Направления коммуникации

Оглавление

Введение 3

1. Значение коммуникаций 4

2. Определение коммуникации и ее средства 5

3. Направления коммуникаций 6

4. Организационные факторы, влияющие на коммуникации 8

   Заключение…………………………………………………………………....13

   Библиографический  список…………………………………………...…....14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Процессы коммуникации, в  которых участвуют работники  аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между  руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней  средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных  доступных источников — вышестоящих  руководителей, подчиненных, руководителей  того же уровня, заказчиков, поставщиков  и т. д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и  зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям  эффективно выполнять свою работу и  принимать решения о выборе оптимальной  стратегии для достижения поставленных целей.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация — это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления. 

 

 

 

 

 

1. Значение коммуникаций

Коммуникации важны для  руководителей по следующим причинам:

1. руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75—95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
2. коммуникации необходимы для эффективности управления;
3. коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;
4. хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т. д.

Для большинства людей  их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности. Существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.

 

2. Определение коммуникации и ее средства

Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Это широкое понятие, включающее ряд уточненных терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с их результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.

Существует ряд подходов к группировке средств коммуникации. Следует различать коммуникации: 1) несловесные персональные; 2) словесные  устные; 3) письменные персональные; 4) письменные групповые внутри организации и  за ее пределами. На современный подход к коммуникациям в большой  степени повлияло развитие кибернетики. Руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Процесс обратной связи является важным этапом коммуникации и принятия решения (рис. 13.1).

Рис. 13.1. Кибернетический подход к управлению

Для руководителя организации  любого типа важен каждый из элементов  процесса коммуникации. Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что  известно о получателе (получателях) информации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на ее источник. Когда  руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке  с получателем информации, но и  что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. То есть важно, чтобы  руководитель правильно оценивал процесс  расшифровки и получения информации, а также значение обратной связи.

Специалисты по коммуникациям  считают, что наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях  между источником и получателем  информации, являются изменения, которые  происходят в ее кодировании и  расшифровке. Наиболее эффективные  коммуникации устанавливаются в  том случае, когда процессы кодирования  и расшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Н. Винер назвал эту  проблему энтропией, т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению. Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т. п. В результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выражается в неточном соответствии кодирования и расшифровки.

3. Направления коммуникаций

Говоря о направлениях коммуникации, прежде всего, необходимо различать внутреннюю коммуникацию (коммуникацию внутри организации) и внешнюю коммуникацию (коммуникацию организации со средой).

Внешняя и внутренняя коммуникация различаются по следующим параметрам:

• широта охвата аудитории (внешняя коммуникация предназначена для более широкой аудитории, чем внутренняя);
• мощность используемых источников (внешняя коммуникация предполагает использование более мощных информационных средств, чем внутренняя, - средств массовой информации);
• объем затрат (внешняя коммуникация по объему затрат существенно превосходит внутреннюю);
• язык коммуникации (язык внутренней коммуникации имеет ярко выраженную профессиональную окраску, изобилует профессиональными терминами; язык внешней коммуникации принципиально не профессионален, это язык масс);
• стиль коммуникации (внутренняя коммуникация более формализована (нормативно закреплена), чем внешняя);
• степень виртуальности (внешняя коммуникация более виртуальна, чем внутренняя, так как она больше использует символы);

уровень помех (внешняя коммуникация сопровождается большими помехами, чем  внутренняя).

Коммуникативный поток может  перемещаться в горизонтальном или  вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление. Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.

Восходящее направление. Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

Горизонтальное  направление. Когда общение происходит между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или исполнительным персоналом одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным. Данный процесс необходим, так как позволяет экономить время и обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других — происходит спонтанно.

 

4. Организационные факторы, влияющие на коммуникации

Должностное положение. Коммуникации в формальной организации связаны с положением работника. Можно утверждать, что коммуникации в целом и инициатива коммуникаций в частности имеют в основном вертикальную направленность, т. е. идут сверху вниз. Вместе с тем существуют три измерения потоков коммуникаций, которые надо учитывать: потоки информации сверху вниз, снизу вверх и горизонтальные. В большинстве организаций эти три потока существуют одновременно или в различные периоды времени.

Самый простой способ изучения коммуникаций состоит в рассмотрении приказов, инструкций и распоряжений, идущих от высших руководителей до низовых (например, мастеров) и относящихся  к информации и отчетам, направляемым от низовых руководителей к высшим. Этот упрощенный взгляд на коммуникации в организациях не учитывает коммуникаций между работниками на одном уровне и между подчиненными и руководителями.

Наряду с использованием официальных каналов коммуникаций работники организации удовлетворяют  свою потребность в советах и  поддержке путем взаимного консультирования. Консультация между лицами на одном  уровне нередко имеет важные последствия  для организации; постоянное обращение  друг к другу за советом увеличивает  уверенность в собственных решениях. Как показывает опыт, полная зависимость  от руководителей в получении  информации и консультировании является ограничением и в большинстве  случаев его можно избежать. По-видимому, каждый руководитель должен быть заинтересован  в циркулировании потоков информации во всех трех направлениях - вверх, вниз и по горизонтали. Коммуникации (разумеется, в разном объеме) по каждому из трех направлений осуществляются одновременно.

Восприятие работниками  любой коммуникации определяется многими  организационными и личностными  факторами. Изменение в представлениях работника может быть вызвано  изменением получаемой информации илирабочего окружения. На восприятие также влияет прошлый опыт. В действующей организации приказы высшего руководителя фильтруются, а затем воспринимаются. Процесс фильтрации представлен на рис. 13.7.

 

Рис. 13.7 Процесс фильтрации

 

Стиль управления. Коммуникации между руководителями и подчиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный поток информации как в направлении сверху вниз, так и снизу вверх. Вместе с тем руководитель в силу своего положения прямо влияет на направление и поток коммуникаций. Из-за высокой степени вероятности появления шумов при передаче послания руководитель может установить правила, в соответствии с которыми послания должны передаваться в определенном направлении и последовательности. Как показывает опыт, наиболее успешно функционируют те организации, где руководители стремятся, чтобы никто из сотрудников единолично не контролировал коммуникации, чтобы поощрялось участие всех сотрудников в потоке коммуникаций. Нельзя недооценивать также важность взаимопонимания между руководителем и подчиненными. Различия в стиле управления и используемых каналах связи отражены в табл. 13.2.

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 13.2

Оценки	Либеральный стиль	Консервативный  стиль
Общее описание коммуникации	Неформальная, многоканальная система коммуникаций	Хорошо определенная цепь команд
Объем и направление коммуникации	Поощряется расширением  связей по всем направлениям (вверх, вниз, по горизонтали)	Поощряется ограничение  связей, осуществляемых преимущественно  сверху вниз
Качество коммуникации	Адекватная, очень точная информация	Требует дополнительной связи, информация иногда неточна

 

Потребность в коммуникациях  в направлении снизу вверх  и в консультировании работников возрастает, когда:

1) размеры организации  увеличиваются; 

2) услуги и продукция  усложняются; 

3) в большей мере изменяются  технологические условия и условия  внешней среды; 

4) усиливается географическая  разбросанность подразделений организации.