Автор работы: Пользователь скрыл имя, 24 Января 2013 в 16:22, аттестационная работа
В целях реализации задач, возложенных на архивный отдел, начальник отдела в соответствии с должностной инструкцией:
- организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач;
- ведет основные учетные документы архивного отдела;
В настоящее время два ведущих специалиста заняты только подготовкой справок касающихся подтверждения трудового стажа и размеров заработной платы, специалист ведет регистрацию, выдачу и оформление подготовленных архивных справок, копий, выписок и ответов на обращения граждан. Главный специалист помимо обязанностей по приему, учету, обеспечению сохранности архивных документов ведет электронный документооборот с ПФ, также готовит справки по стажу и заработной плате, помогает вести личный прием. Недостаток людей не позволяет разделить работу с документами постоянного срока хранения и по личному составу. Введение одной единицы ведущего специалиста позволило бы сделать это и освободить время для более качественного выполнения других задач, стоящих перед архивным отделом.
Еще одна проблема, которая может быть решена при определенных условиях. Документы по личному составу ликвидированных организаций поступали на хранение до 2009 года в связках. То есть, чтобы достать для работы дело, необходимо достать со стеллажа связку дел, донести её до стола, развязать её, достать дело, поработать с ним, положить на место, опять связать, отнести на стеллаж, достать следующую связку и т.д.
Для дел, хранящихся в коробах возможно не снимая коробов со стеллажа достать несколько дел для работы, то есть не только экономия времени, но и снижение физической нагрузки, так как из-за недостатка места нет возможности использования стремянки для верхних полок стеллажей и тележки для транспортировки связок. На сегодняшний день из 51833 находятся в коробах 28 959 дел, при увеличении доли документов по личному составу хранящихся в коробах удастся улучшить условия труда и повысить производительность.
Также остается актуальным вопрос о новом помещении. В прошлом году была выделено дополнительное помещение под архивохранилище, закуплены стеллажи, но количество документов по личному составу, поступающих на хранение не уменьшается, освободившиеся стеллажи после передачи документов на хранение в Государственный архив Белгородской области заполняются документами от наших организаций – источников комплектования и скоро мы опять окажемся без места для хранения документов.
Тем не менее исполнение запросов социально-правового порядка проводится в установленные законодательством сроки в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Значимость деятельности архивного отдела в сфере социальной защиты граждан, оказание помощи конкретным людям в решении жизненно важных вопросов их социальной поддержки позволяет надеется на решение существующих проблем.