Современные подходы к контролю в управлении организацией

 

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………….…..3 1. Контроль в управлении организацией………….…………………………..5

1. Понятие и сущность контроля……………………………………...5
2. Этапы, виды контроля……………………………………………..8
3. Понятие эффективности контроля………………………………...14

2. Современные подходы к контролю в управлении организацией…...……..17

2.1. Понятие контроллинга и его функции…………………………….17

2.2. Контроль и контроллинг ……………………………………..…….19

Заключение ………………………………………………………………………25

Список используемой литературы…………………….………………………..26

Приложения……………………………………………………………………...27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Современные подходы к управлению организацией предполагают внедрение системы контроля на всех этапах его жизненного цикла, начиная от проектирования, и заканчивая послепродажным обслуживанием.

Основная задача контроля — не допустить отклонений от заданных параметров, целей. Поэтому в ходе контроля проводится постоянный анализ показателей, выявляющий отклонения от заданного курса с целью корректировки и достижения желаемых результатов.

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

Актуальность данной темы обусловлена желанием организации сократить потери времени на ошибки в процессе проектирования, зарождения и становления организации, а так же своевременно выявить отклонения от плана организации на пути к достижению поставленных целей.

Объект исследования: управление организацией.

Предмет исследования: контроль в управлении организацией.

Цель исследования: изучить теоретические аспекты реализации функций контроля в управлении организацией.

Задачи исследования:

- рассмотреть сущность и специфику функций контроля в управлении организацией;

- проанализировать современные подходы к контролю в управлении организацией;

Методы исследования: эмпирический, контент-анализ, сравнительный анализ.

В курсовой работе рассмотрены  взгляды на организацию контроля авторов В.Е. Ланкина, Л.Е. Басовского, М. Минона, Э.В. Черняка, А.М. Павловой и других.

Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения и приложений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Контроль в управлении организацией

 

1.1. Понятие и сущность контроля

 

Управленческий контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию.

Выделяют две основные функции контроля – предупреждение возникновения кризисных ситуаций и поддержание успеха.

Первая из этих функций призвана выявить проблемы и дать возможность скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Вторая из названных функций состоит в активной поддержке того, что является успешным в работе организации. Эта функция призвана определить, какие направления деятельности организации в наибольшей мере способствуют достижению ее целей.

Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Цель контроля – предотвращение ошибок.

Необходимость контроля вызывается несколькими обстоятельствами:

- на выполнении управленческих  решений сказывается изменение  внешней среды организации. Это  изменение может сделать вполне  реальные в момент их принятия  планы недостижимыми в процессе  их реализации в силу изменения  законов, технологий, социальных ценностей, условий конкуренции и. Для того, чтобы иметь возможность отреагировать должным образом на эти изменения и их влияние на работу организации, необходим контроль ее деятельности;

- функционирование самой организации, ее структура меняется и в  ходе выполнения управленческого решения может выясниться, что эта структура или другие внутренние переменные организации перестали соответствовать задачам достижения ее целей. Это выясняется в процессе контроля;

- решения выполняют люди, которые  не могут быть с абсолютной точностью запрограммированы на определенные действия. Их деятельность также нуждается в контроле.

Объектом контроля являются:

– средства и предметы труда;

– персонал;

– производственные и управленческие процессы.

Для осуществления контроля необходимо:

- наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;

- наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы.

Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:

1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля  «Controlling» или частные проверки).

2. Определение цели контроля (решение  о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления).

3. Планирование проверки:

– объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели);

– проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);

– субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля);

– методы контроля;

– объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);

– сроки и продолжительность проверок;

– последовательность, методики и допуски проверок.

4. Определение значений действительных  и предписанных.

5. Установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка).

6. Выработка решения, определение  его веса.

7. Документирование решения.

8. Метапроверка (проверка проверки).

9. Сообщение решения (устное, письменный  отчет).

10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления).

Для принятия решения о контроле и организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы.

 

1.2. Этапы, виды контроля

 

Выделяют внешний и внутренний контроль. Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разных системах.

Внешний контроль производится администрацией (например, вышестоящим руководством - президентом компании, вице-президентом и т.д.) или специальными сотрудниками – контролерами (например, органами власти, налоговой инспекцией, банком, техническими инспекциями, санитарными и природоохранными организациями и т.п. на основе действующих законов и постановлений соответствующих органов власти). Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что, во-первых, люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. Во-вторых, по итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и наказания. В-третьих, внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявить больше усердия в труде не в последнюю очередь для того, чтобы обратить на себя внимание начальства. В-четвертых, внешний контроль позволяет оценить деятельность структурного подразделения не с позиций его сотрудников, а с точки зрения достижения целей организации в целом, решения ее стратегических задач.

Внутренний контроль организации обеспечивается её же силами, его выполняют сами исполнители: они следят за своей работой и её результатами, вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

При разработке эффективной системы внутреннего контроля руководство предприятия, как правило, преследует следующие цели:

1. Обеспечение надежной информацией  для успешного руководства предприятием  и принятием эффективных управленческих  решений. Например, при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.

2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия.

Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы).

3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности во избежание непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов.

4. Обеспечение соответствия предписанным  учетным принципам. Система внутреннего  контроля должна обеспечить необходимую  степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:

- положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия;

-должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия;

- приказом об учетной политике  предприятия;

- приказами и распоряжениями  генерального директора (директора), иных руководителей.

5. Обеспечение выполнения требований  федеральных законов и иных  правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.

1. Формы контроля (приложение 1). Фирмы широко используют две формы контроля - финансовый и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различными. В центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а также по фирме в целом. Данный контроль позволяет видеть всю действительную картину состояния производства. Административный, контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ, планов.

2. Виды контроля. По времени осуществления контрольных действий выделяют три основных вида контроля

- предварительный,

- текущий 

- заключительный контроль.

Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения.

В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.