Поняття та значення управління проектами

ПЛАН

1. Вступ
2. Поняття та значення управління проектами
3. Суть, види проектів і моделі управління ними
4. Методи управління проектами
5. Список використаної літератури

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

 

Деякі керівники характеризують управління проектами як формусучасного мистецтва, довільний набір ідей і принципів, що дозволяютьдолати що виникають по ходу справи труднощі й успішно завершувати проект.

Основна передумова цього  полягає в тому, що проект вважаєтьсянепередбачуваним, а інтуїція - ключовий елемент успіху.

 

Інші розглядають  Управління проектами виключно з  точки зорунаукового підходу, виходячи з того, що всі чинники можуть бути передбачені, івсі альтернативи заздалегідь  проаналізовані. За такого підходу  функції 

Управління  проектами сильно скорочені. Перевірити стан справ. Оновитиплан. Рухатися вперед.

 

Треті вважають управління проектами справжньою нісенітницею. Великі звіти ікрасиві графіки для  керівництва. Зустрічі з проектною  групою, що нагадуютьмітинги.

 

Незалежно від  того, чия думка візьме гору, навіть і ті проекти,управління якими ведеться погано, іноді досягають завершення. Не завждивчасно. Не завжди в рамках бюджету. Не завжди з бажаним якістю. Вони,тим не менш, з працею доходять до фінішної лінії - і очевидці дивуються,як все-таки це сталося. І що дивно, іноді не існує ясногоуявлення про цілі проекту. Його завершення затьмарені проблемами,нерозумінням і непорозуміннями, які спостерігалися протягом всьогопроцесу реалізації проекту.

 

Наприклад, бувають  проекти, під час яких керівництво  запевняють в тому,що все йде за графіком, хоча, насправді, відбувається затримка зазатримкою. Або ж, незважаючи на всі попередження, керівництво волієвірити, що всі поставлені завдання будуть виконані.

 

Зустрічається і найгірший варіант. Керівництво  твердо знає, що проектзбився з курсу, але не може прийняти рішучих заходів. Немає чіткої відповіді напитання, чому проект "пробуксовує", хто винен або що потрібно зробити,щоб повернути проект в заплановані рамки.

 

У всіх перерахованих  вище випадках Управління проектами  відіграє важливу роль.

Воно необхідне  для ефективної координації та управління, забезпечуючиприйняття потрібних  заходів у потрібний час при  повному розумінні наслідків.

 

Якщо Управління проектами використовується ефективно, менеджер проектузнає і розуміє, що відбувається, як, де і чому. Існує план, заз яким можна судити про просування проекту, робити припущення іперевіряти отримані результати. Керівництво, використовуючи керуванняпроектами як інструмент, не відволікається на неясне мистецтво,складну науку або на нісенітницю. Мережевий графік проекту або ресурсна діаграматакож знайомі, як і звіт про матеріальні запаси. Аналіз руху грошовихпотоків проекту таке ж буденне захід, як і складаннябалансового звіту. І керівник компанії, і головний менеджер проектуможуть спокійно "відправлятися в дорогу" повністю довіряючи, один одному.

 

Як правильно  організувати управління проектом, як зробити так щобне було болісно  боляче за втрачений час і втрачені гроші я іспробую розповісти у  своїй роботі.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Поняття та значення управління проектами.

 

Відомий закон  Лермана говорить: "Будь-яку технічну проблему можна перебороти, маючи  достатньо часу і грошей", а  наслідок Лермана уточнює: "Вам  ніколи не буде вистачати або часу, або грошей". Саме для подолання  сформульованої у наслідку Лермана проблеми і була розроблена методика управління діяльністю на основі проекту. Саме ці три моменти: час, бюджет і якість робіт знаходяться під постійною увагою керівника проекту. Їх також можна назвати основними обмеженнями, що накладаються на проект.

Проектний менеджмент — це привнесення додатково до робіт проекту знань, навичок, методів  і засобів для задоволення  або перевищення потреб і бажань зацікавлених осіб проекту. Задоволення  або перевищення бажань останніх однозначно означає забезпечення балансу конкуруючих вимог відносно:

 

• внутрішнього середовища (змісту), часу, вартості та якості;

• різних потреб і бажань зацікавлених осіб;

 

• ідентифікованих і не ідентифікованих вимог (потреб).

Управління  проектом - це діяльність, спрямована на реалізацію проекту з максимально можливою ефективністю при заданих обмеженнях за часом, ресурсам, а також якості кінцевих результатів проекту (документованих, наприклад, у технічному завданні).

 

Більшість знань, необхідних для того, щоб управляти проектами, є унікальними або майже унікальними для проектного менеджменту (наприклад, аналіз методом критичного шляху або ієрархічна структура робіт).

Загальне управління включає планування, організацію, роботу з персоналом, виконання і поточний контроль за виробничими діями, а також допоміжні дисципліни: комп'ютерне програмування, право, статистику і теорію ймовірностей, логістику і роботу з персоналом. РМВОК пересікається зі знаннями із загального управління в багатьох галузях — організаційна поведінка, фінансове прогнозування, і методи планування становлять лише невелику частину суміжних питань.

 

Прикладні сфери - це категорії проектів, які містять  загальні елементи, важливі для одних  проектів, але не потрібні чи відсутні в інших проектах. Прикладні сфери, як правило, задаються в термінах:

• технічних елементів, таких як розробка програмного

 

забезпечення, ліків у фармацевтичній промисловості  або

проведення  інжинірингу в будівництві;

 

• елементів управління, таких як державні контракти чи розробка

продукту;

 

• промислових груп, таких як автомобільне будування, хімічна

промисловість або фінансові послуги.

 

За більше ніж тридцять років, протягом яких застосовується технологія управління проектами, був розроблений  цілий ряд методик і інструментів, покликаних допомогти менеджерам проектів управляти цими обмеженнями. Для того, щоб ефективно управляти обмеженнями проекту використовуються методи побудови і контролю календарних графіків робіт. Для управління ресурсними обмеженнями використовуються методи формування фінансового плану (бюджету) проекту і, у міру виконання робіт, здійснюється моніторинг, із тим, щоб не дати витратам вийти з під контролю. Для виконання робіт потрібне відповідне ресурсне забезпечення, для цього використовують спеціальні методи управління людськими і матеріальними ресурсами (наприклад, матриця відповідальності, діаграми завантаження ресурсів). З трьох основних обмежень трудніше усього контролювати обмеження по заданих результатах проекту. Проблема полягає в тому, що завдання часто важко і формулювати, і контролювати. Для вирішення даних проблем використовуються, зокрема, методи управління якістю робіт.

Отже, керівники проектів відповідають за три аспекти реалізації проекту: терміни, витрати і якість результату. Відповідно до звичайного принципу управління проектами, вважається, що ефективне управління термінами робіт є ключем до успіху по всіх трьох показниках. Часові обмеження проекту часто є найбільше критичними. Там, де терміни виконання проекту серйозно затягуються, дуже ймовірними наслідками є перевитрата коштів і недостатньо висока якість робіт. Тому, у більшості методів управління проектами, основний акцент робиться на календарному плануванні робіт і контролі за дотриманням календарного графіка.

 

Управління проектом –  це процес управління людськими, фінансовими та матеріальними ресурсами протягом всього циклу здійснення проекту за допомогою сучасних методів управління.

еобхідність управління проектами, а саме необхідність координації  використання людських та матеріальних ресурсів протягом життєвого циклу проекту за допомогою сучасних методів і техніки управління для досягнення відповідного рівня прибутків учасників проекту, високої якості продукції, пов’язана з масовим зростанням масштабів і складності проектів, вимог до термінів їх здійснення, якості виконуваних робіт.

 

Початком розвитку управління проектами було створення у 30-х  роках ХХ століття радянськими вченими  розробки методів календарного планування з використанням циклограм. Одними з перших методів управління були розроблені на Заході в 50-х роках методи сіткового планування, в 80-х роках появсь перші комп’ютерні програми оптимізації процесу управління.

 

На сьогодні управління проектами  – це визнана у всьому світі  методологія вирішення організаційно-технічних  проблем, це філософія керівництва проектами. Умови ринку стають більш вибагливими, підвищуються темпи змін, що відбуваються тощо.

 

 

 

Управління проектами  – це процес управління командою, ресурсами  проекту за допомогою спеціальних  методів та прийомів з метою успішного  здійснення поставленої цілі.

Як правило, для управління проектами характерне визначення однієї ведучої цілі. Головною ціллю управління проектами є вирішення наступних  завдань у найкоротший час, із найменшими витратами та найкращою  якістю

 

 

 

 

 

3. Суть, види проектів і моделі управління ними

 

Вигляд світу, який нас  оточує, перетворюють проекти. Навіть сучасну людину, розбещену цивілізацією і прогресом, однак ще не позбавлену допитливості, вражають і дивують  пам’ятники, великі досягнення і звершення  минулого — давнього і недавнього. Чи то єгипетські піраміди, чи Змієві вали в Україні, підкорення космосу — ми знов і знов ставимо запитання: «Як удалося цього досягти?»

 

На чолі всіх великих звершень минулого явно чи неявно стояв винахідливий ініціатор  і талановитий керівник, у сучасному розумінні — проект-менеджер. До останнього часу управління проектом уважалось мистецтвом, яке вимагає сплаву природного дару, розуму, волі, життєвого досвіду і добутих важкою працею знань. Такий набір вимог могли задовольнити тільки окремі, видатні особистості. І так було упродовж віків. Однак бурхливий розвиток цивілізації і прискорення науково-технічного прогресу, що особливо яскраво виявилось у всіх сферах творчої праці у другій половині ХХ ст., зажадали і вивели на авансцену нову масову професію — проект-менеджер.

 

Саме через історичну і суспільну необхідність за останні 50 років сформувалось управління проектами, або проект-менеджмент (Рrojekt-Мanаgement), як самостійна професійна галузь діяльності, що дає змогу здійснювати проекти різних типів і масштабів за допомогою спеціально розроблених і підтверджених досвідом методів і засобів адекватного мислення і раціональних способів дій.

 

 

 

Перехід країни до ринкової економіки зумовив різке  збільшення потреби та інтересу до методів управління в умовах ринку. Одним з ефективних сучасних напрямів у цій галузі є управління проектами. І хоч окремі елементи методології управління проектами (сітьові графіки, матричні організаційні структури тощо) використовувались у нашій країні протягом десятиріч, та загалом цей напрям не набув великого поширення. Причина в тому, що управління проектами як цілісна, в основному практична дисципліна розвивалася стосовно ринкової економіки, якої у нас не було.

 

На Заході використовують два поняття терміна «проект»: 1) дизайн (англ. design) — документально  оформлений план споруди чи конструкції; 2) проект (англ. project) — система сформульованих у його рамках цілей, створюваних чи таких, що підлягають модернізації для реалізації цих цілей фізичних об’єктів, технологічних проектів процесів; технічної та організаційної документації для них; матеріальних, фінансових, трудових та інших ресурсів, а також управлінських рішень і заходів щодо їх виконання.

 

У ряді галузей  і народногосподарських комплексів, таких як паливно-енергетична, авіаційно-космічна, АПК, оборонна промисловість, створювані об’єкти є настільки складними, що роботи над ними здійснюються в складі не проектів, а програм, що означає більше і складніше завдання. Нині в Україні розробляються і реалізуються програми розвитку палива та енергетики, «Зерно-2002—2004 рр.», транспорту і зв’язку та інші, які, у свою чергу, складаються з низки проектів.

 

Між поняттями  «проект» і «план» є певна різниця. Проект, як правило, разовий, а план будується за принципом багаторазовості (довго-, середньо-, короткотермінові плани).

 

Таким чином, управління проектами як окрема галузь менеджменту (проектний менеджмент) — це процес управління командою і ресурсами  проекту за допомогою специфічних  методів, завдяки чому проект завершується успішно і досягає своєї мети.

 

На рис. 17.1 і 17.2 зображено класифікацію проектів і модель управління ними. Остання об’єднує основні функції проектного менеджменту (планування, організацію, мотивацію, контроль) та специфічні інструменти, за допомогою яких ці функції реалізуються з метою досягнення поставлених цілей — параметрів проекту.

Класи проектів

(за складом  і структурою проекту)

Рис. 17.1. Схема класифікації проектів

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Методи управління проектами

Методи управління проектами дозволяють:  
-    визначити мети проекту й провести його обґрунтування; виявити структуру проекту (підціли, основні етапи роботи, які має бути виконати);  
-    визначити необхідні обсяги й джерела фінансування;  
-    підібрати виконавців - зокрема через процедури торгів і конкурсів; підготувати й укласти контракти;  
-    визначити строки виконання проекту, скласти графік його реалізації, розрахувати необхідні ресурси;  
-    розрахувати кошторис і бюджет проекту, планувати й ураховувати ризики;  
-    забезпечити контроль над ходом виконання проекту. 
Методи керування проектами включають такі, як: сіткове планування й керування, календарне планування, логістику, стандартне планування, структурне планування, ресурсне планування, імітаційне моделювання на ЕОМ і інші. 
Тверді методи управління проектами. Тверді методи керування застосовуються в умовах твердого формального керування проектом, зниженого довіри й підвищеної відповідальності Замовника й Виконавця. Тверде впровадження звичайне є наслідком сильних політичних ризиків.  
Тверді методи керування проектами застосовуються у випадках: 
- Високі політичні ризики. Проект є частиною політичної гри між менеджерами компанії Замовника або Виконавця. Гра може бути наслідком здоровішої конкуренції підрозділів, так і не здоровіші з'ясування відносин. 
- Проект збитковий і не управляємо. Збитки й неясність перспективи, як наслідок падіння морального духу команди. Від вас у першу чергу очікують припинення збитків і передбачуваності результатів. 
- Надвисокий рівень відповідальності. Відповідальність сторін (юридична й політична) за результат. 
- Велика кількість залучених у прийняття рішень осіб. У принципі, це різновид політичних ризиків. 
- Політичне середовище така, що Виконавцеві не вдасться вести розробку по "правильних методах". Замовник наполягає на певних наборах вимог цін строків процедур, які не дадуть Виконавцеві діяти найкращим з його погляду образом. 
Тверді методи керування проектами дозволяють: 
- визначити мети проекту й провести його обґрунтування; виявити структуру проекту (подцели, основні етапи роботи, які має бути виконати); 
- визначити необхідні обсяги й джерела фінансування; 
- підібрати виконавців - зокрема через процедури торгів і конкурсів; підготувати й укласти контракти; 
- визначити строки виконання проекту, скласти графік його реалізації, розрахувати необхідні ресурси; 
- розрахувати кошторис і бюджет проекту, планувати й ураховувати ризики; 
- забезпечити контроль над ходом виконання проекту). 
Тверді методи керування проектами можуть принести успіх у наступних випадках: 
- при створенні спеціального підприємства, зв'язаного єдиним, чітко певним кінцевим продуктом; 
- при створенні підприємств, складність і масштаби якого більше звичайних; 
- при виконанні робіт із твердими вимогами до строків, витрат і технічним характеристикам; 
- коли репутація фірми перебуває під загрозою; 
- коли винятково великі винагорода за успіх або втрати внаслідок невдачі. 
До твердих методів керування проектами ставляться: 
- сіткове планування; 
- календарне планування; 
- логістика; 
- програмні продукти для ЕОМ (Project Menejment, Proect Expert і ін.); 
- стандартне планування; 
- структурне планування; 
- ресурсне планування; 
- пофазна організація роботи над проектом; 
- імітаційне моделювання; 
- системний підхід до проекту в цілому, тобто бізнеспланування; 
М'які методи управління проектами. Одна з форм поділу управлінської праці носить горизонтальний характер: розміщення конкретних керівників на чолі окремих підрозділів. Багато керівників затрачають час на координування роботи нижчестоящих керівників, які, у свою чергу, також координують роботу підлеглих їм керівників, поки, нарешті, ми не спускаємося до рівня керівника, який координує роботу неуправлінського персоналу - людей, що фізично роблять продукцію або послуги, що виявляють.  
Таке вертикальне розгортання поділу управлінської праці утворює рівні керування. Керівник, щоб ефективно рухатися назустріч мети, повинен координувати роботу й змушувати людей виконувати її. Керівники втілюють свої рішення в справи, застосовуючи на практиці основні принципи мотивації. 
Система мотивації повинна заохочувати за просування до поставлених цілям. Лише деякі організації зрозуміли, що вони повинні щедро заохочувати людей, що очолюють підрозділи, відповідальні за розвиток або людей, які завжди домагаються розвитку подібних підприємств. У сучасних умовах багато компаній переконалися, що гарний спосіб стимулювати інноваційну діяльність полягає в тому, щоб зібрати в певному місці групу талановитих інженерів, фахівців, щоб вони працювали спільно, перебуваючи в неформальній обстановці. Такий підхід орієнтує групу на виконання завдання, а не на імітацію творчої діяльності. Він прискорює роботу, збільшує кількість експериментів і посуває інженерно-технічний і виробничий персонал до спільної й рівноправної роботи.