Процесс контроля

План

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..  2

1. Планирование . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.1. Процесс стратегического планирования . . . . . . .  4

1.2. Реализация стратегического плана . . . . . . . . . .  6

1.3. Оценка стратегического плана . . . . . . . . . . . . .  6

2. Организация . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7

2.1. Построение организаций . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9

3. Мотивация . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11

3.1. Содержательные теории мотивации . . . . . . . .  12

3.2. Процессуальные теории мотивации . . . . . . . . . .  13

4. Контроль . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  14

4.1. Процесс контроля . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15

4.2. Поведенческие аспекты контроля . . . . . . . . . . . .  16

4.3. Характеристики эффективного контроля . . . . … 16

Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17

Список литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Время, в которое мы живем, - эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом противоречивую, но исторически  неизбежную и необратимую перестройку. В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике - от административно-командной системы к рынку, в жизни отдельного человека - превращение его из “винтика” в самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.

Важная часть этого  изменения, как показывает мировой  опыт, - постижение науки и искусства  менеджмента.

В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски “управление” - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.

А управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

 

 

 

 

 

 

1 Планирование.

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы  достичь этих целей.

Стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических  стратегий, предназначенных для  того, чтобы помочь организации достичь  своих целей.

Процесс стратегического  планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача - обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени. Точнее говоря, процесс стратегического планирования является тем зонтиком, под которым укрываются все управленческие функции.

Сущность стратегии. Слово “стратегия” произошло от греческого strategos, “искусство генерала”.

Стратегия представляет собой детальный всесторонний комплексный  план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии организации и достижение ее целей.

Стратегический план должен разрабатываться скорее с  точки зрения перспективы всей корпорации, а не конкретного индивида. Хотя, на личных предприятиях основатель предприятия  может позволить себе относительную  роскошь сочетать личные планы со стратегией организации.

Стратегический план должен обосновываться обширными исследованиями и фактическими данными. Чтобы эффективно конкурировать в сегодняшнем  мире бизнеса, фирма должна постоянно  заниматься сбором и анализом огромного количества информации об отрасли, рынке, конкуренции и других факторах.

Стратегический план придает фирме определенность, индивидуальность, что позволяет ей привлекать определенные типы работников, и, в то же время, не привлекать работников других типов. Этот план открывает перспективу для организации, которая направляет ее сотрудников, привлекает новых работников и помогает продавать изделия или услуги.

Наконец, стратегические планы должны быть разработаны так, чтобы не только оставаться целостными в течение длительных периодов времени, но и быть достаточно гибкими, чтобы при необходимости можно было осуществить их модификацию и переориентацию.

Планирование и успех  организации.

Некоторые организации, как и индивиды, могут достичь  определенного уровня успеха, не затрачивая большого труда на формальное планирование. Более того, стратегическое планирование само по себе не гарантирует успеха. Организация, создающая стратегические планы, может потерпеть неудачу из-за ошибок в организации, мотивации и контроле.

1.1. Процесс стратегического планирования.

Тем не менее, формальное планирование может создать ряд  важных и часто существенных благоприятных  факторов для организации.

Современный темп изменения  и увеличения знаний является настолько  большим, что стратегическое планирование представляется единственным способом формального прогнозирования будущих проблем и возможностей. Стратегическое планирование дает основу для принятия решения. Формальное планирование способствует снижению риска при принятии решения. Планирование, поскольку оно служит для формулирования установленных целей, помогает создать единство общей цели внутри организации.

Для стратегического  планирования характерны следующие  положения.

1.Небольшой плановый  отдел (менее 6 человек) корпорации дополняется планированием на низших уровнях.

2.Возраст функции планирования  даже в наиболее крупных корпорациях  насчитывается менее десяти лет. 

3.Стратегические планы  разрабатываются на совещаниях  высшего руководства корпорации, проводимых ежегодно.

4.Годовой стратегический  план объединяется с годовым  финансовым планом.

5. В большинстве организаций  считают, что функция планирования 

может быть усовершенствована.

Цели организации

 Первым и, может быть, самым существенным решением при планировании будет выбор целей организации.

Основная общая цель организации - четко выраженная причина  ее существования - обозначается как  ее миссия. Цели вырабатываются для  осуществления этой миссии.

Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление  и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях. Формылировка миссии организации должна содержать следующее:

1. Задача фирмы с  точки зрения ее основных услуг  или изделий, ее основных рынков  и основных технологий. Проще  говоря, какой предпринимательской деятельностью занимается фирма?

2. Внешняя Среда по  отношению к фирме, которая  определяет рабочие принципы  фирмы. 

3. Культура организации.  Какого типа рабочий климат  существует внутри фирмы? Какого  типа людей привлекает этот климат?

Чтобы выбрать соответствующую  миссию, руководство должно ответить на два вопроса: “Кто наши клиенты?”  и “Какаие потребности наших  клиентов мы можем удовлетворить?”Клиентом  в данном контекте будет любой, кто  использует результаты деятельности организации. Клиентами некомерческой организации будут те, кто использует ее услуги и обеспечивает ее ресурсами.

Общефирменные цели формулируются  и устанавливаются на основе общей  миссии организации и определенных ценностей и целей, на которые  ориентируется высшее руководство. Чтобы внести истинный вклад в успех организации, цели должны обладать рядом характеристик.

1. Во-первых, цели должны  быть конкретными и измеримыми. Выражая свои цели в конкретных  измеримых формах, руководство создает  четкую базу отсчета для последующих решений и оценки хода работы.

2. Конкретный горизонт  прогнозирования представляет собой  другую характеристику эффективных  целей. Цели обычно устанавливаются  на длительные или краткие  временные промежутки. Долгосрочная  цель имеет горизонт планирования приблизительно равный пяти годам. Краткосрочная цель в большенстве случаев представляет один из планов организации, который следует завершить в пределах года. Среднесрочные цели имеют горизонт планирования от одного до пяти лет.

3. Цель должна быть достижимой, - чтобы служить повышению эффективнисти организации.

4. Чтобы быть эффективными, множественные цели организации  должны быть взаимно поддерживающими  - т. е. действия и решения,  необходимые для достижения одной  цели, не должны мешать достижению других целей.

Цели будут значимой частью процесса стратегического управления только в том случае, если высшее руководство правильно их сформулирует, затем эффективно их институционализирует, информирует о них и стимулирует  их осуществление во всей организации. Процесс стратегического управления будет успешным в той степени, в какой высшее руководство участвует в формулировании целей и в какой мере эти цели отражают ценности руководства и реалии фирмы.

1.2. Реализация стратегического плана.

Стратегическое планирование приобретает смысл тогда, когда оно реализуется.

После выбора основополагающей общей стратегии ее необходимо реализовать, объединив с другими организационными функциями.

Важным механизмом увязки стратегии является разработка планов и ориентиров: тактики, политики, процедур и правил.

Тактика представляет собой  конкретные краткосрочные стратегии. Политика представляет общие ориентиры  для действий и принятия решений. Процедуры предписывают действия, которые  должны быть предприняты в конкретной ситуации. Правила точно указывают, что следует делать в конкретной ситуации.

1.3 Оценка стратегического плана.

Разработка и последующая  реализация стратегического плана  кажется простым процессом. К  сожалению, слишком многие организации  применяют метод “внедрить немедленно” по отношению к планированию и катострофически проваливаются. Непрерывная оценка стратегического плана имеет чрезвычайное значение для долгосрочного успеха плана.

Оценка стратегии проводится путем сравнения результатов  работы с целями. Процесс оценки используется в качестве механизма обратной связи для корректировки стратегии. Чтобы быть эффективной, оценка должна проводиться системно и непрерывно. Надлежащим образом разработанный процесс должен охватывать все уровни - сверху вниз. При оценке процесса стратегического планирования следует ответить на пять вопросов:

1.Является ли стратегия  внутренне совместимой с возможностями  организации? 

2.Предпологает ли стратегия  допустимую степень риска? 

3.Обладает ли организация  достаточными ресурсами для реализации стратегии?

4.Учитывает ли стратегия  внешние опасности и возможности? 

5.Является ли эта  стратегия лучшим способом применения  ресурсов фирмы? 

2. Организация.

Организовать - значит создать  некую структуру. Организация - это  процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

Чтобы планы были реализованы руководство  должно найти эффективный способ сочетания планов, т. е. с оптимальным  результатом.

Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач: существует два основных аспекта организационного процесса:

1. Деление организации на подразделения  соответственно целям и стратегиям.

2. Делегирование полномочий.

Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Чтобы понять, как эффективно осуществлять делегирование,- а эту проблему мы рассмотрим позднее, - необходимо понять связанные с этим концепции ответственности и организационных полномочий.

Ответственность представляет собой  обязательство выполнять имеющиеся  задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение.

Важно осознать, что делегирование  реализуется только в случае принятия полномочий, и собственно ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязательно выполнять ее лично, оно остается ответственным за удовлетворительное завершение работы.

Если предполагается, что какое-то лицо примет ответственность за удовлетворительное выполнение задачи - организация должна предоставить ему требуемые ресурсы. Руководство осущуствляет это путем делегирования полномочий вместе с задачами.

Полномочия представляют собой  ограниченное право использовать ресурсы  организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Полномочия ограничены планами, процедурами, правилами и устными распоряжениями начальников, а также факторами внешней Среды, например, законами и культурными ценностями. Пределы Формальных полномочий часто нарушаются благодаря власти и неформальным организациям.

В некоторых случаях пределы полномочий изменяют характер полномочий в такой значительной степени, что необходимо рассмотреть отношения между уровнями полномочий, которые проявляются в виде двух общих типов. Они обозначаются как линейные и аппаратные (штабные) полномочия, причем оба типа могут применяться в различных формах.