Розуміння процесного підходу

План

1. Вступ
2. Розуміння процесного підходу 
3. Сучасні системи управління організацією
4. Висновок
5. Список використаної літератури

1

На багатьох підприємствах  застосовується функціональний підхід у системі управління, тобто управління здійснюється сукупністю підрозділів, що спеціалізуються на виконанні  конкретних видів робіт. В сучасних умовах динамічної зміни зовнішнього  середовища, збільшення вимог споживачів до продукції та якості послуг, виникнення невідомих раніше ситуацій, застосування такого підходу стало неефективним. Це призвело до необхідності застосування нового підходу  до управління, в основі якого лежать бізнес-процеси підприємства. Майкл Хамер дав визначення бізнес-процесу як  сукупності різних видів діяльності, у межах якої "на вході” використовуються один або більше видів ресурсів,  та в результаті цієї діяльності "на виході” створюється продукт, що має цінність для користувача.

Процесний підхід був вперше застосований прихильниками школи адміністративного управління.  Управління розглядається як процес, так як робота по досягненню цілей за допомогою інших – це серія безперервних взаємопов’язаних дій (управлінських функцій). Сума всіх функціє і є процесом управління.

Процесний підхід до управління є прагненням інтегрувати всі  види діяльності у єдиний ланцюг, розірваний через надмірне захоплення функціональним підходом, за якого кожна функція  розглядається поза зв’язком з іншими.

В сучасних умовах використання процесного підходу пов’язане із певними труднощами, зумовленими рядом причин:

1. Суцільна невідповідність процесного підходу діючим лінійно-функціональним організаційним структурам управління, в яких діяльність диференційована і не націлена на кінцевий результат.
2. Відсутність підготованих до роботи в нових умовах складу керівників. Багато з них є фахівцями високої кваліфікації, але дуже вузької спеціалізації. Отже, вони не готові до керівництва інтегрованими управлінськими структурами.
3. Психологічна неготовність керівників і фахівців до подолання труднощів, пов’язаних з освоєнням процесного підходу.

Таким чином, в сучасних умовах управління є ряд причин, які пояснюють  необхідність переходу до процесно - орієнтованої моделі управління. Потреба в регулюванні великої кількості різнорідних дій та процесів, що відбуваються на підприємстві, приводить до підвищення ролі процесного підходу.

Належне розуміння цих  та інших причин дозволить успішно  подолати труднощі, що виникають і  забезпечити необхідний перехід  управління підприємством на якісно новий рівень, відповідний ХХI століття.

2 В даний час професійні консультанти з управління не мають стандартного розуміння процесного підходу до управління підприємством. Якнаслідок, замовники послуг консультантів - керівники промислових підприємств змушені розбиратися з різноманіттям підходів та методик. Одні компанії активно просувають методику побудови збалансованих показників управління (BSC), інші - створення т.зв. «Процесної моделі підприємства» з використанням ARIS, треті пропонують за короткий строк і фіксована винагорода оптимізувати всі існуючі процеси, четверті - закликають одразу взятися за впровадження TQM і т.п. Поява стандартів ISO серії 9000:2000 дало серйозний імпульс до розвитку методик процесного управління, тим не менш, проблему різних тлумачень процесу та процесного підходу не вирішило. Деякі консалтингові фірми в переліку своїх послуг вказують, наприклад, наступний набір: опис і оптимізація бізнес-процесів, створення посадових інструкцій, сертифікація по ISO та інше. Таким чином, для багатьох консультантів процесний підхід і реорганізація (реінжиніринг) процесів - це одне, а впровадження системи менеджменту якості, заснованої на процесах, - щось інше, мало з першим пов'язане.  
Незважаючи на різноманіття підходів, слід виділити одне розуміння процесного підходу, що грунтується на комплексному, системному розгляді діяльності організації як сукупності процесів, розробці системи управління процесами з використанням принципів ISO серії 9000:2000 як найбільш оптимальне.  
Мережа процесів організації - такий підхід управління організацією умовно можна називати «повним» або, що більш точно його характеризує, системним підходом до виділення процесів підприємства, як цього вимагає ISO 9001:2000. Розглянутий підхід базується на наступних чотирьох основних положеннях:  
- Визначенні процесного та системного підходів стосовно організації;  
- Визначенні процесу (бізнес-процесу) організації;  
- Розумінні кроків, необхідних для впровадження процесного підходу в організації;  
- Визначенні мережі (системи) взаємопов'язаних процесів організації.  
Поняття мережі або системи процесів визначити досить важко, так як будь-яка діяльність може розглядатися на різному рівні деталізації. Щоб не вводити складних, штучних визначень типу: «макропроцес», «бізнес-процес», «субпроцесів» і т.п., мережа процесів підприємства можна визначити наступним чином: мережа процесів - це сукупність взаємопов'язаних і взаємодіючих процесів підприємства, що включають у себе всі види діяльності, здійснювані на підприємстві. Таким чином, при використанні даного визначення мережі (системи) процесів не важливо, скільки процесів виділено на підприємстві. Важливо, що вся діяльність без винятку розглядається у вигляді процесів.  
Застосування для управління діяльністю і ресурсами організації системи взаємопов'язаних процесів може називатися «процесним підходом». Для забезпечення впровадження системи процесного управління відповідно до п. 4.1 ISO 9001:2000 організація повинна:  
- Виявити процеси, необхідні для системи управління якістю, та їх застосування всередині організації;  
- Визначити послідовність цих процесів та їх взаємозв'язок;  
- Визначити критерії та методи, необхідні для забезпечення впевненості в тому, що як самі ці процеси, так і управління ними результативні;  
- Забезпечити впевненість у наявності ресурсів та інформації, необхідних для підтримки ходу реалізації цих процесів та їх моніторингу;  
- Спостерігати, вимірювати і здійснювати аналіз цих процесів, а також реалізовувати заходи, необхідні для досягнення запланованих результатів та постійного поліпшення цих процесів.  
У рамках системи процесного управління повинні розглядатися всі процеси підприємства, причому реальні процеси, а не штучно відокремлені від діяльності. «Реальність» процесів досягається шляхом прив'язки мережі (системи) процесів до функціональних підрозділах підприємства.  
Протиставлення «функціональної» і «процесної» організації є некоректним. Неправильно було б стверджувати, що в ієрархічно побудованої організації немає процесів. Вони є в будь-якій організації. Питання лише в тому, чи забезпечить існуюча система управління стійке, в заданій власниками ступеня рентабельне функціонування підприємства в певній перспективі. Якщо ні, то потрібно щось міняти, причому, в першу чергу - в системі управління. Процесний підхід у даному випадку є базовим засобом у наборі найважливіших інструментів, які керівник може використовувати, плануючи реорганізацію системи управління. Прив'язавши процеси до функціональним підрозділам, можна домогтися наступного:  
- Однозначного визначення меж процесів (по входах / виходах, виконуваних функцій підрозділів);  
- Однозначного визначення взаємодії процесів у рамках мережі (системи) процесів підприємства;  
- Однозначного визначення власників процесів, що відповідають за результативність та ефективність кожного процесу [7].

3

В процесі переходу української економіки до ринку стала очевидна необхідність появи нових орієнтирів і нових методів управління організаціями, які дозволять прискорити економічні перетворення. Однією з ключових проблем в господарській діяльності підприємств стала неефективність методів управління.

Управління є безперервним процесом дії на об'єкт управління для досягнення поставлених цілей, прагнучи при цьому зменшити витрати ресурсів і часу. Сучасний менеджмент базується на трьох основних принципах управління: лінійному, функціональному і процесному.

Така важлива управлінська функція – як організація – реалізується в єдності двох процесів – формування структури (структуризація процесів) і організації процесів (виробничих, управлінських).

Структуризація процесів організації є встановленням  просторово-часової структури компонентів  різної природи (робочої сили, засобів  виробництва, матеріалів, інформації, фінансів) і їх взаємодії з метою  отримання максимальних якісних  і кількісних результатів в найкоротший час і при мінімальних витратах ресурсів. При цьому вертикальний розподіл визначається кількістю рівнів управління. Однією з головних проблем організації системи управління поступово стала проблема гнучкості.

Відмінною особливістю сучасних підходів до управління виробничим підприємством є системний підхід, тобто розгляд діяльності підприємства як єдиного організму, що складається з ланцюга тісно пов'язаних і взаємодіючих елементів. Такими складовими системи – її елементами – в сучасному понятті управління підприємством є його бізнес-процеси. Усі бізнес-процеси підприємств орієнтовані, в першу чергу, на споживача. Діяльність, що використовує ресурси і керована з метою перетворення входів у виходи, може розглядатися як процес.

Виробничі підприємства, в центрі уваги яких знаходиться споживач, здатні не лише виробляти товари, але і формувати стосунки і з тими, хто їх купує, і з тими, хто організовує їх продаж. Мистецтвом формування ринку, попиту на товари такі підприємства володіють в тій же мірі, що і мистецтвом створювати продукцію.

Для ефективного управління підприємством необхідно використовувати  набір різних інструментів менеджменту. Засадничою базою сучасних підходів до менеджменту є процесний підхід, який припускає визначення набору процесів, що виконуються в організації, і подальшу роботу з ними. Пропоновані сьогодні системи управління базуються на наступних основних підходах:

-   Total Quality Management – система загального управління якістю;

-   Process Integrated Quality System – система менеджменту якості, інтегрована з бізнес-процесами;

-     МС ИСО серії 9000 версій 2000 р. – регламентуючі вимоги до систем менеджменту якості;

-     Work Flow Management System – система управління потоками робіт;

- Manufakturing Resource Planning – планування ресурсів виробництва;

-   Knowlenge Management – управління знаннями;

-   Enterprise Resource Planning – комплексна система планування і управління ресурсами підприємства;

-   "Шість сигма" – модель проривного вдосконалення бізнес-процесів;

- "20 ключів управління" – система вдосконалення бізнесу, спрямована на рішення проблем управління виробництвом продукції і надання послуг;

- Balanced Scorecard – система збалансованих показників.

Будь-яке виробниче підприємство є ніщо інше, як система функціонування основних і другорядних бізнес-процесів. Причому будь-який основний бізнес-процес пов'язаний з виробництвом продукції або наданням послуг кінцевому споживачеві, а, отже, і з роботою усіх або більшості функціональних підрозділів підприємства, основне завдання яких –обслуговування бізнес-процесів, що протікають в ній.

Результати аналізу бізнес-процесів, представлені сьогодні у великій  кількості літератури, присвяченої  процесному підходу наочно свідчать про те, що відповідальність за їх протікання, як правило, не закріплена за окремим структурним підрозділом організації, що вкрай негативно відбивається на діяльності останньої. Кінцевий споживач, міра задоволення якого є кінцевим результатом бізнес-процесів, що протікають на підприємствах, повинен покладатися на якість і задовільну завершеність кожного етапу кожного бізнес-процеса, а також на відлагоджену систему комунікаційних процесів між усіма функціональними підрозділами, залученими в них.

Історично концепція бізнес-процеса  з'явилася як відповідь на органічні  недоліки управління, організованого за функціональною ознакою. Традиційне управління підприємством ділиться на функціональні області, за які відповідають відділи: виробництво, бухгалтерія, фінанси, постачання, продажі і так далі. Фундаментальна неефективність такої системи обумовлена тим, що в ній кожен переслідує цілі особисті або свого підрозділу, і ніхто не націлений на кінцевий результат – задоволення потреби клієнта. Управління на основі бизнес-процесів – це шлях до рішення цієї проблеми на системній основі. Бізнес-процеси покликані "зламати стіни між підрозділами" і підпорядкувати діяльність підприємства головним, а не локальним цілям.

Сутність процесного підходу викладена в міжнародних стандартах ИСО серії 9000: "Бажаний результат досягається ефективніше, коли діяльністю і відповідними ресурсами управляють як процесом". Далі пояснюється, що слід розуміти під процесами: "Будь-який вид діяльності або набір видів діяльності, в яких використовуються ресурси з тим, щоб перетворити входи у виходи, можуть розглядатися як процес. Щоб результативно функціонувати, організації повинні виділяти і управляти численними взаємозв'язаними і взаємодіючими процесами. Часто вихід одного процесу утворює безпосередньо вхід наступного. Систематична ідентифікація і менеджмент вживаних організацією процесів і, передусім, забезпечення їх взаємодії можуть вважатися "процесним підходом".

4

Підсумовуючи, можна сказати, що будь-яка діяльність або комплекс видів діяльності, в яких використовуються ресурси для перетворення входів у виходи, може розглядатися як процес. Швидкість процесів і різноманіття форм прояву інформаційного обміну при наповненості товарних ринків і високої конкуренції практично не залишають шансів тим підприємствам, які будують процес управління тільки на основі лінійного або функціонального управління.

Мета процесного підходу – сприяти результативності і ефективності організації в досягненні поставлених завдань. Процесне управління відрізняється від функціонального тим, що виділяє поняття "бізнес-процес" як послідовність дій, націлену на досягнення кінцевого, вимірного і конкретного результату.

Суть процесного підходу полягає в організації управління підприємством як мережею взаємозв'язаних процесів. Для поліпшення функціонування підприємства на основі процесного підходу до управління необхідно: ідентифікувати процеси; призначити керівника (власника) кожного процесу;описати процеси; встановити цілі і показники (індикатори) ефективності процесу; визначити ресурси; управляти процесами на основі цілей і індикаторів.

Процесно управління, орієнтоване  на загальний результат, який складається  з локальних досягнень, стає нині переважним. Таке управління підприємством призводить до скорочення "поверхів влади", точного визначення результатів діяльності, як загальних, так і особистих. Цей підхід дозволяє істотно скоротити кількість непотрібних робіт, надати діяльності підприємств цілеспрямованість і сформувати систему мотивації роботи персоналу.

5 Список використаної літератури

1. Аристов, О. В. Управління якістю: Навчальний посібник для вузів / О. В. Аристов. - М.: Инфра-М, 2008. - 361 с.  
2. Аронов, І. З. Технічне регулювання - інструмент інновацій. / / Стандарти і якість. - 2007. - № 1. - С. 28 - 33  
3. Басовський, Л. Є. Управління якістю: Підручник / Л. Є. Басовский. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 341 с.  
4. Ільєнкова, С. Д. Управління якістю: Підручник для вузів / С. Д. Ільєнкова, Н. Д. Ільєнкова, В.С. Мхітарян та ін - М.: Юніті, 2006. - 368 с.  
5. Любушин, Н. П. Аналіз управління якістю: навчальний посібник для вузів / Н. П. Любушин. - М.: Юнити-Дана, 2006. - 598 с.  
6. Мединський, В. Г. Теорія управління: Підручник / В. Г. Мединський. - М.: Инфра-М, 2008. - 293 с.  
7. Мішин, В. М. Управління якістю: Навчальний посібник для вузів / В. М. Мішин. - М.: Юнити-Дана, 2006. - 451 с.  
8. Морозов, Ю. П. Теорія управління: Навчальний посібник для вузів / Ю. П. Морозов. - М.: Юнити-Дана, 2007. - 379 с.