Организация как открытая система. Основные элементы системы и их взаимосвязь

Содержание.

 

Введение…………………………………………………………………….3

1.Понятие организации в управлении. Организация как система………4

2.Принципы построения организации. Субъекты и объекты управления в организации, необходимость их соответствия друг другу………………10

3.Организация как открытая система. Основные элементы системы и их взаимосвязь………………………………………………………………….17

Заключение………………………………………………………………….22

Список использованной литературы ……………………………………..23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

В последние  десятилетия изучение организаций и их поведения стало главной задачей исследований, проводимых совместно представителями нескольких научных дисциплин. Изучение организаций постепенно превратилось в самостоятельную научную область- теорию организации.

Косвенным путем  вклад в теорию организации внесли специалисты, работающие в таких отдаленных областях знаний, как биология, математика, психология животных, логика и философия. Непосредственно способствовали созданию теории организации социологи, антропологи, специалисты по социальной психологии человека, политическим наукам и истории. Кроме того, способствовали ее развитию дисциплины, связанные с областью предпринимательской деятельности: общая теория делового руководства, теория человеческих отношений, исследование операций и наука управления, а также промышленная социология. Все возрастающий интерес, проявляемый специалистами по общественным наукам к исследованию предприятия, свидетельствует о значении социальных и культурных норм в развитии организации.

Поскольку слова  организация и система имеют сходное значение, важно понимать, что обозначается термином “организация”. Так, система-(гр.-целое, составленное из частей, объединение) чаще всего определяется как - совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует некоторую целостность, единство.

Выделяют  системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые и т.д. в зависимости от оснований  классификации систем. Нас будут  интересовать только динамические органические открытые системы, т.к. только так могут характеризоваться социальные организации способные к развитию.

Итак, целью  нашей работы является рассмотрение понятие организации и её функций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие организации в управлении. Организация как система.

 
Изучение организаций играет важную роль в научных исследованиях, и  постепенно превратились в самостоятельные  области научных знаний, получивших названия теория организации и управление предприятием. 
Термины «организация» и «система» взаимосвязаны и имеют одинаковое значение в научной теории. 
Понятие «система» можно определить как совокупность различных элементов, которые постоянно взаимодействуют друг с другом и образуют её целостность и единство. Классификация систем в зависимости от различных оснований выглядит следующим образом: статичные системы и динамичные, органические системы и неорганические, материальные системы и абстрактные, открытые системы и закрытые, большие системы и сложные и т.д. 
Объекты системы взаимосвязаны и взаимодействуют между собой. 
В наличии структурных образований организация рассматривается как совокупность упорядоченных элементов целого, представляя собой самостоятельную систему. Для придания организации признаков системы она должна обладать принципом единства. Между тем, следует отметить, что понятие «организация» имеет более широкое значение, чем понятие «система», поскольку организация помимо своего состояния порядка, осуществляет определенные процессы упорядочиванию своего состояния. 
Остановим свое внимание на больших и сложных системах. Большие системы можно представить как системы, состоящих из большого количества элементов, которые взаимосвязаны между собой.  
Сложными следует назвать системы, в которых процессы не могут быть конкретно выражены и объяснены какими-либо законами, например, математики. Можно различать структурную и функциональную сложность системы. 
Сложные динамические системы, которые обладают поведением, порой позволяют связать свойства системы со свойствами элементов только на основе генологического моделирования. 
Среди многообразия сложных и больших систем можно выделить специфический класс - организмические системы, характерными особенностями которых является зависимость свойств частей (подсистем) от свойств целого. 
 
1.2 Определение понятия организации, ее признаки и значение. 
 
Понятие «организация» произошло от латинского слова «organizo», что в переводе означает «сообщаю стройный вид», «устраиваю». Существует различное множество определений понятия «организация». 
На сегодняшний день термин «организация» понимают в узком смысле и широком. 
В узком понимании организация представляет собой определенную группу людей (индивидов), которая образовалась ради достижения определенной цели за счет реализации совместных координированных действий. Эти цели могут совершенно различными: социальными, экономическими, хозяйственными, политическими и т.д. 
Образованная отдельными индивидами организация как социально-экономическая система может быть зарегистрирована в установленном законодательством порядке в качестве юридического лица, после чего она в правовом плане обладает определенными правами и обязанностями. 
Организация в широком смысле понимается как структура, регулирующая и упорядочивающая действия определенных лиц и социальных общностей. 
Сложность в подходах к определению понятия «организация» состоит в том, что сама организация не имеет материальной сущности, однако обладает и нематериальными (взаимодействия между сотрудниками внутри коллектива), и материальными составляющими (имущество: недвижимость, автомобили, офисная техника, мебель и т.д.). 
Существует огромное многообразие организаций, но всем им присущи следующие особенности: 
1) все они являются частью социальной системы путем объединения в различные группы; 
2) деятельности организаций присущ признак общности; 
3) действия организаций в лице определенных участников преследуют определенные цели, которые могут быть самыми многообразными (социальные, коммерческие, политические, спортивные, благотворительные и т.д.). Цель создания и деятельности организации обуславливают внутреннее построение и структуру организации. 
Более крупные организации можно представить в качестве системы, состоящей из большого числа участников, которое исключает возможность непосредственного контакта участников между собой с целью достижения общих целей. 
Что касается природы понятия «организация», то здесь следует выделить две концепции взглядов. Первая из них подразумевает рациональный принцип к изучению природы организации, когда организация создается для достижения заранее сформулированной цели. В такой организации каждый из элементов ориентирован на достижение общей цели. 
Второй подход заключается в познании организации как естественной системы, которая подвержена внешним колебаниям и факторам, вследствие чего она способна приспосабливаться к постоянно меняющимся условиям, окружающим её. 
Изучение организации как естественной системы получило наибольшее свое распространение в научной среде. 
Характерной чертой современного общества является усложнение структуры, увеличение размеров организации. Можно выделить следующие основные признаки организации: 
1) наличие целей. Индивиды, объединяясь для создания организации, всегда преследуют определенную цель. Организация не может возникнуть без цели, «на пустом месте». Свои определенные цели имеют сама организация, сформулированные её учредителями, отдельные структурные элементы организации, а также непосредственно и её работники; 
2) обособленность организации, которая проявляется в способности организации выстраивать организационную структуру с её многообразными внутренними процессами независимо от внешних условий и воздействий, установлении своеобразных барьеров от внешнего окружения. Все это позволяет организации самостоятельно регулировать свою деятельность; 
3) любая организация способна к саморегулированию, т.е. возможности самостоятельными силами и средствами при помощи управленческих решений достигать поставленные задачи, а в случае появления определенных проблем и непредвиденных обстоятельств – решать их без вмешательства внешних сил; 
4) наличие связей между отдельными элементами организации. Любой организации, как сложной многоуровневой системе, присущ принцип иерархии (уровней), который выполняет роль некого распределения функций внутри организации и налаживания взаимодействий между всеми уровнями организации (от высшего к низшему). Представитель системы каждого уровня ориентирован на решение определенных задач, а в иерархии на более высоких уровнях осуществляются функции согласования. 
Принцип иерархии необходим любой организации. Без него ни одна организация не сможет существовать, что связано с необходимостью переработки большого количества информации. На более высоких уровнях на основании обобщенной информации, поступающей от нижних уровней, принимаются окончательные решения, которые затрагивают деятельность всей организации; 
5) сформированная организационная культура, являющаяся важным элементом, которая обеспечивает создание благоприятной внутренней среды организации. Она устанавливает определенные правила поведения в организации, культуру поведения, традиции, порядок взаимоотношений между сотрудниками, с клиентами, поставщиками, выстраивает миссии и цели организации. Организационная культура позволяет каждому сотруднику определить свое место и роль в организации; 
6) способность преодолевать негативные процессы и стрессовые ситуации во внутренних процессах, а также противостоять агрессивным внешним воздействиям. Признаком устойчивости должна обладать любая организация, что во многом зависит от эффективности выстроенной внутренней структуры, наличия ресурсов, опыта и квалификации руководителей и ведущих специалистов; 
7) построение в организации четкой системы разделения труда и перераспределения обязанностей между сотрудниками по этапам процесса (горизонтальное разделение) и уровням процесса (вертикальное разделение), что позволяет совершенствовать производственные и управленческие процессы, увеличивать производительность труда и качество работы. 
С развитием социальных, экономических, технических, культурных отношений в обществе претерпели свое изменение и организационные отношения, которые приобрели более четко выстроенную внутреннюю структуру.

1.3.Типология  организаций. 

 
Классификация организаций осуществляется по различным основаниям: по организационно-правовой форме, размеру, источникам финансирования, по признаку формализации, форме собственности, по отношению к прибыли и т.п. Классификация организаций по различным признакам и критериям необходима, в первую очередь, для изучения структуры построения организации, отдельных элементов, совершенствования процессов управления. 
Рассмотрим типологию организаций по следующим критериям и признакам: 
- в зависимости от размера – особо крупные, крупные, средние, малые; 
- в зависимости от государственной регистрации – юридические лица, филиалы и представительства юридического лица, незарегистрированные в установленном порядке неформальные объединения; 
- в зависимости от выбранной организационно-правовой формы – общества с ограниченной ответственностью или акционерные общества (открытые и закрытые), производственные кооперативы и т.д.; 
- в зависимости от наличия цели извлечения прибыли – коммерческие и некоммерческие; 
- в зависимости от отношения к власти - правительственные организации и неправительственные; 
- в зависимости от формы собственности - частные, государственные, муниципальные, общественные, смешанные; 
- в зависимости от уровня формализации — формальные и неформальные; 
- в зависимости от отраслевой принадлежности — промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, строительные, научные и т.д.; 
- в зависимости от сферы деятельности – экономические, спортивные, религиозные, политические, военные, социальные и т.д.; 
- в зависимости от степени самостоятельности – головные и дочерние. 
Этот список можно продолжать и дальше. В основе этой классификации в качестве основного критерия разграничения заложен организационно-формальный принцип. Эту классификацию еще принято называть «традиционной». Между тем, обобщая существующую типологию организаций, необходимо обратить внимание и на следующие существующие концепции подходов к классификации организаций: 
1) функциональный подход, в основе классификации которого заложен принцип предназначения организаций, их выполняемых функций в обществе. Так, социальные организации выполняют социальные функции во благо общества (фонды, школы, больницы, церковь), производственные организации воспроизводят определенные материальные предметы и вещи, интегративные организации (правоохранительные органы, суды) поддерживают равновесие и порядок в обществе, а регулятивные организации – осуществляют властные полномочия и руководство обществом; 
2) конфигурационный подход, который выделяет в организациях отдельные базисные единицы (группы сотрудников). Основателем данной теории, получившей широкое распространение в мире, является ученый Генри Минцберг. Организация принимает свой тип в зависимости от того, какая часть организации доминирует. Он выделял в организации следующие части: 
- «стратегическая вершина» (руководство, менеджеры высшего звена); 
- «операционное ядро» (основная часть трудового коллектива); 
- «техническая структура» (работники технической сферы и технического обслуживания, кадров, делопроизводства, плановые отделы); 
- «средняя часть» (менеджеры и управленцы среднего звена); 
- «вспомогательная часть» (водители, грузчики, уборщики, охранники и т.д.); 
- «идеологический центр». 
На основании этого разграничения Генри Минцберг выделял миссионерские организации, в которых преобладали идеологические концепции и принципы; диверсификационные организации с преобладанием в управлении менеджеров среднего звена; предпринимательские организации, где во главе управления успешно доминировали управленцы высшего звена; профессиональные организации, основанные на сплочении основной части работников и вспомогательного персонала; механистические организации, в которых важное место отведено деятельности работников «технической зоны». 
3) социально-психологический подход (представители Макс Вебер, Эрвин Гофман), который во главу угла ставит социально-психологические взаимоотношения между сотрудниками организации. Небольшие организации, которые возглавляет явный лидер, называют харизматическими, или простыми. Они немногочисленны по составу, в основном создаются близкими родственниками, друзьями. Роль каждого из сотрудников определяется его отношениями с лидером. Таким организациям не свойственна высокая организационная структурированность, а наоборот, характерны черты нестабильности и впоследствии они преобразовываются в иные типы организаций. 
Другой тип организаций в рамках этой концепции называют ассоциацией, или союзной. В отличие от простых организаций в союзных организациях (религиозные, политические, кооперативы) роль лидера не велика. Они создаются для удовлетворения потребностей и интересов её членов, как правило, на добровольной основе, отношения между которыми регулируются достаточно гибкими правилами. 
Тотальные организации, напротив, создаются не отдельными индивидами, а государством, правительствами, армией и другими институтами в целях решения государственных и социальных задач: охраны правопорядка, управления государственным аппаратом, обороны государства и т.д. Лидер в таких организациях обладает обширными властными полномочиями, а деятельность рядовых сотрудников строго унифицирована и контролируется руководством. 
Последний тип организации данной классификации называют бюрократическим. Все сотрудники данной организации неукоснительно соблюдают её принципы и правила, их деятельность детально регламентирована. Данная организация функционирует как отлаженный системный механизм.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Принципы построения организации. Субъекты и объекты управления в организации, необходимость их соответствия друг другу.

 

Классические  принципы организации.

Вильям Дж.Скотт идентифицирует четыре основных фактора, на которых строится классическая организация:

1. Разделение труда, или специализация;

2. скалярные (линейные) и функциональные процессы, или цепочка команд;

3. Диапазон контроля, или диапазон управления;

4. Структура.

Некоторые организации  изменили свою работу, опираясь на эту критику теории разделения труда. Во многих случаях более эффективными оказались расширение зоны труда, ротация (чередование) работ и участие в управлении.

Расширение  зоны труда - идея, прямо противоположная разделению труда. Она представляет собой попытку так структурировать различные задания, чтобы работник имел возможность выполнять разные операции. За счет снижения утомляемости растет производительность труда, хотя такой подход и требует более высокого уровня обученности работника.

Вероятно, наиболее известные  исследования расширения зоны работы производились на заводе (IBM) в Эндикотте. Там для улучшения морального состояния рабочих был реорганизован  цех по производству запасных частей. Это движение, разворачивающее вспять тенденцию к специализации, по-видимому, началось там, когда президент компании, обнаружил, что молодая женщина стоит без дела у своего станка, ожидая наладчика, чтобы его настроить. Она знала, как наладить станок, но делать это для нее было против правил. Уотсон в результате решил дать возможность и ей, и другим операторам самим производить наладку. Идея оказалась хорошей как с точки зрения количества и качества труда, так и с моральной точки зрения. Фирма делала новые попытки повышения ответственности и интереса к работе у работников этой специальности. После реорганизации работа оператора на станке включала в себя подготовительные операции, заточку инструмента, контроль сделанной операции и управление оборудованием.

Выводы и исследования показали, что расширение зоны труда улучшает состояние духа рабочих, снижает затраты, повышает интерес к работе, улучшает качество продукции. Она также позволяет элиминировать целый уровень управления в организационной структуре, так как больше не требует такого большого внешнего надзора.

Расширение зон труда  имеет оптимальный уровень. Существует предел, до которого работающие охотно принимают на себя расширение прав и ответственности. При чрезмерном расширении увеличивается количество прогулов.

Должностная ротация - процесс перемещения отдельного человека от одной должностной позиции к другой. Периодической сменой работы можно уменьшить скуку и потерю интереса. Рабочие также получают возможность составить более полное представление о значении каждой работы для общего результата. Эта стратегия, возможно, даже более легка для управления, так как не требуется переоформления назначения на должность. Она также позволяет управлению выбрать наилучшее время для перевода работников. Стратегия участия дает возможность работникам участвовать в принятии касающихся их решений. Это требует перераспределения полномочий, что дает низовым руководителям большее право голоса относительно своей работы. Смысл здесь заключается в том, что люди в большей степени будут склонны признавать те решения, которые они помогали выработать. Достоинства и недостатки функциональной организации, как правило, дополняют друг друга. При четкой определенности работы не всегда рабочие так же четко представляют ее вклад в общие усилия компании. Большим достижением является стабильность работы, но ценой этого может быть отсутствие гибкости в ней. Рабочие, специализируясь в выполнении своих функций и становясь компетентными, обычно не поощряются в своей подготовке к выполнению чего-либо иного в будущем.

Организационная схема - это скелет организации. Жить с одним скелетом никто не хочет, но каждый признает его важность в поддержании и придаче формы телу. Организационные схемы используются широко и предназначаются для установления принципов работы в организации. Это способ понять взаимосвязи, от которых зависит прогресс в организации. Схемы должны придерживаться развития событий и становится чем-то большим, чем бумажная фантазия управляющих. Если схема предназначена для того, чтобы сделать более наглядными некоторые достижения, эта цель должна быть в ней отражена. Организационная схема и истинное состояние должны быть идентичны, в противном случае что-либо одно из них необходимо изменить.

Линейные и функциональные процессы основываются на предположении  о наличии цепи команд, пронизывающих всю организацию. В идеале, эта цепь протягивается неразрывной вертикальной линией власти с самого нижнего уровня до президента на вершине. Назначение этой структуры, естественно, в том, чтобы все работающие понимали, перед кем они должны отчитываться и от кого получать указания. Она также устанавливает устойчивые каналы коммуникации таким образом, что высшие управленческие решения спускаются вниз через всю организацию.