Понятие, сущность и типы деловых совещаний

Понятие, сущность и типы деловых совещаний

            Деловые встречи (совещания) – одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

            Деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

            Деловые совещания – способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

- сбор и переработка  информации;

- координация деятельности  всех служб фирмы и всех  сотрудников;

- принятие решения3

            Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов и т.п.

            Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании – единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления.

            Таким образом, управленческие действия руководителя дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы.

  3Паркинсан С.Н. Законы Паркинсона .: Сборник, М.: Прогресс 1989                                                               7

           Разновидностями совещания являются:

- симпозиум – расширенное  совещание по специальному научному  вопросу;

- конференция – расширенное  совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;

- конгресс, съезд – совещание  широкого состава, как правило, регионального  или международного масштаба.

           Выделяют следующие виды совещаний:

- оперативное;

- инструктивное;

- проблемное.

            В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановое, внеплановое.

           Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

- диктаторское – свойственно  авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает  фактическим правом голоса только  руководитель, остальным участникам  предоставляется лишь возможность  задать вопросы, но никак не  высказывать собственное мнение;

- автократическое – основывается  на вопросах руководителя к  участникам и их ответа на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

- сегрегативное – доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;                                                                                                   

8

- дискуссионное – свободный  обмен мнениями и выработка  общего решения; право принимать  решение в окончательной формулировке  остается за руководителем;

- свободное – на нем  не принимается четкая повестка дня, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями4.

            Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений.

            Но совещание является дорогостоящим  мероприятием. Следует помнить, что  если в организации ежедневно  проходит часовое совещание с  восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает  зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, он является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения5.

 

 

 

 

 

4Горшев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. -СПб.: Питер, 2005

5Орлов А.И. Менеджмент: Учебник – М.: Знание, 1999                                                                                      9