Содержание и формы коммуникаций в организации

 

Введение

Почти невозможно переоценивать важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Однако, коммуникации –  это сложный процесс, состоящий  из взаимозависимых шагов, каждый из этих шагов очень нужен для  того, чтобы сделать наши мысли  понятными другому лицу.

Каждый шаг – это  пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, - смысл может быть утрачен.

Нередко часть информации искажается через его субъективное восприятие, нечеткая и неправильное трактование, нехватка времени. Другая часть может намеренно привираться собеседником, если ему невыгодно ее сообщать. Много информации по устной формы его передачи в ходе разговора не усваивается из-за невнимательности или проблемы с быстрым пониманием и все это может привести к конфликту.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Содержание и формы коммуникаций в организации

 

Управление в организации  осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов распоряжение информацией. Используя эту информацию, а также получая обратные сигналы, можно организовывать, руководить и мотивировать подчиненных. Многое зависит от способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции. [8]

Термин "коммуникация" происходит от латинского "communis", означающего "общее": передающий информацию пытается установить "общность" с получателем информации. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.[9]

Эффективная межличностная  коммуникация в силу ряда причин очень  важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностная  коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. [6]

Изучение межличностной  коммуникации предполагает рассмотрение ее как процесса, состоящего из этапов и стадий: Формулирование идеи и отбор информации;  Кодирование информации и формирование сообщения;

 Выбор канала связи  и передача сообщения; Декодирование сообщения и восприятие информации; Интерпретация сообщения и формирование ответа на него; Передача ответа отправителю.[8]

Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более  эффективно управлять процессом  в целом. Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов:

·        Отправитель – лицо, стремящееся  донести определенные идеи с помощью  передаваемой им информации.

·    Сообщение – информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов;

·                Канал связи – средство передачи информации;

·          Получатель – лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

В процессе коммуникаций следует различать рациональные и нерациональные коммуникации. Рациональные коммуникации основаны на передаче информации посредством общепринятых символов, складывающихся в текст, речь. Нерациональные коммуникации возникают в тех компаниях, где организационная культура упала до примитивного уровня, и информация передается примерно следующим образом:

 Говорю одно, имею  в виду иное; Используются жесты, не имеющие прямого отношения к передаваемой информации; Работники понимают друг друга без слов или с полуслова.

Повышенный уровень  коммуникаций, свидетельствующий о превращении предприятия в структуру, базирующуюся на отношениях неформального характера. Явление обратного типа, то есть чрезмерный формализм, также вредит организации, внося в ее деятельность машинный характер, поэтому задача заключается в том, чтобы найти золотую середину в отношениях, балансирующих в плоскости "дело – люди".

Коммуникационный стиль  – это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. За основу измерения межличностной коммуникации можно взять такие две переменные как открытость в коммуникации и адекватность обратной связи. Первое измерение включает степень открытия или раскрытия себя в коммуникации для других в целях получения ответной реакции от них, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и наши действия. Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся с другими своими мыслями и чувствами о них. Можно выделить пять стилей межличностной коммуникации.

Стиль "открытие себя" характеризуется высокой степенью открытия себя другим, но низким уровнем обратной связи со стороны индивида, использующего этот стиль.

Стиль "реализация себя" характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной обратной связью.

Стиль "замыкание в  себе" присущ индивидам, стремящимся к изолированию.

Стиль "защита себя" широко используется для того, чтобы  лучше узнать других и более правильно  оценить их. Обычно такие индивиды мало отрыты для других, но любят  обсуждать других.

Стиль "торговля за себя" характеризуется умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации.

Коммуникационная сеть – это соединение определенным образом  участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью  информационных потоков. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами.

       К формам деловой коммуникации относят дискуссии, беседы, совещания, заседания, переговоры, брифинги, пресс-конференции, презентации, прием по личным вопросам, телефонные разговоры, деловая переписка и др. Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых осуществляются коммуникации зависят от того, что известно о получателе информации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на ее источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что правильно подобрана форма коммуникации. То есть важно, чтобы коммуникатор правильно оценивал и форму получения  информации, а также значение  обратной связи.

Диалог. В узком смысле двухсторонний обмен информацией  между людьми как публично, так  и посредством масс медиа. В более  широком понимании - горизонтальная передача информации в процессе которой коммуникатор и реципиент принимают равноправное участие. [1]

Дискуссия- разновидность  спора как словесного состязания. Полемизировать - участвовать в полемике, публично выступать с возражением, с опровержением чьих-либо взглядов, мнений, высказывая и защищая свою точку зрения. Таким образом, если дискуссия - это публичный спор с целью добиться истины путем сопоставления различных мнений, то полемика - публичный спор с целью защитить свою точку зрения и опровергнуть мнение оппонента.

Беседа - вопросно-ответная коллективная форма обсуждения различных проблем с определенной целью. Совещания, заседания делятся на диктаторские (автократическое), сегрегативные, дискуссионные и свободные. На автократическом совещании руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику и выслушивает ответы. На информационном совещании до сведения работников доводится новая служебная информация.[4]

На сегрегативном заседании  руководителем  или специальным  лицом делается доклад, а затем  проводятся прения. В прении участвует один или несколько участников по выбору руководителя. Дискуссионное заседание сводится к свободному обмену мнениями и к выработке общего решения. На дискуссионном заседании участники могут свободно выражать свои мысли, открыто выступать против точки зрения руководителя. Свободное заседание проводится без предварительно подготовленной повестки дня. На нем как правило не принимается ответственных решений.

Переговоры - обмен мнениями с целью выяснить точки зрения сторон и принять решение.[4]

Пресс-конференция - эксклюзивное изложение информации с правом ее публикации, с раскрытием ее источника или без.

Брифинг - специально подготовленная встреча с журналистами для краткого сообщения о деятельности руководящих  органов, а также о текущих  событиях, затрагивающих интересы органов власти и населения.

Презентация - официальное  представление вновь созданного предприятия, фирмы, проекта, продукции, товара кругу приглашенных лиц.

Прием по личным вопросам -  ведется руководителями с целью  выяснения неслужебных вопросов, возникающих у работников.

Телефонные разговоры, служебная переписка с использованием факсимильных аппаратов,  электронной  почты, Интернета и других средств - все это средства деловой коммуникации.

2 Влияние коммуникаций на возникновение и развитие конфликтов в организации

 

Плохая сплоченность трудового коллектива, неудовлетворительные коммуникации, несовместимость сотрудников, невозможность нужного общения  являются катализаторами конфликтов в  организациях.

Пример: невозможность  получить грамотное разъяснение по поводу изменения системы оценки и оплаты труда может вызвать негативные эмоции сотрудников и стать объективной причиной возникновения конфликта в коллективе. Причиной большинства конфликтов является недостаток или искажения информации: неполные и неточные факты, слухи, изменение содержания (случайная или намеренная). Это приводит к неправильному восприятию определенной ситуации, неадекватной поведения личностей, непонимания, а затем и к конфликтам.

Пример: перед проведением  аттестации в организации до сведения работников не была доведена информация об изменении критериев отбора, о предстоящем сокращении. В результате появилось множество слухов, сплетен, производственную деятельность в организации было затруднено на период времени проведения аттестации, а взаимоотношения сотрудников можно было охарактеризовать как противоречивые - предвестник конфликта.

Плохая передача информации является как причиной, так и следствием конфликта. Она может действовать  как катализатор конфликта, мешая  отдельным работникам или группе понять ситуацию с точки зрения других. Если руководство не может довести до сведения подчиненных, что новая схема оплаты труда, увязанная с производительностью, призвана не «выжимать соки» из рабочих, а увеличить прибыль компании и укрепить ее положение среди конкурентов, подчиненные могут отреагировать таким образом, что замедлят темп работы. Другие распространенные проблемы передачи информации, вызывающие конфликт, – неоднозначные критерии качества, неспособность определить должностные обязанности и функции всех сотрудников и подразделений, а также предъявление взаимоисключающих требований к работе. Эти проблемы могут возникать и усугубляться из-за неспособности руководителей разработать и довести до сведения подчиненных точное описание должностных обязанностей.[12]

Рассмотрев природу  конфликтов, причины его возникновения  и структуру, пришли к следующим  выводам, что существует множество  подходов к определению конфликт, как отсутствие согласия между двумя  сторонами или более, которые могут быть конкретными лицами или группами вследствие коммуникаций. Конфликт – явление всегда нежелательное, его необходимо по возможности избегать и его следует немедленно разрешать, как только оно возникает. Иногда конфликт бывает и полезен, при выполнении каких-либо заданий, планов и проектов. Отсюда следует, что конфликт может быть функциональными вести к повышению эффективности организации. Или он может быть дисфункциональными приводит к снижению личной удовлетворенности, группового сотрудничества и эффективности организации. Таким образом, чтобы снизить риск возникновения конфликтов необходимо более тщательно подходить к руководству своим предприятием и людям, которые в ней работают.

Объективные причины  только тогда превращаются в источники реального конфликта, когда препятствуют реализации потребностей лица или коллектива, не удовлетворяющие индивидуальные или групповые интересы.

На всю сеть объективных  детерминант, обусловливающие возникновение  конфликтов, зачастую накладывается действие целого ряда субъективных факторов, хранятся в социально-психологических особенностях индивидов и их межличностные взаимодействия.

Субъективные причины  конфликтов обусловлено индивидуально-психологическими особенностями и непосредственным взаимодействием людей во время объединения их в социальные группы. В основном это обусловлено значительными потерями и искажением информации в процессе коммуникации. Нередко часть информации искажается через его субъективное восприятие, нечеткая и неправильное трактование, нехватка времени. Другая часть может намеренно привираться собеседником, если ему невыгодно ее сообщать. Много информации по устной формы его передачи в ходе разговора не усваивается из-за невнимательности или проблемы с быстрым пониманием. [5]