Организация обработки информации на примере типовых вариантов организации служб ОИ

Реферат на тему:

Организация обработки информации на примере типовых вариантов организации служб ОИ

 

 

 

 

Оглавление

Введение3

1. Организация сбора и обработки информации..4
2. Методы обработки информации…………………………………………..6
3. Типовые варианты организации подразделений (или службы) ОИ…….9

Заключение……………………………………………………………………….14

Список литературы………………………………………………………………15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Целью данного  реферата является анализ организации обработки информации на предприятии с теоретической точки зрения, а также рассмотрение движения информационных потоков на примере  типовых вариантов организации служб ОИ разного масштаба.

В связи с  поставленной целью необходимо решить ряд задач:

• изучить теоретические аспекты автоматизации информации; 
• оценить функционирование системы обработки информационных потоков информации на примере типовых вариантов организации служб ОИ;

«Роль обработки информации во многих сферах деятельности уже давно является ключевой и становится все более важной. Это утверждение сомнений не вызывает и доказательств не требует. Однако в вопросах практического использования средств ОИ далеко не все безоговорочно ясно. В самом деле, совершенствование всех сфер деятельности опирается на возможности, предоставляемые средствами ОИ. За счет этого улучшаются ключевые показатели деятельности самых различных организаций, причем часто так, что без средств ОИ это было бы вообще недостижимо. В то же время сами процессы ОИ и реализующие их средства с позиций эффективности их практического применения изучены еще недостаточно. Это тем более важно в настоящее время, поскольку борьба за эффективное применение любых средств становится знамением времени.» [1, с.280]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация сбора и обработки информации

Организация сбора и обработки информации тесно связана с понятием организационной  коммуникации. «Организационная коммуникация — обмен сообщениями для достижения понимания внутри организации, между организациями, а также между организацией и окружающим миром 
Организационная коммуникация проявляется на индивидуальном уровне (начальник и подчиненный или отдельные сотрудники), групповом (совещание отдела или рабочей группы), публичном (речи руководителей высшего звена), массовом (пресс-релизы компании, представление новой продукции на конференциях, по телевидению и т. д.).

С точки зрения направления движения различают  вертикальную (с направлением вверх  или вниз) и горизонтальную коммуникацию (формальные, узаконенные иерархической  структурой организации каналы).» [2, с. 152] Вертикальная коммуникация, направленная сверху вниз, поступает из высших уровней иерархической структуры в низшие: от начальника к подчиненным. Это, как правило, приказы, распоряжения с сопровождающими объяснениями задач, целей и методов исполнения, а также оценка работы подчиненных и попытка стимулировать их мотивацию.

Горизонтальная  коммуникация — это обмен деловой  информацией между сотрудниками, занимающими равное положение в  организации, как внутри одного отдела, так и между отделами. Данный вид  коммуникации необходим для создания хороших взаимоотношений между  работниками организации, их полноценного общения, а, следовательно, и для положительных результатов их совместной деятельности. 

Помимо формально  узаконенной вертикальной и горизонтальной коммуникации, в организации существует так называемая виноградная лоза - неформальные каналы, без которых  не обходится ни одна организация. Сообщения, передаваемые по «виноградной лозе», не следуют по формальным каналам коммуникации, они живут своей жизнью и затрагивают  скорее личные и социальные темы, чем  организационные или производственные проблемы. Такой вид коммуникации иногда называется «мельницей слухов».

Всю организационную  коммуникацию можно представить  в виде трех основных категорий: внутреннее производственное общение, внешнее  производственное общение, личное (межличностное) общение.

«При развитии в организации систем автоматизации управленческого учета и бюджетирования, контроллинга, анализа хозяйственной деятельности и т.д. объем и важность ОИ становятся столь масштабными, что возникает необходимость формирования службы ОИ на новых основаниях. При этом может рассматриваться как один из путей совершенствования организации СОИ придание ей большей или даже полной хозяйственной самостоятельности, т.е. вплоть до придания ей статуса юридического лица.

В этих условиях СОИ по своей сущности явно становится некоторой организацией, а ОИ —  ее основной деятельностью, специфическим  производственным процессом, перерабатывающим по заданию или заказу сырье (исходные документы) в конечный продукт —  итоговые документы11.» [1, с. 281]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Методы обработки информации

 

Информация - один из ресурсов в организации работы предприятия, наряду с финансами, кадрами, материалами и т.п. Значение этого ресурса существенно возрастает, если в цели предприятия входит расширение рынков сбыта или участие в гонке новейших технологий.

Из цели построения системы обработки информации выводятся потребности в информации - самый сложный этап постановки информационной работы, на котором выявляются все факторы, способные оказать долгосрочное влияние на деятельность предприятия

В определении  потребностей полезно учитывать  градацию целей на стратегические, тактические и оперативные:

- на стратегическом уровне принято деление сферы действий на непосредственную сферу действий (от поставщиков до потребителей, включая конкурентов и вопросы технологии), сферу влияния (все, что может повлиять на действия в первой сфере - вкусы населения, новшества в смежных сферах), сферу интересов (области деятельности, которыми фирма может заняться в будущем или которые могут вторгнуться в основную сферу деятельности фирмы, т.е. потенциальные конкуренты);

- на уровне тактических целей различают потребности “по запросу” (целевой сбор информации для выяснения открывшейся возможности) и “всеобъемлющее наблюдение окружающей среды” (мониторинг для своевременного выявления препятствий, которые могут вызвать значительные отклонения от намеченного пути”;

- для решения оперативных вопросов требуется свежая, точная, надежная и целенаправленная информация, т.к. речь идет о  реагировании без малейших промедлений и без импровизации: благоприятные возможности, как правило, не повторяются дважды, а угрозы, если их вовремя не предотвратить, могут оказаться гибельными. Такая информация может быть получена только в результате большой подготовительной работы по созданию оперативных баз наблюдений о ближайшем окружении фирмы (конкурентах, их коммерческой политики, ценах, рекламных кампаниях).

«Функционирование информационной службы организации строится по следующему принципу - сбор - обработка - проверка источников. Этот цикл как источник встроен в большой цикл, где информация распределяется в фирме, на ее основании осуществляются действия, и результаты их фиксируются в базах наблюдения.

Источники информации подразделяются на:

·     тексты - СМИ, литература, информагентства дают 30-40% информации, необходимой предприятию;

·     персонал фирмы - в результате контактов сотрудников фирмы с партнерами добывается еще 30-40% необходимой информации;

·     консультанты - привлекаемые извне эксперты и службы дают 10-15% информации;

·     деловые беседы - по этому каналу руководство получает 5-6%  информации;

·     джокер - оставшуюся до 100% информацию руководство получает по случайным каналам (на приемах, от родственников, знакомых)» [2, с. 158]

Сбор  информации может проводиться в следующих режимах:

·     “моросящий дождь” - из ежедневно пополняемых баз наблюдений;

·     “гроза” - запросом по каналам “текст” и “персонал”;

·     “семейство источников” - информация добывается у круга источников, с которыми контактирует объект интереса;

·     “реконструкция” - информация о событии восстанавливается по информации о его последствиях (сделках, соглашениях...);

·     “скрытое наблюдение” - сбор косвенной информации путем наблюдений за объектом с целью последующей реконструкции.[2, с. 159]

Обработка информации включает ее оценку по критериям важности (отношения к целям фирмы), достоверности (надежности источника) и полезности (достаточности для понимания ситуации и действия). Полезность можно установить путем быстрой циркуляции информации среди сотрудников фирмы, имеющих отношение к ее тематике, в надежде установления связи с иными полезными сведениями и синтеза с практически значимой информацией. Синтез может расширить кругозор в понимании ситуации или выявить лицо, намерения которого  осуществляются в свете последних фактов.

Проверка  источников должна проводиться постоянно с целью исключения дорогостоящих бесполезных, скудных, запаздывающих источников  и привлечения новых по критериям оперативности и конфиденциальности информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Типовые варианты организации подразделений (или службы) ОИ

 

В зависимости от масштаба сферы  обработки информации на конкретном предприятии возникают разнообразные  организационные структуры в  этой области. Представленные в таблицах 1 - 3 примерные структурные схемы характеризуют типовые варианты организации подразделений (или службы) ОИ различных масштабов (5 чел. - малые, 6-20 чел - средние и более 20 чел. - большие подразделения ОИ).

Таблица 1. Структура большого подразделения обработки информации

 

Подразделение обработки информации
Штаб: стратегическое планирование, разработка новых технологий, управление, защита данных, стандартизация, информационное обслуживание, обучение
Отдел организации производства: • формирование структуры организации; • организация производства; • автоматизация работы в бюро	Отдел проектирования прикладных систем и их обслуживания: • математические, технологические и технические приложения; • экономико-административные приложения: а) развитие систем; б) прикладное программирование (создаются ПОСТОЯННЫМИ или временными коллективами)	Информационный центр: • управление; • маркетинг; • обслуживание пользователей; • администрирование		Отдел базовых технологических средств: планирование и управление базовыми средствами (вычислительные, периферийные, специальные, сетевые, системные программные средства)	Вычислительный центр: • согласование и контроль; • подготовка вы числительных работ (распределение  загрузки машин, склад мате риалов, архив); • хранение данных; •выполнение вычислительных работ; • обслуживание технических и других средств

 

  

Таблица 2. Функциональная структура среднего подразделения обработки информации

			Подразделение обработки информации
	Разработка и обслуживание систем				Вычислительные работы (вычислительный центр)
Разработка и сопровождение приложений		Выбор и ввод в эксплуатацию прикладных программных и информационных средств. Обслуживание конечных пользователей.		Хранение данных		Подготовка и выполнение работ

Таблица 3.  Функциональная структура малого подразделения обработки информации

Подразделение обработки информации (обработка информации  часто совмещается с другими  задачами управления)
Выбор и адаптация стандартных  технических, программных и других средств		Эксплуатация центрального оборудования и информационных структур

 

 

«Структура большого подразделения ОИ расчленена на втором уровне на отдел общей организации, отдел проектирования прикладных систем и их обслуживания, ИЦ, отдел базовых технологических средств, а также ВЦ. Как .видно, руководству здесь приданы широкие штабные функции.

Здесь уместно подчеркнуть, что  обслуживание в больших предприятиях занимает от 50 до 70% имеющихся мощностей, поэтому можно представить соответствующую  автономную часть структуры. Вместе с тем против расчленения этого  подразделения говорит часто  то, что на практике работа по проектированию является обычно более престижной, а обслуживание и сопровождение  систем их разработчиками оказывается, как правило, все-таки наиболее качественным, поэтому действительно имеет  смысл обеспечивать эти функции  совместно, т.е. с помощью одних  и тех же людей.

В ВЦ может, конечно, отсутствовать  центральное хранилище данных; на многих предприятиях приняты распределенные структуры данных. Мероприятия по загрузке машин охватывают планирование на различную глубину и текущее  управление, при организации вычислительных работ часто имеет смысл использовать их в принципе сменный характер [30, 33, 38].