Управление проектами

1. В целом понятие «проект» объединяет множество, казалось бы, мало связанных между собой явлений и мероприятий: строительство зданий и сооружений, создание новой или развитие (или реорганизация) уже созданной организации, реформирование социального, финансового и другого строя.

В управлении проектами используется несколько различных концепций  понятия «проект», и каждая из них  отражает специфику отрасли, которая  эту концепцию выдвигает.

Наиболее приемлемой и отвечающей самой сути проекта представляется следующая, достаточно универсальная, концепция:

Проект – это изменение или  реформирование существующей системы, при этом изменение имеет цели, базу ресурсов, временные рамки ожидание конечного результата и требования к нему.

 

2. Итак, важнейшее отличие между проектом и программой – это их масштаб. Программа – это несколько проектов, объединённых между собой одной целью. Она измеряется не количественно, а качественно и предполагает изменение состояния. Сроки реализации проекта, как правило, определены жёстко, а их перенос неизбежно повлияет на воплощение в жизнь программы.

Также есть отличия и по сложности воплощения в жизнь поставленных задач. Реализация проекта видится более простой, так как для успеха достаточно достигнуть целей к определённому  периоду времени. Программа – это лишь гипотеза (борьба с алкоголизмом или наркоманией), которая должна найти своё подтверждение на практике. Не всегда взаимосвязанные проекты и их успешное воплощение приводят к изменению состояния, а результат и вовсе может оказаться непредсказуемым.

Отличие проекта от повседневной операционной деятельности состоит в наличии у проекта уникальной цели и временных ограничений. Повседневные операции выполняются постоянно, имеют повторяющийся характер, в то время как " проекты являются временными и уникальными

Конечные цели проекта и операционной деятельности отличаются коренным образом. Задача проекта - достижение поставленной цели, после чего проект завершается. Операционная деятельность, напротив, обычно служит для обеспечения нормального  течения бизнеса. Проект отличается тем, что он завершается после выполнения поставленных конкретных задач, в то время как операции получают новые цели и продолжают выполняться

 

3. Любой проект характеризуется  наличием определенного набора  признаков, которые являются универсальными и присущими любому проекту, несмотря на их многочисленность и разнообразие.

НАЛИЧИЕ ЦЕЛИ

Наличие цели является первичным условием существования проекта, ведь если у  проекта отсутствует четко поставленная цель, то само его существование лишается смысла, исполнитель проекта не будет знать, к чему он должен стремиться, в чем состоят его обязанности. Таким образом, цели должны быть определены возможно более четко, что позволит оптимально воплотить проект в жизнь.

НАЛИЧИЕ РЕСУРСНОЙ БАЗЫ

Для осуществления любого проекта  необходим определенный набор ресурсов, при этом ресурсы могут быть самыми различными: это и финансовые средства, востребованные для проведения мероприятий, необходимых для достижения цели, и люди – исполнители проекта.

Помимо этого, сюда можно отнести  технику, оборудование, материалы –  одним словом, оснащение, обеспечивающее выполнение технической стороны  проекта.

ВРЕМЕННЫЕ РАМКИ 

При составлении проекта необходимо четко рассчитать временные рамки  для его выполнения и затем четко их придерживаться.

Длительность осуществления любого проекта лимитируется его начальной  и конечной стадиями. При этом начальную  стадию следует рассматривать как  постановку цели и начало затрат усилий на ее достижение, в то время как  конечная стадия выражается либо в достижении целей, либо в очевидности невозможности их достижения.

ОЖИДАНИЕ РЕЗУЛЬТАТА

От осуществления проекта всегда ожидают достижения какого-либо результата, как правило, поставленной цели. Цель проекта должна быть определена с самого начала, равно как и требования к результатам.

От того, насколько полно достигнут  ожидаемый результат проекта, зависит  успешность самого проекта.

СТРУКТУРИЗАЦИЯ ПРОЕКТА 

При планировании проекта его необходимо структурировать с целью получения  эффективного конечного результата.

Структурированный проект представляет собой разветвленную сеть пошагового процесса. Общая схема структуры  проекта представлена на следующей  странице.

Структуризация проекта может  быть ориентирована на результаты, или на фазы жизненного цикла проекта. Соответственно схемы структур также будут разными, различия составляют направленности работ по этим схемам.

4. По определению проект является временным предприятием, осуществимым для создания уникального продукта или услуги.

На первых шагах проекта всегда существует некий хаос, и задача грамотного управления состоит в том, чтобы превратить хаос в порядок, чтобы появилась определенная система деятельности, позволяющая наладить процесс. Создание концепции проекта – первый шаг к упорядочению хаоса, шаг к осмыслению деятельности, вычисление ее этапов и планированию. По сути, концептуализация – это выстраивание содержания проекта, деятельность, которая предшествует детальному планированию, создание общей схемы процесса. Необходимо отметить, что этап создания концепции играет особенную роль для тех проектов, в которых степень новизны очень высока.

Когда проект связан с разработкой нового продукта, то процесс его реализации редко имеет линейный характер. Очень важно на этапе концептуализации, чтобы было хотя бы несколько вариантов путей решения поставленных задач, и чем больше вариантов, тем больше вероятность, что найдется оптимальный вариант решения задачи. На этом этапе работы очень многое зависит от того кто будет реализовывать проект т.е. от опыта разработчика и от творческого потенциала тех людей, которые будут работать над проектом.

Сущность процесса концептуализации проекта в значительной мере состоит в рассмотрении вариантов решения проблемы, их фильтрации. Происходит оценка предлагаемых вариантов с точки зрения возможности реализации, соответствия ресурсам заказчика. В итоге этого процесса происходит выбор лучшего варианта, который устраивает и заказчика и разработчика и в техническом, и во временном , и в финансовом плане.

На этапе создания концепции  проекта руководителю очень важно  стимулировать творчество исполнителей. Часто говорят, что творчество –  это процесс спонтанный, но требует  озарения, вдохновения и не поддается стимулированию.

 

5. Процесс реализации любого  проекта протекает во времени  и представляет собой ряд следующих  друг за другом стадий. Полная  их совокупность и составляет  жизненный цикл проекта. Нет  возможности говорить об универсальном  жизненном цикле в силу того, что все проекты различны, и его специфика будет определяться условиями каждого конкретного проекта. Тем не менее в жизненном цикле каждого проекта можно выделить несколько стадий:

НАЧАЛЬНАЯ СТАДИЯ

На начальной стадии производятся сбор данных о текущем положении организации, их анализ, принимается решение о целесообразности инициации нового проекта, оцениваются возможные сценарии развития ситуации, утверждается общая концепция проекта.

СТАДИЯ РАЗРАБОТКИ

На этой стадии основное внимание уделяется развитию уже принятой концепции проекта и отдельных ее аспектов. Процесс управления и осуществления работы делится на фазы, утверждается план выполнения работ, выделяются финансовые, человеческие и технические ресурсы, назначаются лица, ответственные за исполнение проекта.

СТАДИЯ РЕАЛИЗАЦИИ

На этой стадии деятельность бывает посвящена выполнению работ, которые  необходимы для достижения целей, поставленных в процессе утверждения проекта.

Эти работы, помимо прочих, будут включать заключение договоров и контрактов, оперативную организацию эффективного управления ресурсами и работами, решение вопросов, возникающих в ходе осуществления проекта, и подведение к поставленным целям.

ЗАВЕРШАЮЩАЯ СТАДИЯ

Содержанием этой стадии являются окончательное  достижение поставленных целей, испытание полученного результата на предмет соответствия требованиям, подведение итогов, подготовка итоговой документации и закрытие проекта

6. В самом общем виде методология  проектного менеджмента определяет  и формализует процедуры, методы и инструменты реализации пяти групп управленческих процессов (согласно стандарту PMBOK Guide):

Инициация проекта – процесс управления проектом, результатом которого является авторизация и санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла.

Планирование  проекта – непрерывный процесс, направленный на определение и согласование наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом всех факторов его реализации.

Организация исполнения проекта – процесс обеспечения реализации плана проекта путем организации выполнения включенных в него работ и координации исполнителей.

Контроль исполнения проекта - процесс сравнения показателей плановых и фактических показателей выполнения проекта, анализ отклонений и их причин, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, решений о корректирующих действиях для ликвидации нежелательных отклонений.

Завершение проекта – процесс формального окончания работ и закрытия всего проекта.

7. Ограничения проекта (project constraints) – сводка правил управления проектом с приставкой "не", набор некоторых параметров проекта или его продукта, которые не будут реализованных в рамках данного проекта. К ограничениям так же относятся все факторы, которые могут послужить ограничением степени свободы участников команды. Как пример, можно привести такие ограничения: ограничения по бюджету, ограничение по срокам проекта (deadline), по человеческим ресурсам и т. д.

• Взаимоотношение между ограничениями проекта таково, что если один из этих факторов изменится,  то с  большой  долей вероятности  будет  затронут  как  минимум  еще  один фактор.
• Если сжимается расписание, то зачастую возникает необходимость увеличения бюджета и включения дополнительных ресурсов для выполнения одного и того же объема работ в более сжатые срок.
• Если увеличение бюджета невозможно,  может  быть  сокращено  содержание  или  снижено  качество  для  поставки  продукта  в более  сжатые сроки  в  пределах установленного  бюджета.

 

8.

9. Портфель проектов – это набор проектов или программ и других работ, объединенных вместе с целью  эффективного управления  данными работами  для  достижения стратегических целей.

Портфель проектов - это так же набор компонентов (например, проектов, программ и портфелей), которые объединены в группу для достижения эффективного управления с целью достижения стратегических результатов.

 
Проекты и программы, которые сообща управляются в портфеле могут  не иметь в явном виде непосредственной связи.

10. В отличие от входящих в  программу проектов входящие в портфель проекты и программы могут быть не связанны напрямую друг с другом. Кроме того, состоящий из текущих компонентов и будущих инициатив портфель не является временным образованием, как проект или программа.  Он может существовать настолько долго насколько остается актуальной цель его создания. Организация может иметь несколько портфелей, образованных для достижения разных стратегических целей, регулярно пополняя их новыми компонентами путем идентификации, отбора и одобрения.

Управление портфелем отражает запланированные или осуществленные инвестиции организации и предполагает оценку «риск-доход». В связи с этим управление портфелем проектов включает в себя процессы, необходимые для определения приоритетов организации, принятия инвестиционных решений, распределения различных ресурсов. В отличие от управления проектом и программой, отвечающих скорее на вопрос «Как правильно выполнить работу?», управление портфелем отвечает на вопрос «Какую работу будет правильно выполнить?». Поэтому компоненты портфеля могут быть измерены, проранжированы и приоритезированы. Успех управления портфелем измеряется показателями агрегированного исполнения (эффективности) компонентов портфеля.

11.