Тайм-менеджмент

Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.

9. Переработка – перепроверка.

План нужно  постоянно перерабатывать и перепроверять  с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.

10. Согласование временных планов.

Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру  необходимо согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).

                   

  3.4   РЕАЛИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ                     

предполагает  составление распорядка дня и  организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

     Правила начала дня:

1)       начинать  день с позитивным настроением;

2)       начинайте  работу по возможности в одно  и то же время;

3)       перепроверка  плана дня, составленного накануне

4)       вначале  – ключевые задачи;

5)       приступать  без раскачки;

6)       согласовать  план дня с секретарём (он будет  эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных помех);

7)       утром  заниматься сложными и важными  делами, т.к. потом менеджер обычно бывает занят текущими делами;

     Правила основной части дня:

8)       Хорошая  подготовка  работы;

9)       Влиять  на фиксацию сроков в собственных  интересах;

10)   Перепроверять все  акции с точки зрения их  необходимости;

11)   Отклонять дополнительно  возникающие неотложные проблемы;

12)   Избегать незапланированных  импульсивных действий;

13)   Своевременно делать  паузы и соблюдать размеренный  темп;

14)   Небольшие однородные задачи выполнять сериями (при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности процесса достигается экономия времени);

15)   Рационально завершать  начатое (отвлечение и последующее  возвращение к работе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте)

16)   Использовать незапланированные  временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;

17)   Работать антициклично ( т.е. в начале дня целесообразно заниматься

важнейшими задачами, а  в более беспокойный период - делами менее важными);

18)   Выкраивать спокойный  час;

19)   Контролировать  время и планы;

     Правила завершения рабочего  дня:

20)   Завершить начатые  небольшие дела;

21)   Контроль за результатами и самоконтроль;

22)   План на следующий  день; 

23)   Каждый день должен  иметь свою кульминацию.

Помимо этих правил также важно соблюдать  естественный дневной ритм. У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать в своей работе.

                  ОСОБЕННОСТИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В УКРАИНЕ     

Менеджмент  в Украине, как и в любой другой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно связан с общественно-экономическим укладом страны.

В силу исторических особенностей экономика нашей страны развивается скачкообразно, т.е. все процессы у нас происходят в более сжатые временные интервалы. В советский период истории Украины отсутствовала частная собственность, в то время как наука управления получила основной всплеск развития по всему миру. Поэтому сейчас менеджеры вынуждены работать больше и эффективнее, и не удивительно, что у большинства из них проблемы с использованием и планированием времени. Все российские экономисты признают, что рациональное использование времени является непременным условием всякого процесса труда, и управленческого тоже, но, несмотря на это, по настоящее время проблема эффективного использования времени в большинстве исследований, и особенно касающихся вопросов управления, либо игнорируется, либо освещается очень слабо. Отечественные руководители вынуждены пользоваться разработками иностранных специалистов.

В настоящее  время руководителей можно условно  разделить на две группы:

·          руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, как работали раньше.

·         Новые менеджеры, большинство из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировались за рубежом. Они использовали опыт западных менеджеров и поэтому мало чем отличаются от своих коллег из других стран. Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использования своего рабочего времени.

Украинская экономика переживает сейчас переходный период. При плановой и рыночной  экономике  внешняя среда относительно стабильна, а сегодня предприятия действуют  в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуация усложняет процесс принятия решений. Планы приходится постоянно пересматривать. Цели, стоящие перед менеджером не всегда ясны и последовательны. Множественность целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто приводит к  противоречиям. Невозможность постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений (возникают неожиданные задачи, невозможно однозначно расставить приоритеты).

Как уже отмечалось, применение принципов тайм-менеджмента связано не только с экономическими, но и с общественно психологическими факторами. В нашей стране велик удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей. Это говорит о проблемах с делегированием у украинских менеджеров. Многие из них не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучшею В результате менеджеру не хватает времени на действительно важные, перспективные задачи. Еще одна особенность в использовании рабочего времени заключается в том, что

в украинских компаниях более распространены дружеские отношения между коллегами. Многие предпочитают начинать рабочий день с неформального общения с коллегами, а не с важнейших дел; обсуждение условий контракта может плавно перейти в дружескую беседу.

В Украине сложился образ руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем больше ему недостает времени, тем значительнее он кажется.

Некоторые руководители с восторгом заявляют, что они  работают по 12-13 часов в сутки, выражая этим преданность своему делу. Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не может расставить приоритеты и правильно организовать свое время.

В основном то, насколько эффективно менеджер распоряжается  своим временем, зависит от его личности, от того, хочет ли он   упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественных усилий ни для украинского менеджера, ни для человека любой другой страны.

                               

   ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                  

Можно сделать  вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально,    т. к.  для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования  своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время”  М.: Интерэксперт, 1995

2. “Организация рабочего времени”, учебник М: ”ДеКА”, 1994

3. Гамидуллаев Б.Н. “Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием” Пенза, 1997

4.   Электронный журнал «Корпоративные Финансы» http://cfin.ru/management/index.shtml

5.  С. И. Калинин  «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ  ПРАКТИКУМ ПО УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ»