Программные средства для автоматизации рутинных операций при разработки управленческих решений

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«АМУРСКИЙ ГУМАНИТАРНО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВПО «АмГПГУ»)

 

 

ИНСТИТУТ ЗАОЧНОГО И ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ОТДЕЛ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ

 

 

Программные средства для автоматизации рутинных операций при разработки управленческих решений.

 

 

Лысенкова Анастасия Николаевна

 

 

 

 

 

Специальность: 080507.65 «Менеджмент организации»

 

 

 

Реферат

по дисциплине « Управленческие решения»

 

 

 

 

 

 

 

Комсомольск-на-Амуре, 2014 

Введение.

За последние 12 лет в России произошли коренные изменения в экономике. Государственные в прошлом предприятия стали функционировать в новой - рыночной среде. Возникло множество частных компаний, крупных холдингов и корпораций. Однако применяемые многими российскими предприятиями методы управления до сих пор уходят своими корнями во времена централизованной экономики. Для того, чтобы достичь мирового уровня конкурентоспособности российским предприятиям необходимо осваивать методы управления, адекватные современной рыночной среде, которые используются ведущими компаниям экономически развитых стран.

Современные эффективные методы управления бизнесом требуют сбора и анализа информации о всех фактах хозяйственной деятельности предприятия и изменениях внешней среды, так или иначе влияющих на организацию и ведение бизнеса. Только при наличии полной, достоверной, своевременной и объективной информации можно говорить о возможности принятия обоснованных решений по управлению производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия и при установлении договорных и инвестиционных отношений с партнерами. При значительных объемах управленческой информации, циркулирующей в любом хозяйствующем субъекте, достичь этого можно лишь используя преимущества автоматизированных информационных технологий, основанных на применении компьютеров и средств телекоммуникаций. Вследствие этого на предприятиях повсеместно создаются автоматизированные информационные системы (АИС).

 

 

 

1. Информационные системы и их роль в деятельности современных предприятий.

Любой экономический объект (предприятие, организация, фирма) является сложной, динамичной и управляемой системой. Система - это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единых целей. Целенаправленное воздействие на систему, ведущее к изменению, либо сохранению ее состояния обеспечивается управлением. Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект или система управления экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения. Основными функциями управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих частные функции управления, определяет организационную структуру системы управления.

1.1 Информационная система  управления.

В системе управления экономическим объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни. На стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение целей долгосрочного характера. Здесь определяются цели и осуществляется долгосрочное (прогнозное) планирование. На тактическом (функциональном) уровне разрабатываются среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и контролируется ход их выполнения. На оперативном уровне осуществляется сбор первичной информации обо всех изменениях, происходящих в объекте управления, ее анализ и выработка решений, направленных на достижение установленных планами целей и задач. Управление базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления. Система управления, на основе информации о состоянии экономического объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь). В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления.

Информационный процесс - это процесс регистрации, передачи, хранения, накопления и обработки информации. Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация) и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности. Информационный процесс управления реализуется путем выполнения строго регламентированной совокупности процедур, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию. Информационная технология (ИТ) - это совокупность взаимосвязанных процедур преобразования данных с использованием системы методов их выполнения в определенной технической среде. Автоматизированная информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах.Для организации и реализации информационного процесса необходим персонал, способный выполнять его процедуры, а также соответствующие средства и методы обработки информации. Все это в совокупности составляет информационную систему (ИС). Информационная система - это взаимосвязанная совокупность информации, средств и методов ее обработки, а также персонала, реализующего информационный процесс.

Экономическая информационная система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Основным назначением ЭИС является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система. В дальнейшем под термином "информационная система" будет пониматься "экономическая информационная система".

1.2 Обеспечивающие компоненты ИСУП

Для реализации информационных технологий ИСУП имеет набор компонент, которые называются обеспечивающими. К обеспечивающим компонентам ИСУП относятся: информационное, техническое, программное, математическое, лингвистическое, организационное, правовое, методическое и эргономическое обеспечение.

Информационное обеспечение (ИО) ИСУП - это совокупность методов и средств построения информационного фонда предприятия, организации его функционирования и использования. Различают два понятия: "информационный фонд" и "информационная база". Под информационным фондом понимается вся информация экономического объекта, зафиксированная на бумажных и машинных носителях. Информационная база включает только информацию, зафиксированную на машинных носителях. Информационную база - это совокупность данных, размещенных на машинных носителях в соответствии с определенными правилами хранения. В ИСУП она представлена массивами условно-постоянной и текущей информации. К первой группе относятся классификаторы всех видов, специальным образом организованные и хранящиеся в долговременной памяти компьютеров. Ко второй группе относятся массивы текущих данных о хозяйственных операциях, плановые и аналитические показатели. Способы организации и хранения этих данных могут быть разными и определяются особенностями используемого программного обеспечения. Техническое обеспечение (ТО) ИСУП - это комплекс технических средств, обеспечивающих реализацию информационных технологий ИСУП. В него входят технические средства сбора и регистрации информации, компьютеры, коммуникационное оборудование, а также иные средства офисной техники. Программное обеспечение (ПО) ИСУП - это комплекс программ, обеспечивающих обработку и передачу данных в ИСУП, а также документация по их применению.

2. Требования к ИСУП и принципы ее построения

Информация является одним из важнейших факторов производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Современная ИСУП в идеале должна интегрировать все информационные потоки предприятия, обеспечивая персонал всей информацией, необходимой для принятия управленческих решений. Для этого программные средства, обеспечивающие решение задач планирования, маркетинга, управления производством, логистики, управления персоналом, составления и контроля исполнения бюджетов, бухгалтерского учёта, анализа хозяйственной деятельности предприятия и др. должны быть объединены в единый комплекс. Для реализации принципов процессно-ориентированного управления ИСУП должна обеспечивать взаимоувязку работы на всех уровнях управления: от высшего руководства до функциональных служб и отдельных исполнителей. Таким образом, ИСУП следует рассматривать как целостную систему, а не просто как комплекс АРМ, предназначенных для решения отдельных задач. До сих пор бытует представление о необходимости разделения задач управления технологическими процессами и организационно-экономического управления предприятиями. В частности, поэтому при внедрении средств вычислительной техники в СССР применялись термины АСУТП (автоматизированные системы управления технологическими процессами) и АСУП (автоматизированные системы управления предприятием). Однако в нынешних условиях автоматизацию системы управления предприятием следует рассматривать в том числе и как средство обеспечения взаимодействия экономической и технологической составляющих бизнес-процессов.

3. Компьютерно-ориентированные технологии управления.

Постоянно растущая конкуренция вынуждает руководителей компаний искать новые методы управления, направленные на сохранение и расширение своего присутствия на рынке, повышения рентабельности своей деятельности, внедрять новые методы управления производством и маркетингом. Особую роль в этом играют информационные технологии, которые должны обеспечивать поддержку всех прогрессивных нововведений менеджмента. Более того, зачастую новые подходы к управления предприятиями изначально ориентируются на возможности современных информационных технологий и практически неосуществимы без использования компьютерных систем.

Развитие методов управления промышленными предприятиями в начале ХХ века связывают прежде всего с именами Фредерика Тейлора и Генри Гантта. Ф. Тейлор (Frederick W. Taylor), известный как разработчик "научной системы выжимания пота", является создателем производственного планирования как дисциплины. Он исследовал факторы, влияющие на производительность, и методы рациональной организации рабочего времени. На основе анализа тысяч экспериментов им были сформулированы рекомендации по организации промышленного производства и обучения кадров. В результате детализированное планирование стало рассматриваться как важнейший элемент организации производства.

Генри Гантт (Henry L. Gantt) работал вместе с Ф. Тейлором над количественными методами организации производства. Разработанный им метод наглядного упорядочения работ - диаграммы Гантта (Gantt Charts) - вплоть до настоящего времени считается одним из стандартных методов планирования последовательности взаимосвязанных работ. Многие современные системы управления проектами и планирования так или иначе представляют графики работ в виде диаграмм Гантта. Однако с их помощью неудобно планировать многовариантные взаимосвязанные цепочки работ, характерные для строительных, военных и государственных проектов, а также для ряда разновидностей производств. Кроме того, диаграммы Гантта удобно применять только для планирования и учета одного критического ресурса - времени. При необходимости учета нескольких ресурсов, например, технологической оснастки – нужно строить "объемные" диаграммы Гантта, имеющие несколько измерений по числу учитываемых ресурсов. Для таких задач в военном ведомстве США в 50-е годы были предложены методы сетевого планирования, или методы выбора "критического пути".

 

3.Выбор специализированного прикладного программного обеспечения

Ключевым элементом при создании ИСУП является выбор специализированных пакетов программ, кладущихся в основу прикладного программного обеспечения (ПО). До сих пор некоторые предприятия пытаются создавать ПО ИСУП самостоятельно. Однако таким способом можно создать только относительно простые программные средства, предназначенные для решения частных задач управления. Создание же собственными силами специализированного прикладного ПО, поддерживающего современные компьютерно-ориентированные технологии управления практически невозможно. Создание пакетов прикладных программ, обеспечивающих комплексное решение всей совокупности задач управлениями предприятиями и реализующих поддержку современных методов управления, требуют больших затрат средств и труда большого числа высококвалифицированных специалистов в течении нескольких лет. Такими ресурсами предприятия, не специализирующиеся на разработке программного обеспечения, не обладают. Поэтому в основу прикладного ПО ИСУП должны быть положены программные продукты, разработанные фирмами, специализирующимися на создании ПО управления предприятиями. Это, конечно, не исключает возможности использования собственных программных разработок предприятия в составе ПО ИСУП для решения особо специфических задач управления, поддержка которых не реализована в базовых пакетах прикладных программ от сторонних поставщиков. От выбора программного комплекса, кладущегося в основу прикладного ПО во многом зависят требования к формированию других обеспечивающих подсистем ИСУП. Основными требованиями к программному комплексу, кладущемуся в основу прикладного ПО ИСУП, являются:

- поддержка современных  компьютерно-ориентированных технологий  управления;

- охват как можно большего  числа функций управления в  рамках единого программного  комплекса и соответствие порядка  их реализации требованиям данного  предприятия;

- возможность взаимодействия  модулей программного комплекса  при решении большинства взаимосвязанных  задач различных подсистем управления  в оперативном режиме;

- поддержка сквозного  документооборота всей системы  управления;

- наличие средств объединения/актуализации  данных удаленных подразделений;

- наличие инструментов  адаптации программного комплекса  к требованиям конкретных предприятий;

- поддержка развитых механизмов  взаимодействия со сторонними  программными средствами.

При создании ИСУП, отвечающей современным требованиям и способной качественно влиять на совершенствование системы управления предприятием, является необходимым поддержка в ней современных компьютерно-ориентированных технологий управления. Поэтому желательно, чтобы программный комплекс, выбираемый в качестве основы прикладного ПО ИСУП предприятия оптовой торговли, поддерживал методологию MRP I, а для производственного предприятия - MRP II. Для предприятий, осуществляющих взаимодействие с большим числом клиентов необходим программный комплекс, реализующий, помимо прочего, функции управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). В отношении необходимости поддержки функционала, необходимого для реализации методологий SCM и CSRP, решение нужно принимать в каждом конкретном случае, исходя из особенностей хозяйственной деятельности предприятия.