Управление собственным временем

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность моей темы не вызывает сомнения так как не только современный руководитель, но и каждый современный человек должен иметь представление об основах планирования собственного времени. В данной работе будут рассмотрены основные принципы управления временем, которые охватывают практически все аспекты человеческой деятельности. На первый взгляд может показаться, что проблема тайм – менеджмента присуща только управленцам и, что остальные сферы жизни не затронуты, но возникает вопрос элементарного планирования жизни от глобальных планов до распорядка дня. Одним из наиболее сложных моментов является не столько планирование, сколько неукоснительное выполнение плана. Здесь всё будет зависеть от степени важности, необходимости внутреннего мотива и силы воли индивида.

И так, цель моей работы: изучить основы управления временем как одним из важнейших ресурсов человека.

Задачи:

- изучить основные методы в управлении временем, а именно Метод Эйзенхауэра, Принцип Парето и Система управления временем Б.Франклина;

- представить и охарактеризовать практические советы по управлению временем;

- провести маркетинговое исследование студентов ТулГУ.

 

 

 

 

 

 

 

1. ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНИЕ  ВРЕМЕНЕМ 

1.1. Понятие управление  временем и причины его дефицита

Управление временем — наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время.[11] Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях. Эти методики представлены в ряде книг, материалах семинаров и курсов. Общими в них являются:

- список задач (to-do list);

- постановка целей;

- установка приоритетов.

Для того чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При  спешке руководитель не успевает  даже сосредоточиться на той  проблеме, которую он выполняет  в данный момент.

2. Нагромождение работ. У  него нет чёткого распределения  работ по степени важности, и  он не занимается анализом  ключевых, перспективных вопросов.

3. Постоянные доработки  дома. При этом время, отведённое  на отдых, расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности  на следующий день и в конечном  итоге ведёт к упадку здоровья.

4. Переутомление. Следствие  длительной работы в условиях  постоянной спешки.

5. Суетливость. Это результат  плохой организованности дня, а  также иногда зависит от импульсивности  и особенностей человека.

6. Бесплановость работы. Является результатом образа  жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни  данной организации.

7.Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает  хроническую нехватку времени.

 
1.2. Основные методы в управлении  временем

Знание следующих стратегий могут помочь правильно ставить приоритеты, и управлять своим свободным временем, что в итоге поможет планировать не только рабочие дела, но и корректировать жизненные планы. Управлять самому своим рабочим и свободным временем, освободить «лишнее» время для увлечений, развития, собственного роста и самосовершенствования. Таким образом, можно освободить для себя двадцать пятый час в сутках.

 
1.2.1. Метод Эйзенхауэра

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Вашу работу. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел[14]:

1. Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для Ваших дел. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично Вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.

3. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под “тиранию” спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

4. Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

Таблица

«Матрица приоритетов Эйзенхауэра»

 

	СРОЧНЫЕ ДЕЛА	НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
	I - Срочное и важное	II - Важное, но не срочное
ВАЖНЫЕ	Разрешение кризисов  Неотложные задачи  Проекты, у которых подходят сроки сдачи	Планирование новых проектов Оценка полученных результатов  Превентивные мероприятия  Налаживание отношений  Определение новых перспектив, альтернативных проектов
	III - Срочное, но не важное	IV - Не срочное и не  важное
НЕВАЖНЫЕ	Прерывания, перерывы  Некоторые звонки  Некоторые совещания  Рассмотрение неотложных материалов  Общественная деятельность	Рутинная работа  Некоторые письма  Некоторые звонки  "Пожиратели" времени  Развлечения

 
1.2.2. Принцип Парето

«Принцип Парето»: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата [16] Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел.

Принцип Парето действительно работает и может применяться в самых разных областях. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году, и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни. Согласно этому принципу:

- 20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств;

- 20% преступников совершают 80% преступлений;

- 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия;

- 20% клиентов определяют 80% доходов компании.

Применительно к практике управления временем, принципы Парето могут быть сформулированы следующим образом:

- 80% информации Вы получаете из 20% источников, необходимых для Вашей работы;

- 80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое Вы потратили на всякого рода совещания и планерки;

- 20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.

Вы можете найти для себя немало полезных идей, применив принцип Парето в Вашей собственной работе. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске Вашего компьютера…

Вы можете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20% клиентов, которые обеспечивают 80% прибыли). Или выбрать наиболее важные виды товаров (20% номенклатуры товаров обеспечивают 80% прибыли).

Установление приоритетов с помощью анализа АБС.

Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и С задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБС основывается на следующих трёх закономерностях:

- важнейшие задачи составляют  примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения  цели составляет около 65%;

- на важные задачи приходится  около 20% общего числа дел, значимость  которых также около 20%;

- менее важные и несущественные  задачи составляют около 65% всех  дел, а в свою очередь значимость  их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить анализ АБС необходимо следовать следующим пунктам:

- составить список всех  предстоящих задач.

- систематизировать их  по важности и установить очерёдность.

- пронумеровать эти задачи.

- оценить свои задачи  в соответствии с категорией А,Б,С.

- задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению.

- задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению.

- оставшиеся задачи самые  маловажные и подлежат обязательному  перепоручению.

 

 
1.2.3. Система управления временем  Б.Франклина

Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» - в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина же «направлена вперёд» - она работает с тем, что должно быть сделано[13]. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды.

Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей.

Таблица 2

«Ступенчатая пирамида Б.Франклина»

 

					План на день
				Краткосрочный план
			Долгосрочный (на годы) план
		Генеральный план достижения цели
	Глобальная цель (достойная цель творческого человека)
Главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни)

 

Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря - то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего - слава и высокий социальный статус. Для четвёртого - власть. Для пятого - познание. Для шестого - служение во имя человечества...

Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды - если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.

Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

2) Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.

Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

3) Третья ступень пирамиды опирается на второй.

Составляется генеральный план - что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.

4) Четвёртая ступень пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.

Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока - если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет...), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.

В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

5) Пятый ступень - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.