База данных отдела кадров предприятия ОПТТОРГ

Аннотация

 

Курсовой проект по дисциплине «Базы данных» выполнен на тему: «База данных отдела кадров предприятия ОПТТОРГ» в соответствии с требованиями и соответствует типовой структуре.

Целью курсового проектирования является приобретение практических навыков  по созданию систем автоматизированного  сбора и обработки данных, информации.

Проект выполнен с использованием программы Microsoft Access  2007.

Техническое исполнение проекта  соответствует требованиям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Аннотация

 

1. Введение……………………………………………………………………3
2. Компоненты системы баз данных …………………………..……………4
3. Этапы проектирования и разработки базы данных…………………......6
4. Построение модели данных предметной области……………………….8

4.1 Назначение и функции базы данных………………………………....8

4.2 Концептуальное проектирование……………………………………..8

4.3 Разработка даталогической и физической моделей данных……….10

5. Организация ввода данных в БД………………………………….……...13
6. Разработка запросов и способы обработки данных запросами………...14

6.1 Конструирование запросов, виды запросов…………………………14

6.2 Построитель выражений………………………………………………17

6.3. Использование групповых  операций в запросах……………………18

7. Даты и их использование в БД…………………………………………….19
8. Проектирование и разработка форм……………………………………….20
9. Разработка отчетов…………………………………………………………. 22
10. Создание макросов…………………………………………………………..24
11. Создание кнопочной формы………………………………………………..25
12. Заключение…………………………………………………………………..26

Список используемой литературы………………………………..…………...27

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Введение

Ведение учета отдела кадров является неотъемлемой частью работы любой фирмы или предприятия, независимо от количества штатных сотрудников. Современный XXI век переходит на стадию компьютеризации деятельности человека, а также смене бумажных носителей электронными.

 Поэтому встает вопрос о необходимости разработки базы данных для отдела кадров, с помощью, которой его сотрудники смогут отказаться от ведения записей на бумаге. База данных поможет автоматизировать некоторые процессы по ведению учета персонала (например, хранить в базе данных в виде таблиц какие-то повторяющиеся значения, которые при ручном ведении учета приходилось бы многократно переписывать заново).

Для того чтобы избежать большое число избыточной информации, в которой иногда трудно сориентироваться и выбрать нужные сведения применяются автоматизированные базы данных. За последние несколько лет вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие функций, которые они поддерживают, удобны для пользователя.  СУБД позволяет сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию. Основными функциями СУБД являются описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

В настоящее время среди  разработчиков базы данных (БД) большой  популярностью пользуется реляционная  СУБД ACCESS, входящая в состав пакета  Microsoft Office XP.

Microsoft Access XP - программа управления базами данных. Она позволяет пользователю накапливать и систематизировать информацию, искать и сортировать объекты, создавать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся данных оформленные отчеты.

База данных – это массив фактов о реальных событиях, относящихся к определённой теме, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой совокупность связанных между собой таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа.

 

 

 

 

2. Компоненты системы баз данных

Система управления базами данных (СУБД) - комплекс языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД несколькими пользователями. 

СУБД позволяет: создавать БД; вставлять, обновлять, удалять и извлекать информацию из БД; предоставляет контролируемый доступ к базе данных. Основными компонентами системы баз данных являются:

• данные пользователей
• метаданные
• индексы
• метаданные приложений

На Рис. 1 представлена схема компонентов системы базы данных.

 

Подсистема средств проектирования   Средство для создания таблиц   Средство для создания формул   Средство для создания запросов   Средство для создания отчетов	ЯДРО  СУБД
Подсистема средств обработки   Процессор форм   Процессор запросов   Генератор отчетов   Средства обработки, реализованные на процедурных языках

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Компоненты системы базы данных

Система управления базами данных состоит из:

• Подсистемы средства проектирования – набор инструментов управляющих проектированием и реализующие БД и приложения. Это средства для создания таблиц, форм, отчетов, запросов, схем данных, языков программирования.
• Подсистемы средства обработки – занимается обработкой компонентов приложений созданных с помощью средств проектирования.

Ядро СУБД – выполняет функцию посредника между подсистемой средств проектирования и подсистемой средств обработки и самими данными. Ядро СУБД получает запросы от этих подсистем, выраженной в терминах таблиц, строк, столбцов таблиц и преобразует эти запросы в команды операционной системы выполняющих запись и чтение данных непосредственно с физического носителя.

Данные пользователей представляются в виде отношений – двумерных таблиц данных. Столбцы таблицы содержат поля, или атрибуты, а строки содержат записи о конкретных объектах делового мира.

 

Метаданные – описывают собственную структуру БД. Это системные таблицы (в них перечислены все таблицы, которые имеются в БД, для каждой таблицы указываются, число полей и список атрибутов), таблица столбцов или полей (содержит информацию обо всех полях, по следующему шаблону: имя столбца, тип данных, длина, таблица к которой относится).

 

Индексы, которые хранятся в базе данных, призваны улучшить её производительность и доступность.

Метаданные приложений описывают структуру и формат пользовательских форм, отчетов, запросов и других компонентов приложений.

 

Microsoft Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA. Также система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (в случае удаления или обновления данных). СУБД Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе числовой, счетчик, денежный, текстовый, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений. Таким образом, Access за счет гибкой архитектуры системы обработки данных реляционных таблиц может удовлетворить потребности пользователя.

3. Этапы проектирования и разработки базы данных

Для создания базы данных необходимо располагать описанием выбранной  предметной области, охватывающим реальные объекты и процессы, а также определить все необходимые источники информации для удовлетворения предполагаемых запросов пользователей и потребности в обработке данных. На основе такого описания определяются состав и структура данных предметной области, которые должны находиться в базе и обеспечивать выполнение необходимых запросов и задач пользователей. Структура данных предметной области может отображаться информационно-логической моделью, на основе которой легко создается реляционная база данных.

 

Этапы проектирования и создания базы данных (Рис.2):

• построение информационно-логической модели данных предметной области;

• определение логической структуры реляционной базы данных;

• конструирование таблиц базы данных;

• создание схемы данных;

• ввод данных в  таблицы (создание записей);

• разработка необходимых форм, запросов, макросов, модулей, отчетов;

• разработка пользовательского  интерфейса.

 

 

Рис. 2. Этапы проектирования и создания базы данных

В процессе разработки модели данных необходимо выделить информационные объекты, соответствующие требованиям  нормализации данных, и определить связи между ними. Полученная модель позволит создать реляционную базу данных без дублирования, в которой обеспечиваются однократный ввод данных при первоначальной загрузке и корректировках, а также целостность данных при внесении изменений.

 

При разработке модели данных используются два подхода:

    1. Сначала определяются основные задачи, для решения которых строится база, выявляются потребности задач в данных и соответственно определяются состав и структура информационных объектов.

    2. Сразу устанавливаются типовые объекты предметной области.

 

Наиболее рационально  сочетание этих подходов, так как  на начальном этапе, как правило, нет исчерпывающих сведений обо всех задачах. Использование такой технологии тем более оправдано, что гибкие средства создания реляционной базы данных допускают на любом этапе разработки внесение изменений и модифицирование ее структуры без ущерба для введенных ранее данных.

Процесс выделения информационных объектов предметной области, отвечающих требованиям нормализации, может  производиться на основе интуитивного или формального подхода.

 

При интуитивном подходе  легко выявить информационные объекты, соответствующие реальным объектам, однако получаемая при этом информационно-логическая модель, как правило, требует дальнейших преобразований, в частности преобразования много многозначных связей между объектами. При таком подходе в случае отсутствия достаточного опыта возможны существенные ошибки. Последующая проверка выполнения требований нормализации обычно показывает необходимость уточнения информационных объектов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Построение модели данных предметной области

В данном курсовом проекте  предметной областью являются кадры (сотрудники) оптовой организации ООО «Смайл». Главная задача любого предприятия это эффективно сформировать систему управления персоналом. Чтобы это сделать, необходимо располагать полной и достоверной информацией о сотрудниках, и предоставлять возможность пользователям (работникам отдела кадров) решать свои управленческие задачи.

 

4.1 Назначение и функции базы данных

Отдел кадров есть в каждом предприятии, фирме, организации и  т.д. Это функциональный отдел в структуре управления организацией.

Одной из функций отдела кадров является ведение базы работников: ведение учета претендентов на вакантные должности, отбор претендентов для приема на работу, оформление документов при приеме на работу, ведение наличия вакантных должностей, ведение учета поощрений, наказаний, отслеживание квалификационного движения, должностные перемещения, утверждение разрядов.

Пользователями баз данных являются руководители верхнего уровня, работники отдела кадров и бухгалтерии. В любой организации составляются штатное расписание, которое запланировано  для работы.