Управление изменениями

Управление изменениями — это структурный подход к переводу индивидов, команд и организаций из текущего состояния в желаемое будущее состояние. Целью этого организационного процесса является расширение прав и возможностей сотрудников принять и поддержать изменения в их текущем бизнес-окружении. В управлении проектами, управление изменениями рассматривается как процесс управления проектом, в котором формально представлены и одобрены изменения проекта.

 

Иногда возникает вопрос: чем ещё можно управлять, как не изменениями? Ведь управление возможно тем, что движется, процессом. А направляя процесс мы производим изменение. Управлять застывшим невозможно.

Для практических целей удобно разделить понятие управление и управление изменениями. Последнее будет частным вариантом первого. Оно имеет определенные особенности, которые не присущи другим управлениям, но подчиняется общим закономерностям управления.

Управляя процессом передвижения субъекта, мы управляем изменением положения из одной точки в другую. И такое управление будем считать управлением движения. А управляя изменением - управляем изменением самого субъекта управления (его привычками, состоянием). Т.е. если субъект ранее двигался всегда по одной траектории, а мы его приучили двигаться по другой - произвели изменение.

При проведении изменений можно выделить три рода риска в связи с тремя аспектами изменений:

 

Риск содержательного эффекта - связан с правильностью выбора желаемого конечного состояния.

Риск процесса перехода - связан с процессом изменений.

Риск отката к прошлому состоянию системы связан с формированием новых привычек.

Величина каждого из рисков зависит от ситуации. Так, риск содержательного эффекта при низкой конкуренции менее значим, чем при высокой (неверное решение относительно изменения в этих условиях может быть равносильно подписанию приговора организации).

 

Вероятность успеха изменений

Существует большое количество формул, помогающих определить вероятность изменений. В большинстве случаев они похожи на метод оценки вероятности успеха изменений Jacobs:

С = А * В * D

С = Вероятность, что перемены будут успешными

А = Неудовлетворенность существующим положением

В = Четко сформулированные цели перемен

D = Конкретные первые шаги  для достижения целей

Формула демонстрирует: для того, чтобы успешно проводить  перемены, важно (А) убедить людей в их необходимости, (В) четко и понятно объяснить, что предлагаемые перемены улучшат ситуацию, и (D)объяснить ваши цели и показать первые позитивные результаты перемен.

 

Подходы к анализу и проведению изменений

В управлении изменениями используются различные подходы для анализа, подготовки и проведения изменений.

Индивидуальные изменения

Психология обучения

• Бихевиористский подход - введение и исключение мотиваторов для стимулирования желательного и удаления нежелательного поведения (основано на работах Павлова), теории X и Y (Макгрегор, Дуглас), двухфакторная теория мотивации Герцберга
• Когнитивный подход - анализ когнитивных структур, таких как цели, ценности, убеждения, поведения
• Психодинамический подход - рассмотрение изменения, как психической драмы в динамике (модель Кюблер-Росс)
• Гуманистический подход - теория потребностей Маслоу и др.

 

Командные изменения

Анализ и использование факторов повышение эффективности команд, таких как:

Постановка целей

• Распределение формальных и неформальных ролей
• Организация процессов внутрикомандного взаимодействия: организации встреч, принятия решений, подведение итогов
• Межличностных отношений в команде
• Отношений команды с окружающей средой и другими командами

 

Организационные изменения

Применение метафор организации для проведения изменений:

• Организация как машина
• Организация как политическая система
• Организация как организм
• и др.
• При рассмотрении организации как системы эффективно зарекомендовала себя системная динамика, применение которой в контексте бизнеса было описано Сенге.

 

Алгоритм проведения изменений Использование типовых шагов для проведения изменений подробно рассмотрено в работах Коттера, таких как:

• Преодоление состояния удовлетворенности текущей ситуацией
• Формирование команды для проведения изменения
• Определение видения желаемого будущего и стратегии перехода
• Широкое информирование о проводимых изменениях
• Устранение препятствий и барьеров, мешающих проведению изменений
• Достижение быстрых первых успехов
• Поддержание процесса изменений с целью недопущения отката назад
• Закрепление проведенных изменений в корпоративной культуре
• При проведениях изменений может использоваться теория ограничений, разработанная Голдраттом.

 

Примеры организационных изменений

• Изменение стратегии
• Изменение технологий
• Изменения структуры
• Изменение отношения и поведения персонала
• Как мультидисциплинная наука управление изменениями требует, как креативного маркетинга для обеспечения коммуникации изменений, так и глубокого понимания стилей лидерства и групповой динамики. В рамках проектов по трансформации организации управление изменениями синхронизирует ожидания различных групп, организует коммуникации, интегрирует команды и управляет обучением и подготовкой людей.

 

 

 

Преодоление сопротивления

   Любые изменения  в работе сотрудников связаны  с возникновением с их стороны  некоторого сопротивления, т.к. изменения  выводят из комфортного и устойчивого  состояния, к которому они привыкли. Успех внедрения системы качества  в большей степени будет зависеть  от способности понимать и  преодолевать сопротивление, чем  от «нажима» на персонал новыми  процедурами и правилами работы.

• Потеря своего положения в организации. Сотрудники опасаются, что в результате внедрения системы качества могут ухудшиться их условия труда, уменьшится зарплата, увеличится нагрузка и т.п.
• Сомнения в необходимости изменений. Если сотрудники не понимают для чего внедряется система качества, то они будут считать эти работы бесполезными, а существующую ситуацию, в которой они работают – нормальной, не требующей никаких изменений.
• Недовольство вмешательством в свою работу. Обычно, когда сотрудники выполняют свою работу, они считают, что выполняют ее наилучшим образом. Особенно это касается работников с большим опытом работы. А специалисты по системе качества вторгаются в сферу их профессиональной деятельности. Естественно, что это вызывает сопротивление.
• Неожиданность проводимых изменений. Как правило, в организации всегда найдется некоторое количество сотрудников (иногда очень большое количество), которые ничего не знают о внедрении системы качества, поэтому, когда им говорят, что теперь они должны работать по новым правилам они начинают сопротивляться таким изменениям.
• Незнание сотрудниками целей изменения. Когда сотруднику непонятна цель изменения конкретных действий в его работе, то это вызывает отторжение изменений.
• Сомнение в своей компетентности. Часто люди сопротивляются внедрению системы качества, потому что сомневаются, смогут ли они освоить новые навыки и умения.
• Нежелание менять сложившиеся отношения. Система качества меняет взаимоотношения в коллективе. Не все сотрудники этого хотят, особенно когда взаимоотношения их устраивают и они комфортны для них.

 

Управление изменениями оперирует такими понятиями, как лидерство, эффективность коммуникаций и принятие потребности в изменениях для разработки точных стратегий перехода, для того чтобы преодолеть неизбежное сопротивление переменам. Эффективный план управления изменениями должен учитывать все вышеперечисленные аспекты изменений. Это может быть достигнуто следующими способами:

 

• Инициаторы и исполнители должны быть уверены, что перемены действительно необходимы.
• Необходимо проанализировать, с каким сопротивлением вы можете столкнуться при проведении конкретных изменений. Для этого нужно поговорить с людьми, чтобы выяснить их отношение к планируемым переменам, причем нужно внимательно отнестись к возражениям — они могут быть небезосновательны, а следовательно — полезны.
• Постараться свести к минимуму сопротивление, уделив особое внимание сотрудникам, которые противятся переменам. Обсуждение с ними ситуации может если не устранить, то полностью ослабить сопротивление.