Автоматизація обліку основних засобів

Автоматизація обліку основних засобів

 

Мета – Автоматизація обліку основних засобів.

Задачі кінцевого користувача формуємо на основі мети створення і упорядковуємо за ступенем важливості. Далі виконуємо автоматизацію перших задач зі списку, після цього список виправляємо.

Розділяємо задачі на основні та другорядні.

Основні задачі:

1 Облік надходження основних  засобів.

2 Облік вибуття основних  засобів.

3 Формування звітної документації.

До другорядних задач в першу чергу відносяться зв'язок з існуючим програмним забезпеченням.

Для кожної задачі визначаємо вхідні та вихідні дані, в яких вказуються форми подання, структура документів, джерела та одержувачі документів.

При описуванні структури документів вказуємо назви стовпців таблиці і тип даних у кожному стовпчику таблиці. Типи даних – символи (текст), цілі числа, дробові числа, гроші, дата. Визначення назв колонок первинних (вхідних) документів застосовується при створенні інтерфейсу з користувачем і моделі даних. Типи даних в колонках необхідні для створення моделі даних. На цьому ж етапі визначаємо:

- джерела отримання первинних  документів з руху основних  засобів;

- взаємозв’язок задач, що  автоматизується;

- періодичність їх вирішення;

- осіб, які відповідають  за результати розв’язання тієї  чи іншої задачі.

Вхідні дані для задачі «Облік надходження основних засобів на підприємстві»:

ОЗ – 1 Акт приймання – передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів. Документ має форму таблиці та складається з наступних даних:

- назва підприємства (текст);

- номер документа (число);

- дата складання (дата);

- первісна вартість (грошовий);

- цех, відділ, ділянка експлуатації (текст);

- кореспондуючий рахунок (число);

- інвентарний номер об’єкта (число);

- підстава (текст);

- від кого отриманий  об’єкт (число);

- джерело придбання (число);

- рік випуску об’єкта (дата);

- коротка технічна характеристика (текст);

- результат випробувань (текст);

- сума зносу (грошовий).

Вихідні дані:

ОЗ – 6 Інвентарна картка основних засобів. Документ має форму таблиці та складається з таких даних:

- назва підприємства (текст);

- номер документа (число);

- дата складання (дата);

- повна назва (текст);

- призначення об’єкта (текст);

- назва заводу – виготовлювача (текст);

- модель, тип, марка (текст);

- цех, відділ, ділянка експлуатації (текст);

- рахунок (число);

- первісна вартість (грошовий);

- норма амортизаційних  відрахувань (грошовий);

- номер акта про введення  в експлуатацію (число);

- інвентарний номер об’єкта (число);

- заводський номер об’єкта (число);

- дорогоцінні метали (текст).

Вхідні данні для задачі «Облік вибуття основних засобів (ліквідації)»:

ОЗ – 1 Акт приймання – передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів. Документ має форму таблиці та складається з таких даних:

- назва підприємства (текст);

- номер документа (число);

- дата складання (дата);

- первісна вартість (грошовий);

- цех, відділ, ділянка експлуатації (текст);

- кореспондуючий рахунок (число);

- інвентарний номер об’єкта (число);

- підстава (текст);

- кому реалізований (текст);

- рік випуску об’єкта (дата);

- коротка технічна характеристика (текст);

- результат випробувань (текст);

- сума зношування (грошовий).

Рахунок – фактура. Документ має форму таблиці та складається з таких даних:

- дата складання (дата);

- постачальник (текст);

- платник (текст);

- назва основних засобів (текст);

- ціна (грошовий);

- кількість (число).

ОЗ – 3 Акт списання основних засобів. Документ має форму таблиці та складається з таких даних:

- назва підприємства (текст);

- номер документа (число);

- цех, відділ, ділянка експлуатації (текст);

- дата складання (дата);

- кореспондуючий рахунок (число);

- сума зносу (грошовий);

- інвентарний номер об’єкта (число);

- норма амортизаційних відрахувань (грошовий);

- номер наказу (число).

Вхідні дані:

ОЗ-6 Інвентарна картка обліку основних коштів:

- назва підприємства (текст);

- номер документа (число);

- дата складання (дата);

- повна назва (текст);

- призначення об’єкта (текст);

- назва заводу - виготовлювача (текст);

- модель, тип, марка (текст);

- цех, відділ, ділянка експлуатації (текст);

- рахунок (число);

- первісна вартість (грошовий);

- норма амортизаційних відрахувань (грошовий);

- номер акту про введення в експлуатацію (число);

- інвентарний номер об’єкта (число);

- заводський номер об’єкта (число);

- дорогоцінні метали (текст).

Для здачі «Формування звітної документації» необхідні наступні документи:

Вхідні дані:

ОЗ - 6 Інвентарна картка обліку основних засобів. Документ має форму таблиці та складається з таких даних:

- назва підприємства (текст);

- номер документа (число);

- дата складання (дата);

- повна назва (текст);

- призначення об’єкта (текст);

- назва заводу - виготовлювача (текст);

- модель, тип, марка (текст);

- цех, відділ, ділянка експлуатації (текст);

- рахунок (число);

- первісна вартість (грошовий);

- норма амортизаційних відрахувань (грошовий);

- номер акту про введення в експлуатацію (число);

- інвентарний номер об’єкта (число);

- заводський номер об’єкта (число);

- дорогоцінні метали (текст).

Вхідні дані:

ОЗ-7 Опис інвентарних карток з обліку основних засобів.

Документ має форму таблиці та складається з таких даних:

- назва підприємства (текст);

- дата складання (дата);

- період (дата);

- номер інвентарної картки (число);

- інвентарний номер об’єкта (число);

- повна назва (текст);

ОЗ-9 Інвентарний список основних засобів. Документ має форму таблиці та складається з таких даних:

- назва підприємства (текст);

- дата складання(дата);

- цех, відділ, ділянка експлуатації (текст);

- номер інвентарної картки (число);

- інвентарний номер об’єкта (число);

- повна назва (текст);

- первісна вартість (грошовий).

Вхідні дані:

Головна книга. Документ має форму таблиці та складається з таких даних:

- номер рахунку (число);

- дата складання (дата);

- сальдо на початок місяця (грошовий);

- обороти за день (грошовий);

- сальдо на кінець дня (грошовий);

- номер операції (число);

- кореспондуючий рахунок (число).

Обігова відомість. Документ має форму таблиці та складається з таких даних:

- дата складання (дата);

- номер рахунку (число);

- сальдо на початок місяця (грошовий);

- обороти за місяць (грошовий);

- сальдо на кінець місяця ;

- номер рахунку (число).

Схема дій користувача складається з двох основних елементів:

- опис головних кроків для реалізації задачі обліку основних засобів;

- схема інтерфейсу з користувачем.

Головні кроки, які виконуються при обліку основних засобів:

- формування інвентарної картки по кожному об’єкту основних засобів;

- внесення в інвентарну картку змін у ході перетворень, зношуваності, ліквідації об’єкта основних засобів.

- формування підсумків руху основних засобів.

Опис бізнес - процесів, що відображають дії користувача при вирішенні задач з обліку основних засобів за допомогою інформаційної системи, наведено на рисунках 5,6.