Государственные и ведомственные архивы

Одними из основных принципов ФЦП  «Электронная Россия» являются обеспечение  открытости в деятельности органов государственной власти, а также разработка и внедрение стандартных решений автоматизации деятельности органов государственной власти.

В интересах реализации этих основных принципов следовало разработать  тиражируемое решение «Электронный архив открытого доступа» с обеспечением возможности доступа к нему граждан и организаций. Это решение будет отработано на документальном массиве Архива Президента РФ.

Для реализации проекта  корпорации «Электронный Архив» необходимо решить следующие основные задачи:

1. обеспечить ввод, обработку и хранение документов Архива Президента РФ в электронном виде;
2. предоставить средства оперативного поиска необходимых документов в созданном электронном архиве;
3. обеспечить максимально быстрое, качественное и полное получение информации по запросам и выдачу сведений о документах и/или их электронных образов.

Запросы формируют сотрудники Администрации Президента РФ, а также сторонние пользователи в рамках установленных для них полномочий.

Задачи проекта определили требования, которые предъявлялись  к создаваемой системе:

1. Системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого изменения, без возможности уничтожения версий (только исключение из доступа).
2. Ведение подробного протокола доступа к документам.
3. Избыточность архивации информации, достаточная для полного восстановления всей системы архива из архивной базы данных документов (БДД) при полном или частичном разрушении программно-аппаратной части электронного архива.
4. Перенос всей вычислительной нагрузки на центральную архивную подсистему для обеспечения использования на клиентских местах стандартных компьютеров (с минимальными требованиями) и средств просмотра для доступа к архиву, в том числе удаленного (с использованием сети интернет).
5. Обеспечение защиты от несанкционированного доступа.

Кроме того, к проектируемой системе предъявлялись современные требования к эффективному управлению как хранением архивных данных, так и информационными ресурсами в целом.

Корпорация «Электронный Архив» предложила комплексное решение, включающее:

1. Создание программно-аппаратной среды электронного архива.
2. Создание электронного информационного ресурса Архива Президента РФ и наполнение его электронными образами реальных документов (ретроспективная конверсия уже существующего бумажного архива).

Структура и функции программно-аппаратного комплекса. Специалисты корпорации «Электронный Архив» разработали и развернули на территории Архива Президента РФ распределенный программно-аппаратный комплекс, который включает следующие подсистемы:

• подсистему хранилища данных;
• подсистему текущего ввода общедоступных документов из архива;
• подсистему интернет-доступа;
• подсистему локального доступа (из читального зала).

Рис. 1 Организация программно-аппаратного комплекса

Центром системы является хранилище данных высокой готовности, которое обеспечивает надежное хранение информации на различных физических носителях (жесткие диски серверов, внешние RAID-массивы, архивные накопители на CD/DVD-дисках).

На аппаратной части  комплекса функционирует программное  обеспечение:

1. документ-сервер системы управления документами САПЕРИОН;
2. брокер-сервер системы управления документами САПЕРИОН;
3. сервер распознавания Fine Reader и сервер контекстного поиска Convera Retrieval Ware;
4. в качестве СУБД используется Microsoft Windows SQL Server 2003 EE.

Документ-сервер системы  управления документами САПЕРИОН отвечает за всю работу, касающуюся управления хранением электронных копий документов (ЭКД), а именно:

1. хранение информации на различных типах носителей;
2. извлечение запрашиваемой информации из хранилищ;
3. администрирование памяти для обеспечения быстрого доступа к документам;
4. создание резервных копий и/или автоматическое зеркалирование информации.

Подсистема текущего ввода общедоступных документов предназначена для текущего пополнения информационного ресурса электронного архива. Участок ввода включает специализированные АРМ, на которых осуществляются:

1. поточное сканирование разделяемых на отдельные листы документов;
2. сканирование при помощи планетарного сканера документов, которые по тем или иным причинам невозможно разброшюровать, а также ветхие и нестандартные документы;
3. присвоение электронным копиям документов уникального набора значений — индексов, благодаря которым документ однозначно идентифицируется;
4. отслеживание процессов сканирования, индексирования и ввода документов в хранилище электронного архива (сквозной контроль за ходом обработки).

Доступ всех пользователей  к Электронному архиву открытого доступа (ЭА ОД) осуществляется через интернет-подсистему.

Подсистема локального доступа обеспечивает возможность  работы с ЭА ОД пользователям, не имеющим доступа в интернет, в оборудованном читальном зале. Для защиты рабочих станций каждое рабочее место оснащается программным средствами с целью недопущения несанкционированного вмешательства в конфигурацию АРМ.

Взаимодействие ЭА ОД с электронным архивом органа государственной власти осуществляется путем переноса информации на отдельных оптических носителях (CD/DVD-дисках). Это решение осуществлено в целях повышения информационной безопасности, физическая связь между системами отсутствует.

Массовое сканирование («залповый ввод») и наполнение архива. Созданию системы предшествовала глубокая экспертиза структуры документов архива. В архивном хранении находятся как документы прошлых десятилетий, так и современные документы. В результате была разработана уникальная технология перевода в электронный вид документов архива различного формата и качества. Документы в электронном архиве содержатся в виде графических образов с сохранением всех особенностей бумажных оригиналов, таких, как пометки, комментарии, подписи должностных лиц и т.д. Электронный архив позволяет работать с графическими образами документов, электронными текстовыми документами, а также с электронными копиями звуковых записей, видео- и кинофильмов.

Для обеспечения совместимости процессов автоматизированной и неавтоматизированной деятельности при разработке технологии учтены такие важные факторы, как:

- преемственность в отношении к традиционно сложившейся системе в Архиве Президента РФ учета, обеспечения сохранности и использования документов;

- унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме.

Первоначально информационный ресурс создавался в результате проведения процедуры «залпового» ввода документов традиционного архива силами корпорации «Электронный Архив». Электронные документы из существующих автоматизированных систем были перенесены в электронный архив на CD/DVD дисках.

На первом этапе в электронный архив были включены наиболее востребованные документы, среди которых указы и распоряжения Президента РФ, — всего отсканировано, проиндексировано и помещено в архив 720 000 листов архивных документов. Общий же объем бумажного архива, который подлежит переводу в электронный вид, — около 15 млн. документов.

Рис. 2 Интерфейс обеспечивает короткий путь к документам

Таким образом, при создании информационного ресурса специалистами  корпорации было выполнено следующее:

1. разработана технология «залпового» сканирования и индексации образов документов;
2. создана технология надежного сохранения и восстановления информации;
3. создана система интеграции с существующей в Архиве Президента РФ системой «Архив».

В марте 2004 г. завершен первый этап реализации проекта «Электронный архив Президента РФ открытого доступа». Созданная система была принята комиссией МЭРТ с участием представителей Администрации Президента РФ.

В процессе реализации проекта  были решены следующие задачи:

1. создана программно-аппаратная среда электронного архива;
2. создан электронный информационный ресурс Архива Президента РФ — обработаны и переведены в электронный вид наиболее востребованные документы архива (ретроспективная конверсия Архива Президента РФ).

Сегодня материалами  электронного архива пользуются сотрудники Администрации Президента РФ и аппаратов полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах, в дальнейшем к ним присоединятся профильные структуры органов государственной власти — планируется доступ к архиву из систем документооборота учреждений, организаций, ведомств и граждан.

Решения, успешно отработанные в рамках ФЦП «Электронная Россия», являются пилотными и рекомендуются к внедрению в органы государственного управления. Документацию проекта и сведения о технических аспектах его реализации можно получить в министерстве экономического развития и торговли РФ.

«Электронный архив  открытого доступа» может быть использован  как типовое решение для автоматизации  архивной деятельности крупных государственных  учреждений с большими объемами архивной информации и текущего документооборота.

Особенностью тиражируемого  комплексного решения ЭА ОД является предоставление массового регламентированного  доступа к открытым архивным документам как организациям (министерствам, ведомствам, учреждениям, федеральным органам власти и пр.), так и гражданам через информационные сети организаций и сети общего пользования (интернет).

Решение для государственных  структур включает услуги по осуществлению  массового сканирования и индексации документов, наполнению ими электронных архивов и созданию баз данных введенных электронных образов документов традиционного бумажного архива. Это дает существенную экономию затрат, что особо важно для бюджетной структуры: снимаются проблемы оплаты персонала и затрат на его обучение, закупки дорогостоящей техники сканирования, аренды рабочих помещений и т.д. Кроме того, снимается проблема последующего использования оборудования массового ввода.

 

 

Заключение

Архив Президента РФ - архив, куда поступают на хранение документы высших органов законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации; крупнейший федеральный архив страны, в котором хранится около 5,5 миллионов дел по истории России XIX-XXI вв; одно из ведущих культурно-просветительских учреждений страны.

Цель работы Архива Президента РФ - обеспечить вечное хранение уникальных документов, запечатлевших историю нашей страны, и предоставить каждому, кто в этом заинтересован, возможность воспользоваться ретроспективной информацией по политическим, экономическим, общественным, культурным аспектам российской истории XIX-XXI вв.

Полное представление  о значимости, информационном уровне и многоаспектности документов, представленных в фондах Архива может дать просто краткое перечисление названий учреждений, документы которых хранятся в Архиве Президента Российской Федерации. Это материалы высших органов законодательной власти - всероссийского Центрального Исполнительного Комитета, Центрального Исполнительного Комитета СССР, их правопреемников - Верховных Советов РСФСР, СССР и РФ; исполнительной власти - Советов Народных Комиссаров РСФСР и СССР - позже Советов Министров РСФСР и СССР - которые отражают государственно-политические и экономические процессы развития России за 75 лет ее истории.

Документы НКВД РСФСР - НКВД СССР - МВД СССР, революционных трибуналов, Верховных судов СССР и РСФСР, Наркоматов-министерств юстиции СССР и РСФСР, прокуратур СССР и РСФСР позволяют проследить становление и развитие советской судебной системы, трагические страницы истории сталинских репрессий, период «оттепели» времен Н.С. Хрущева и т.д.

Ряд материалов наглядно отражает механизмы действия государственной  идеологической машины в советское  время. Этот массив сформирован из документов фондов Наркомата просвещения СССР, министерств высшего и среднего образования СССР и РСФСР, Главлита, Совета по делам религий при Совмине СССР, редакций различных газет и т.д.

 

Список  литературы

 

1. Распоряжение Президента РФ «ОБ АРХИВЕ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» от 25 марта 1994 года N 151-рп.
2. Распоряжение Президента РФ «ВОПРОСЫ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА ПРЕЗИДЕНТА РФ» от 21 марта 1992 года N 119-рп.
3. Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 04.12.2006 N 202-ФЗ, от 01.12.2007 N 318-ФЗ, от 13.05.2008 N 68-ФЗ).
4. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. «Архивоведение» - М: Академия, 2006.
5. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современный этап //Секретарское дело.–1998.-№ 1.
6. Булюлина Е. В. Актуальные проблемы архивоведения: Учебно-методическое пособие. - Волгоград: ВолГУ, 2008.- 96с.
7. Козлов В.П. О некоторых проблемах использования архивных документов. Журнал «Вестник архивиста» - 1992. - № 4.
8. Павлова Т.Ф. Рассекречивание документов в госархивах России: некоторые итоги, законодательная база, проблемы. Журнал «Вестник архивиста» - 1994. - № 1.
9. www.CNews.ru: Обзоры и обозрения
10. www.pcweek.ru
11. Архивы России www.rusarchives.ru
12. Государственный Архив Российской Федерации www.garf.narod.ru/index.htm