Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента

Федеральное государственное образовательное  бюджетное учреждение

высшего профессионального  образования

«Финансовый университет при Правительстве  Российской Федерации»

(Финуниверситет)

Тульский  филиал Финуниверситета

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине «Менеджмент»

Вариант № 2

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студент  3курса

факультета  ФиК

направления бакалавр экономики

группы вечерней

Голубцова К.И.

№ л.д.11 флд 11408

Проверил: Шишкин А.Н.

 

 

 

 

 

Тула 2013г.

План работы

Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента   3

Задача           7

Начертить структуру  управления конкретной организации. Показать иерархию управления, выявить недостатки этой структуры и наметить предложения  по ее совершенствованию      8

Тест            15

Список литературы         17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос 1

Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента

Коммуникация - это процесс  обмена информацией, опытом и сведениями. Коммуникации позволяют координировать деятельность как внутри предприятия, так и налаживать внешние контакты.

Цели коммуникаций.

1. Обеспечение эффективного  обмена информацией между субъектами  и объектами управления.

2. Совершенствование  межличностных отношений в процессе  обмена информацией. структура  управление организация

3. Создание информационных  каналов, например торренты для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

4. Регулирование и  рационализация информационных  потоков.

В зависимости от способа  обмена информацией различают:

- межличностные или  организационные коммуникации на основе устного общения;

- коммуникации на основе  письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации делятся на:

- формальные или официальные;

- неформальные.

Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам.

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений  между работниками организации.

Сети неформальной организационной коммуникации существуют в силу стремления работников знать ту информацию, которую они не могут получить с помощью формальных организационных коммуникаций.

Система неформальных коммуникаций способна рождать слухи, которые  могут отрицательно сказаться на эффективности коммуникаций.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

- предстоящие сокращения  производственных рабочих;

- новые меры по наказаниям  за опоздание;

- изменения в структуре  организации;

- грядущие перемещения и повышения;

- подробное изложение  спора двух руководителей на  по следнем совещании по сбыту;

- кто кому назначает  свидания после работы.

Существуют две точки  зрения, каким образом свести к  минимуму эти слухи:

- распространение максимально  возможной информации через каналы формальной коммуникации;

- поощрение сетей неформальных  коммуникаций и включение менеджеров  в эти сети для обратной  информационной связи.

Среди формальных организационных  коммуникаций выделяют:

- вертикальные, когда  информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

- горизонтальные между  различными подразделениями, предназначающиеся  для координации деятельности  различных подразделений.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на:

- восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие).

Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для  менеджеров для оценки той сферы  деятельности, за которую они несут  ответственность;

- нисходящие, осуществляемые  сверху вниз. Это процесс передачи информации от руководителя к подчиненным (передача сотрудникам указаний).

Внешние коммуникации - обмен  информацией, который происходит между  предприятием и внешней средой, позволяет  ему быть в курсе потребностей потенциальных покупателей, работы поставщиков, посредников и конкурентов, а так же отслеживать новые тенденции в науке (изобретения, технологии). Помимо разделения на внутренние и внешние, коммуникации подразделяются на вербальные и невербальные. Вербальные коммуникации - это процесс общения при помощи слов, которые могут быть письменными и устными. При работе предприятия особое значение имеет письменная форма (документооборот), так как при судебных разбирательствах во внимание берутся не устные договоренности, а письменные доказательства. Невербальные коммуникации - это общение с помощью мимики, жестов, взглядов. В процессе общения вербальные и невербальные символы могут дополнять друг друга, а могут противоречить. Это связано с тем что невербальное общение идет на подсознательном уровне и человек редко может контролировать свои поступки. В настоящее время невербальному общению уделяется 'особое внимание, так как оно более достоверно характеризует человека как личность и выявляет его истинные намерения.

 

 

 

 

 

 

 

Задача

Составьте таблицу принятия управленческих решений

руководителями и работниками  на примере конкретной организации 

по предложенной схеме

.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос 2

 Представьте в виде  схемы структуру управления конкретной 

организации. Покажите иерархию управления, выявите недостатки

этой структуры и  дайте рекомендации по ее совершенствованию.

В случае значительных изменений  представьте новую структуру 

управления с учетом рекомендаций по ее совершенствованию.

Основываясь на анализе  системы управления ООО «Седа», отметим, что она не удовлетворяет потребностям и целям организации (слабый охват возможных рынков сбыта, а также, малый рост объема продаж), вследствие чего структура подлежит усовершенствованию. Для решения проблем предлагаем внести в штатное расписание несколько региональных менеджеров по реализации продукции (скажем, двух) и подчинить обоих менеджеров коммерческому директору, т.е. создать в организации коммерческий отдел. Это позволит фирме быстрее реагировать на изменения рынка, увеличить долю занимаемого рынка в других регионах и решить проблему с недостатком ассортимента продукции. Для этих изменений должно быть утверждено новое штатное расписание (табл.1), в котором на секретаря - делопроизводителя дополнительно будут возложены обязанности инспектора по кадрам, в связи с чем, будет увеличен должностной оклад, а так же разработано положение о вновь созданном коммерческом отделе (Приложение 1).

Таблица 1

Штат ООО «Седа» с 01.04.2010

№ п/п	Наименование должностей	Кол-во штатных единиц	Оклад
1	Генеральный директор	1	100 000
2	Исполнительный директор	1	60 000
3	Коммерческий директор	1	60 000
4	Главный бухгалтер	1	35 000
5	Начальник отдела кадров	1	30 000
6	Главный энергетик	1	40 000
7	Инженер по охране труда	1	20 000
8	Менеджеры по реализации продукции	2	20 000
9	Кладовщики	2	17 000
10	Технолог	1	34 000
11	Зав. лабораторией	1	27 000
12	Лаборант	1	17 000
13	Микробиолог	1	20 000
14	Главный механик	1	25 000
15	Секретарь	1	15 000
16	Производственные рабочие	13	17 000
17	Повар	1	15 000
18	Уборщица	1	12 000

Итого 805 000 руб.

Таблица 2

Дополнение к штату  с 01.05.2011

№ п/п	Наименование должностей	Кол-во штатных единиц	Оклад
ДОБАВЛЯЮТСЯ:
1	Региональный менеджер по реализации продукции	2	20 000

Таблица 3

Предлагаемый штат предприятия ООО «Седа»

№ п/п	Наименование должностей	Кол-во штатных единиц	Оклад
1	Генеральный директор	1	100 000
2	Исполнительный директор	1	60 000
3	Коммерческий директор	1	60 000
4	Главный бухгалтер	1	35 000
5	Начальник отдела кадров	1	30 000
6	Главный энергетик	1	40 000
7	Инженер по охране труда	1	20 000
8	Менеджеры по реализации продукции	2	20 000
9	Региональные менеджеры  по реализации продукции	2	20 000
10	Кладовщики	2	17 000
11	Технолог	1	34 000
12	Зав. лабораторией	1	27 000
13	Лаборант	1	17 000
14	Микробиолог	1	20 000
15	Главный механик	1	25 000
16	Секретарь	1	15 000
17	Производственные рабочие	13	17 000
18	Повар	1	15 000
19	Уборщица	1	12 000

Итого 845 000 руб.

 

Как видно из штатного расписания, введение новой должности менеджера влечет за собой повышение расходов для организации на заработную плату в размере 40 000 рублей.

Но вместе с тем  эти расходы на реорганизацию  оправданы, так как данное решение  поможет фирме решить существующие проблемы с реализацией продукции и увеличить объем производства продукции, а более высокая оплата труда является мотивацией для более эффективной работы сотрудников, что сказывается на повышении качества оказываемых услуг, и вследствие этого, у предприятия будут более эффективные продажи и удовлетворение покупательского спроса.

Из реорганизованной структуры видно, что новая введенные  должности менеджера будут ориентированы  на определенную продукцию, что, в свою очередь, должно привести к решению  проблемы - устранению дефицита ассортимента и расширению рынка сбыта. А организованный коммерческий отдел позволит оперативнее решать все вопросы, связанные со сбытовой и закупочной деятельностью. Данные преобразования позволяют фирме достичь поставленных целей, таких как увеличение объёма продаж, продвижения на рынок новинок и увеличение доли рынка.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Положение о Коммерческом отделе

1. Общие положения.

· Коммерческий отдел  является структурным подразделением в составе ООО «Седа».

· Общее руководство  Коммерческим отделом осуществляется Коммерческим директором.

· В своей деятельности Коммерческий отдел руководствуется  действующим законодательством  Российской Федерации, уставом компании, приказами и другими регламентами, касающихся деятельности отдела, а  также настоящим Положением.

2. Функции.

1. Проведение переговоров  с клиентами.

2. Подготовка проектов  договоров на реализацию продукции.

3. Подписание договоров  на реализацию продукции.

4. Контроль выполнения  договоров на реализацию продукции.

3. Права.

1. В установленном  порядке использовать сбытовую сеть компании.

2. Осуществлять в установленном  порядке переговоры с компаниями, предприятиями и организациями,  по вопросам, входящим в компетенцию  отдела.

3. От имени и по  поручению компании, по доверенности  выдаваемой генеральным директором компании:

Заключать договора на реализацию продукции.

Представлять и рассматривать  претензии.

4. Запрашивать и получать  от функциональных отделов и  служб компании материалы, справки  и другую информацию, необходимые  для выполнения поставленных перед отделом задач.

4. Оценка работы  отдела.

Эффективность деятельности Коммерческого отдела оценивается  на основе выполнения за определенный период бизнес-планов, планов работы или  каких-либо других видов планов и  нормативов, установленных для отдела.

5. Взаимодействия.

Коммерческий отдел  в пределах возложенных на него функций  взаимодействует со следующими структурными подразделениями компании:

· Склад.

· Юридическая служба.

· Отдел бухгалтерии.

· Транспортный отдел.

 

 

 

 

Тест

В менеджменте в соответствии с теорией мотивации «Х» МакГрегора мотивация должна осуществляться, опираясь на…

1) Потребности в самоуважении

2) Физиологические потребности  работника

3) Социальные потребности