ВВЕДЕНИЕ
В мировой практике разработка
проектов, основанная на научных методах,
поставлена на поток.
Понятия проект и управление
проектами связаны с необходимостью
управления изменениями. Управление проектами
является неотъемлемой частью повседневной
деятельности руководителей разного
уровня. Многие руководители необходимость
использования формализованных
методов управления проектами связывают
с крупными проектами. Однако, даже
в организациях, ориентированных
на серийное производство, реализация
проектов составляет значительную часть
деятельности.
Применение формализованных
методов управления проектами позволяет
более обоснованно определять цели
инвестиций и оптимально планировать
инвестиционную деятельность, более
полно учитывать проектные риски,
оптимизировать использование имеющихся
ресурсов и избегать конфликтных
ситуаций, контролировать исполнение
составленного плана, анализировать
фактические показатели и вносить
своевременную коррекцию в ход
работ, накапливать, анализировать
и использовать в дальнейшем опыт
реализованных проектов. Таким образом,
система управления проектами является
одной из важнейших компонент
всей системы управления организацией.
Необходимость решения большого
количества проблем, поставленных сегодня
перед мировым сообществом, привело
к созданию больших комплексных
систем. Сложно сказать, был ли менеджмент
проектов разработан в результате необходимости
менеджеров в технике управления
такими проблемами. Однако бесспорно
то, что сегодняшние комплексные
проблемы требуют объединенных усилий
многих отраслей. Управление проектами
обеспечивает именно такой подход к решению
сложных проблем.
При определении необходимости
в управлении проектами можно
увидеть некоторые основные предпосылки.
Каждая организация производит продукт
или предоставляет услуги или
же делает и то и другое. Все организации
хотят работать так, что бы их товары
или услуги были предоставлены в
нужное время с минимальными затратами
и привели бы к максимально
возможному удовлетворению потребителя
(заказчика). Неудачи в достижении
этих целей ведут к негативным
последствиям для организации.
В последние несколько
десятилетий коренные изменения
в технологии и глобальной конкуренции
стали особенно очевидными и ощутимыми.
Бизнес стал более эффективным и
динамичным. Способность успешно
и с минимально возможными затратами
осуществлять проекты (особенно в области
разработки новых продуктов) дает возможность
компании существенно повысить свою конкурентоспособность.
Если хотя бы на один из этих
вопросов положительный – то стоит
задуматься о применении управления
проектами в какой-либо форме.
Целью данной работы является
рассмотреть, что собой представляет
офис-проект, как специфическая инфраструктура,
обеспечивающая определенное территориально
распределенное пространство для осуществления
деятельности команды проекта. Задачи
курсовой работы:
- определить понятие
офис – проекта;
- выделить основные принципы
проектирования и состав офиса
проекта;
- обозначить основные принципы организации
виртуального офиса проекта
Объектом курсовой работы
является – понятие офис-проекта.
Вопросы проектирования офиса
как комплекса рабочих мест основные
понятия рассмотрены в первой
части, принципы, состав виртуального
офиса рассматриваются во второй
части. В связи с тем, что детальный состав
офиса — существенно зависит от специфики
конкретного проекта, в данных разделах
приводятся основные принципы и требования,
проиллюстрированные на примерах.
- ОФИС-ПРОЕКТ.
ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ
ПРОЕКТИРОВАНИЯ И СОСТАВ ОФИСА ПРОЕКТА
- Понятие офис-проекта.
В многопроектной
системе офис проекта,
как правило, представляет собой многоуровневую
систему:
на первом уровне
этой системы рассматриваются конкретные
проекты и принципы их мониторинга. На
этом уровне работает одна или несколько
команд менеджеров, обеспечивающих планирование
проектов с учетом ограниченных ресурсов,
оценки затрат и будущей стоимости проекта,
а также контроль текущего состояния проекта
и подготовку отчетов. Здесь используются
традиционные инструменты и информационные
технологии мониторинга проектов;
на втором уровне
рассматриваются вопросы формирования
портфеля проектов организации, их взаимосвязи
и рационального наполнения. Базовыми
на этом уровне являются: инструменты
тендеров (для пополнения портфеля заказов),
стратегического менеджмента, управления
общими ресурсами и управления качеством
в проектах;
на третьем уровне
решаются задачи корпоративной политики
развития проектной организации.
В однопроектной
системе офис
ориентирован на управление конкретным
проектом.
Экспертная оценка показывает: такой подход
определяет 30—40% экономии затрат на проекты
и времени их реализации.
Основные требования
к организации офиса проекта:
- наличие реального управленческого офиса — помещения;
- единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов (проекта);
- информационная технология управления проектами;
- база данных и шаблонов типовых решений по проектам;
- компьютерная сеть, сообщающаяся с Internet;
- виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.
Основа виртуального офиса — распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.
Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной распределенной системы управления проектами (с подключением домашних и мобильных офисов). Такой проектный офис содержит 2 группы программных средств в рамках технологии «клиент—сервер» или иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз данных, например Oracle, Informix, для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Internet (или другой системы обмена информацией) поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат не зависимо от реального нахождения членов команды проекта. При этом использование мобильной техники «Notebook + модем + мобильный телефон» делает виртуальную часть офиса мобильной.
1.2. Основные принципы
проектирования и состав офиса проекта
Современное понятие офиса
включает в себя большое количество
технических и организационных решений:
1. Помещение:
- проектирование пространственно-планировочных решений — основных помещений головного офиса проекта;
- проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью;
2.Оргтехника и вспомогательное оборудование:
- устройства для организации документооборота;
- организационные средства — доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний и пр.;
- организационная техника — копиры, проекторы, уничтожители бумаги;
- средства безопасности — сигнализация, регламентация доступов в помещение;
- хозяйственный инвентарь и оборудование;
3.Программно-компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:
- компьютерная техника — сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;
- программное обеспечение;
- средства связи — телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры, мобильные телефоны.
Все эти аспекты взаимосвязаны и поэтому, говоря об офисе, следует иметь в виду, что речь идет о единой организационно-технической системе.
Программно-компьютерные средства, средства коммуникаций и информационные технологии подробно рассмотрены в гл. 2. В настоящей главе эти вопросы рассматриваются с точки зрения их места при организации офиса.
Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-процессов его реализации. Под бизнес-процессами понимается совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. Например, бизнес-процесс сбыта начинается с заполнения формы заказа менеджером отдела сбыта, продолжается планированием производства, подтверждением доставки от дистрибьютеров, формированием счета-фактуры в финансовой бухгалтерии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денег на счет поставщика.
Бизнес-процесс разбивается на отдельные бизнес-операции (например, оформление счета или доставка продукции). Элементы бизнес-процесса: генерация идеи, определяющей общее направление процесса, формирование замысла, формулирование целей, установление содержания процесса, планирование операции — соотнесение поставленных задач и имеющихся ресурсов с целью минимизации издержек, составление бизнес-плана, заключение контракта, проработка ресурсного обеспечения, реализация процесса и его завершение.
По сути, каждый бизнес-процесс в своем роде представляет некий проект, и его реализация производится в рамках методологии управления проектами. Для конкретного проекта производится разбиение на отдельные виды бизнес-процессов.
Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организована оптимальным образом, и это предъявляет свои требования к организации офиса:
- информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальное по времени и издержкам его выполнение;
- должно быть исключено дублирование бизнес-операций;
- менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны средствами коммуникаций и, в случае расположения в одной географической точке, локализованы от менеджеров, выполняющих другие функции.
Это самые общие требования. Следует отметить, что структура определяет локализации и структуру офиса. Поэтому вопросам проектирования бизнес-процессов команды проекта должно быть уделено первостепенное внимание при проектировании офиса проекта.
Последовательность проектирования офиса показана на рис. 1.
Рис.1. Схема проектирования офиса проекта
Все шаги должны производиться на основе (с наложением) результатов предыдущих шагов и желательно с интеграцией в единой базе данных.
Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов можно осуществлять с использованием специализированных программных средств, например продукта Visio 2000.
При этом в качестве различных показателей бизнес-операций и бизнес-процессов можно закладывать необходимые ресурсы и требования к ним.
Проектирование помещений и площадей обычно производится в специализированном программном продукте, например в AutoCAD. Для совмещенного проектирования архитектуры, интерьера, организационной структуры и бизнес-процессов можно экспортировать чертежи из AutoCAD в Visio2000. Пример единого подхода к формированию пространственной, организационной среды и оптимизации бизнес-процессов приведен на рис. 2.
Рис.2. Пространственно-организационная среда офиса проекта (пример фрагмента)
На нем представлена схема планировки офиса, размещения компьютеров и средств связи, размещения персонала в соответствии с бизнес-процессами, реализуемыми им.
Целесообразно рассматривать организационную структуру команды проекта и реализуемые бизнес-процессы в рамках управления проектом в комплексе для оптимизации офиса и системного анализа технических, организационных и экономических решений. Данный подход полезен ввиду того что современные решения по проектированию и организации работы офиса проекта являются комплексными.
Система безопасности не только предотвращает несанкционированный доступ в помещения, но с помощью магнитных ключей регламентирует пользование оргтехникой, компьютерами (для использования техники необходимо приложить свой ключ), контролирует использование организационной техники, позволяет определять местонахождение сотрудников внутри офиса, регламентирует доступ к информации (как бумажной, так и на электронных носителях), контролирует местонахождение мебели, оборудования и других материальных ценностей.
Современные компьютеры, средства связи и информационные технологии настолько срослись, что следует рассматривать их как единую информационно-телекоммуникационную систему. По одним и тем же каналам связи передаются и телефонные сообщения, и данные. При этом можно обращаться с компьютера к телефонным станциям и аппаратам (программировать автоматический обзвон, рассылку факсов, организацию и проведение совещаний). Существующие телефонные станции могут быть настроены так, что сотрудники получат возможность звонить и передавать данные только тем сотрудникам, которые с ними непосредственно связаны в ходе выполнения бизнес-процессов.
Естественно, одно из важных решений (с точки зрения организации работы офиса) — программное обеспечение, выбор и внедрение которого должны реализовать работу полноценного электронного офиса как единой интегральной intranet-среды, регламентирующей все взаимосвязи сотрудников, организующей работу с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. При этом возможно реализовывать программно-аппаратные комплексы, организующие и систематизирующие как электронный, так и бумажный документооборот.
Электронный офис проекта создается как система, ориентированная в первую очередь на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов обработки документов автоматизированными процедурами.
Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.
База данных документов должна быть элементом единой базы данных, информации и знаний команды проекта; она формируется как централизованный электронный архив документов (включающий, в том числе, и бумажные оригиналы, и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать:
- централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в системе;
- хранение документов в электронном виде в различных форматах;
- ведение централизованного каталога документов проекта, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т. д.);
- хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;
- надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения;
- возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнито-оптические и библиотеки лазерных компакт-дисков.
Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включать следующие ключевые компоненты:
- систему управления хранением документов — программное обеспечение, реализующее функции управления единым до кументарным фондом проекта (централизованным архивом);
- систему управления документооборотом — программное обеспечение, реализующее администрирование д<span class="Normal__Char" style=" font-family: 'Times New Roman', '