Документационное обеспечение системы управления персоналам в ООО санаторий профилакторий «Камские зори»

·   Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

·   Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда РФ;

·   Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства.

2. Нормативно-правовые акты субъектов  Российской Федерации.

3. Локальные нормативно-правовые  акты:

·   Коллективный договор;

·   Правила внутреннего трудового распорядка;

·   Штатное расписание;

·   Положение (инструкция) о делопроизводстве;

·   Положение о защите персональных данных работников;

·   Положение о должностной инструкции;

·   Положение по оплате труда;

·   Положения о структурных подразделениях и другие.

1.3Документационное обеспечение управления персоналом.

Документационное  обеспечение управления персоналом включает полный цикл — создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.

В число основных делопроизводственных функцийсистемы управления персоналом входит:

документирование  по кадровым вопросам;

• обработка поступающей и передаваемой документации;
• доведение документации до исполнителей — работников 
  системы управления персоналом;
• регистрация, учет и хранение документов по личному со 
  ставу;
• формирование дел в соответствии с их номенклатурой, ут 
  вержденной для данной организации;
• копирование и размножение документов по кадровым во 
  просам;
• контроль исполнения документов по личному составу;
• передача документов по вертикальным и горизонтальным 
  связям.⁵

В зависимости  от объемов документооборота организации  ее делопроизводство может осуществляться централизованно (в одном подразделении — канцелярии, общем отделе, секретариате) или децентрализованно (рассредоточено по разным звеньям). В практике чаще используется смешанная форма: наиболее важные для всей организации работы по документационному обеспечению управления персоналом выполняются в одном подразделении, остальные — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой.

В управлении персоналом как в подсистеме управления организацией используются следующие унифицированные системы документации:

организационно-распорядительная система документации управления персоналом, включающая в качестве подсистем:

• организационную документацию (устав, положение, пра 
  вила, инструкции);
• распорядительную документацию (постановление, приказ, 
  распоряжение, решение);
• справочно-информационную документацию (письмо, до 
  кладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, 
  представление, протокол и др.);
• документацию по личному составу (приказы по личному 
  составу, трудовой договор (контракт), личный листок, личная
• карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);
• — документацию по обращениям граждан;
• плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);
• отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.);
• документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр.
• Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим функциональным назначением. Большинство этих документов носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ними определяется внутренними положениями, правилами и инструкциями.⁶

Организационная документация кадровой службы

Организационная документация кадровой службы включает комплекс взаимоувязанных документов, закрепляющих численный и должностной состав организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления, структуру и задачи кадровой службы.

К организационно-кадровым документам относятся: документ о структуре и штатной численности; о штате и штатном расписании; положение о кадровой службе; положение о персонале; должностные инструкции по каждой должности. В Администрации Президента Российской Федерации и ее структурных подразделениях структура и штатная численность определяются указами Президента Российской Федерации, в федеральных органах исполнительной власти они оформляются на основе постановлений Председателя Правительства Российской Федерации, на предприятиях — в соответствии с их уставом.

Структура и штатная численность закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации.

В штате указывается наименование и количество должностей. В соответствии со штатом разрабатывается штатное расписание, в котором закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке организации, включающем следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту с указанием года, на который составлено расписание, подпись, гриф утверждения.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме  с указанием кодов и наименования структурных подразделений и должностей, количества единиц по штату, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам.

Штатное расписание разрабатывается организациями самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, главный бухгалтер, юридическая служба, заместители руководителя организации, подписывает заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью организации (или печатью организации).

• Положение о кадровой службе

Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения, его место в системе управления и внутреннюю организацию, задачи, функции.

• Положение о персонале

Положение о персонале  определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются вопросы организации деятельности учреждения, оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.

• Должностная инструкция

Должностная инструкция - нормативный правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его функций, прав и обязанностей, ответственности и обеспечивающий условия его эффективной работы. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор (контракт) с работником.

• Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего распорядка — документ инструктивного характера, цель которого — способствовать укреплению трудовой дисциплины, совершенствованию организации труда, рациональному использованию рабочего времени.

Распорядительная  документация кадровой службы.

Распорядительная документация кадровой службы включает приказы, распоряжения, решения, регламентирующие трудовые правоотношения и сопровождающие процессы движения кадров в организации: прием, перевод и увольнение; предоставление отпусков; командирование.

• Приказ

Приказ — правовой акт, издаваемый в целях решения важнейших оперативных вопросов деятельности организации руководителем организации, учреждения (или замещающим его лицом), который действует на основе единоличного принятия решения.

• Распоряжение

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем по текущим оперативным вопросам повседневной административной, финансовой, производственно-хозяйственной деятельности, поэтому срок действия распоряжений, как правило, ограничен.

• Решение

Решение — документ коллегиального органа, составляемый по социально-трудовым, производственно-кадровым, хозяйственным вопросам.

Справочно-информационная документация

Документы этой группы не содержат поручений. Их основная функция — информирование о фактическом положении дел в системе управления, сообщение сведений, инициирующих управленческие решения, обеспечение обратной связи между управляющей и управляемой системами. Поэтому в отличие от организационно-распорядительных документов, идущих сверху вниз — от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы направляются снизу вверх — от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя / его заместителей или по горизонтальным связям — между подразделениями, должностными лицами⁷.

К справочно-информационным документам относятся: докладная записка; объяснительная записка; заявление; представление; протокол; предложение; служебное письмо; телеграмма; телекс; факсограмма; телефонограмма; электронное сообщение и др.

Документация  по трудоустройству, учету и работе с кадрами

К документам, регламентирующим вопросы трудоустройства, учета  и работы с кадрами, относятся: трудовой договор (контракт); личная карточка работника; личные дела персонала организации; трудовая книжка.

• Трудовой договор

Трудовой договор —  это соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

• Личная карточка

Личная карточка работника  — документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения о работнике.

Личная карточка представляет собой типовую межведомственную форму Т-2, а для автоматизированных систем управления — машинно-ориентированный вариант этой карточки Т-2А, которая заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел. Для государственных и муниципальных служащих личные карточки имеют некоторые отличия от общепринятых форм.

• Личное дело

Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых  в папку в хронологическом порядке, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

• Трудовая книжка

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.