Реализация функции контроля в управлении предприятием «IBB» отель

1. она сохраняет активы компании;

2. позволяет получить надежные бухгалтерские отчеты;

3. способствует операционной эффективности;

4. стимулирует обеспечение установленных приемов управления [9, с.389].

Итак, только благодаря четкому выполнению всеми работниками гостиницы своих обязанностей, а именно контроля за работой подчиненных, может быть достигнут высокий уровень качественной работы всего предприятия в целом.

 

1.4 Значение  контроля в процессе управления  предприятием

 

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления — это синонимы».

Планы и организационные структуры — это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств может воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто совершенно недостижимое.

Структура, выглядящая привлекательно на бумаге и успешно использовавшаяся в другом месте и в другое время, может и не оправдать всех надежд, возлагающихся на нее руководством данной организации.

Еще одним фактором неопределенности, постоянно присутствующим в управлении, являются люди, выполняющие большинство работ в любой организации. Люди не компьютеры. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Менеджеры еще очень далеки от того, чтобы прогнозировать ответную реакцию работников на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей.

Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Вероятность такого переплетения ошибок в организации весьма велика из-за высокой степени взаимозависимости видов деятельности.

Функция контроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Вот что написано в мудрой китайской книге «И Цзинь» («Книге перемен») еще три тысячи лет назад, задолго до того, как возникли первые идеи науки управления:

«Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их» [7, с.413].

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными результатами, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей [15].

Итак, определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

 

 

2. Механизм осуществления  контроля на гостиничном предприятии

 

2.1 Общая характеристика  предприятия «IBB» отель

 

В качестве объекта исследования была выбрана гостиница СООО «Минский международный образовательный центра имени Йоханнеса Рау». Гостиница была создана в соответствии с законодательством Республики Беларусь и является совместным белорусско-немецким предприятием. Белорусские Учредители ММОЦ: закрытое акционерное общество «Белорусский спутник» (20% уставного фонда), Минский городской исполнительный комитет (15% уставного фонда), открытое акционерное общество «Сберегательный банк «Беларусбанк» (15% уставного фонда). Немецкий учредитель: международный образовательный центр, общественно-полезное общество с ограниченной ответственностью, г. Дортмунд (50% уставного фонда).

ММОЦ создан по примеру немецкой Академии образования, получил поддержку федеральной земли Северный Рейн – Вестфалия, евангелической церкви Вестфалии, а также многочисленных спонсоров и частных лиц. Уставный фонд составляет 7 156938 долларов США, в том числе 4946938 долларов США – ранее сформированный уставный фонд и 2210000 долларов США – дополнительный денежный вклад Международного образовательного центра, общественно-полезного общества с ограниченной ответственностью, г. Дортмунд.

Для ММОЦ характерен линейный тип структуры. Верхнюю ступень управления согласно уставу занимают 2 директора: с немецкой стороны – Астрид Зам (директор ММОЦ), с белорусской – Виктор Федорович Балакирев (председатель дирекции ММОЦ). Оба директора наделены одинаковыми правами и участвуют в равной степени в принятии решений. Для упрощения ведения документации документы подписываются только белорусским директором.

В ММОЦ имеются следующие структурные подразделения: ресторан – менеджер Елена Ластовская, гостиница – менеджер Дмитрий Савостеня, образовательный центр – менеджер Ольга Пилипович, технический отдел – руководитель Игорь Фокин, бухгалтерия – главный бухгалтер Светлана Бурдыко, историческая мастерская – руководитель Кузьма Козак. Менеджер подразделения наделен всеми полномочиями, осуществляет все функции управления. При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого проходят все команды управления, управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых ими объектов. Вместе с тем образовательный центр является связующим звеном среди структурных подразделений, так как основная задача ММОЦ это организация мероприятий, а затем уже сопровождение ресторанным и гостиничным обслуживанием.

Служба приема и размещения, служба эксплуатации номерного фонда входят в структурное подразделение «гостиница». В подчинении менеджера гостиницы находится персонал стойки приема и размещения, специалисты отдела бронирования и аренды, горничные и уборщицы общественных помещений.

Штатная структура предприятия состоит из следующих отделов: бухгалтерия, отдел образовательных услуг, отдел маркетинга, технический отдел, отдел охраны, гостиница, ресторан.

Списочная численность на предприятии составляет 80 человек, в том числе производственный персонал - 47 человек, административно-обслуживающий персонал – 23 человека.

ММОЦ им. Й. Рау – это своеобразный комплекс, в который входят также конференц-центр, гостиница и ресторан «Вестфалия». В соответствии с целями деятельности и законодательством Республики Беларусь предприятие осуществляет следующие виды деятельности:

- сдает в аренду офисные помещения, в особенности международным  организациям и фирмам;

- предоставляет услуги третьим лицам, за счет прибыли от которых финансируется техническое обслуживание центра;

- предоставляет услуги гостиницами  и ресторанами;

- осуществляет операции с недвижимым  имуществом;

- осуществляет туристскую деятельность (проведение экскурсий по городу);

- осуществляет предоставление  прочих услуг потребителям;

- предоставляет социальные услуги  без обеспечения проживания;

- осуществляет деятельность по  организации отдыха и развлечений, культуры и спорта;

- предоставляет индивидуальные услуги;

- осуществляет издательскую деятельность;

- занимается образовательной деятельностью;

- занимается деятельностью, связанная  с привлечением в Республику  Беларусь иностранной рабочей  силы и трудоустройством граждан  Республики Беларусь за границей.

В сотрудничестве с Дортмундским Международным образовательным центром Минский МОЦ:

- проводит собственные многочисленные  образовательные мероприятия с  использованием собственных и  спонсорских средств. Основной акцент  в сфере образовательной деятельности  ММОЦ ставится на таких темах как «Взаимопонимание и примирение», «Беларусь и Европа», «Школа журналистики», «Церковь и общество», а также «Человек и окружающая среда»;

- занимается организацией образовательных  поездок для немецких групп;

- ежегодно устраивает партнерские конференции для общественных объединений и гражданских инициатив из Германии и Беларуси;

- координирует реализацию Программы  поддержки Беларуси федерального  правительства Германии.

Потребителями услуг ММОЦ являются все слои населения, т. к. центр предлагает широкий выбор услуг. Среди них можно выделить бизнесменов, представителей международных коммерческих и некоммерческих организаций (ООН, ОБСЕ), иностранных туристов. Постоянными клиентами являются: Представительство ООН в РБ, Всемирная Организация Здравоохранения, бизнес-школа «ИПМ», Кока-Кола Бевриджиз Белоруссия, Пивоваренная компания «Сябар», Бритиш-Американ Тобакко, Роберт Бош АГ, Приорбанк, Представительство BASF, КРАВТ, NYCOMED, транспортно-экспедиторская компания ASSTRA, Международная организация по миграции, Белорусское общество Красного Креста и многие другие.

Таким образом, гостиничное предприятие «IBB» достигает удовлетворение потребностей своих клиентов, предлагая широкий набор услуг, отвечающих запросам различных целевых аудиторий. Данное обстоятельство подтверждается положительным имиджем гостиницы, а также наличием постоянным клиентов.

Итак, ознакомившись в общих чертах с деятельностью выбранного для изучения туристического предприятия, целесообразно перейти к анализу реализации функций контроля.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Анализ реализации  функции контроля в «IBB» отеле

 

Рассмотрим и проанализируем применение в практике гостиницы такой функции менеджмента как контроль.

Среди форм контроля, осуществляемых в гостинице «IBB» стоит отметить и следующие:

1. Надзор за работой подчиненных;

2. Анализ документов;

3. Вызов и заслушивание;

4. Запрашивание письменных отчетов;

5. Проведение планерок;

6. Аттестация;

7. Аудит;

8. Инвентаризация.

На предприятии осуществляется как внешний, так и внутренний контроль.

Для начала, хотелось бы отметить органы, осуществляющие внешний контроль гостиничного предприятия, а именно:

- Министерство ЖКХ РБ – утверждают  правила проживания;

- Налоговая инспекция по центральному  району г.Минска – проверяет  правильность и своевременность уплаты налогов;

- Фонд занятости – следит  за наличием вакансий;

- МЧС – следит за пожарной  безопасностью;

- санстанция;

- Госстандарт;

- Минспорта;

- Мингорисполком;

- Организации гостиничного хозяйства.

Контроль за соблюдением действующего порядка формирования и применения цен (тарифов) осуществляется Комитетом государственного контроля, органами ценообразования, министерствами, другими республиканскими органами государственного управления, объединениями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, в соответствии с действующим законодательством [12].

Также следует отметить, что ММОЦ следит за нововведениями в туристическую деятельность, предлагаемыми государственными органами, оплачивает все государственные пошлины, осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Республики Беларусь. ММОЦ взаимодействует с Минским горисполкомом, Министерством спорта и туризма, администрацией Московского района, Белгисом (подтверждение сертификата об уровне обслуживания 3 звезды), Управлением бытового обслуживания. Осуществляется связь с экологическими организациями. ММОЦ первая в Минске гостиница, где соблюдаются правила экологического менеджмента (разделение мусора, солнечная батарея, включение света от фотоэлементов), имеется сертификат, подтверждающий это.

За текущий год гостиницу проверили следующие органы:

1. Налоговая инспекция;

2. Минское управление Департамента  Государственной инспекции труда  и соц. защиты, проверка была проведена  на предмет организации оплаты  труда. Проведен контроль выполнения правил учета и расследования несчастных случаев на производстве, а также порядок разработки, согласования и утверждения инструкций по ОТ;