Содержание 

Введение.

     В процессе деятельности человека, любого учреждения, организации, предприятия возникают документы, отражающие эту деятельность, показывающие информационные связи человека и организации.

     Документ  является одним из средств укрепления законности и контроля.

     Один  отдельный документ — это единичный акт документирования. Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, составляющих системы документации. Система документации — это совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

     В литературе и практической деятельности прежде всего выделяют функциональные, имеющие межотраслевое значение, и отраслевые системы документации. Функциональные системы документации — организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, материально-технического снабжения, финансирования и др. — в том или ином объеме присущи всем органам управления.

     Вся управленческая деятельность тесно  связана с документами, так как для принятия любого управленческого решения необходима информация по рассматриваемому вопросу, носителем которой выступает документ. Документ — объект труда в сфере управления. Поэтому совершенствование работы с документами является важнейшим направлением повышения производительности управленческого труда.

     Большую роль в деле упорядочения работы с  документами и в оптимизации документационных процессов в масштабе страны сыграла разработка пакета общегосударственных нормативно-методических документов. К ним относятся:

• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991;
• Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М.,1994;
• ГОСТ Р 6.30-97 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
• Основные правила работы ведомственных архивов. — М.,1988;
• Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный);
• Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (для учреждений, имеющих дело с любыми видами обращений граждан).

     Для организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-97 установил и дал расположение следующих реквизитов: 

• Государственный герб Российской Федерации;
• герб субъекта Российской Федерации;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации — автора документа;
• код формы документа;
• наименование организации — автора документа;
• справочные данные об организации — авторе документа;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• место составления или издания документа;
• гриф ограничения доступа к документу;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• резолюция;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа;
• визы согласования документа;
• печать;
• отметка о заверении копии;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• отметка о поступлении документа в организацию;
• отметка для автоматического поиска документа.

     Таким образом, стандарт дает максимальный набор  реквизитов, которые могут встретиться  при составлении и оформлении организационно-распорядительного  документа. В конкретном документе реквизитов будет меньше, часть из них будет отсутствовать. Место реквизита очерчено графически.

     Большинство служебных документов и прежде всего  ОРД оформляется на бумаге формата  А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Но отдельные  виды документов, чаще всего плановые, бухгалтерские и другие, содержащие таблицы и графики, оформляются на формате АЗ.

1. Организационные  документы.

Организационные документы - уставы, положения, инструкции

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в частности на должностных лиц, правилами.

Под уставом  понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Например, Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав и т.п. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов Федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Положения — нормативные акты, имеющие сводный  кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Положения утверждаются в установленном порядке. Положения и уставы учреждений (предприятий) входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста, как и положения о структурных подразделениях. В организации (фирме) должны быть положения о каждом структурном подразделении. Они имеют установленную структуру текста, оформляются на общем бланке, подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются руководителем организации (фирмы).

Инструкции  — правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции  издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов.

На каждого  работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция. Должностная инструкция имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности). 
 

Инструкция  оформляется на общем бланке. Она  утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. 

2. Распорядительные документы.

     К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности относятся, постановления, решения, приказы, указания.

     Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

     Подготовка  основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

     Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

     Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу. 

     Первая  стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого, — определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и правительственных документов, что обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

     Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей — констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

     Основную  нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») в постановлении; «решает» (« решил ») - в решении, «предлагаю» - в распоряжении; «приказываю» в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.