Тайм-менеджмент: сущность и признаки

13. Отвлекающие факторы на рабочем  месте. Гигантский список мелочей  по специфике личности каждого.

14. Чрезмерная офисная бюрократия. Беготня с бумажкой по нескольким  отделам ради визы.

15. Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других. И просто пустая болтовня.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Основные методы тайм-менеджмента

 

Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально.

Одним из родоначальников тайм-менеджмента считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть знаменитого Генри Форда, который ввел на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время сборки автомобилей и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

В настоящее время в России одним из известных специалистов в области тайм-менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Планирование

 

4.1 Классическое планирование

 

Классическая методика разработки планов и альтернативных вариантов деятельности, широко распространенная на Западе. Означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Как показывает практический опыт, минуты, затраченные на планирование, сокращают часы на непосредственную реализацию, приводя, в конечном счете, к экономии времени в целом.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать намеченных целей, человек должен четко представлять свой бюджет времени. «Существуют несколько основных правил планирования:

1. При составлении плана дня  лучше оставить 40% рабочего времени  свободными. Т.е. 60% - запланированное  время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время.

2. Документируйте потраченное время, с указанием, как и на что оно было потеряно, чтобы иметь представление о его расходе.

3. Чтобы сводить все задачи  воедино, необходимо иметь представление  о предстоящих делах, разделить  их по степени срочности.

4. Создавайте реальные планы  лишь с тем объемом задач, с которым сможете справиться.

5. Научитесь определять темп  работы и количество нужной  информации для ее выполнения.

6. Если в вашей работе регулярно  возникают помехи в виде срочных, спонтанно возникающих дел –  предусмотрите в плане время  и на решение таких дел.

Попытка выполнения большого объёма работ и распыление сил на отдельные несущественные дела приводят к тому, что в конце дня главные проблемы остаются нерешенными. Установить приоритетность – значит разделить весь поток задач по степени важности, придать им первостепенное, второстепенное и т.д. значения.

Следует заметить, что при классическом подходе рекомендуется сосредотачиваться на одной выполняемой задаче. Однако существуют люди, которым удобнее работать с несколькими делами параллельно, с частыми переключениями между ними. Если такой способ вам подходит и позволяет меньше утомляться – используйте такой стиль работы1».

 

4.2 «Золотые» пропорции планирования времени

 

Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени». Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.

 

4.3 Техника анализа сложности задач

 

Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы.

А. Важнейшие задачи — составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.

Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.

В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).

Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:

1. Составьте список всех предстоящих  в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

2. Систематизируйте задачи по  степени их важности, установите  очередность дел в соответствии  с их «стоимостью» для вашей  деятельности.

3. Пронумеруйте свои задачи.

4. Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:

а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;

б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;

в) остальные 65 процентов — задачи категории В.

5. Перепроверьте свой временной  план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач: 65 процентов запланированного времени — задачи А; 20 процентов запланированного времени — задачи Б; 15 процентов запланированного времени — задачи В.

6. Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.

7. Оцените задачи Б и В с  точки зрения возможности их  делегирования.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Сегодня одной из самых частых проблем, с которой приходится сталкиваться большинству офисных сотрудников, - это проблема нехватки времени. Я полагаю, что эту проблему в большинстве случаев можно решить с помощью грамотного управления временем – системы персонального тайм-менеджмента. Поскольку время – практически единственный невосполнимый ресурс из тех, что находятся в нашем распоряжении, его неэффективное расходование может обходиться нам слишком дорого.

Сегодня существует множество курсов и тренингов по тайм-менеджменту, которые помогают планировать работу без простоев, расставляя приоритеты в текущих задачах, обучая различным методикам и приемам по рационализации рабочего процесса. Можно научиться этому и самостоятельно. Как показывает практика, даже у хорошего менеджера при применении систем тайм-менеджмента можно найти дополнительные временные ресурсы или возможность повысить эффективность труда.

Итак, в качестве основных рекомендаций тайм-менеджмента можно вынести следующее:

• Материализуйте мысли и задачи.
• Хотите управлять — измеряйте. Управляйте на основе фактов, а не мнений.
• Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы — нет результата.
• Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения.
• Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит для достижения результата.
• Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, отводите ему лучшее время и силы.
• Инвестируйте время в будущее.
• Ловите удачные возможности. План — средство это делать, но не самоцель.
• Создавайте обзор всех делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего.
• Управляйте рабочей нагрузкой
• Выработайте «чувство времени» и «чувство эффективности». Остальное приложится.

- 60% рабочего времени — планировать.

- 40% оставлять в качестве резерва:

20% — на незапланированное (безотлагательные дела, форс-мажор),

20% — на спонтанное (возможности  для творчества или проявления  инициативы).

Грамотно выстроенная система тайм-менеджмента помогает во-первых, провести анализ рабочего дня, чтобы понять, насколько критична ситуация с организацией времени. А во-вторых, сделать свой день максимально эффективным, разгрести накопившиеся завалы в кратчайшие сроки, избежать новых. И, наконец, успешно встроенная в жизнь система тайм-менеджмента поможет сделать ее сбалансированной, так что всегда найдется место работе, и отдыху.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Используемая литература

 

1. Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006 – 224с.
2. Берд П. Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени. – Пер. с англ. К. Ткаченко. – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. – 288 с.
3. Вронский А.И. Как управлять своим временем. – Ростов – н/Д: Феникс, 2007. – 224с. – (Психологический практикум)
4. Захаренко Г. Тайм-менеджмент. – СПб.: Питер, 2004. – 128с.
5.    Дод П., Сандхайм П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как сделать больше, не теряя головы / Пер. с англ. – СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2008. – 128с.
6.   Зайверт Л. «Если спешишь – не торопись. Новый тайм-менеджмент в ускорившемся мире». М.: АСТ, 2007. – 256 с.
7. Лапуста М.Г. «Планирование и распределение рабочего времени руководителя. Управление временем – это управление собой». // «Управление персоналом», 2006 г. –76 с.
8. Герчикова И.Н. «Менеджмент». – М.: ЮНИТИ, 2009г. – с. 15-56.