Автоматизация БУ на предприятии

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………….…	3
1. Этапы автоматизации предприятия………………………..……..…	5
2. Специфика документооборота бухгалтерии предприятия....…….	11
3. Выбор программного продукта. Анализ  типовой конфигурации 1С………………………... ………………………………………………….	16
4. Доработка типовой конфигурации 1С……………..………..………	30
Заключение……………………………….………………………………...	39
Список использованных источников…………………………………...	42
Приложение…………………………….………………………………......	43

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики Беларуси является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

В настоящее время широкое развитие получили системы автоматизации предприятий, занимающихся различными видами учета. На рынке нашей страны в достаточно большом объеме представлены системы, работающие с базами данных. Однако зачастую небольшие предприятия работают по своей внутренней специфике, и с небольшими базами данных. Для такого типа предприятий фирмой «1С» разработана система «1С: Предприятие» которая представляет собой интерпретатор и рабочий конфигуратор (программу), без которого работа системы невозможна – аналог языка BASIC. Система «1С: Предприятие» может работать как с DBF так и с SQL базами.

Система «1С: Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед современными предприятиями. «1С: Предприятие» представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам, на единой технологической платформе. Программный продукт система «1С: Предприятие» может быть адаптирована к любым особенностям учета на любом специализированном предприятии. В состав системы входит «Конфигуратор», который обеспечивает:

- настройку системы на различные  виды учета;

- реализацию любой методологии  учета;

- организацию справочников и  документов произвольной структуры;

- настройку внешнего вида форм  ввода информации;

- широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков;

- возможность наглядного представления  информации в виде диаграмм;

- быстрое изменение конфигурации  с помощью «конструкторов»;

- настройку поведения и алгоритмов  работы системы в различных  ситуациях с помощью встроенного  объектно-ориентированного языка;

- хранение базы данных в формате SQL или DBF.

Создание оригинальных конфигураций позволяет решать с помощью систем «1С: Предприятия» самые разнообразные задачи по автоматизации.

При выборе темы автор остановился на материалах по нескольким причинам: во-первых, бухгалтерский учет материалов очень похож как для производственных предприятий, так и для банков и для страховых компаний. Во-вторых, этот участок бухгалтерского учета очень широк, охватывает обширную информацию которую необходимо автоматизировать..

Объектом написания работы является производственное предприятие

Целью работы является:

• изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета материалов;
• внести предложения по совершенствованию автоматизации бухгалтерского учета материалов в основном в части автоматизации и компьютеризации учета, на исследуемом предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Этапы автоматизации предприятия

 

В условиях функционирования автоматизированной системы управления предприятием, важное значение уделяется автоматизации расчетов по планированию, учету и анализу использования материальных ресурсов. Эти расчеты обычно выполняются в таких функциональных подсистемах, как управление материально-техническим снабжением, оперативным управлением основным производством, бухгалтерского учета и др.

Исходя из экономического содержания управления материальными ресурсами, под которыми понимаются процессы планирования, учета, контроля и анализа их использования, необходимо принятие решений по разработке и осуществлению мероприятий, правомерно говорить о создании (или выделении) в автоматизированной системе управления предприятием комплексной подсистемы управления материальными ресурсами предприятия. Такая подсистема должна включать комплексы задач из различных функциональных подсистем, которые объединяются на основе организационного, информационного, технического, технологического и программного обеспечения .

Данные системы создаются для организации качественного управления материальными ресурсами на основе комплексного использования экономико-математических методов и современных средств вычислительной техники. Ее главная цель - оптимизация планирования, учета, анализа, регулирования и контроля процессов снабжения, использования и хранения материальных ресурсов; автоматизация различных процедур обработки информации; сокращение трудоемкости и снижение стоимости обработки информации; улучшение качества исходной и результативной информации. Необходимыми предпосылками повышения качества и оперативности в управлении материальными ресурсами на предприятии являются рациональная организация информационного обеспечения, оптимизация документооборота, совершенствование структуры управления предприятием.

Процессами управления материальными ресурсами на предприятии занимаются различные подразделения: отделы материально-технического обеспечения, комплектации и кооперирования, главного технолога и главного конструктора, отдел главного механика и главного энергетика, склады отделов материально-технического снабжения, центральная бухгалтерия и другие. В условиях автоматизированных систем управления в контур управления материальными ресурсами вписывается информационно-вычислительный или вычислительный центр. Таким образом, управляемой частью подсистемы будут являться отделы материально-технического снабжения, комплектации и кооперирования, главного механика, главного технолога, главного конструктора, главного энергетика, центральная бухгалтерия, информационно-вычислительный центр. Управляющая часть подсистемы - процессы организации планирования, учета, регулирования, контроля и анализа материальных ресурсов.

Любая система призвана обеспечивать решение следующих задач (по автоматизации МЦ):

• учет поступления МЦ в разрезе складов, материально-ответственных лиц и т.д.
• учет расхода МЦ на производство в порядке внутреннего перемещения и реализации на сторону
• учет остатков МЦ на складах, в разрезе материально-ответственных лиц
• расчет лимитов
• состояние сличительных ведомостей для проведения инвентаризации
• проведение переоценки МЦ в условиях инфляции
• формирование регистров синтетического учета

Работу систем призваны обеспечивать 5 режимов:

1. Настройка системы. Специфичность для данного режима может быть выбор методики оценки МЦ в соответствии с основными положения по составу затрат, включаемыми в себестоимость, определение структуры складского хозяйства, задание сроков годности для некоторых видов МЦ.
2. Ведение картотеки. Данный режим должен обеспечивать ввод и корректировку информации по поступлению и отпуску МЦ. Для оформления входной информации может использоваться шаблон карточки складского учета, а ввод информации осуществляется по шаблонам приходного ордера или счета за поступившие МЦ. Оформление расходных документов может производиться по шаблонам лимитно - заборной карты, накладных или требований [6, с. 131].
3. Расчеты, документы. Этот режим призван предусмотреть проведение переоценки, распределение ТЗР, составление инвентарных описей и т.д., а также использование для формирования первичных документов: ТТН-1, ТТН-2, доверенности, приходных ордеров и т.д.
4. Отчеты. Режим должен обеспечить формирование таких видов отчетов, как отчет о движении МЦ в разрезе материально-ответственных лиц, подразделений, сальдовых ведомостей, справках об остатках МБП на складах, справки МЦ, числящихся за материально - ответственными лицами, ведомостей расхода МЦ в разрезе корреспондирующих счетов, заказов, ведомостей отклонений от норм расхода МЦ по причинам и виновникам.
5. Режим Сервис призван позволять получить инструкцию по работе с системой, обеспечивает ведение архивных копий и восстановление базы при аварийном завершении программы, а также должна позволять использовать систему паролей, осуществлять настройку конфигураций

Всю работу бухгалтерии можно разделить на несколько основных подпунктов:

1. Работа со справочной  и нормативной информацией. В  качестве основных тут можно  отметить справочник различных  начислений сотрудникам, справочник  сотрудников с хранящимися в нем фамилией сотрудника, его табельным номером, окладом, полем, показывающим, является ли он членом профсоюза, обоснованием оклада, справочник налогов с хранящимися названием и размером налога, справочником по тарифной сетке, и другие. Необходимо поддерживать своевременное изменение этой информации, организовать гибкую систему справок.

2. Ведение записной  книжки бухгалтера. Эта книжка  как бы дублирует Главную книгу  и служит для контроля. В ней  отражаются любой приход или  расход денег. По этой книге каждый месяц необходимо подводить баланс и проверять, сколько денег осталось на каждом из счетов.

3. Расчет платежной  ведомости организации. При подсчете  заработной платы необходимо  учитывать файл, в котором хранятся  начисления сотрудникам за почасовую работу. Следует автоматизировать вычитание разнообразных налогов, учитывать льготы различным категориям сотрудников. Система должна следить за фондом заработной платы, автоматически предупреждать пользователя при перерасходе фонда, и наоборот, учитывать экономию фонда и учитывать эту экономию в дальнейшем. Программа должна тщательно документировать все свои действия и выдавать отчеты, по которым можно было всегда ревизовать ее деятельность [6, с. 134].

4. Ведение файла, в  котором отражается выдача различных льгот в подведомственной организации. Должно быть возможно путем несложного запроса выяснить, сколько и каких льгот получал каждый конкретный сотрудник за какой-то период времени.

5. Работа с банками. Необходимо автоматизировать учет  и хранение банковских документов, как-то: платежные поручения, банковские объявления, выписки из банка на каждую проведенную операцию

6. Работа с главной  книгой. Пользуясь различными введенными  документами, программа должна генерировать  записи в главной книге, подсчитывать баланс по ней, позволять просматривать главную книгу для контроля.

 На современном  этапе автоматизации управления  общественным производством наиболее  перспективным является автоматизация  планово-управленческих функций  на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов.

 Эти системы получили  широкое распространение в организационном  управлении под названием автоматизированных  рабочих мест (АРМ).

 Специфика деятельности  бухгалтерии позволяет выбрать  методом решения создание АРМ. Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

 АРМ можно определить  как комплекс информационных  ресурсов, программно-технических и  организационно-технологических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления.

 С помощью АРМ  специалист может обрабатывать  тексты, посылать и принимать  сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений и их реализация могут иметь много общего в различных экономических службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления.

 В основу конструирования  АРМ положены следующие основные  принципы:

1. Максимальная ориентация на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения.

2. Формализация профессиональных  знаний, то есть возможность предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой.

3. Проблемная ориентация  АРМ на решение определенного  класса задач, объединенных общей  технологией обработки информации, единством режимов работы и эксплуатации, что характерно для специалистов экономических служб.

4. Модульность построения, обеспечивающая сопряжение АРМ  с другими элементами системы  обработки информации, а также  модификацию и наращивание возможностей  АРМ без прерывания его функционирования.

5. Эргономичность, то  есть создание для пользователя  комфортных условий труда и  дружественного интерфейса общения  с системой.

В основу классификации АРМ может быть положен ряд классификационных признаков. С учетом областей применения возможна классификация АРМ по функциональному признаку:

1. АРМ административно - управленческого персонала;

2. АРМ проектировщика радиоэлектронной аппаратуры, автоматизированных систем управления и т.д.

3. АРМ специалиста  в области экономики, математики, физики, и т. д.

4. АРМ производственно-технологического  назначения.

 Важным классификационным  признаком АРМ является режим  его эксплуатации, по которому  выделяются одиночный, групповой  и сетевой режимы эксплуатации. В первом случае АРМ реализуется на обособленной ПЭВМ, все ресурсы который находятся в монопольном распоряжении пользователя. Такое рабочее место ориентировано на решение нестандартных, специфических задач, и для его реализации применяются ЭВМ небольшой мощности [3, с. 81].