Влияние коммуникаций на процесс управления организацией

• Декодирование и восприятие информации. Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его.  Декодирование – это по сути перевод символов  сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

Для того, чтобы  компенсировать негативное влияние шума и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. Менеджер не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует, поэтому наладить обратную связь с получателем.

Такая обратная связь реализуется с помощью  двух завершающих этапов  коммуникационного  процесса.

• Интерпретация сообщения и формирование ответа. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель – получателем, ожидающим сообщения – ответа.
• Передача ответа. Сформированный ответ предается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.

Для достижения взаимопонимания может потребоваться  несколько таких циклов  и соответственно больше времени. Но хотя процесс коммуникации с обратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней связью.

 

 

 

 

Характеристики  коммуникационных сетей.

Эффективность  коммуникаций во многом определяется количеством каналов связи в сети и ее характером. Для уменьшения возможных шумов в организации целесообразно иметь минимальное число каналов связи в сети коммуникаций. Основные возможности комбинации каналов связи между работниками и/или подразделениями организации.

Общее число  каналов связи в сетях коммуникации можно определить, используя следующие формулы:

для последовательной и веерной сети коммуникации

для круговой

 

где L – число каналов в сети  коммуникации, P – число работников (подразделений).

Минимальное число  каналов связи обеспечивают последовательная и веерная сети коммуникаций. Это вроде бы подтверждает одно из основных достоинств организаций, построенных по строго иерархическому принципу – самая простая и ясная сеть коммуникации. Однако на самом деле все обстоит не так просто. Иерархическая структура дает минимальное количество только официальных каналов, а в любой организации существуют и неофициальные, неформальные каналы связи.

Официальная сеть коммуникации часто относительно стабильна, быстро устаревает и люди ищут пути, как сделать ее динамичнее и эффективнее в быстро меняющейся ситуации. Поэтому на практике фактическая сеть коммуникаций в любой организации, а тем более коммерческой, представляет собой не последовательную или веерную, а скорее всего круговую систему, в которой рядом с официальными, прежде всего вертикальными коммуникациями (руководитель - подчиненный), существует число неформальных.

Кроме того, исследования, проведенные социологами в малых  группах, показали, что различные  сети коммуникации неравноценны по своим качественным характеристикам  и, следовательно, их эффективность для организации неодинакова.

Все эти особенности  коммуникационных сетей необходимо учитывать при формировании и  развитии организационной структуры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Проблемы  коммуникационного процесса в организации.

Такими проблемами довольно часто являются проблемы в  межличностных контактах из-за психологических  различий в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по–разному в зависимости от образования, жизненного опыта, потребностей и т.д. Очень важен характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия  расширяются информационные потоки, и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же.

Другая часть  проблем связана с так называемыми  семантическими барьерами. Они проявляются  в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут  иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений.

Кроме слов (основного  средства кодирования) в информационных обменах используются также и невербальные символы, например, выражения лица, позы, жесты, интонации, которые способны существенно изменять смысл произносимых слов. Согласно исследованиям психологов, значительная часть речевой информации  воспринимается не через слова, а через язык жестов, поз и интонацию. Невербальные символы способны существенно исказить смысл передаваемого сообщения и создать дополнительные проблемы в общении.

Проблемы, возникающие в межличностных информационных обменах, имеют психологическую природу и разрешаются, прежде всего, путем повышения психологической культуры менеджеров и, в частности, совершенствованием навыков делового общения. Однако трудности в процессах коммуникации могут быть вызваны и причинами иного – организационного характера.

• Фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений,  чтобы при обмене информацией между подразделениями  или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности  информацию определенным способом «сжимают»: упрощают, обрабатывают. Это может привести к отсеиванию одних  и акцентированию других сведений, искажающих содержание информации.

Кроме того, сообщения, передаваемые на вышестоящие уровни организационной иерархии, довольно часто искажаются из-за сложившейся  тенденции снабжать руководителей  только положительно воспринимаемой информацией.  

• Перегрузка каналов связи – другая причина трудностей в организационных коммуникациях. Она вызвантся как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков.
• Нерациональная организационная структура -  еще одна причина, способная вызывать проблемы в коммуникациях. Если структура организации продумана плохо, вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит и к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными  руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений.

Эффективность коммуникационного процесса.

Невозможно  количественно оценить эффективность  коммуникационного процесса. Но на его эффективность влияет множество  факторов.

В оценке эффективности  коммуникационного процесса свою роль играет количество каналов связи: при  обмене информацией желательно не ограничиваться одним каналом, необходимо иметь минимальное количество каналов, но при этом должно быть их определенное сочетание (например, письменный и устный).

Не менее  важную роль играет правильность оформления  сообщения: нужно как можно яснее изложить идею, чтобы она была наиболее точно понята получателем.

Коммуникационный  процесс можно назвать эффективным, когда между отправителем сообщения  и  его  получателем достигнуто взаимопонимание, поэтому обратная связь очень  важна при оценке эффективности коммуникационного процесса. Ее наличие во много раз повышает его эффективность, и способствует достижению взаимопонимания. Тогда и коммуникации являются эффективными и проблемы и задачи за счет достигнутого взаимопонимания решаются взаимовыгодно для обеих сторон.

 

 

 

 

 

 

 

Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации

Последние достижения в области информационной технологии способствуют совершенствованию обмена информацией в организации.

 Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают, получают.

Глобальная  сеть  Internet  дает большие возможности  в получении и обмене информацией. С ее помощью можно общаться на больших расстояниях, находясь в разных городах и даже странах. Это удобно, например, в проведении совещаний, или в решении каких – либо важных вопросов. 

Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток  телефонных разговоров. Кроме того электронная почта - эффективное средство связи между людьми.

Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить  и получить ответы, а исходные сообщения.

 В ходе видеоконференции люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

 

 

 

 

 

Заключение 

Итак, коммуникации – это обмен информацией,  который необходим людям как условие совместной работы в организации  и является составной частью практически всех видов управленческой деятельности. Они пронизывают все элементы организации. Эффективность работы менеджера, прежде всего, зависит от эффективности его коммуникаций, от его навыков делового общения.

Основная цель обмена информацией – обеспечить взаимопонимание участвующих в  нем людей.

Осуществление коммуникаций – это связующий  процесс, необходимый для любого важного управленческого действия.

 

Процесс коммуникаций - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Обмен информацией  в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулируя  информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материалы информационного характера для использования внутри организации и применяя достижения информационных технологий.

 

 

 

 

 

 

Список  использованной литературы

1. Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник.- М.: Институт менеджмента права и экономики. Издательство «Триада,Лтд», 2007.
2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, 3-е изд. – М.: Гардарика, 2006.
3. Лукашевич В.В. Основы менеджмента: Учебное пособие для средниз профессиональных заведений. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. (Серия «Среднее профессиональное образование:менеджмент»).
4. Максимцов М.М., Комаров М.А. Менеджмент: Учебник для вузов, 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Единство, 2007.
5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Перевод с англ. – М.: «Дело», 2005.
6. www.bstal.ru (20.11.08 г.)
7. Выдержки из документации «СТО 09.05.02-2006», «СТО 09-229», «СТО И-06-144», «СТО 06-125».