Сущность и объективные предпосылки развития функций управления

Таким образом, планирование на современном предприятии осуществляется, в несколько этапов: 1-й этап — определить рыночный спрос на продукцию, т.е. включаются механизмы маркетинга, системы прогнозирования спроса и изготовления продукции на основе этого прогноза. Какова ситуация во внешней конкурентной среде, на какой товар есть спрос, каковы ожидания потребителей? Итак, ориентир на потребности рынка и в итоге ¾ определение целей и комплекса задач, которые необходимо решить для достижения этих целей. 2-й этап — провести тщательный анализ номенклатуры выпускаемых предприятием изделий, внести необходимые корректировки в номенклатурный план, определить готовность производства к освоению новых изделий. Вновь ориентация на спрос. 3-й этап — принять решения об освоении новых или усовершенствовании старых задач и программ, привести в соответствие с рыночным спросом объем производства и график выпуска изделий, т.е. опять используются данные маркетинга.

В результате планирования определяются задачи, которые нужно решать для наиболее эффективного функционирования предприятия, ориентированного на сбыт, на потребителя. Фирма гама, без руководящих указаний сверху, осуществляет маркетинг и определяет стратегию управления производством. Американский менеджмент требует обязательного участия в процессе формирования производственного плана работников служб оперативного управления, т.е. тех, кто будет отвечать за практическую реализацию плана.

Несомненна сложность, многовариантность реализации любого этапа планирования. При этом необходимая точность, оптимальность расчетов чаще всего зависят от искусства применения методов алгоритмизации, программного обеспечения и масштабности использования средств компьютерной техники. Хорошо сбалансированный план, к разработке и оценке которого желательно привлекать возможно большее количество компетентных специалистов, дает великолепные результаты немедленно, еще до его внедрения. Сразу же вырисовываются истинные возможности организации, ее резервы и слабые места, этапы предстоящего пути и сама цель, стратегия коллектива. Обоснованно составленный план является мотивированным стимулом труда коллектива, создает уверенность в сопричастности к достижению целей у большинства работников.

Основная деятельность коллектива направлена на реализацию поставленных задач, и опытные сотрудники, не входящие в высшее звено управления, далеко не всегда рискнут ревизовать стратегическую программу организации, кроме особых, экстремальных ситуаций. Новобранец часто пытается оценить дислокацию и направление удара противника, но старый солдат спокойно выполняет свои привычные обязанности, проверяет наличие боеприпасов, чистит, проверяет свое оружие и готовится добросовестно выполнить свой воинский долг.

Однако любой, даже самый лучший стратегический план — не догма, жизнь может и будет вносить в него неожиданные коррективы (например, при необходимости реорганизации предприятия, при угрожающем сокращении жизненного цикла товара, неожиданных демаршах конкурентов и т.д.) [10, с.58].

Коснемся немного подробнее разработки основных этапов планирования, требующих опыта и искусства управления. Основой любого вида планирования, а тем более стратегического является объективный анализ состояния и возможностей организации. Этот анализ затрагивает буквально все стороны деятельности организации: ход производства, систему управления, финансовое положение, состояние рынка и сбытовую деятельность и т.д. Цель анализа — выявление потенциальных возможностей, имеющихся резервов, причин неудач. По многим причинам результаты подобного анализа имеют устойчивую тенденцию к завышению результатов и затушевыванию негативных сторон деятельности предприятия. Цель должна быть определена четко, конкретно; должны быть установлены цифры, сроки и исполнители. Совершенно недопустима подмена конкретных цифр призывами "усилить, улучшить, обратить особое внимание", что было так характерно для советской управленческой фразеологии (хотя японский менеджмент также склонен к общим формулировкам). Психологически важно ориентировать коллектив на высокие цели и на крупномасштабные задачи. Служение высоким целям и идеалам способствует росту самоуважения и развитию корпоративности, тем более что практика показывает, что во многих случаях цели недопустимо занижаются.

Если центральной задачей планирования является удовлетворение спроса на выпускаемую предприятием продукцию при минимизации издержек производства, то эта цель может быть достигнута различными способами — в зависимости от стратегии предприятия на плановый период. В тех случаях, когда объем выпускаемой продукции стабилен и спрос на продукцию имеет небольшую амплитуду колебаний, численность рабочей силы, структура управления и плановые показатели остаются постоянными. Увы, периоды такой "райской жизни" бывают редки, значительно чаще нестабильный рынок диктует свои требования и приходится изменять объемы выпускаемой продукции по значительной части номенклатуры, стараясь сохранить численность рабочей силы постоянной. Сделать это удается не всегда, и часто при изменении объемов выпускаемой продукции приходится изменять и численность производственного персонала путем организации сверхурочной работы, предоставления отгулов или привлечения субподрядчиков. Такая стратегия характерна для трудоемких процессов, не требующих квалифицированного труда, и при сезонных работах.

Как добиться достижения поставленных целей? Как сократить сроки и уменьшить финансовые, материальные и трудовые затраты? На этом этапе и определяется талант руководителя, его умение побудить коллектив мыслить творчески, искать нестандартные пути решения возникающих проблем.

В выборе лучшего среди множества альтернативных вариантов надежной основой должна служить компьютерная техника и действующая нормативно-информационная база данных. Не меньшую роль играет и искусство общения, стимулирование коллективного творчества, умение не только говорить, убеждать, но и слушать.

Судьба реализации долгосрочного планирования и прогнозирования находится в руках специалистов оперативного управления и контроля, которые осуществляют непрерывную коррекцию и выдают информацию об отклонениях фактического производства от плановых показателей.

Основоположник научного менеджмента Тейлор придавал особое значение функции планирования: "Завод должен управляться не столько директором-распорядителем, управляющим или начальником мастерской, сколько плановым отделом. Ежедневная работа" всего завода должна направляться различными функциональными лицами отдела так, чтобы, по крайней мере, в теории завод мог работать беспрепятственно даже в том случае, если бы директор-распорядитель, управляющий и его помощники, не входящие в плановый отдел, все сразу отсутствовали в течение месяца". И сегодня зачастую на многих производственных предприятиях и фирмах начальник планового отдела — ключевая фигура в организации оптимального режима работы и достижении высокой эффективности труда.

В последнее время, явно под влиянием заокеанских коллег, дополнительно к традиционным плановым документам стал разрабатываться бизнес-план. Если комплекс плановых документов предназначен для внутреннего пользования и некоторые его разделы носят конфиденциальный характер, то бизнес-план является скорее визитной карточкой фирмы и адресован в основном инвесторам, возможным партнерам и банкам. Главная задача бизнес-плана не только отразить стратегию деятельности фирмы на какой-либо плановый период, но и показать финансовую надежность, основательность, солидность предприятия.

Бизнес-план открывается краткой характеристикой производственно-экономической деятельности фирмы, описывает ее возможности, актуальность и качество выпускаемой продукции, ранжирует основные цели по степени их важности, ее научный и финансовый потенциал, совместную деятельность с партнерами и т.п. [7 с.45].

Далее приводятся некоторые данные маркетинговой программы (не являющиеся коммерческой тайной): тактика выхода на рынок, деятельность каналов распределения, политика цен, конкурентоспособность товара, рекламные мероприятия, прогнозы объемов продаж и т.д. Этот раздел весьма важен, так как он демонстрирует не только цели предприятия, но и способы их реализации.

В разделе "Производственный план" рассматриваются проблемы обеспечения производства необходимыми ресурсами (сырье, комплектующие изделия и их поставка, энергоносители), технология изготовления товара, экологичность производства. Здесь же отражаются вопросы управления и организации производства (иногда эти вопросы являются самостоятельным разделом): организационная структура управления, действующие технические средства управления и оргтехника, мотивация и стимулирование труда.

И, наконец, анализируются юридические аспекты деятельности предприятия, правовая защищенность и некоторые данные финансового плана. Бизнес-план завершает краткое резюме, где подчеркиваются основные достоинства, гарантии высокоэффективной деятельности фирмы и получения ею прибыли.

Таким образом, прогнозирование является важнейшим инструментом принятия стратегических управленческих решений на основе анализа системы показателей: качественных (их часто называют ориентирами) и количественных (заданий). Основная задача стратегического планирования — определение путей и методов достижения поставленных целей.

2.3. Мотивация и стимулирование труда

Мотивация — комплекс мероприятий по стимулированию деятельности человека или коллектива, направленный на достижение индивидуальных или общих целей организации. При всей простоте и ясности этого определения теория и практика мотивации весьма непросты, так как истинные побуждения, которые заставляют человека отдавать работе максимум усилий, весьма неопределенны и сложны. Знаменитый метод кнута и пряника, принцип материальной заинтересованности или социалистическая система моральных (в первую очередь!) и материальных стимулов не всегда давали ожидаемые результаты. Эффективная работа предприятия зависит от того, насколько надежно и добросовестно каждый сотрудник исполняет свои обязанности и зачастую прилагает дополнительные усилия, проявляет инициативу. Все это возможно при создании здорового психологического климата в организации, когда люди довольны своей работой, понимают важность поставленных целей, когда обеспечивается постоянное повышение профессиональной квалификации работающих [20].

В начале XIX в., проводя свой знаменитый эксперимент на текстильной фабрике в Нью-Ленарке, Роберт Оуэн появился в цехе с лентами трех различных цветов и молча прикреплял красные ленты к станкам лучших рабочих, зеленые — к станкам рабочих со средними показателями, а желтые — к не выполняющим норму. Через два месяца, не прибавляя рабочим зарплату, не прибегая к угрозам и не вводя никаких технических усовершенствований, Оуэн достиг желаемого: на всех станках красовались только красные ленты, т.е. нормы выполнялись всеми рабочими [19].

Опытные руководители знают, что каждый член группы, получившей конкретное задание, будет реагировать на него по-своему, иногда и непредсказуемым образом. Поступки людей зависят не только от необходимости или их явных желаний, но и от скрытых в подсознании или приобретенных в результате воспитания многих сложных субъективных факторов. У одних людей заметна власть привычки, традиции, целой системы предрассудков и стереотипов поведения, другие поступают так, а не иначе, под влиянием нравственных принципов, социальных или политических идеалов. Человек реагирует на внешние события чаще всего импульсивно, без глубокого анализа причин и следствий. Образование, воспитание, возраст, опыт и многие другие факторы определяют реакции личности на среду. Поступки молодежи чаще формируются под воздействием моды, принятых в данной среде манер поведения. Люди старшего возраста более ориентированы на организацию быта, семейной жизни, материальное благополучие, моральные принципы, эстетические впечатления. Руководитель должен знать сложность мотивационных тенденций личности и не удивляться неадекватности реакции людей на управляющие воздействия.

Эффективность деятельности человека зависит от многих сложных факторов, среди которых основную роль играют: четкое понимание цели своей работы, вероятность достижения этой цели и система материальных и моральных стимулов, определяющих заинтересованность работника в его труде. Эту зависимость эффективности труда (Е) от перечисленных факторов можно выразить следующей функцией:

Е =  f(C V S)

где С — цель деятельности личности, важность и значимость достижения поставленной задачи;

V — вероятность достижения цели;

S  — ожидаемое вознаграждение при достижении цели.

Формула убедительно доказывает важность предварительной информированности работника об актуальности поставленной перед ним задачи, о степени сложности достижения цели и о вознаграждении, которое будет итогом его деятельности.

Если расширить рассмотренные зависимости до уровня предприятия, коллектива, то его деятельность можно наглядно представить в виде следующей схемы (рис. 4).

Для эффективного стимулирования деятельности необходимо знать желания человека, его надежды, опасения. Если руководитель не знает потребностей, то его попытка обеспечить мотивацию деятельности человека a priori обречена на провал. При этом важно понимать, что человеком движет не одна изолированная потребность, а их сочетание и приоритеты потребностей могут меняться.