Информационное обеспечение государственного управления

Внешняя информация может  быть разделена на подвиды: дескриптивная  и прескриптивная (нормативная).

Дескриптивная информация отражает сведения о наблюдаемых свойствах социальных управляемых объектов.

Прескриптивная  информация соответствует нормативному подходу к управлению процессами и явлениями, содержит рекомендации на предмет, каким должен быть объект и какие действия нужно осуществить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандарту, традициям, ценностям). Прескриптивная информация жестко регламентирует деятельность организации, являясь для управленцев обязательной. В свою очередь, она делится на общую (единообразную для всех организаций) и ограниченного или индивидуального пользования. К общей прескриптивной информации относятся законодательные и нормативные документы (кодексы, справочники, официальные печатные издания).

При формировании системы  информации для управления необходимо прежде всего определить функциональную структуру деятельности учреждения, а именно: какие цели и задачи стоят перед организацией и какие  виды управляющего воздействия (деятельности) она осуществляет. Зная это, можно  перейти к системе критериев  оценки выполнения конкретных функций, а затем и к формированию системы  информации, характеризующей деятельность организации. В этой случае будет  осуществлен целевой сбор информации, которая позволит выйти на принятие конкретных управленческих решений.

Следует отметить различную  информационную потребность в различных  видах управленческой деятельности.

Стратегическое управление (планирование) предусматривает будущее  взаимодействие организации и окружающей среды. Здесь требуется информация из внешних источников, не очень  точная и детальная, но имеющая достаточно широкие границы, ясность тенденций. Управленческий контроль, который осуществляют руководители высшего и среднего звена, опирается на иного рода информацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую болев  узкие границы, более точную, более  частную, регламентируемую временными параметрами. 

Оперативный контроль требует  информации о повседневной деятельности — очень точной, узкой и самой  новейшей. Она должна поступать почти  исключительно из внутренних источников. Кроме того нужна специфическая  информация, относящаяся к области  конкретной профессиональной деятельности, отражающая при этом внешние обстоятельства, в которых работает организация.

Ключевую роль в обеспечении  эффективности контроля играет распространение  информации, сведений об установленных  стандартах достигнутых результатах.

Существуют различные  способы выработки информации: самонаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управленца, его образования, опыта, знаний), взаимодействие, сообщения (письма, файлы и т.д.), аналитический  анализ.

Таким образом, информация как  управленческая категория — это  новые сведения, характеризующие  управленческую ситуацию, снижающие  уровень неопределенности в отношении  будущего, воспринятые, понятные и оцененные  как полезные для решения тех  или иных задач управления. Информация в управлении - это не любые сведения, сообщения, данные, а только используемые в процессе формирования решения.

Таким образом, организационная  структура объединяется в целое  посредством сети потоков информации. Между системой информационного  обеспечения и организационной  структурой управления имеется органическая взаимосвязь и взаимозависимость. Система информационного обеспечения  выступает по отношению к организационной  как внутренняя основа. Если изменяется организационная структура управления, неизбежно меняется распределение  информационных потоков.

Чрезмерное дробление  подразделений, нечеткая координация  и связь между ними затрудняют прохождение информационных потоков, так же как частая организационная  перестройка разрушает информационную управляющую систему, мешает ее гибкости и динамизму.

3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ С ИНФОРМАЦИЕЙ В ГОСУДАРСТВЕННОМ УПРАВЛЕНИИ.

Главным направлением совершенствования  системы управления на всех уровнях  в современных условиях стало  массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Новые информационные технологии, основанные на компьютерной технике, требуют  радикальных изменений организационных  структур управления, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение  информационного управления, значительно  расширяющее возможности использования  информационных ресурсов. Развитие информационного  управления связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного ее развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали  и горизонтали все уровни и  звенья деятельности организации.

Технология — это комплекс научных и инженерных знаний, реализованных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям. Технология неразрывно связана с автоматизацией производственного или непроизводственного, прежде всего, управленческого процесса. Современные управленческие технологии основываются на применении компьютеров и телекоммуникационной техники.

Согласно определению, принятому  ЮНЕСКО, информационная технология — это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации, вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники.

В последние десятилетия  системы управления в высокоразвитых странах, в частности, в США и  Японии, ориентируются на творческие (созидающие) информационные технологии так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают полный информационный цикл выработку информации (новых  знаний), их передачу, переработку, использование  для преобразования объекта, достижения новых более высших целей.

Информационные технологии третьего уровня означают высший этап компьютеризации системы управления, позволяют задействовать ЭВМ  в творческом процессе, соединить  силу человеческого ума и мощь электронной техники.

Полная интегрированная  автоматизация системы управления предполагает охват следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, поддержка индивидуальной деятельности, программирование и решение  специальных задач.

Основное направление  автоматизации информационно-управленческой деятельности — автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, электронную почту. К современным техническим средствам автоматизации информационно управленческой деятельности относятся: персональные компьютеры, объединенные в сети; электронные пишущие машинки; текстообрабатывающие системы (проблемноориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности); копировальные машины; коммуникационные средства, телефонная техника; средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями); средства для обмена информацией —электронная почта; видеоннформационные системы; локальные компьютерные сети; интегрированные сети учреждений.

Под информатизацией понимается организационный, социально-экономический  и научно-технический процесс  создания оптимальных условий для развития и удовлетворения информационных потребностей всех категорий пользователей (органов государственной власти и управления, экономических агентов, частных лиц) на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Современные информационные технологии, основанные на применении высокопроизводительных компьютеров и высокоскоростных сетей передачи данных, позволяют собирать, накапливать и обрабатывать огромные объемы информации, причем не только текстовой, но и графической, аудио-, видео. Объединение отдельных компьютеров в локальные и территориально распределенные сети, создание и постоянное расширение глобальной сети Internet сделали доступными практически неограниченные объемы информации, создали возможности для оперативного обмена деловой, культурной, общественно-политической и личной информацией.

Количественные изменения  в информационной сфере привели  к качественным изменениям во всех сферах жизни общества: экономике, культуре, социально-политической, образовательной.

Если исходить из известной  формулы, что демократия — это  форма управления законной властью  делами народа, при которой власть принадлежит всему народу и непосредственно  им осуществляется, то у государства  в принципе не может быть интересов, интересы могут быть только у общества, а государство просто является механизмом их реализации. Опора на такую постановку вопроса, которая приобретает в период построения информационного общества все большую актуальность, делает очевидным важность формирования «электронного правительства».

Под «электронным правительством» понимается инфраструктура, которую сегодня создают государственные органы власти, чтобы изменить способы выполнения стоящих перед ними задач. Если ранее государственный сектор информационные технологии применял для внутреннего использования в отдельных департаментах и учреждениях, то теперь информационные технологии, создающие ценности электронного века и функционирующие по принципу «быстрее, лучше, дешевле, доступнее», работают на интересы широких масс в форме услуг государства. Таким образом, «электронное правительство» в качестве цели своей деятельности ставит переход от ориентации государства на ведомственные интересы к решению нужд и проблем граждан.

В практическом аспекте это  выражается, например, в том, что гражданин не должен доставлять справки и другие документы из одного ведомства в другое, будь то оформление прав собственности или какая-либо регистрация, но он должен просто обратиться в государственные органы, а весь последующий взаимообмен документами и информацией должен произойти без его участия и в фиксированные сроки. Под такой работой государственной службы подразумевается функционирование «электронного правительства».

Ценность проектов «электронного  правительства» состоит в сокращении издержек, затрат времени простых граждан, времени и средств бизнесменов и в той добавленной стоимости, которую приносят эти системы обществу. Становление информационного общества в ряде стран мира свидетельствует, что именно в данном направлении происходит развитие новейших технологий функционирования государственной службы.

Итак, какие основные функции должно взять на себя «электронное правительство»?

1. Укрепление сотрудничества общества и государства через обеспечение информационной прозрачности и открытости государства для гражданского общества, расширение непосредственного участия граждан в социальном управлении и улучшение электронного доступа к органам управления.
2. Расширение спектра и улучшение качества предоставляемых гражданам государственных услуг.
3. Оптимизация деятельности государственных органов (предоставление учреждениям и ведомствам возможности в большей степени функционировать в качестве компонентов единого целого, например, путем создания интернет-сети государственных служб и обеспечения всех государственных служащих безопасной электронной почтой; улучшение обмена информацией между государственными органами, чтобы свести к минимуму административную нагрузку на граждан и компании в части предоставления информации органам власти).
4. Оптимизация бюджетных расходов на управление.

Касаясь вопросов расширения спектра и улучшения качества предоставляемых гражданам государственных  услуг, нельзя не отметить, что государственные  учреждения могут использовать новые  технологии для учета индивидуальности граждан и предоставления персонилизированных  услуг. К таким услугам могут  относиться выдача справок, обсуждение конкретных проблем граждан, предоставление документов, лицензий, оплата налогов, пособий, осуществление социальных программ, включая образование, обеспечение  медицинским обслуживанием, начисление страховок и пенсий и т.д. Такого же плана услуги могут предоставляться  представителям бизнеса и другим организациям, в том числе государственным.

При этом перед институтами  государственного управления в целях  оптимизации их деятельности должны быть поставлены следующие задачи:

• повышение качества подготовки документов;
• укрепление исполнительской дисциплины;
• наведение порядка в делопроизводстве;
• ускорение обмена информацией между учреждениями;
• упрощение процедуры принятия решений;
• сокращение числа ошибок и злоупотреблений при работе с гражданами и предприятиями;
• усиление авторитета государственных институтов в глазах общества;
• упрочение позиций государства на международной арене.