Контрольно-кассовая техника

Приобретение  и регистрация контрольно-кассовой техники (ККТ)

 

При реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет или с использованием платежных карт все организации  и ИП обязаны применять ККТ. Это установлено в пункте 1 статьи 2 ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ. ККТ можно не использовать, если организация или индивидуальный предприниматель оказывает услуги непосредственно физическим лицам и выдает при расчетах документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 2 ст. 2 ФЗ № 54-ФЗ).

Требования, предъявляемые  к ККТ

Под ККТ, которая используется при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, понимаются контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью, а также электронно-вычислительные машины, в том числе персональные, программно-технические комплексы. Это предусмотрено в статье 1 Закона № 54-ФЗ.

К эксплуатации допускаются  лишь те модели, которые включены в  Государственный реестр контрольно-кассовой техники (пункт 1 статьи 3 Закона № 54-ФЗ). Перечень моделей, разрешенных для использования и включенных в Госреестр ККТ, постоянно обновляется. Актуальная информация по состоянию на конкретную дату размещается на сайте Минпромторговли России www.minprom.gov.ru.

Требования к ККТ закреплены в пункте 1 статьи 4 Закона № 54-ФЗ. Кроме того, технические характеристики и параметры функционирования ККТ определены в пункте 3 Положения о регистрации и применении ККТ, используемой организациями и ИП, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 (далее — Положение о ККТ). Итак, контрольно-кассовая техника, применяемая организациями (за исключением кредитных) и ИП, должна:

-быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или ИП в качестве налогоплательщика. Обязательность такой регистрации предусмотрена в статьях 4 и 5 Закона № 54-ФЗ;

-иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;

-обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение данных;

-обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;

-обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах;

-обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте;

-эксплуатироваться в фискальном режиме;

-регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки -такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт;

-блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима;

-иметь часы реального времени;

-быть исправной;

-обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания. На ККТ, обеспеченную технической поддержкой, поставщиком или центром технического обслуживания наносится знак «Сервисное обслуживание» (на сторону корпуса, обращенную к покупателю, клиенту). Это делается ежегодно. Образец знака утвержден приказом Минфина России от 18.12.2007 № 135н;

-иметь идентификационный знак установленного образца, содержащий наименование модели ККТ и ее заводской номер. Образец знака утвержден приказом Минпромэнерго России от 05.09.2007 № 352;

-иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию. Марка-пломба (необратимо разрушающаяся или деформирующаяся при попытке ее удаления или при вскрытии или удалении корпуса ККТ) наклеивается на ККТ поставщиком или центром технического обслуживания после проверки исправности, замены, ремонта или технического обслуживания. Образец марки-пломбы утвержден приказом Минпромэнерго России от 05.09.2007 № 351;

-соответствовать образцу модели, поименованной в Госреестре ККТ;

-иметь знак «Государственный реестр», образец которого утвержден приказом Минфина России от 18.12.2007 № 136н. Указанный знак наносится поставщиком на корпус машины, только если сведения о данной модели ККТ включены в Госреестр ККТ;

-иметь паспорт. В нем отражаются сведения о ККТ, в том числе делаются отметки о ее регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации в налоговом органе, вводе в эксплуатацию, проверке исправности, ремонте, техническом обслуживании, замене программно-аппаратных средств, установке средств визуального контроля, наклеивании марок-пломб и выводе из эксплуатации данной техники.

Регистрация ККТ

Кассовый аппарат нужно  зарегистрировать в налоговой инспекции  по месту учета организации в  качестве налогоплательщика (п. 1 ст. 4 Закона № 54-ФЗ). Перечень документов, которые  необходимо представить в налоговую  инспекцию для регистрации ККТ:

-заявление о регистрации ККТ. С 18 июня 2008 года применяется новая форма заявления, утвержденная приказом ФНС России от 09.04.2008 № ММ-3-2/152@;

-паспорт контрольно-кассовой техники, подлежащей регистрации;

-договор о технической поддержке ККТ, заключенный между организацией-пользователем и поставщиком (центром технического обслуживания).

В отдельных случаях, принимая указанные документы, налоговые  органы могут запросить дополнительно  журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8), паспорт электронных контрольных лент защищенных, свидетельство о праве собственности на помещение, в котором будет установлен кассовый аппарат, либо договор аренды помещения и др. Конкретный перечень необходимых документов нужно уточнять в своей налоговой инспекции.

В заявлении о регистрации ККТ нужно указывать заводские номера регистрируемых ККТ.

Если ККТ будет применяться в обособленном подразделении организации, заявление о ее регистрации подается в налоговую инспекцию по месту нахождения данного обособленного подразделения. Тогда в реквизиты, отражаемые на кассовом чеке, может быть внесен КПП обособленного подразделения.

ККТ регистрируется налоговым органом в течение пяти рабочих дней с даты представления заявления и необходимых документов (п. 15 Положения о ККТ). Сведения о кассовом аппарате заносятся в книгу учета ККТ, которая ведется налоговым органом. Одновременно с регистрацией ККТ налоговая инспекция выдает организации-пользователю карточку регистрации ККТ и возвращает документы, которые прилагались к заявлению. Формы книги учета ККТ и карточки регистрации ККТ утверждены приказом № ММ-3-2/152@, который вступил в силу с 18 июня 2008 года. Кроме того, в паспорте ККТ делается отметка о регистрации ККТ, которая заверяется печатью налогового органа (п. 17 Положения о ККТ).

В аналогичном порядке  проводится перерегистрация и снятие с регистрации ККТ. Эти действия совершаются налоговым органом, в котором зарегистрирован кассовый аппарат, в течение пяти рабочих дней с даты представления пользователем заявления о перерегистрации или снятии с учета ККТ. Утвержденного бланка заявления о снятии с учета ККТ нет. Оно составляется в произвольной форме. К заявлению следует приложить карточку регистрации и паспорт ККТ (п. 16 Положения о ККТ). В названных документах, а также в книге учета ККТ налоговая инспекция делает соответствующие записи. Если кассовый аппарат снимается с учета, карточка регистрации остается в налоговой инспекции. Для снятия ККТ с регистрации налоговый орган в отдельных случаях может запросить и иные документы, например журнал кассира-операциониста, доверенность от организации.

Сколько хранить  документы на ККТ

Сроки, в течение которых  нужно хранить документы на ККТ, оговорены в пункте 14 Положения о ККТ.

Организации, применяющие  ККТ, обязаны вести и хранить  документацию, связанную с ее приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением. Кроме того, они  должны предоставлять эту документацию должностным лицам налоговых  органов, осуществляющим контроль за применением  ККТ. Это установлено в статье 5 ФЗ № 54-ФЗ.

Вся документация, связанная  с производством, продажей, технической  поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией  и выводом из эксплуатации ККТ, хранится не менее пяти лет с даты окончания использования ККТ.

Функции по хранению отдельных  документов возлагаются на поставщика, центр технического обслуживания и  пользователя (п. 13 Положения о ККТ). Организация-пользователь обязана  хранить документацию, связанную:

-с приобретением ККТ (договор купли-продажи, товарная накладная);

-регистрацией ККТ в налоговых органах (паспорт ККТ с отметками о регистрации, перерегистрации, снятии с регистрации);

-вводом в эксплуатацию (акт о вводе ККТ в эксплуатацию);

-эксплуатацией (договоры о технической поддержке, акты выполненных работ, счета на оплату услуг центров технического обслуживания, журнал кассира-операциониста, журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ и др.);

-выводом из эксплуатации (акт о выводе ККТ из эксплуатации). Использованные контрольные ленты (в том числе электронные защищенные), накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации, также нужно хранить пять лет с даты окончания их использования (п. 14 Положения о ККТ).

Как отразить в налоговом  учете покупку ККТ

ККТ первоначальной стоимостью менее 20 000 руб. (до 2008 года — менее 10 000 руб.) не признается амортизируемым имуществом. Это следует из пункта 1 статьи 256 НК РФ. Значит, кассовый аппарат стоимостью до 20 000 руб. (без НДС) не включается в состав амортизируемого имущества. Он учитывается как прочее имущество организации. Его стоимость полностью отражается в материальных расходах в том месяце, в котором он был введен в эксплуатацию. Основание — подпункт 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ. При этом затраты на приобретение такого кассового аппарата складываются не только из его цены, уплаченной поставщику, но и из комиссионных вознаграждений посредникам, расходов на транспортировку и доведение до рабочего состояния и т. п. (п. 2 ст. 254 НК РФ). Указанные расходы относятся к косвенным. Они уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль того отчетного (налогового) периода, в котором кассовый аппарат был введен в эксплуатацию. Так предусмотрено в пункте 2 статьи 318 НК РФ.

Дальнейшие затраты организации  на техническое обслуживание ККТ — это прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Они являются косвенными и признаются в налоговом учете в месяце осуществления.

ККТ, стоимость которой превышает 20 000 руб. (без НДС), следует учитывать в составе амортизируемого имущества. Стоимость такой техники признается в налоговом учете по мере начисления амортизации в течение срока полезного использования объекта. Этот срок организация определяет самостоятельно на дату ввода кассового аппарата в эксплуатацию с учетом Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утверждена постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1). ККТ относится к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования свыше пяти и до семи лет включительно, код ОКОФ 14 3010160 «Машины билетно-кассовые и контрольно-кассовые». Следовательно, компания в целях налогообложения может установить срок полезного использования кассового аппарата в пределах от 61 до 84 месяцев.

Первоначальная стоимость  амортизируемого имущества формируется  в соответствии с пунктом 1 статьи 257 НК РФ. В нее включается сумма  расходов на приобретение, доставку и  доведение до состояния, в котором  ККТ пригодна для использования (за исключением НДС и акцизов). Значит, первоначальная стоимость ККТ, признанной амортизируемым имуществом, увеличивается на стоимость услуг  по ее регистрации, программированию и  подключению.

Организация начинает начислять  амортизацию с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором  объект был введен в эксплуатацию (п. 2 ст. 259 НК РФ). Начисленные амортизационные  отчисления ежемесячно отражаются в  расходах текущего периода и уменьшают  налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 272 НК РФ).

В последнее время многие крупные торговые компании отдают предпочтение не обычным кассовым аппаратам, а  так называемым POS-системам. POS-система  является многофункциональным комплексом, позволяющим максимально автоматизировать не только кассовые операции, но и учет продаж, ценообразование, функции контроля и др. Как правило, в состав POS-системы  входит системный блок персонального  компьютера, монитор кассира, принтер, программируемая клавиатура, денежный ящик, дисплей покупателя. В нее  можно добавить и другие технические  устройства, например электронные весы, сканеры штрихкода, считыватели магнитных карт кредитных организаций.

В процессе эксплуатации любой  контрольно-кассовой техники возникает  необходимость в приобретении различных  расходных материалов — чековых  лент, сменных картриджей и т. д. Их стоимость согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 254 НК РФ включается в материальные расходы.