Организация и ведение деловых переговоров

"Нестандартные"  переговоры, ведущиеся в новой  ситуации делового взаимодействия, имеющие сложный комплекс вопросов и факторов, влияющих на их результат, релевантных для их решения, включая и стоимость обсуждаемого проекта. Отличительной особенностью таких переговоров является их многоступенчатость в зависимости от количества возможных посредников: заказчик - посредник - посредник - исполнитель.

 

2.2.Методы ведения переговоров.

Вариационный  метод.

При подготовке к сложным переговорам надо выяснить следующие вопросы:

в чем заключается  идеальное решение поставленной проблемы в комплексе?

от каких  аспектов идеального решения можно отказаться?

в чем следует  видеть оптимальное решение проблемы при дифференциальном подходе к  ожидаемым последствиям, трудностям, помехам?

Какие аргументы  необходимы, для того чтобы должным  образом отреагировать на ожидаемое  предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением?

Какие экстремальные  предложения партнера следует обязательно  отклонить и с помощью, каких  аргументов?

Такие рассуждения  выходят за рамки чисто альтернативного  рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности живости мышления и реалистических оценок.

Метод интеграции.

Предназначен  для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития кооперации. Применение этого метода не гарантирует достижения соглашения в деталях; пользоваться им следует в тех случаях когда, например партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

 

Компромиссный метод.

Участники переговоров  должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадения интересов  партнера следует добиваться соглашения поэтапно придерживаясь следующего принципа: склоняйтесь постепенно, как Пизанская башня, но не падайте сразу!

  При компромиссном  решении согласие достигается  за счет того, что партнеры  – после неудавшейся попытки  договориться между собой с  учетом новых соображений частично  отходят от своих требований. Они от чего-то отказываются, выдвигают новые требования.

2.3 Деловой этикет.

Всякое социальное поведение регламентируется правилами. Деловой этикет мало, чем отличается от иных видов этикета, существующих в международном сообществе, в его основной функции как соблюдение исторически сложившихся традиций общения между людьми.

Основа всякого  этикета - вежливость, которая помогает нам во всех случаях общения быстрее  достигать поставленной цели. "Вежливость - это самый драгоценный камень. Красота без вежливости - это сад без цветов", - гласит восточная мудрость.

Не следует  никогда забывать, что терпение, уважение и выражение вежливости всегда составляли основу идеального поведения двух договаривающихся сторон.

Этикетные правила  во время переговоров мало, чем отличаются от правил поведения в обществе. Ваша свобода действий не должна ограничивать права и возможности других. Безусловно, это во многом зависит от личной культуры каждого из участников переговорного процесса.

Невнимание  к другим участникам во время деловых встреч может проявляться в каждом действии, которое может отвлечь, мешать, хотя бы и одному из них, сосредоточиться. Не следует отвлекать внимание участников посторонними и тем более шумными действиями: постукиванием ручкой по столешнице, слишком частыми поисками в портфеле нужных документов, рисованием в блокноте.

Безусловно, что  наиболее существенным элементом в  деловом этикете является речевое  поведение человека, поскольку нарушение  речевого этикета более всего  замечается окружающими. Человек как языковая личность постоянно оценивается другими людьми. Нормы речевого поведения относятся к сфере молчаливого соглашения между коммуникативно-обязанными членами общества. Само существование этих негласных правил становится заметно, когда они нарушаются.

Считается дурным тоном проявлять невнимание к  говорящему, перебивать, "выключать  из разговора" неожиданными репликами, вести разговор с другим членом команды, отвлекаться во время переговоров  на телефонные звонки и многое другое.

Все это можно делать только с одной целью - оказывать давление на партнера. Но это уже за пределами речевого и делового этикета. Таким поведением вы вольно или невольно порождаете у говорящего ощущение неловкости, обиды, отрицательные эмоции и, в целом, неприязни.

Но этикет включает в себя не только правила речевого поведения за столом переговоров, но и в более широком смысле сохранение личного имиджа делового человека и его фирмы.

Расширение  деловых и личных контактов между  людьми в последнее время способствовали возрастающему интересу к особенностям национального этикета других народов. Безусловно, в любых незнакомых ситуациях, когда необходимо поддерживать связь или вести беседу, важную роль играют интеллект человека, чувство такта, его характер и ум. Этикет следует чтить, но следовать все-таки жизни, которая постоянно корректирует всякие правила.

За столом переговоров  знание правил этикета, особенностей национальной традиции, культуры никогда не были лишними. Этикет в каждой национальной культуре складывается веками. Современный деловой этикет предполагает и уважение к традиции в особо торжественных случаях и большую свободу в повседневном общении.

Порою даже минимальные  страноведческие знания о культурной и бытовой традиции вашего оппонента  бывают весьма полезны для успешного завершения переговоров. В одном австрийском справочнике начала 90-х годов для деловых людей сказано, что на переговорах с русскими не лишним будет показать свои знания в русской литературе и процитировать Пушкина.

Вопрос о  национальных стилях ведения переговоров давно поставлен в теории, но все еще не имеет общепринятого решения. Одни авторы полагают, что национальные особенности не столь существенны; другие, напротив, придают им большое значение.

Несомненно, то, что на человека, участвующего в переговорном процессе, большое влияние оказывает и национальные черты характера, и национальные традиции улаживания споров, и нравственные ценности, усвоенные в своей культуре едва ли не с детства.

3. Ведение деловой беседы.

3.1. Начало беседы

Деловая беседа – это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, боле узкой трактовки под деловой беседой понимают  речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений,  разрешение деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Подлинное значение такого рода делового общения в нашем  обществе в полной мере начинает осознаваться только сейчас, в связи с переходом  отечественной экономики  на рыночные отношения. В стране появляется всё  больше и больше  предприимчивых и способных деловых людей. В тоже время опыта предпринимательской деятельности и прежде всего умения вести успешный деловой разговор у них явно недостаточно, что существенно снижает их деловую активность. Поэтому имеет смысл рассмотреть деловую беседу более подробно, чтобы наметить пути её более рационального проведения.

Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых  лишены собрания, обмен письменной информацией, телефонные разговоры. Они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать в последствии основой не формальных контактов, т.е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.

Деловая беседа является наиболее благоприятной  и  зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем,  чтобы он с ней согласился и поддержал её. Таким образом, одна из главных задач беседы – убедить собеседника принять конкретное предложение.

Деловая беседа выполняет ряд очень важных функций. К их числу  следует отнести:

1. взаимное общение работников из одной деловой среды;
2. совместный поиск, выдвижение и оперативную разработку рабочих идей и замыслов
3. контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;
4. поддержание деловых контрактов;
5. стимулирование деловой активности.

Но важен  не только чисто прагматический эффект деловой беседы. Во время беседы вы можете получить оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума её участников при принятии важных управленческих решений.

Основными этапами  деловой беседы являются: подготовительные мероприятия, начало беседы, информирование присутствующих, аргументирование выдвигаемых  положений и завершение беседы.

Подготовительные мероприятия

Не существует единых безошибочных правил подготовки к  деловой беседе. Однако будет  полезно указать на следующий  вариант схемы такой подготовки: планирование; сбор материала и его  обработка; анализ собранного материала  и его редактирование.

Место беседы выбирается с учётом его влияния на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным местом  будет служебный кабинет принимающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединённой, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки и т.п., ибо это нервирует, но не «интимной». Во многом её определят даже цвет стен, освещённость, мебель и характер её расстановки.

С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем месте. Допустимо проведение деловых бесед и вне службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться на деловой разговор.

Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае инициатива будет в ваших руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.

Когда беседа уже  назначена, составляется план её проведения. Сначала следует определить стоящие перед вами цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

Такой план –  это чёткая программа действий по подготовке и проведению конкретной беседы. Однако далеко не все понимают, рассуждая примерно так: «Ну, как можно планировать деловую беседу, если один новый факт,  внезапно всплывший во время встречи, может всё изменить самым кардинальным образом разрушить  всё предварительное планирование?»

Но веди целью  планирования как раз и является попытка смягчить, нейтрализовать  влияние неожиданно появившихся новых фактов или непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Планирование  деловой беседы позволяет определить её конкретные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить  «узкие» места в беседе, согласовать  время её проведения.

Сбор материала  для деловой беседы – очень  трудоёмкий процесс, требующий значительных затрат времени. Но это один из важнейших  этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных и т.п.). При этом целесообразно сразу же дополнять собранные материалы собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объём собранных материалов во многом зависит от общей информированности участников будущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для обсуждения проблеме.

Затем собранные  и тщательно отобранные фактические  данные систематизируются. Это чем-то напоминает процесс обогащения руды, когда увеличивают её концентрацию, отсеивая, пустую породу. Систематизация позволяет выделить наиболее важные факты, подлежащие к рассмотрению. Она облегчает их поиск и помогает установить ранее не замеченные зависимости. Систематизацию следует проводить в течение всего процесса  обработки материала.

Анализ собственного материала помогает определить взаимосвязь  фактов, сделать выводы, подобрать необходимую аргументацию, т.е. сделать первую попытку скомбинировать и увязать весь собранный материал как бы раскладывается по «ячейкам» плана, а сами «ячейки» увязываются между собой в более крупные части.