Процессный и функциональный подход к управлению организацией

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

"Северо-Кавказский федеральный университет"

 

 

Кафедра управления инновационными проектами

 

 

 

Реферат на тему:

«Процессный и  функциональный подход к управлению организацией»

 

 

Работу выполнила:

студентка магистратуры ИЭиУ

2 курса специальности

«Менеджмент», гр. А

 

 

Работу проверил:

доцент кафедры

мировых информационных

ресурсов и электронного бизнеса

 

 

 

Ставрополь, 2012 
Содержание

 

 

 

 

Введение

Эффективность работы любой организации (банка, промышленного предприятия, торговой компании) в значительной степени определяется эффективностью управления, его соответствием внутренним и внешним условиям деятельности организации. Изменение этих условий не может не вызывать и изменения способов управления. В последние десятилетия XX века традиционный функциональный подход к управлению начал вытесняться процессно-ориентированным подходом [1].

При процессном подходе  к управлению каждая структурная единица обеспечивает выполнение конкретных бизнес-процессов, в которых она участвует. Обязанности, область ответственности, критерии успешной деятельности для каждой структурной единицы сформулированы и имеют смысл лишь в контексте конкретного бизнес-процесса.

Процессный  подход отвечает на вопрос «Как делать?». По своей сути, представленный подход подводит к переходу на так называемое «тощее производство» или «тощую» ресурсосберегающую организационную структуру (Lean production). Основными чертами такой организационной структуры являются [2]:

• широкое делегирование полномочий и ответственности исполнителям;
• сокращение количества уровней принятия решения;
• сочетание принципа целевого управления с групповой организацией труда;
• повышенное внимание к вопросам обеспечения качества продукции или услуг, а также работы предприятия в целом;

автоматизация технологий выполнения бизнес-процессов.

Сотрудник отвечает не только за свои функции, но и за те бизнес-процессы, в которых он задействован. Функции  и результат деятельности параллельных структурных единиц, которые участвуют в тех же бизнес-процессах, что и он, для него важны. Возникает взаимная ответственность за результат бизнес-процесса между всеми его участниками.

Функциональный подход отвечает на вопрос «Что делать?». Данная модель основана на универсальном принципе разделения труда между службами, отделами, цехами, бригадами с закреплением за ними определенных функций (операций) [2].

Функциональный подход наиболее оптимален в тех случаях, когда весь бизнес-процесс (или его значительная часть) сосредоточен в рамках одной структурной единицы. Например, в случае промышленного предприятия, когда некоторая структурная единица выполняет полный цикл производства и продажи некоторого товара: от закупки сырья до реализации готового продукта. В целом такая схема больше всего подходит предприятиям со стабильными бизнес-процессами, действующим на рынках с низким уровнем конкуренции. К таким рынкам относятся и рынки естественных монополий.

Как процессный, так и функциональный подходы  к организации систем управления имеют дело с одним и тем же набором элементов в рамках организации и вместе с тем позволяют вычленить для целей анализа и регулирования различные свойства объекта управления.

 

 

1. Процессный подход к управлению организацией

 

Согласно ISO 9001:2008, для успешного функционирования организация должна определить и осуществлять менеджмент многочисленных взаимосвязанных видов деятельности. Деятельность, использующая ресурсы и управляемая в целях преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс.

Таким образом, если организация применяет систему  процессов вместе с их взаимодействием  и идентификацией, для достижения желаемого результата, то данная система  называется процессным подходом.

К процессному  управлению чаще всего обращаются руководители организаций, которые имеют потенциал для роста и развития, но этот потенциал близок к истощению. И это вполне понятно: процессный подход рассматривается как одно из возможных средств улучшения деятельности организации.

В такой ситуации, руководители организации, при внедрении процессного подхода, ожидают решения следующих проблем:

1. Повышение управляемости организации (улучшение системы отчетности, создание прозрачной системы управления, ускорение процедур принятия управленческих решений)
2. Снижение влияния человеческого фактора при управлении организацией и выполнении отдельных операций внутри бизнес-процессов.
3. Снижение затрат.

Состав процессов  организации деятельности создается  на основе их классификации, а также  в зависимости от учреждения, организационной структуры и различных факторов. В большинстве случаев процессные модели и составы процессов системы менеджмента качества отличаются друг от друга. Классификацию процессов организации деятельности считают одним из наиболее эффективных способов идентификации и систематизации процессов. Сегодня большинство специалистов склоняются к тому, чтобы подразделять все процессы на 3 группы [3]:

1. Основные;
2. Обеспечивающие (вспомогательные);
3. Управляющие.

Основной процесс — это процесс, который удовлетворяет требованиям внешней среды: он либо создает основной продукт, либо добавляет ценность для потребителя. Вспомогательный процесс — это процесс, который обеспечивает основной процесс. Т.е. вспомогательные процессы обеспечивают деятельность по созданию ценности для клиента. Процесс управления — это процесс, потребителями которого являются:

• собственники (инвесторы);
• клиенты организации;
• поставщики;
• сотрудники;
• общество.

Как показывает практика, система управления, построенная  на принципах процессного управления, является более эффективной и результативной по сравнению с равной ей по масштабу функциональной системой. Вместе с тем, разработка и внедрение такой системы – сложный процесс.

При внедрении  процессного подхода в организацию  необходимо рассмотреть такие понятия  как [4]: владелец процесса организации деятельности предприятия, исполнители процесса организации деятельности предприятия, входы и результат процесса организации деятельности предприятия.

Владелец процесса организации деятельности предприятия  – должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.

Исполнители бизнес-процесса – команда специалистов из различных  функциональных областей (выполняющих  действия процесса. Исполнители процесса в большей степени ориентированы на результат, чем исполнители отдельных функций при функциональном подходе, так как основой мотивационной схемы при процессном управлении является распределение бонусов среди членов команды только при получении конечного результата. При функциональном подходе исполнители мотивируются только за исполнение функций и не заинтересованы в получении конечного результата.

Входы процесса организации деятельности учебного заведения – ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса.

Результат процесса организации деятельности организации  – то, ради чего осуществляется процесс, т.е. деятельность всегда рассматривается вместе с целью этой деятельности – получение на выходе некоторого результата, удовлетворяющего заданным требованиям.

Преимущество данного  подхода заключается в непрерывности  управления, которое он обеспечивает на стыке отдельных процессов в рамках их системы, а также при их комбинации и взаимодействии.

Применения  процессного подхода становится объективно необходимым, по крайней  мере, для тех, кто совершает свою деятельность. Процессная модель представляет собой систему (сеть) взаимодействующих процессов, каждый из которых влияет на функционирование других процессов и системы в целом.

 

 

 

2. Функциональный подход к управлению организацией

 

Функциональный  подход позволяет проводить экономический  анализ конструкций и технологии изготовления приборов и оборудования с точки зрения интересов потребителя. Потребителя, в свою очередь, интересуют не предметы и изделия как каковые, а выполняемые ими функции. С помощью функционального подхода можно более систематизировано и логично оценить, связи в таких системных процессах, как повышение эффективности производства, внедрение новой техники и технологии, специализация и кооперирование предприятий, техническое перевооружение производства и др.

При данном подходе  к управлению перед каждой структурной единицей (сотрудник, отдел, управление) закреплен ряд функций, описана область ответственности, сформулированы критерии успешной и неуспешной деятельности. Как правило, горизонтальные связи между структурными единицами слабы, а вертикальные связи по линии «начальник-подчиненный» — сильны. Подчиненный отвечает только за порученные ему функции и, возможно, за деятельность своего подразделения в целом. Функции и результаты работы параллельных структурных единиц здесь не затрагиваются [1].

Результат функционального подхода –оптимальное проектирование организационной структуры –определение границ между подразделениями по принципу функциональных областей. Изначально постулируется изначальный набор типовых функций, который в дальнейшем детализируется и привязывается к конкретному предприятию, к его службам и подразделениям.

Главным недостатком  такой структуры является то, что  функции закрепляются за подразделениями  зачастую самыми разными методами бюрократическими методами, в процессе деятельности компании могут наращиваться по принципу «лоскутного одеяла». Если проследить непрерывную цепочку технологических процессов в такой организации, то она может напоминать «спагетти». Попытки упорядочивания функций, как правили, наталкиваются на сопротивление бюрократической машины. Кроме того, в такой структуре велики расходы на поддержку бюрократического аппарата [2].

В тоже время  при грамотном применении структурного подхода подсознательно применяется  и процессный подход. Границы между  подразделениями проводятся так, чтобы в процессе работы было как можно меньше переходов этих границ. И, если, например, посмотреть на детальную структуру предприятий ВПК, то там явно прослеживается и эта тенденция.

 

Заключение

 

Процессный  подход не является противопоставлением функциональному. Функции и процессы не могут существовать в отрыве друг от друга. Результат и функционального, и процессного подходов - одновременное проектирование организационной структуры (функциональных областей) и порядка взаимодействий в рамках этой структуры (процессов). Эти подходы, в известной степени, должны применяться параллельно.

Основное отличие  процессного подхода в том, что  он ориентирован, в первую очередь, не на организационную структуру  предприятия, не на функции подразделений, а на бизнес-процессы, конечными целями выполнения которых, является создание продуктов или услуг, представляющих ценность для внешних или внутренних потребителей. При этом система управления компанией ориентируется как на управление каждым бизнес-процессом в отдельности, так и всеми бизнес-процессами предприятия в целом. При этом система качества предприятия обеспечивает качество технологии выполнения бизнес-процессов.

 

Используемая  литература

 

1. Функциональный и процессный подходы к управлению// Информационно – аналитический портал «CNews».- 2003 [Электронный ресурс]. URL: www.cnews.ru/reviews/free/finance2003/tendency/quorum.shtml

 

2.  Структурный, функциональный, процессный и проектный подходы к построению организационной структуры //Корпоративный сайт компании «Корпоративные системы Интернет». – 2006 [Электронный ресурс]. URL: www.corpsite.ru/Encyclopedia/Consulting/StructureOptimization/Approaches.aspx

 

3. Нечаева О. В. Разработка системы менеджмента качества // Вестник руководителя организации Архангельской области. - 2007. - №5 – С. 13-15