Содержание

Введение

     Большинство из нас не задумываются об организации повседневных дел и беспорядочно тратят на них силы и время. Между тем существуют дела обязательные, имеющие четкую временную организацию, и дела, время и сроки исполнения которых зависят целиком от нас и которыми мы чаще всего занимаемся бессистемно, в надежде, что они как-нибудь переделаются. Следствием подобного отношения ко времени, как правило, являются крушение планов, ощущение хронического недостатка времени. Страдают работа, личная жизнь.

     Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От этого во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что тратится, на что его нужно тратить, и делать все как можно быстрее.

     Умение  рационально организовывать свое рабочее  время повышает эффективность выполняемой  деятельности за счет контроля над  тем, что делается и когда делается. Такой навык предполагает изучение и совершенствование техники  его использования. Но не следует недооценивать наличие «ловушек времени», в которые может попасть любой человек.

     Объектом данной работы является рабочее время, предметом – рациональная организация рабочего времени.

     Цель  работы – теоретическое изучение рациональной организации рабочее времени делового человека. Задачи, поставленные в соответствии с целью, заключаются в следующем:

• изучение понятия «время», «рабочее время»;
• изучение способов и технологий по рациональной организации рабочего времени.

     Понятие «время» и причины  его дефицита

     Мы  все очень похожи, но у каждого  только 60 секунд в минуте, 60 минут  в часе и 24 часа в сутках. Нам нужно  выработать стратегию, которая позволит распорядиться временем

     Время имеет отличительные свойства:

• Время неэластично. Его нельзя растянуть или сжать.
• Время неповторимо и необратимо, поэтому часто мы безвозвратно упускаем возможность похвалить или поддержать кого-либо.

     Современная литература рассказывающая о времени  конечно имеет ввиду рабочее  время делового человека.

     Под рабочим временем понимается продолжительность участия человека в организованном трудовом процессе, в течении которого он должен выполнять свои производственные или служебные обязанности.¹

     Рабочее время – установленная в законодательном  порядке продолжительность рабочее  дня, в течении которого персонал обязан выполнять порученную ему работу.²

     Оно измеряется длительностью рабочего дня, рабочей недели, рабочего месяца, рабочего года и обычно регулируется национальным законодательством, определяющим его предельную величину за конкретный календарный период.

     Некоторые эксперты классифицируют работу на ту, которую должно сделать, следует  сделать и хорошо бы сделать. Первая – является обязательной и составляет около 75% того, что мы делаем; вторая – является важной и составляет 20%; третья – на всякий случай, составляет 5%. Работа может быть классифицирована на обязательную и необязательную (последствия выполнения которой не могут иметь существенного значения для деятельности). Еще одним видом работы являются действия, предписываемые компанией, например, участие в заседаниях, совещаниях, работах комиссий и др.

     Многие  деловые люди, когда совершенно завалены делами, встречами, проблемами, нерешенными  вопросами и непрочитанными документами, приходят в отчаяние – порой кажется, что управлять временем невозможно. Когда форс-мажор проходит, они переводят дух, другие же начинают искать возможность научиться управлять не только компанией или отделом, но и такими призрачным понятие как «время».

     Любой деловой человек может сказать, что времени ему катастрофически не хватает. Причина этого, как правило не в обилии работы, а в том, что много времени утекает нерационально и совершенно незаметно.

Причины дефицита времени.

     Для того, чтобы понять всю глубину  проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.
2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.
3. Постоянные доработки дома. При этом время отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.
4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.
5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.
7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени.

     Пути  рационализации рабочего времени

     Л.М. Макаревич, для рациональной организации рабочего времени, предлагает учитывать «двенадцать дыр», через которые бесконтрольно и бесполезно утекает время:³

• неправильный выбор цели и неверно расставленные приоритеты;
• отсутствие сформированного письменного плана;
• злоупотребление возможностями автомобиля;
• игнорирование решение «задачи коммивояжера»;
• борьба со следствиями, а не причиной;
• «стрельба из пушки по воробьям»;
• «телефон»;
• работа с бумагами и на бумаге;
• компьютерные игры;
• не регламентированное общение;
• непродуктивные встречи;
• неэффективная или малоэффективная коммуникация.

     Учитывая  эти рекомендации, деловой человек может своевременно внести коррективы в свои действия, минимизируя нерациональную трату невосполнимого времени.

     Для рациональной организации рабочего времени необходимо выполнять следующие рекомендации.

     1. Планирование. Организовывайте, планируйте и контролируйте. Планирование и контроль известны как сиамские близнецы менеджмента. Контроль необходим, чтобы проверить выполнение по сравнению с планом и целями и, в случае необходимости, предпринять коррекцию, чтобы вернуться на правильное направление к цели. Контроль – необходимая часть планирования.

     2. Предусмотрительность. Планируйте будущее, потому что это время, в котором Вы собираетесь провести остальную часть Вашей жизни. Здесь уместны законы Мэрфи: Ничто не является таким простым, как кажется; Все требует больше времени, чем Вы планируете, и если что-то может идти неправильно, то так оно и будет. Существуют два важных момента, связанных с планированием: реактивность (обозначает недостаток планирования и предусмотрительности) и предусмотрительность (продумывание заранее и предупреждение возникновения проблем).

     3. Реализация. План имеет небольшую ценность, если он не выполняется. Планирование сохраняет время, затрачиваемое на выполнение. Составление списка «что нужно сделать» на каждый день и анализ Вашего времени за представительный период – набор инструментальных средств, необходимый в Вашем ремесле. В начале каждого дня расположите по приоритетам Ваш список и напишите время исполнения рядом с каждым пунктом.

     4. Расписывайте время. Не полагайтесь на память при анализе времени. Записывайте, как тратится время за определенный период, используя журнал учета времени. Это должно занимать хотя бы 5 минут в день. По прошествии определенного периода выполните анализ фактического распределения Вашего времени.

     5. Непрерывное обучение и самосовершенствование. Тренируйтесь и развивайтесь, чтобы увеличить Вашу личную эффективность. Читайте книги, обучайтесь во время ожидания, в транспорте, на остановках. Даже во время управления машиной Вы можете слушать обучающие кассеты.

     6. Административная активность. Помните закон Паркинсона – Работа разрастается, заполняя собой все время, которое под нее можно отвести. Избавьтесь от помех и отвлекающих факторов. Не делайте одновременно много дел и убирайте законченную работу, чтобы она Вам не мешала. При обработке корреспонденции помните о 4-х принципах: делать, получать, откладывать и выбрасывать.

     7. Система папок. Хорошая система папок – важный фактор деловой активности. Вы должны быть способны отыскивать информацию быстро. Примените принцип Парето. Вы можете найти, что 20 % Ваших папок соответствуют 80% разыскиваемых документов. Поместите эти папки вместе.

     Также одной из технологий помогающей деловому человеку рационально организовать свое рабочее время является «Тайм-менеджмент». Основные направления управления временем приведены ниже.

     Первое  и самое главное – личные цели и ценности. Большинство людей  не имеет ясно сформулированных целей, живет «от зарплаты до зарплаты»  и «с 9 до 18». Как только вы задаетесь  вопросом о целях, о том, чего хотелось бы достичь в жизни – вы по-новому смотрите на расходы своего времени, и сразу понимаете, где оно тратится впустую, на дела, являющиеся для вас «навязанными» внешним окружением, не соответствующие вашим целям.

     Второе  – анализ расходов времени, хронометраж. Если мы хотим рационально тратить деньги, нужно некоторое время, а лучше постоянно, вести учет расходов и анализировать их целесообразность. Сам факт такого учета дисциплинирует и помогает найти резервы. То же самое со временем. Попробуйте 3-4 недели в течение дня записывать, на что тратится ваш самый невосполнимый ресурс. Вы немедленно найдете залежи и запасы времени, которое тратится, не так хорошо, как вам хотелось бы – на «поглотители времени», ненужные вам дела, неприятных вам людей, навязанные вам внешним окружением ложные, «не родные» для вас цели.

     Следующее, планирование задач и управление приоритетами. Это ни в коем случае не «расписывание себя по минутам». Обычно бывает достаточно списка дел, «to-do list», без жестких привязок к времени. Этот список обязательно должен быть «материальным» – на листе бумаги, в Outlook и т.п. Очень полезно отметить в нем главное, и начать работу именно с важнейших, приоритетных задач. Через некоторое время это предельно простое планирование и расстановка приоритетов превратятся у вас в навык, «как чистить зубы по утрам», само собой разумеющееся действие, не требующее каких-то усилий. После этого можно осваивать более сложные формы управления задачами, если они вам потребуются.

Рациональное  использование временем дает:

1. Выявлять важное для достижения поставленных целей.
2. Более быстрое достижение поставленных целей.
3. Возможность избегать стрессовых ситуаций, или выходить из стресса с минимальными потерями.
4. Хорошая самоорганизация.
5. Простор для творчества, поскольку для этого будет достаточно времени.
6. Больше свободного времени для себя.

     Еще одним принципом рациональной организации  рабочего времени является «искусство отказа».⁴ Умение говорить «нет» - самый главный секрет управления временем. Неумение отказывать оборачивается растрачиванием собственного времени. Против своей воли принимая на себя обязательство сделать что-то для других, приходиться действовать в ущерб своим личным приоритетам. Говорить «нет» надо вежливо, но твердо. Если «ваше нет» не производит впечатления на собеседника, повторяйте одно и тоже во множестве вариантов, пока до человека не дойдет смысл ваших слов. По возможности помогайте коллегам, но не в ущерб себе.

Заключение

     В ходе данной работы были рассмотрены  основные способы организации рабочего времени. На основе изученного теоретического материала можно сделать следующие выводы:

1. Время – это уникальнейший ресурс человека.
2. Время – это не только количество часов и минут, это ещё насыщенные полезной работой часы и минуты.
3. Необходимо делать всё в своё время.
4. Ставить правильные цели.
5. Постоянно следить за распорядком дня!
6. Не забывать о поставленной цели и идти к ней наикротчайшим путём!
7. Необходимо планировать день, неделю и даже месяц.