о торговых отделах в зале;

Товар - содержит информацию о товаре;

Структура таблиц:

Таблица «Поставщик», предназначена для хранения информации о поставщиках, номерах телефонов, адресов, а так же названиях фирм. Структура таблицы представлена на Рис.3.1.

Рис. 3.1 – Структура таблицы  «Поставщик»

Содержание таблицы «Поставщик»  представлено на Рис. 3.2

Рис. 3.2 – Содержимое таблицы «Поставщик»

Структура таблицы «Торговый  зал» представлена на Рис.3.3.

Рис. 3.3 – Структура таблицы «Торговый зал»

Содержание таблицы «Торговый  зал» представлено на Рис. 3.4

Рис. 3.4 – Содержимое таблицы «Торговый зал»

Структура таблицы «Товар»  представлена на Рис.3.5.

Рис. 3.5 – Структура таблицы «Товар»

Содержание таблицы «Товар» представлено на Рис. 3.6

Рис. 3.6 – Содержимое таблицы «Товар»

3.2.2 Установление связей

Когда созданы все 3 таблицы необходимо установить связи между ними. Вся необходимая работа осуществляется в специальном окне Схема данных, которое открывается кнопкой на панели инструментов или через вкладку «Работа с базами данных» - «Схема данных». Одновременно с открытием окна «Схема данных» открывается диалоговое окно «Добавление таблиц» (Рис.3.7), из которого выбираются таблицы, между которыми создаются связи.

Рис. 3.7 – диалоговое окно «Добавление таблиц»

Добавление таблиц осуществляется выделением их в списке и щелчком  на кнопке "Добавить". После добавления всех необходимых таблиц, окно «Добавление  таблиц» закрывается щелчком  на кнопке «Закрыть».

В результате, в окне «Схема данных» будут представлены все  таблицы, создаваемой базы данных со списками своих полей и ключевыми  полями, которые обозначены ключом.

Рис. 3.8 – Схема данных

Для установки связи выделяется поле, по которому будет определена связь в одной таблице и  затем мышкой перетаскивается на другую (подчиненную) таблицу. После  того как кнопка мыши отпускается появляется диалоговое окно «Изменение связей» (Рис. 3.9) в котором видно по каким полям устанавливается связь. В этом же окне обеспечивается целостность БД отметкой параметров «Обеспечить целостность данных» «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных записей».

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.9 – диалоговое окно «Изменение связей»

После нажатия кнопки «Создать»  между таблицами будет установлена ​​связь один-ко-многим обозначенная на схеме как 1: ∞.

Для установления связи между  таблицами по нескольким полям нужно  в одной таблице нажав кнопку Shift выделить необходимые поля и перетащить на другую (подчиненную) таблицу. Далее в правой половине окна «Изменение связей» (Рис. 3.9) выбрать соответствующие поля подчиненной таблицы, которые будут соответствовать выбранным полям первой таблицы. Список полей появится после нажатия мышью на соответствующем поле. Необходимо отметить также параметры «Обеспечить целостность данных» «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных записей».

3.2.3 Создание запросов

Запросы являются мощным средством  обработки данных, хранящихся в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источников данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать  самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически  выполняют основные действия в зависимости  от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать  запросы можно в режиме конструктора.

По окончании создания запроса нажимаем «!» на панели управления для его запуска. Если запрос удовлетворяет  условию, то сохраняем его, если нет, возвращаемся в режим конструктора и меняем.

В созданной БД есть 4 запроса: 1 на выборку, предназначенный, для вывода на экран информации о товаре, находящемся  на складе, и 3 на поиск товара по разным параметрам (Поставщику, наименованию товара и коду товара).

Запрос «Поиск товара по коду» (рис 3.10) - выполняет поиск товара по коду, и выдаёт результат основываясь на таблицах 2.3 «Товар» и 2.4 «Торговые отделы».

Рис. 3.10 – Запрос на поиск  информации о товаре по коду

Запрос «Поиск товара по коду» в режиме SQL:

SELECT Товар.[Код товара], Товар.[Наименование товара], Товар.[Цена товара], Товар.[Срок годности], Товар.[Характеристика товара], Товар.[Количество товара], Товар.[Название категории склада], Товар.[Код поставщика], Товар.[Название торгового отдела], Зал.[ФИО менеджера]

FROM Зал INNER JOIN Товар ON Зал.[Название торгового отдела] = Товар.[Название торгового отдела]

WHERE (((Товар.[Код товара]) Like "*" & [Введите Код товара] & "*"))

ORDER BY Товар.[Код товара];

 

Запрос «Поиск товара по наименованию» (рис 3.11) - выполняет поиск  товара по его наименованию, и выдаёт результат основываясь на таблицах 2.3 «Товар» и 2.4 «Торговые отделы».

Рис. 3.11 – Запрос на поиск  информации о товаре по его наименованию

Запрос «Поиск товара по наименованию» в режиме SQL:

SELECT Товар.[Код товара], Товар.[Наименование товара], Товар.[Цена товара], Товар.[Срок годности], Товар.[Характеристика товара], Товар.[Количество товара], Товар.[Название категории склада], Товар.[Код поставщика], Товар.[Название торгового отдела], Зал.[ФИО менеджера]

FROM Зал INNER JOIN Товар ON Зал.[Название торгового отдела] = Товар.[Название торгового отдела]

WHERE (((Товар.[Наименование товара]) Like "*" & [Введите Наименование товара] & "*"));

 

Запрос «Поиск товара по фирме-поставщику» (рис 3.12) - выполняет  поиск товара по его поставщику, и выдаёт результат основываясь на таблицах 2.3 «Товар» и 2.1 «Поставщик».

Рис. 3.12 – Запрос на поиск  информации о товаре по его поставщику

Запрос «Поиск товара по фирме-поставщику» в режиме SQL:

SELECT Поставщик.[Код поставщика], Поставщик.[Название поставщика], Поставщик.[Телефон поставщика], Поставщик.[Адрес фирмы], Товар.[Код товара], Товар.[Наименование товара], Товар.[Характеристика товара], Товар.[Количество товара], Товар.[Название категории склада]

FROM Поставщик INNER JOIN Товар  ON Поставщик.[Код поставщика] = Товар.[Код поставщика]

WHERE (((Поставщик.[Название поставщика]) Like "*" & [Введите Название поставщика] & "*"));

Запрос «Товар на складе» (рис 3.13) – выполняет выборку информации с таблицы 2.3 «Товар» и отображает количество товара на складе.

Рис. 3.13 – Запрос на выборку  информации о товаре на складе

Запрос «Товар на складе» в режиме SQL:

SELECT Товар.[Код товара], Товар.[Наименование товара], Товар.[Характеристика товара], Товар.[Срок годности], Товар.[Название категории склада]

FROM Товар;

3.2.4 Создание форм

Формы служат для ввода  и просмотра данных в удобном  для пользователя виде, который соответствует  привычному для него документу. При  выводе данных с помощью форм можно  применять специальные средства оформления.

Для создания формы необходимо открыть меню «Создание» окна базы данных и нажать кнопку «Конструктор форм» или «Мастер форм».

В мастере выбираем нужные данные для формы, внешний вид  формы, стиль, имя и форма готова. Если автоматическое расположение полей  формы нас не устраивает, то необходимо его изменить. Перейти в режим  конструктора (кнопка на панели инструментов). В нем можно менять расположение и размер полей формы на свое усмотрение: достаточно мышкой выделить интересующий объект и перетаскивать его в  нужное место.

Формы БД созданы частично с помощью конструктора, а частично с помощью мастера, и только потом  уже отредактированы в конструкторе. В созданной БД есть 4 формы: 1) для вывода информации о товаре; 2) для вывода информации от поставщиках; 3) отдельная форма для вывода информации о товаре на складе; 4) главное меню.

Все формы с комментариями  к ним представлены в Приложении 1.

3.2.5 Создание отчетов

Отчеты предназначены  для формирования исходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам  и структуре отчеты во многом подобны  формам. Основное их отличие заключается  в том, что в отчете отображаются все данные и в них предусмотрена  возможность группировать данные по различным критериям. Отчеты в отличие  от форм могут содержать специальные  элементы оформления характерные для  печати документов: колонтитулы номера страниц и т.д.

Отчеты, равно как и  формы, можно создавать с помощью  конструктора или мастера отчетов. Используется также автоматическое создание отчетов. Последовательность действий при формировании отчета с  помощью мастера такая же, как  и при создании формы. Дополнительными  являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо щелкнуть на кнопке «Итоги» после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.

Для создания отчета необходимо открыть вкладку "Создание" и  нажать кнопку «Конструктор отчетов» или «Мастер отчетов» в верхней  части окна базы данных. Отчет удобно и быстро делать с помощью мастера.

При открытии «Мастер отчетов» необходимо указать источник данных - таблицу или запрос , выбирается вид, макет представления данных, добавить уровни группировки, назначить название отчета и отчет готов. На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду "Файл" → «Печать». После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.

После создания отчета в  мастере его можно, равно как  и формы, редактировать в конструкторе.

Отчеты БД супермаркета показаны в Приложении 2.

3.2.6 Создание макросов

Макросы - это небольшие  программы, написанные на языке макрокоманд  СУБД Access, состоящих из последовательности определенных команд (одной или нескольких макрокоманд). Набор макрокоманд в Access очень широк. Макросы являются простейшими средствами автоматизации действий над объектами Access. Необходимо отметить, что макросы легко создавать, и для этого не нужно знать синтаксис языка программирования.

В данной БД макросы не использовались.

Для создания макроса в  Microsoft Access необходимо перейти в меню «Макросы» → «Создать». Откроется окно макроса и список команд, которые можно выполнять(Рис. 3.14).

                    Рис. 3.14 – Окно макроса

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 ВЫВОД

База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных  данных и методов, обеспечивающих добавление, выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных.