Организация работы с документами

Введение  

 Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.  

 Документы закрепляют  производственные отношения, как  внутри предприятия, так и с  другими организациями и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.  

 Большой  вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на  его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.  

 Именно секретарь-референт  может объективно оценить эффективность  принятой на предприятии системы  делопроизводства и, по мере  приобретения  опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

 

 

 

 

 

   

1. Организация  документооборота на предприятии   

 Документооборот- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.  

 На предприятии различают  три основных потока документации:

входящие док-ты, поступающие из других организаций;

исходящие док-ты, отправляемые в другие организации;

внутренние док-ты, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.  

 Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.  

 Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. где объясняется причина возврата.                

 Конверты от поступающих  документов оставляют в том  случае, кода по конверту можно  определить адрес отправителя,  время отправки и дату получения  документов. Не вскрываются и  передаются по назначению документы  с пометкой “лично” и в  адрес общественных организаций.   

 Предварительное рассмотрение  документов проводится работником  службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.     

 Без рассмотрения руководителем  передаются по назначению документы,  содержащие текущую оперативную  информацию или адресованные  в конкретные подразделения. Это  позволяет освободить руководителя  предприятия от рассмотрения  мелких текущих вопросов, решение  по которым могут принимать  ответственные исполнители.  

 На рассмотрение руководства  передаются документы, адресованные  руководителю предприятия и документы,  содержащие информацию по наиболее  важным вопросам деятельности  предприятия.  

 Обработка и передача  документов исполнителям осуществляется  в день их поступления в  ДОУ. Если документ должен исполняться  несколькими подразделениями или  должностными лицами, его размножают  в нужном кол-ве экземпляров.  

 Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой  службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие кол-ва экземпляров кол-ву адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Н заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.  

 Исходящие документы  должны обрабатываться и отправляться  в день регистрации.  

 Внутренние документы  предприятия передаются исполнителям  под расписку в регистрационной  форме.  

 Служба ДОУ должна  систематически вести учет кол-ва  обрабатываемых документов, включая  все их виды и размноженные  экземпляры. Результаты учета документооборота  обобщаются и доводятся до  сведения руководителя предприятия  для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

 

2. Регистрация  документов  

 Регистрация документов - это фиксация факта создания  или поступления документа путем  проставленная на нем индекса  и даты с последующей записью  необходимых сведений о документе  в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.   

 Регистрация документов  должна быть только однократной.  Поступающие документы регистрируются  в день поступления, отправляемые  и внутренние - в день подписания  или утверждения. При передаче  зарегистрированного документа  из одного подразделения в  другое он не должен регистрироваться  повторно.  

 Входящие, исходящие и  внутренние документы регистрируются  отдельно. Регистрационный индекс  входящих и исходящих документов  включает: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;  индекс по номенклатуре дел.  

 ПРИМЕР: 218/01-15, где 

218 - порядковый регистрационный  номер;

01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).  

 Внутренние документы  при регистрации делятся на  группы по видам документов, каждая  из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной  деятельности, приказы по личному  составу, акты ревизий и т.д.  Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам  в пределах каждой регистрируемой  группы. Для внутренних документов  обычно применяется простая порядковая  нумерация, например: приказ №  22, протокол № 5, акт № 13.  

 Регистрационные индексы  присваиваются входящим, исходящим  и внутренним документам в  пределах календарного года.  

 В качестве регистрационных  форм, в зависимости от объемов  регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы  или регистрационно-контрольные  карточки (РКК). Журналы удобны при  сравнительно небольшом кол-ве  регистрируемых документов, т.к. поиск по журналу  довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.   

 Установлен следующий  обязательный состав реквизитов  для регистрации документов:

автор (корреспондент);

название документа;

дата документа;

индекс документа;

дата поступления документа (для входящих);

индекс поступления документа (для входящих);

заголовок документа или  его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая  запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

номер дела.  

 В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.  

 Формы регистрационного  журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов  в этих формах определяется  службой ДОУ предприятия.  Образцы регистрационных журналов и карточек даны в приложении 1)

 

 

 

  3. Контроль исполнения  документов  

 Контролю подлежит  исполнение всех зарегистрированных  документов. Контроль включает:

постановку документа  на контроль;

проверку своевременного проведения документа до исполнителя;

проверку и регулирование  хода исполнения;

учет и обобщение результатов  контроля и исполнения документов, информирование руководителя;  

 Основная цель организации  контроля исполнения - обеспечение  своевременного и качественного  исполнения документов. Контроль  осуществляют руководители службы  ДОУ и ответственные исполнители.  Служба ДОУ контролирует организационно-рапорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.  

 Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.  

 Типовые сроки исполнения  документов устанавливаются актами  высших органов государственной  власти и управления, а также  центральных функциональных и  отраслевых органов управления.  

 Индивидуальные сроки  устанавливаются руководителем  предприятия. Конечная дата исполнения  указывается в тексте документа  или в резолюции руководителя.   

 Изменение срока исполнения  производится только по указанию  руководителя в следующем порядке:  типовые сроки - принятием нового  акта, индивидуальные - руководителем,  который их установил.  

 Перенесение срока  исполнения документа по просьбе  исполнителя, мотивированной наличием  уважительных причин, осуществляется  руководителем предприятия после  получения докладной записки  от исполнителя. Решение о переносе  срока исполнения отражается  в резолюции руководителя и  переносится из резолюции в  контрольную карточку.  

 Карточки  контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.  Службой контроля осуществляются следующие операции:

Формирование картотеки контролируемых документов; 

Направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;

Выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;  

Напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

Получение информации о ходе и результатах исполнения;

Запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

Регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

Сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

Снятие документов с контроля по указанию руководителей;

Формирование картотеки исполненных документов.  

 Проверка хода исполнения  осуществляется на всех этапах  истечения срока в следующем  порядке: задания последующих  лет - не реже одного раза  в год; заданий последующих  месяцев текущего года - не реже  одного раза в месяц; заданий,  поручений текущего месяца - каждые  десять дней, и за пять дней  до истечения срока.  

 Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после исполнения заданий,  сообщения результатов заинтересованным  организациям и лицам или другого  документированного подтверждения  исполнения. Результаты исполнения  отмечаются в контрольной карточке  и на самом исполненном документе.   

 

4.  Систематизация дел  

 Для обеспечения правильного  формирования и учета дел предприятия  должна составляться номенклатура  дел.  

 Номенклатура - это систематизированный  перечень заголовков дел с  указанием сроков хранения, оформленный  в установленном порядке. В  номенклатуру дел включаются  все документы, образующиеся  в деятельности предприятия., кроме технической документации и печатных изданий.  

 Номенклатура дел предприятия  разрабатывается специалистом, ответственным  за организацию работы с документами.   

 Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение 2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).