Структура и методы проведения собеседования в процессе отбора кандидата на должность

Введение

 

Тема  курсовой работы – «Структура и методы проведения собеседования в процессе отбора кандидата на должность».

Собеседование – неотъемлемая часть процесса подбора  персонала, во время которого, порой, используется огромное количество профессиональных методов и приемов, позволяющих  дать максимально объективную оценку уровню соответствия кандидата предлагаемой ему должности. С каждым днем инструментарий специалистов по подбору персонала  пополняется новыми разработками в  области оценки профессиональных и  личностных качеств соискателей, а  также анализа предыдущего опыта  работы.

Цель  работы – рассмотреть собеседование как важный метод при процессе отбора персонала.

Основные  задачи работы – изучить:

1. Методы и принципы собеседования;
2. Правила проведения собеседования;
3. Классификацию типов собеседования;
4. Преимущества метода собеседования.

 

1. Собеседование  как метод отбора персонала

 

Собеседования до сих пор являются наиболее широко применяемым методом  отбора кадров. Даже работников неуправленческого  состава редко принимают на работу без хотя бы одного собеседования. Подбор руководителя высокого ранга может  потребовать десятков собеседований, занимающих несколько месяцев.

Прежде  чем приступить к собеседованию, следует составить программу, которая  зависит главным образом от числа  кандидатов и от того, какие виды собеседования (по отдельности или  в комбинациях) будут использованы. Программа зависит также от места  проведения собеседования. Если проводится поиск большого числа сотрудников  по всей стране, то управляющий может  провести собеседование в региональном отделении компании или в гостинице, а также поручить проведение предварительных  собеседований региональным менеджерам. Если собеседование проводится централизованно, то следует использовать для этих целей офис фирмы или ее подразделения, что даст значительный эффект для  создания благоприятного образа компании.

После того как составлена программа, получены личные рекомендации и рекомендации от прежних работодателей, а также  приглашены кандидаты, можно приступать к процессу собеседования.

После того как будет произведена оценка всех кандидатов, можно приступать ко второй стадии, предусмотренной  системой объективных оценок претендентов: к составлению аналитической  таблицы, в которой записываются имена всех кандидатов и ключевые требования к ним, против имени каждого  кандидата проставляется оценка по соответствующему признаку. Такой  подход позволяет внести элемент  объективности в этот исключительно  субъективный процесс.

Однако исследования выявили целый  ряд проблем, снижающих эффективность  собеседований как инструмента  отбора кадров. Основа этих проблем  имеет эмоциональный и психологический  характер. Та, например, существует тенденция  принятия решения о кандидате  на основе первого впечатления, без  учета сказанного в остальной части собеседования. Другая проблема заключается в тенденции оценивать кандидата в сравнении с лицом, с которым проводилось собеседование непосредственно перед этим. Если предыдущий собеседник выглядел особенно плохо, то последующий посредственный кандидат будет выглядеть хорошо или даже очень хорошо. Есть у проводящих интервью и такая тенденция, как оценка более благоприятно тех кандидатов, внешний вид, социальное положение и манеры которых в большей мере напоминают их собственные.

Исследования показывают, что структурированные  интервью со стандартизированными и  записанными вопросами и ответами повышают точность этого метода. Вместе с тем, собеседование следует  сконцентрировать на тех вопросах, которые конкретно относятся  к данной работе.

2. Методики провидения собеседования

Собеседование при приеме на работу имеет решающее значение в процессе подбора кадров. Заключается в отборе подходящего  человека для работы на основе объективных  критериев, которые применяются  к кандидату взвешенно и справедливо. Собеседование преследует две главные  цели: 1) помочь организации оценить  кандидатов на соответствие должности; 2) помочь кандидатам оценить организацию  как будущее место работы.

Исторически сложились следующие методики проведения собеседования:

1. Британский метод собеседования  основан на личной беседе с  кандидатом членов кадровой комиссии. Интервьюеры интересуются биографией, традициями семьи и местом, где  он получил образование.

2. Немецкий метод основан на  предварительной подготовке кандидатами  значительного числа документов  с обязательными письменными  рекомендациями известных специалистов, ученых, руководителей, политиков. Экспертная комиссия из компетентных лиц анализирует представленные документы, следит за правильностью их оформления. Кандидаты на вакантные должности проходят целый ряд обязательных строгих процедур, предшествующих непосредственному собеседованию.

3. Американский метод собеседования  сводится к проверке интеллектуальных  и творческих способностей, психологическому  тестированию с использованием  компьютеров и наблюдению за  кандидатами в неформальной обстановке. Для этого кандидат приглашается, к примеру, на презентацию,  ланч. При этом обращается большое внимание на потенциал человека и недостатки его личности, что не всегда подтверждает возможность работы подобранного таким способом менеджера в команде. Однако такой метод позволяет выявить скрываемые недостатки личности, которые могут быть недопустимы для работы в конкретной фирме.

4. Китайский метод основан на  предварительных письменных экзаменах  и имеет давние исторические  традиции. Кандидаты пишут ряд  сочинений, доказывая знание классики, грамотность письма, знание истории.  Успешно сдавшие все экзамены, а таких набирается несколько  процентов от участвующих в  конкурсе, пишут заключительное  сочинение на тему будущей  работы. Выдержавшие и этот экзамен допускаются к непосредственному собеседованию. В случае приема на работу их служебное положение нередко зависит от полученной на экзаменах отметки.

3. Процесс проведения  собеседования

• Подготовка к собеседованию

Проведение  интервью – это самый ответственный  этап подбора персонала, играющий ключевую роль в принятии окончательного решения  даже в тех случаях, когда наряду с ним используются и другие методы оценки. Поэтому необходима серьезная  и основательная подготовка к  собеседованию.

Интервьюер  должен иметь четкое представление  о вакантной должности, о которой  будет идти речь во время разговора: обязанности, задачи, методы и средства их решения, объем работы, ответственность, права, служебные взаимоотношения, условия и место работы.

Кроме того, специалист, который будет беседовать с будущим сотрудником, должен располагать  следующими сведениями:

1. Информация о компании (название, форма собственности, история, размеры, профиль, продукция и показатели ее объема, место на рынке, корпоративная культура).

2. Сведения  о подразделении, в которое  подбирается работник, о его руководителе  и групповых нормах поведения  в коллективе.

3. Профессиональные  и личностные требования к  кандидатам, желательный предыдущий  опыт; данные о работе сотрудника, занимавшего эту должность прежде.

4. Компенсационный  пакет (заработная плата и порядок  ее начисления, премии, страховки,  предоставление автомобиля, возмещение  затрат на использование личного  транспорта, питание и др.).

5. Возможности  повышения квалификации, профессионального  и должностного роста. 

Необходимо  назначить время собеседования, подготовить подходящее помещение, анкету, которую заполнит кандидат перед разговором, изучить его  резюме и наметить ключевые вопросы. Интервьюеру должны быть известны порядок, процедуры и сроки оценки представленных претендентов, а также личностные особенности тех людей, которые  будут принимать решение о  найме.

• Стратегия и тактика проведения собеседования

Интервью  при приеме на работу призвано решить следующие задачи:

• оценку способностей кандидата определенного рода деятельности;
• сравнительный анализ компетенции соискателей на должность; предоставление кандидату информации об организации для того, чтобы помочь ему принять решение о трудоустройстве.

Учитывая  уникальность интервью как метода оценки и отбора кандидатов, необходимо добиться его максимальной эффективности, которая  зависит от технологии его проведения, профессионализма интервьюера.

Избежать  возможных серьезных ошибок поможет  структурирование как процесса принятия решения о приеме на работу, так  и методики проведения интервью.

Существуют  внутренние эффекты, затрудняющие проведение интервью:

Первые  впечатления. Интервьюеры часто  делают выводы о личности кандидата  за несколько минут в самом  начале разговора. В оставшуюся часть  времени они собирают информацию в поддержку первого впечатления. Это тот случай, когда человек  «слышит только то, что хочет слышать» и делает необоснованный выбор.

Стереотипы. Некоторые интервьюеры полагают, что определенным группам людей  свойственны особые характеристики (например, бородатые мужчины не внушают доверия, а женщины в  очках умны). Эффект края (первичности - недавности). На информацию, которая прозвучала в начале беседы, обращается больше внимания, чем на последующую. Это может быть объяснено свойствами памяти или силой первого впечатления.

Эффект  контраста. Мнение интервьюера о  кандидате зависит от его суждения о предыдущих соискателях. С одной  стороны, это означает, что из них будет выбран лучший, с другой - их сравнивают между собой, оценивают по отношению друг к другу, а не к требованиям работы.

Такой же, как я. Интервьюеры более благосклонны к людям, похожим на них самих  по воспитанию, образованию, опыту работы. Есть даже данные о том, что они  предпочитают претендентов с невербальным поведением, аналогичным собственному (движения глаз, поза и т.п.). Негативная информация. Негативные сведения производят на интервьюеров более сильное впечатление, чем позитивные. Это особенно заметно, если отрицательная информация появляется в начале собеседования, после чего они автоматически начинают искать дополнительные подтверждения негатива. Личная симпатия. Более высокая оценка ставится тем кандидатам, которые вызывают симпатию вне зависимости от других факторов, имеющих отношение к работе. Это естественная реакция человека, но, пожалуй, не гарантирующая выбор лучшего претендента на должность. Копирование. Интервьюеры, отдающие предпочтение определенному типу личности, выбирают соответствующих им людей, независимо от их других характеристик. Это мешает проведению беседы и может привести к тому, что кандидатура выбранного человека не будет подходить для данной работы. Иностранный или местный акцент. Соискатели с иностранным или местным акцентом часто попадают в менее выгодные условия по сравнению с теми, кто не имеет особенностей выговора. Однако данный эффект проявляется реже, если речь идет о «не слишком престижных» должностях, а для работы с клиентами людям с некоторым местным акцентом даже отдается предпочтение. Эффект реального времени. Интервьюеры полагают, что кандидат ведет себя во время встречи так же, как в жизни. Это серьезная ошибка, поскольку, как правило, люди нервничают во время собеседования. И наоборот: некоторые претенденты умеют «пустить пыль в глаза» и на протяжении всего разговора демонстрировать качества, каковыми не обладают в реальности. Предпочтения пола. Кандидатов-женщин часто оценивают гораздо придирчивее, чем мужчин, особенно если мужчинам отдается предпочтение для данной вакансии. Хотя есть сведения о том, что эта тенденция свойственна больше интервьюерам-дамам, которые считают представителей сильной половины человечества более компетентными, в то время как для последних, похоже, пол не имеет значения.

4. Правила проведения  собеседования

 

1. Для  успешного проведения собеседования  интервьюеру необходимо иметь  в наличии:

- контрольный  список кандидатов с критериями  и местом для заметок; 

- модель (профессиограмму) рабочего места или должности, или краткие требования к кандидату на должность;

- должностные  инструкции;

- план  собеседования; 

- подготовленные  заранее для собеседования вопросы;

- комплект  бланков для записи ответов  претендентов;

- выделенное  время из расчета не менее  30 минут на каждого кандидата; 

- подготовленное  помещение (отдельная комната,  стулья в коридоре для ожидающих и др.)

2. Постарайтесь  сделать помещение максимально  уютным и не проводите собеседований,  сидя за письменным столом. Некоторые  менеджеры по персоналу считают такую манеру вполне подходящей, однако исследования показали, что физический барьер неизбежно порождает и барьер психологический. Это особенно важно, если интервьюер проводит собеседование совместно с помощниками. Опытные интервьюеры просят соискателей садиться на стул (кресло, диван), стоящий сбоку от стола и нередко располагаются рядом с кандидатом. По мнению психологов, это демонстрирует претенденту дружелюбие и уважение со стороны собеседника. Такое расположение позволяет интервьюеру хорошо видеть глаза и жесты претендента и создает у последнего ощущение собственной значимости, свободы и естественности поведения, стимулирует открытость и искренность при ответах на вопросы.

3. Психологи  установили, что как бы долго  не длилась беседа, положительное  или отрицательное мнение о  кандидате у интервьюера обычно  складывается в течение первых 3-4 минут разговора. После этого  интервьюер задает вопросы в  зависимости от сложившегося  мнения: при положительном - позволяющие человеку раскрыться с лучшей стороны, при отрицательном - «на засыпку». То есть интервьюер сознательно или неосознанно создает условия, чтобы его первоначальное мнение было подкреплено последующими фактами. Зная об этой психологической ловушке, интервьюер должен всячески ее избегать. Первые минуты собеседования лучше использовать не для получения какой-либо информации от кандидата, а для создания спокойной и комфортной атмосферы (для обеих сторон), психологического раскрепощения кандидата, налаживания позитивных и конструктивных отношений взаимопонимания, при которых можно вести продуктивную работу. В первые минуты также целесообразно сделать ясное и сжатое вступление; цели собеседования должны быть четко доведены до сведения кандидата вместе с краткой информацией о форме собеседования, его продолжительности и т.д. Согласованная повестка дня может значительно способствовать установлению психологического контакта при собеседовании.