Внешняя и внутренняя среда в управлении

 

Введение

Необходимость рассмотрения данной темы возникла при осуществлении в  России рыночных реформ. Появилась  проблема выработки такой хозяйственной  политики и стратегий организации, которые позволяют им поддерживать свою конкуренцию в обозримой  перспективе. Все шире признается необходимость  сознательного управления изменениями  на основе научно обоснованного предвидения, регулирования, приспособления к миссии и целям организации, изменяющимся внешним условиям.

Практика показывает, что те организации, которые осуществляют комплексное  стратегическое планирование и управление, работают более успешно и получают прибыль значительно выше средней  по отрасли. Для успеха необходима целенаправленная концентрация сил и правильно  выбранная стратегия. Иными словами, правильное формирование стратегии, сокращает  время для достижения успеха.

Никакая организация не может успешно  выживать в конкурентной среде, если она не имеет четко определенных ориентиров, направлений, которые задают то, к чему она стремится, чего она  хочет добиться своей деятельностью. Старая мудрость о том, что не бывает попутного ветра для корабля, команда которого не знает, куда плывет, образно иллюстрирует это положение. Но целевое начало в деятельности организации возникает отнюдь не только потому, что ей нужно иметь  ориентиры, чтобы не погибнуть в  изменяющемся окружении.

Люди создают организации для  того, чтобы с их помощью решать свои проблемы. Это значит, что с  самого начала организации имеют  определенную целевую ориентацию. Далее, люди входят в организации для  того, чтобы за счет этого получать для себя определенный результат. И это также придает организации определенную целевую ориентацию. Наконец, люди из внешнего окружения (покупатели, общественность, деловые партнеры и т.п.), преследуя свои собственные цели при взаимодействии с организацией, так же, как и те, кто являются хозяевами организации или работают в ней, придают ее существованию определенную направленность и тем самым развивают целевое начало в ее деятельности.

Данная тема является актуальной. В новом тысячелетии наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные  управленцы.

Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние  факторы является залогом успеха фирмы.

Цель данной работы состоит  в рассмотрении влияния внешней  и внутренней среды на деятельность организации.

Объект исследования – влияние внешней и внутренней среды на деятельность организации.

Предметом исследования являются общественные отношения, связанные с рассмотрением влияния внешней и внутренней среды на деятельность организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Внешняя  и внутренняя среда управления

1.1Понятие  «организация»

Разработка стратегии  деятельности любой организации  — коммерческой, общественной, муниципальной  — начинается с анализа внешней  среды. Успех всех других действий по стратегическому планированию и  реализации стратегии зависит от того, насколько правильно он проведен.

Внешняя среда — это  те факторы, которые находятся за пределами организации и могут на неё воздействовать. Внешняя среда, в которой приходится работать организации, находится в непрерывном движении, подвержена изменениям. Одной из наиболее важных составляющих успеха организации является ее способность реагировать и справляться с этими изменениями внешней среды. Вместе с тем эта способность является условием осуществления запланированных стратегических изменений. Меняются вкусы потребителей, рыночный курс рубля по отношению к другим валютам, вводятся новые законы и налоги, изменяются рыночные структуры, новые технологии революционизируют процессы производства, действуют еще и многие другие факторы.

Среда существования организации  делится на две части.

Первая часть — «ближнее»  окружение — непосредственно  влияет на организацию, приближает или  отдаляет достижение ее целей, а также  увеличивает или уменьшает эффективность  её работы. Обычно оно включает клиентов, конкурентов, поставщиков, профсоюзы  и торговые ассоциации, государственное  регулирование и требования муниципальных  властей. Организация тесно взаимодействует  с этой частью своей среды, а менеджеры  пытаются управлять её параметрами, воздействовать на «ближнее» окружение с целью изменения их в благоприятном для организации направлении.

Вторая часть — «дальнее»  окружение — включает те факторы, которые могут оказывать воздействие на организацию. Это воздействие не прямое, а опосредованное. Например, это изменения в государственной или региональной политике, макроэкономические факторы, требования законодательства, а также социальные и культурные особенности. Менеджеры не могут управлять параметрами «дальнего» окружения, но всё же должны отслеживать тенденции их изменения и учитывать их в своих планах. Воздействие этих факторов на организацию труднее выявлять и изучать, но нельзя игнорировать, поскольку именно они часто определяют тенденции, которые со временем могут повлиять на «ближнее» организационное окружение.

 

 

1.2 Внешняя среда управления

Внешняя среда – это совокупность внешних субъектов и сил (факторов), активно влияющих на положение и  перспективы фирмы, на эффективность  деятельности ее субъектов менеджмента. Во внешнюю среду управления входит вся макросреда и часть микросреды. Макросреда выступает единой для  всех субъектов менеджмента в  данном регионе, стране, для конкретных организаций, товаров, услуг. Потребители, конкуренты, посредники рассмотрены  как макросреда, так и в качестве конкретных контрагентов (микросреда).

Внешняя среда управления в целом  характеризуется многокомпонентностью, ростом сложности, подвижности, взаимосвязанностью факторов ( изменение одного влечет изменение многих других). К макросреде относятся политические, юридические, макроэкономические, социально-культурные и т.д. К микросреде - результаты выбора организацией конкретных целевых групп потребителей, конкурентов, поставщиков, типов материала, трудовых ресурсов и т.д.

Основной характеристикой является глобализация – комплекс трансграничных взаимодействий между физическими  лицами, предприятиями, институтами и рынками, формирующий единое общемировое, интернационализированное товарное, финансовое, информационное пространство и интегрирующий самых разнообразных субъектов в общемировые процессы.

1. Юридические факторы. Среди основных правовых достижений в процессе формирования рыночных отношений в России – законодательные акты, регулирующие отношения собственности, предпринимательство налогообложение, конкуренцию, рекламу, товарные знаки. Поиск эффективных мер правового регулирования рыночной экономики идет  и в регионах. 
2. Макроэкономические факторы. Характеризуются валовым внутренним продуктом, индексом потребительских цен, объемами продукции промышленности и сельского хозяйства, размерами инвестиций в основной капитал, оборотом розничной торговли, объемом платных услуг населению, экспортом и импортом товаров.  
3. Информационные факторы – в сфере менеджмента фирм и структур государственного управления новые информационные технологии задействованы довольно активно. Они охватывают процедуры стратегического и бизнес - планирования, бухучета и контроля, маркетингового анализа, организации сбыта, продаж.
4. Научно-технические и технологические факторы
5. Демографические факторы – численность, структура, динамика и занятость населения
6. Потребители – в России начал формироваться новый тип потребителя, кот обладает отличительными чертами: ориентация на постматериальные субъективные ценности долгосрочного назначения, на услуги, способствующие развитию личности, личной свободы; возросшая значимость личного времени и экономия усилий на выбор и приобретение товаров и услуг; снижение приверженности к определенным маркам и доверительность в отношении рекламы; повышение значимости персональных коммуникаций, индивидуального маркетинга, большее внимание к проблемам и способам охраны окружающей среды, экологии. Российские потребители по структуре потребления в большинстве находятся ниже уровня среднего класса и у них доминируют покупки предметов первой необходимости и обязательные выплаты. Принимая решение о покупке, ориентируются, прежде всего, на уровень цены, близость к дому, простоту осуществления покупки.
7. Конкуренты. Нехватка капиталовложений, недостаточное внимание к инновациям привели к резкому сокращению выпуска продукции, конкурентоспособной на мировых рынках по соотношению показателей цена-качество.
8. Поставщики и  посредники.

 

1.3 Внутренняя  среда управления

Развитие менеджмента является результатом действия многих факторов, действующих как во внешнем окружении, так и внутри самой организации. Несмотря на все возрастающее значение внешних факторов, внутренние являются все же определяющими в функционировании и развитии организации. Более того, они являются объектами и субъектами управления.

Внутренняя среда – совокупность характеристик организации и ее внутренних субъектов (сил, слабостей ее элементов и связей между ними), влияющих на положение и перспективы фирмы. К ним относятся миссия, стратегия, цели, задачи, структура организации, распределение функций, стиль управления, ценности, культура, этика организации.

1. цели - конкретные конечные состояния  или желаемые результаты, которых  хотят достичь члены организации, работая вместе;

2. задачи - работа, которая должна  быть выполнена в определенный  период; задачи важно делать как  можно более специализированными,  рассчитанными на конкретные  функции;

3. техника и технология - любое  средство, с помощью которого  входящие элементы преобразуются в выходящие. Задачи организации делятся на 3 категории:

• работа с людьми;
• работа с предметами (с машинами, сырьем, инструментом);
• работа с информацией.

4. структура - разделение организации  на горизонтальные специализированные  функциональные области и вертикальные  уровни управления; она является  логическим соотношением функциональных  зон и уровней управления, используемых  для достижения целей организации;

5. люди - сотрудники и руководители, причем последние занимаются  вопросами поведения отдельных  личностей, групп людей, выступающих  в качестве лидеров, создают  среду, которая имеет большое  влияние на поведение служащего.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие

Можно привести другой подход к характеристике внутренней среды и выделить четыре основных ее элемента:

1. Вертикальное разделение труда - появление функций управления, которая координирует и интегрирует деятельность всех элементов организации. 

2. Горизонтальное разделение  труда - это качественная и количественная дифференциация, и специализация трудовой деятельности. Часто бывает неявной. 

3. Распределение полномочий и власти;

4. Департаментализацию;

5. Координацию, коммуникационные связи.

 

 

 

 

 

 

 

          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ сред организации 
2.1 Анализ внешней среды управления

Анализ внешней среды  представляет собой оценку состояния  и перспектив развития важнейших, с  точки зрения организации, субъектов  и факторов окружающей среды: отрасли, рынков, поставщиков и совокупности глобальных факторов внешней среды, на которые организация не может  оказывать непосредственное влияние.  
           Анализ внешней среды служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся новые возможности. Анализ внешней среды позволяет организации своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разработать стратегию, которая позволит организации достигнуть поставленных целей и превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности.  
           Угрозы и возможности могут проявляться в семи областях внешнего окружения, соответственно им группируются и факторы, которые подвергаются анализу. Исследование этих групп факторов позволяет получить полное представление о складывающихся тенденциях развития внешней среды организации. 
           1. При анализе экономических факторов рассматривают темпы инфляции (дефляции), налоговую ставку, международный платежный баланс, уровень занятости населения в целом и в отрасли, платежеспособность предприятий. 
           2. При анализе политических факторов следует следить за соглашениями по тарифам и торговле между странами, протекционистской таможенной политикой, направленной против третьих стран, нормативными актами местных органов власти и центрального правительства, уровнем развития правового регулирования экономики, отношением государства и ведущих политиков к антимонопольному законодательству, кредитной политикой местных властей, ограничениями на получение ссуд и наем рабочей силы. 
             3. Рыночные факторы включают многочисленные характеристики, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководству фирмы уточнить ее стратегию и укрепить позиции организации на рынке. Здесь исследуют изменение демографических условий, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы различных видов товаров и услуг, уровень конкуренции в отрасли, долю рынка, занимаемую организацией, емкость рынка или защищенность его правительством. 
            4. Руководство организации обязано постоянно следить за технологической внешней средой, чтобы не упустить момент появления в ней изменений, которые представляют угрозу самому существованию организации. Это особенно важно потому, что изменения в технологической внешней среде могут поставить организацию в безнадежное положение в условиях конкуренции. Анализ технологической внешней среды должен учитывать изменения, в технологии производства (особенно важно не пропустить момент начала создания принципиально новых технологий), конструкционных материалах, применении вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, в управлении, изменения в технологии сбора, обработки и передачи информации, в средствах связи. 
            5. Анализ факторов конкуренции предполагает постоянный контроль со стороны руководства организации за действиями конкурентов. Суть анализа можно свести к поиску ответов наследующие вопросы: что движет конкурентом? что он делает? что может сделать? В анализе конкурентов выделяют четыре диагностические зоны: анализ будущих целей конкурентов, оценка их текущей стратегии, оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли, изучение сильных и слабых сторон конкурентов. Контроль деятельности конкурентов позволяет руководству организаций постоянно быть готовым к потенциальным угрозам. 
             6. Социальные факторы внешней среды включают изменяющиеся общественные ценности, установки, отношения, ожидания и нравы. В условиях экономической нестабильности именно в социальной среде рождаются многие проблемы, представляющие большую угрозу для организации, Чтобы эффективно справиться с этими проблемами, организация как социальная система сама должна, меняться, приспосабливаясь к внешней среде. 
В нашей стране целый ряд факторов социальной среды приобрел особое значение. К ним относятся обостренные национальные чувства, отношение основной массы населения к предпринимательству, роль женщин и национальных меньшинств в обществе, развитие движения в защиту прав потребителей, изменение роли управляющих в производстве и их социальных установок, изменение общественных ценностей. 
             7. Анализ международных факторов приобрел важное значение для отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю. Многие крупные и средние организации активно действуют или собираются действовать на международном рынке. Поэтому руководство должно следить за ситуацией, которая складывается в этом обширном сегменте. Нужно отслеживать политику правительств других стран, предусматривающую усилия по защите или расширению национального рынка в целом или отдельных отраслей. С учетом факторов внешней среды стратегия организации может быть направлена на поиск защиты у правительства от иностранных конкурентов, укрепление внутреннего рынка или на расширение международной активности. 
             Анализ внешней среды, проведенный посредством исследования рассмотренных групп факторов, облегчает руководству организации получение ответов на интересующие его вопросы: какие изменения во внешнем окружении воздействуют на текущую стратегию организации?   Какие факторы представляют большие возможности для достижения общефирменных целей? 
               Анализ внешней среды рекомендуется заканчивать составлением перечня внешних как опасностей, так и возможностей, с которыми организация сталкивается в этой среде. Форма представления этого перечня может быть различной, но, как правило, она должна включать взвешивание факторов для их ранжирования по степени воздействия на организацию и оценку воздействия. Для наглядности и облегчения работы руководителей, планирующих стратегию фирмы, все факторы можно разместить в два столбца: один — факторы возможностей, другой — факторы угроз расположенные по степени убывания значимости.