Тренировка внимания. Умение слушать собеседника

Федеральное государственное образовательное  бюджетное учреждение

высшего профессионального  образования

«Финансовый университет при Правительстве  Российской Федерации»

(Финуниверситет)

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

по  дисциплине  «Организация делопроизводства

 и персональный менеджмент»

на тему: «18»

 

 

 

 

                                            Выполнил: Логинова Ю.О.

Факультет:Мим

Специальность:БМ

Личное дело №09МЛБ02500

Курс 4 группа дневная

 

 

                                           Проверила: Юдина В.А.

 

 

 

 

 

Пенза 2013

 

Содержание:

1. Тренировка внимания. Умение слушать собеседника……………………..3
2. Обработка исходящих документов……………………………………….…6
3. Приведите образец телеграммы……………………………………………..8
4. Список использованной литературы…………………………………….…12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Тренировка  внимания. Умение слушать собеседника

Внимание, это комплекс процессов, главными из которых являются:

- работа системы восприятия;

- функция сопоставления  воспринимаемой информации с  мировоззрением, целями, намерениями,  моральным кодексом. Это еще можно назвать базовыми эмоциональными и базовыми ментальными конструкциями.

В процессе обучения, тренировки — внимание человека улучшается, обогащается опыт, достигается подготовленность. Один из способов улучшения внимания — это тренировка в тестировании. Это процесс функционального совершенствования путем повторения освоенных в тесте действий с целью получения стойких навыков, которые потом можно использовать в повседневной жизни: учебе, работе, самосовершенствовании, достижении каких-то целей.

Тренировка внимания является одним из направлений самосовершенствования руководителя. Приемы совершенствования внимания:

Количество внимания. Увеличение объекта при непрерывном восприятии объекта.

Плотность внимания. Фокусировка внимания на одном объекте среди однородных объектов.

Концентрация и расширение внимания.

Отраженное внимание.

Обратим внимание на себя. Посмотрим на своё отражение в зеркале, и уделим внимание отражению. Потом уделим внимание своему лицу, и опять отражению…

Внимание - на невидимые объекты. Снимем крышку с пустого спичечного коробка и отложим её в сторону. В открытую коробочку помещаем стальной шарик от шарикоподшипника. Уделяем шарику внимание максимальной плотности, и медленно катаем шарик вдоль стенок, по периметру коробочки. Внимание на шарике - никаких скачков! По часовой стрелочке катаем… Против часовой. Пробуем, катая шарик, на секунду-другую закрывать глаза, потом открываем для контроля. Увеличиваем время закрытых глаз, уменьшаем для открытых. Не забываем удерживать внимание на шарике.

акроем, наконец, коробок  с шариком крышкой, и будем  катать, уделяя внимание невидимому нами предмету. Сначала держим коробок  перед глазами, на луче нашего зрения. Потом уберём с луча зрения, направо, налево, за спину, и продолжим катать шарик, уделяя ему внимание.

Заставим напарника  покатать шарик в закрытой коробочке. Сначала у нас перед глазами, на луче зрения. А потом пусть  он спрячет коробок за спину… После  всего проделанного мы продолжим  уделять внимание шарику, которого заведомо не видим. Ну, вот он, базовый элемент "тонкого видения". Мы продолжаем осознавать объект, недоступный в данный момент нашим глазам. Глазам, но не вниманию!

Осознание объёмов.

"Горизонт с носом".  

Умение слушать собеседника является одним из главных показателей культуры. Глядя на человека, который вас не слышит, вначале вы, пожалуй, почувствуете разочарование, затем гнев. Когда нас не слушают — это очень неприятно.[2]

Принципы эффективного слушания основываются на знании и умении использовать факторы, определяющие его эффективность. Помимо тех факторов, о которых говорилось выше, в большей степени она зависит от готовности и желания слушать. Это, в свою очередь, определяется комбинацией следующих факторов:

1. отношение слушателя;

2) интерес слушателя;

3) мотивации слушателя;

4) эмоциональное состояние слушателя.

Пути для совершенствования  умения слушать:  
1. Уделяйте пять минут в день следующему упражнению: сядьте удобно, расслабьтесь, закройте глаза и слушайте раздающиеся вокруг звуки. Идентифицируйте их. Сколько различных звуков вы слышите? Это упражнение не только учит умению слушать, но и помогает расслабиться.  
2. Во время разговора выслушивайте человека до конца, прежде чем начать высказывать свои соображения. Если вам нестерпимо хочется перебить, то вначале сделайте паузу и вдохните, а уж затем начинайте говорить. Пауза перед вашими словами придаст им большую значительность.  
3. Как можно больше слушайте радио - но не музыку, а программы. Прослушав передачу, ответьте самому себе на вопрос: какую информацию вы получили? Можете ли вы кратко пересказать все только что вами услышанное? 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Обработка  исходящих документов

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие  этапы: 
а) составление проекта документа секретарем; 
б) согласование проекта документа с компетентными лицами; 
в) проверка правильности оформления проекта документа; 
г) подписание документа руководителем; 
д) регистрация документа; 
е) отправка документа адресату; 
ё) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

 
Рис. 2. Порядок обработки исходящих документов 
Проект документа составляется секретарем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись секретарь должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. 
Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.  
При рассылке документа более чем в четыре адреса секретарь готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа. 
Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры:

• разработку проекта документа в структурном подразделении;
• согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
• утверждение документа руководством;
• регистрацию документа;
• экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству. [4]

Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.

Все исходящие из организации  документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа  руководителем, что проявляется  в присвоении отправляемому документу  регистрационного номера.

 

3. Приведите образец телеграммы

Телеграмма относится  к справочно- информационной группе документов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:

- По России:

простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь - не более 10 часов)

телеграмма - письмо (не более 24 часов)

срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)

правительственная

международная.

- По СНГ:

простая (обыкновенная)

срочная

Виды телеграмм:

- По России:

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

уведомление телеграфом

уведомление телеграфом срочное

с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)

- По СНГ:

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)

заверенная

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

с доставкой на художественном бланке по случаю траура

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная  должна прийти к адресату за время  до 3-х часов, а простая до 6 часов.

Категории и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном  обмене для стран СНГ:

- заверенная: Эстония,  Литва;

- срочная: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;

- художественный бланк:  Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.

Телеграмма содержит следующие реквизиты:

- служебный заголовок;

- указание категории  телеграммы;

- отметка о виде  телеграммы;

- телеграфный адрес  получателя (условный или полный);

- текст (содержание  телеграммы);

- подпись;

- регистрационный делопроизводственный номер;

- дата регистрации;

- адрес и наименование  отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах  для подсчета делятся на:

- действительные;

- тарифные.

Текст телеграммы следует  за адресом и размещается в  той же средней части бланка. Должно быть отказано в приеме телеграмм с произвольным соединением слов, противоречащим грамматике русского языка, с отметками «вручить лично», но адресованные в учреждения, организации и предприятия или на номер телефона. При написании текста следует придерживаться некоторых правил. В тексте телеграммы не обязательны знаки препинания и предлоги, если отправитель считает, что смысл содержания при этом сохраняется. Если знаки препинания вносятся в текст, то их следует писать словами или сокращенно, например: ТОЧКА или ТЧК, ЗАПЯТАЯ или ЗПТ и т. д. В тексте, состоящем из цифровых групп, запятая может быть написана знаком. Словами также следует писать такие знаки, как НОМЕР (или HP), ПЛЮС, МИНУС, ЗНАК ВОСКЛИЦАТЕЛЬНЫЙ или ВОПРОСИТЕЛЬНЫЙ, ПРОЦЕНТ, ДЕЛЕНИЕ. [7]

Написание текста, состоящего из групп цифр или букв, допускается  только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, в метеорологических телеграммах, номерах абонементных (почтовых) ящиков, войсковых частей и полевых почт. Цифровые обозначения могут быть дополнены отдельными буквами, поясняющими цифры. Это относится, в частности, к датам и номерам. Например, ВЫЕЗЖАЮ 20-ГО, ПРИЕДУ 100-М ПОЕЗДОМ и т. д. В остальных случаях соединение цифр и букв не допускается.

Ограничения. Без текста, с одним лишь адресом телеграммы не принимаются. Не принимаются также телеграммы, текст которых содержит непристойные или бранные слова, фототелеграммы с непристойными изображениями. Как уже было сказано, работники телеграфа обязаны проявлять бдительность, не допуская к передаче телеграммы, направленные против безопасности и интересов СССР.

Подпись в текстовой части телеграммы не обязательна. Но в нижней части телеграфного бланка под чертой адрес и фамилия отправителя обязательны во всех случаях. Допускается подробный адрес заменять номером своего телефона. Возможно также ограничиться указанием ДО ВОСТРЕБОВАНИЯ или ПРОЕЗДОМ. Необходимо предупредить подателя телеграммы, что адрес его, написанный под чертой, не передается и не оплачивается.