Анализ современного состояния организации работы с оргтехникой

 

Министерство образования  и науки, молодежи и спорта Украины

Донецкий государственный  университет управления

Кафедра экологического менеджмента

 

 

 

 

 

Доклад

на тему «Анализ современного состояния организации работы

с оргтехникой»

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка

                                                                                  группы Ф-12м-1

                                                                             Чехута Елена

                                                                          Проверила

                                                                                Назарова Л.И.

 

 

 

Донецк 2012

Коренные преобразования в экономической среде, переход  от административно-командных к экономическим методам управления, развитие предпринимательской деятельности и рыночных структур, а также необходимость быстрого принятия решений привели к существенным изменениям в потоках информации, организационных формах и методах обработки и представления данных. Большинство пользователей отказались от услуг, предоставляемых крупными вычислительными центрами. С появлением персональных компьютеров, удобной и компактной оргтехники их услуги оказались невостребованными в силу ряда причин, в том числе организационных, технических и экономических.

Применение технических  средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса. Являясь по своей сути информационными эти технологии применяются в первую очередь как средства информационно-ресурсной поддержки анализа ситуации и принятия управленческих решений[1].

Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации привело к изменению основного содержания офисной деятельности. В настоящее время в ее основу положено широкое использование компьютерных информационных технологий и современных технических средств. Богатейший опыт высокоразвитых стран последних лет наглядно свидетельствуют: офисная деятельность (т.е. управленческая деятельность, основанная на использовании современных технологий, оснащенная современными средствами оргтехники) способствует повышению производительности управленческого труда, качества принимаемых решений, улучшению управляемости и прогнозируемости бизнеса. Наличие у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности и надежности.

Развитие офисной деятельности и ее теоретическое осмысление связано  со становлением новых социально-экономических  отношений. За последние годы образовалось множество новых фирм, больших и малых, ориентированных на работу в условиях рынка. Перед ними стоят проблемы обустройства своего офиса. Созданием современных офисов озаботились также государственные организации и предприятия[2].

В настоящее время номенклатура технических средств управления претерпевает существенные изменения. На рынке появляется разнообразная офисная техника ведущих мировых фирм-производителей. Повышается скорость и качество работы, расширяются функции и сервисные возможности офисных аппаратов. Появились принципиально новые, экологически безопасные технологии, позволяющие использовать современные технические средства непосредственно в офисе, на рабочих местах сотрудников. Появляются мощные интегрированные системы, сочетающие различные технологии. Технические средства оснащаются процессорами, памятью. Появляется возможность их подключения к персональным компьютерам или включение в корпоративные вычислительные сети в качестве отдельных терминалов [3].

Оргтехника — это технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ, а управление — это процесс целенаправленной переработки информации. 
               К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, и т. п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

Оргтехника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информ ации, и к другим отрицательным последствиям.

Эффективность применения комплекса  технических средств управления зависит от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций; от совершенства программного обеспечения и от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и комплекса технических средств[4].

К средствам связи относятся  телефонная, телеграфная и факсимильная связь. Эти виды административно-управленческой связи позволяют оперативно решать организационные и производственные вопросы.

Средства работы с документами  можно разделить на группы:

- средства подготовки  и изготовления (создания) документов (пишущие машинки, компьютеры, диктофоны);

- средства тиражирования  документов (принтеры, ксероксы);

- средства хранения документов (папки, конверты, коробки, диски,флэшки).

К другим средствам оргтехники можно отнести средства обработки  и доставки документов, стеллажи, шкафы, сейфы, канцелярские принадлежности и т. п.

Средства оргтехники, применяемые  на конкретном рабочем месте, называют “малой оргтехникой”. Кроме так называемой “офисной мелочи” (карандаши, ручки, ластики, дыроколы, стиплеры, клей, скрепки и т.д.), применяемой каждым сотрудником в повседневной работе, к ним относят: персональные компьютеры, сканеры, принтеры, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс, устройства записи и перезаписи компакт-дисков, цифровые фото и видеокамеры, мультимедиа-оборудование и др. [5].

Рациональным считается  сочетание малопроизводительной оргтехники на рабочих местах работников и пользователей  с высокопроизводительными системами коллективного пользования. В состав средств оргтехники коллективного пользования могут входить: сетевые принтеры, ксероксы, телефаксы, шредеры, компьютеры, сканеры, компьютерные проекторы, демонстрационные экраны и другие устройства.

Классификацию средств оргтехники лучше осуществлять по функциональному признаку, связывающему технологические процедуры обработки информации с характеристиками и возможностями средств оргтехники.

К средствам составления и изготовления документов относят: ручные пишущие средства (карандаши, ручки); пишущие машины; аудио (диктофонную), аудиовидео записывающую и проигрывающую технику; компьютеры и внешние устройства к ним (принтеры, плоттеры и графопостроители для печати чертежей и карт, сканеры).

При выполнении процессов  составления и изготовления текстовых  документов чаще всего используются компьютеры и внешние периферийные устройства к ним. Созданные с их помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, легко трансформируются, редактируются, переносятся на другие носители и т.п. Некоторые виды сканеров позволяют одновременно со сканированием данных, осуществлять их вывод на печатающее устройство, т.е. работать в режиме копира.

Оформление документов, придание им удобной, единообразной формы, удобство хранения, использования и т.п. после  их копирования, размножение и в других ситуациях базируются на применении средств и методов оформления и переплёта и т.п. Для этого используют: адресовальные и маркировальные машины, фальцевальные, листоподборочные и сортировальные устройства, резальное, брошюровальное и переплётное оборудование, ламинаторы и другие устройства.

Средства оргтехники для  офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

Ключом к решению проблемы повышения  уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Нынешний этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи[6].

В то же время внедрение электронных  офисов имеет и некоторые негативные последствия. Основным из них является отрицательное воздействие на организм человека электронной техники, интенсивно используемая на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. Следует отметить, что в результате электронизации офиса изменяются квалификационные требования к персоналу, что может создать конфликтные ситуации.

Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офисной и административной деятельности. И все-таки очевидно, что технические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные работы, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако, благодаря автоматизации ряда процессов управления персонал офиса высвобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше времени аналитическим процессам.

В настоящее время успешная производственная деятельность становится невозможной без четкого, надежного, оперативного анализа и высокопроизводительной передачи и обработки информации. Решающая роль в этом принадлежит различным средствам организационной техники (ее также называют техникой управления), под которой понимается весь комплекс технических средств и методов, используемых при механизации и автоматизации инженерно-управленческого труда.

По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста  количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском  и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Анализ современных тенденций использования средств оргтехники для повышения эффективности УР [Электронный ресурс] – Режим доступа к реферату: http://gendocs.ru/v30075

2. Качалина, Л.Н. Оргтехника в управлении/ Л.Н.  Качалина. - М., 2005. - 265с.

3. Алферова, А.В. Оргтехника/  А.В.  Алферова, И.С. Резник, В.П. Шорин.  – М.: Знание, 2003. - 172 с.

4. Сапрыкин И.Г. Организация работы с управленческой документацией [Электронный ресурс] – Режим доступа к статье: http://nashaucheba.ru/v53896

5. Салтыкина, И.В. Энциклопедия  офиса: Практическое руководство  делового секретаря/ И.В.  Салтыкина.  – М.: Наука, 2005. - 361 с.

6. Белоусов, Г.М. Средства организационной  техники/ Г.М. Белоусов. – М.: Экономика, 2005. - 142 с.