PR в системе внутренних коммуникаций предприятия

Годовой отчет — это  средство признания достижений сотрудников, которого они ждут.

 

1.7   Доски  объявлений как средство внутриорганизационных коммуникаций

 

Доски объявлений весьма распространены в организациях. Однако менеджмент не всегда помнит, что они могут использоваться не только для информирования в чрезвычайных ситуациях, но и для улучшения производительности труда, сокращения потерь и инцендентов.

Визуально экспрессивные, графически впечатляющие, доски могут быть центрами сегодняшних текущих новостей. Такая  доска может находиться у входа  в компанию внутри, или в другом месте интенсивного потока сотрудников, например, у дверей кафетерия снаружи.

Чтобы сделать доску объявлений читаемой, следует регулярно её обновлять, например, еженедельно. Для выполнения этой задачи может быть назначен один человек в подразделении ПР.

Электронные доски внутренних объявлений могут вестись организацией, использующей Internet и/или Intranet.

 

1.8  Внутреннее  видео как часть PR внутри организации

 

Внутреннее телевидение  и использование видеопленки  становится все более распространенным средством внутрикорпоративных  коммуникаций. Крупнейшие компании повернулись  к этому средству коммуникаций, стремясь конкурировать за внимание занятых, 80% которых получает большую часть своих новостей от телевидения.

Эффективность телевидения  объясняется высокой информативностью видеоленты, например, с записью  выступления руководителя, объясняющего корпоративную политику. Эта видеолента гораздо информативнее аудиопленки и тем более печатного текста того же сообщения.

Видеозапись сокращает дистанцию  между аудиторией и менеджером, персонализирует  политику компании [9, c.32].

Американская компания быстрого питания Burger King производит видео в собственной студии для того, чтобы обучать работников в своих 5-ти тысячах ресторанов. Все рестораны компании имеют оборудование для просмотра видео. Основные сообщения длятся около 20 минут. Учебные фильмы для персонала зарубежных ресторанов использует и компания Kentucky Fried Chicken.

Компания Miller Brewing производит 20-минутный видеожурнал, распространяет его каждые 3 месяца во все месторасположения компании. Журнал отражает новые сделки, продвижение марок, события на заводах и содержит рассказы, интересные для занятых. В качестве причины издания такого видеожурнала компания определила то, что руководству компании гораздо проще говорить в 5-минутном видео, чем лично, — со всеми месторасположениями компании [1, c.128].

Компания Ford останавливает сборочную линию, чтобы показать видеоленты рабочим. В одном из случаев на 35 заводах для 110 тысяч рабочих была показана видеолента об улучшении качества работы.

Сеть магазинов Wall-Mart стала обращать визиты своего основателя в одновременные видео-встречи с тысячами магазинов. Британский банк Barclays Bank строит помощью видео коммуникации с 85 тысячами своих занятых в 2,5 тысячах своих подразделений в Великобритании и за рубежом. Большая часть работ по производству видео ведется в собственной студии под руководством бывшего телепродью-сера компании ВВС [15, с. 123]. Видео используется здесь для показа ответов топ-менеджмента на вопросы аудитории нескольких филиалов, для ролевого проигрывания методов продаж нового продукта, для претестирова-ния телерекламы.

Введение внутреннего  телевидения и изготовление видеофильмов должно быть предварено проработкой  специалистами PR следующих вопросов:

1. Зачем нам нужно это видео?
2. Кого мы стремимся достичь этим видео?
3. В чем идея видео?
4. Что мы хотим, чтобы сделали зрители, посмотрев это видео?
5. Насколько хорош сценарий?
6. Достаточно ли высоко качество нашего вещания?
7. Дотягивает ли ведение вещания до уровня обычного телевидения?
8. Насколько профессиональна команда телевещания?
9. Где наши зрители увидят видео?
10. Какими средствами коммуникации мы поддержим видео?
11. Как много денег можем мы истратить?

 

1.9 Интернет как средство внутриорганизационных  коммуникаций

 

Интернет может служить  удобным средством внутриорганизационных  коммуникаций. Электронная почта  в развитых странах превосходит  обычную по скорости, достоверности, надежности, и сопоставима в цене.

Каждый преподаватель, работник и студент американского университета, в частности, университета Джорджа ' -Вашингтона, Сиракузского университета, имеет свой электронный адрес, по которому ведется не только внешняя, но и внутренняя переписка. Адреса могут объединяться абонентом в списки, по спискам проводится одновременная и мгновенная рассылка сообщений. Обычно абоненты электронных ящиков просматривают их не реже 2—3 раз в неделю, а самые активные пользователи — каждый день и не один раз. С помощью электронной почты проводится информирование персонала, опросы и сбор их мнений методом мозгового штурма, а также обучение. Такие электронные каналы информирования, опроса и обсуждения текущих и стратегических вопросов организации заменяют многие бесплодные и растянутые собрания сотрудников, обеспечивают предварительную подготовку и проработку обсуждаемых вопросов. Частота собраний с личным присутствием снижается в несколько раз. По электронной почте же может рассылаться информационный бюллетень. Корпоративная электронная доска объявлений для сотрудников — удобное средство внутреннего информирования для организаций, где значительное количество сотрудников имеют прямой и удобный доступ к Интернет — на рабочих местах [12, c.189-190].

 

1.10 Непосредственные  коммуникации с руководителями

 

Большинство занятых рассматривают  коммуникации с непосредственным начальником  как предпочитаемый источник информации. Однако, гораздо меньшая часть  считает, что их начальник — хороший  источник информации. Поэтому занятые  больше полагаются на слухи, хотя предпочли  бы им сообщения своего шефа.

Возможность прямых коммуникаций представляют конференции, проводимые раз в год или в полгода. Конференции собирают вместе людей, которые редко встречаются вместе. В сравнении с видео, конференции представляют более личный контакт. Здесь может проводиться обучение персонала в связи с освоением нового продукта, демонстрация и тестирование нового продукта вместе с конкурирующим продуктом. Недостатком конференций как средства коммуникаций является отрыв специалистов от текущих дел и стоимость проведения мероприятия.  

Собрания и брифинги в  организации могут проводиться  по различным поводам и с различной  регулярностью. Они должны быть четко  спланированы и организованы [13, c.81].

Задачей подразделения ПР является создание возможностей для  непосредственных коммуникаций управленческого состава с подчиненными, часто в неформальной обстановке. При этом обеспечивается их «перемешивание» в различных формах встреч — от сессии жалоб до собраний маркетингового планирования. Практикуются также встречи «перепрыгивания уровня» (skip level) — менеджеров высшего уровня с подчиненными несколько уровней ниже в организационной иерархии. Ценность таких встреч — в их регулярности, содержательности, значительности. Так, в американских университетах принято проводить приемы в полуофициальной обстановке, где могут быть несколько спикеров из числа руководства и приглашенных. Торжественная часть занимает несколько минут. Главное значение такого приема в неформальном общении присутствующих, позволяющем познакомиться и обменяться информацией десяткам присутствующих. Стол с угощением ставится так, чтобы не мешать свободному перемещению людей и максимально возможному числу контактов. Поэтому за столом с которого берут угощение, никто не сидит, он стоит отдельно, а небольшие столики располагаются в отдалении, где могут расположиться собеседники [10, c.54-55].

 

1.11  Слухи с точки зрения PR

 

В некоторых организациях слухи — наиболее сильные средства коммуникаций. Нередко они распространяются быстрее, чем официальная информация и более влиятельны, чем обычные инструкции. Поэтому слухи могут быть разрушительными.

Слухи трудно остановить. Организация  должна корректировать слухи так  быстро, как это возможно, потому что сотрудники склонны искажать будущий ход событий во имя подтверждения слухов.

Идентификация источников слухов сложна, если вообще возможна, и не стоит  времени. Однако опровержение ложных слухов о плохих новостях — увольнениях, закрытиях, часто необходимо и достигается  прямым официальным заявлением.

Таким образом, слухи не всегда враги в коммуникациях с персоналом. Корпоративные слухи могут быть такими же средствами коммуникации, как  печать или встречи. Они могут  быть еще ценнее, потому что им верят  и каждый может внести свою лепту в их создание и распространение. Интернет — один самых мощных и масштабных каналов распространения слухов, однако, источник здесь идентифицируем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ

 

2.1 Характеристика объекта управления

 

ОАО «Прогресс», расположенное в г. Южно-Сахалинске, является крупной промышленном организацией, которая включает 7 цехов основного производства, специализирующихся на разработке и производстве генераторов и оборудования для строительного комплекса башенных кранов, грузовых подъемников. В структуру вспомогательного производства входят 3 цеха, мастерские и производственные участки, главной задачей которых является обеспечение работоспособности и ремонта оборудования, машин, механизмов, зданий и сооружений.

Конечный результат деятельности основных цехов – готовая товарная продукция, которая реализуется внешнему потребителю. В процессе производства предприятие ориентируется на современные технологии и научные достижения отрасли с использованием новейших разработок и технологий.

Основными поставщиками, на долю которых приходится более 70 % всех поставок товарно-материальных ценностей являются ОАО «Амурметалл» и ООО «ТехВосток».

Обеспечивающее производство создает информационные и административные условия для развития основного и вспомогательного производств и выполняет функции координации и контроля текущей деятельности персонала, а также наем, оформление и расстановку кадров.

Рассматриваемая организация  является коммерческой. Она самостоятельно заключает договоры с потребителями продукции, в том числе получает государственные «заказы, а также заключает договоры и ведет расчеты с поставщиками нужных производственных ресурсов. Полную ответственность ОАО «Прогресс» несет перед финансовыми органами за своевременное перечисление налогов и других платежей, покрывает из собственного дохода все убытки и потери. За счет выручки от реализации продукции производит оплату расходов на производство и его развитие, а также на закупку сырья, материалов и оплату рабочей силы.

Организация основана в 1960 г., и на протяжении всего этого времени  обеспечивает строительный и энергетический комплекс города и регионов средствами механизации, технологическим оборудованием, что отразилось и на организационной структуре (в ее состав входят два конструкторских бюро, ориентированные на два вида выпускаемой продукции: конструкторское бюро мелкосерийного производства оборудования для строительного комплекса и проектно-конструкторское бюро генераторов.

В организации установлена  линейно-функциональная организационная  структура. В штате организации  числится 234 человек.

Основной рынок сбыта продукции г. Комсомольск-на-Амуре. Это около 70 % от общего объема выпускаемой продукции, 10 % - область, в которой находится г. Комсомольск-на-Амуре, остальные 20 % регионы России.

Миссия организации ОАО  «Прогресс» - удовлетворении потребностей строительного и энергетического  комплекса города Комсомольск-на-Амуре и регионов высококачественным оборудованием по доступным ценам.

Осуществление миссии организации  включает в себя следующие цели:

• непрерывное повышение качества производимой продукции;
• увеличение темпов роста прибыли;
• увеличение доли рынка;
• повышение объемов продаж;
• выход на новые рынки сбыта.

 Таким образом, характеристика  объекта управления позволила  определить миссию,  также установлены цели и задачи организации, сформулированы особенности организационной структуры.

 

2.2 Основные направления  деятельности PR в данной организации

Анализ направлений деятельности PR в данной организации представлен в таблице 2.1.

Таблица 2.1 – Основные направления  деятельности PR

№ п/п	Наименование	Ответственный (исполнитель)
1.	Основные  вопросы PR: отношения с инвесторами, в том числе реальные и потенциальные (Павел Синюкаев, Ольга Гальдер, Елена Левина, ИП Гуреева М.М.); разработка системы приемов и методов, направленных на улучшение взаимопонимания между фирмой и ее целевыми аудиториями, обеспечение поддержки деятельности фирмы со стороны различных целевых аудиторий. реализация мер, направленных на устранение коммуникативных барьеров, помех, возникающих в процессе коммуникации фирмы и ее целевых аудиторий; разработка системы коммуникативных мер по преодолению последствий кризисных и конфликтных ситуаций; постоянное отслеживание коммуникационной среды внутри фирмы, разработка мер по ее контролю и оптимизации; поддержание постоянных отношений со СМИ двусторонних, обоюдополезных, доброжелательных (с целью управления информацией и конструирования новостей); работа с поставщиками (ОАО «Амурметалл», ООО «ТехВосток», ОАО «ДВ Гарант», ИП Гуреева У.В., ОАО «ДВ Стар», ИП Сомов Ю.Ю., ООО «Востокрезерв»); работа с потребителями по снижению дебиторской задолжности; работа с администрацией г. Южно-Сахалинска.	Зам. ГД по коммерческим вопросам/ Начальник ОКК специалист по связям с общественностью
2.	Работа с основными  группами общественности: агитационные материалы (баннеры, плакаты, буклеты); вручение предупреждений, уведомлений, претензий по потребителям-неплатильщикам;	Менеджер по рекламе/ Специалист по работе с клиентами
3.	Средства внутриорганизационных  коммуникаций: газеты, журналы (журнал «Синергия», газета «Высота», газета «Приамурье», газета «Комсомолец») листки новостей; публикации для менеджеров (или управленческие публикации); ежегодные отчеты организации; доски объявлений; внутреннее видео; Интернет (электронная почта); встречи с руководителями.	Зам. ГД по общим вопросам/ Специалист корпоративного PR
4.	Комплексные направления: поддержание, усиление, корректировка имиджа фирмы: непрерывная работа над имиджем выпускаемой продукции; предоставление дополнительных услуг постоянным клиентам; непрерывное повышение уровня компетентности сотрудников; формирование благоприятного социально-экономического климата предприятия; разработка и агитация корпоративного стиля; участие в социально значимых акциях; паблисити: проведение пресс-конференций с представителями СМИ; спонсорские акции; регулярные репортажи, статьи в СМИ; проведение презентаций, круглых столов с заинтересованными лицами (инвесторы, поставщики, корпоративные и другие издания – рассмотрены подробнее выше).	Зам. ГД по коммерческим вопросам/ Специалист по работе с клиентами
5.	Специальные события: начало производства генераторов водорода/кислорода PIEL; значимые даты; презентации; конференции.	Зам. ГД по коммерческим вопросам/ Специалист корпоративного PR
6.	Предложения: для повышения положительного паблисити и  имиджа компании проводить акции в СМИ, (продажа качественного товара с меньшей добавленной стоимостью для увеличения рынка сбыта). проведение круглых столов для СМИ и руководства. участие в городских и краевых мероприятиях; благотворительность.	Начальник ОКК, Специалист корпоративного PR, Специалист по работе с клиентами