Методы и средства выполнения управленческих операций

1. Методы и средства выполнения управленческих операций.

Одной из задач управления организацией труда на предприятии  является изучение личных и групповых  интересов персонала, мотивов поведения  че¬ловека в производственной системе для установления таких связей в систе¬ме организации труда, которые в наибольшей степени приводили бы к согласованию интересов отдельных работников, групп работников и персонала в целом с корпоративными интересами и целями данного предприятия, с целями управления организацией труда. 
Человек, правильно понимая и принимая цели системы, в которой он ак¬тивный элемент, сам может устанавливать необходимые организационные связи, обеспечивающие эффективное функционирование системы организации труда. И в этом проявляется его организационная роль. 
Таким образом, с одной стороны, признание дестабилизирующего влияния субъективного фактора ставит перед управлением организацией труда задачу обеспечения надежности целенаправленно устанавливаемых связей. Этому способствует планирование, регламентирование организации труда, контроль и регулирование трудовых процессов. С другой стороны, в целях обеспечения целесообразного самоуправления используются экономические методы управленческого воздействия, а также организационно-технические и социальные меры, побуждающие людей, объединенных общностью целей, к творческому поиску наиболее рациональных способов действия, эффективных связей, повышающих уровень организации труда. Так проявляет себя закон самоорганизации. 
 
Его учет имеет огромное значение при решении проблемы оптимального соотношения степени централизации и децентрализации функций управления. 
Следует учитывать, что сложность и многообразие связей в современных производственных системах, динамика научно-технического и социально-экономического развития последних лет делают все более затруднительной, а в ряде случаев малоэффективной детальную регламентацию трудовых внутрисистемных связей. Это приводит к необходимости большее предпоч¬тение отдавать процессам самоорганизации труда. 
Проявляется это, в частности, в широком распространении коллективной формы организации труда, так называемых автономных групп, бригад. 
Однако процессы самоорганизации наблюдаются не в меньшей степени и на индивидуальном рабочем месте, при индивидуальной форме организации труда. Непосредственную связь между собой, орудием труда и предме¬том труда работник осуществляет сам, по своему усмотрению, пользуясь своими приемами и методами труда. 
Вся история развития теории и практики организации труда свидетельствует, что непосредственное управление индивидуальным процессом труда может осуществлять лишь сам его исполнитель. 

2. Организационно-административные операции.

Рассматриваемая группа операций относится главным образом к деятельности руководителей, хотя она не может, разумеется, не касаться и всех остальных категорий служащих – специалистов и технических исполнителей, а также и рабочих как объектов руководства. Содержание и характер организационно-административных операций определяются их целевым назначением и ролью в процессе управления.

Служебно-коммуникационные операции. Ни один управленческий акт, ни одно решение, принятое руководителем, ни одна работа в любом подразделении не могут быть осуществлены без надежной, быстродействующей связи между звеньями аппарата управления. Коммуникационные операции осуществляются между людьми, человеком и машиной, машиной и машиной. Вне зависимости от источников и потребителей информации основными видами коммуникационных операций являются получение, восприятие и передача информации. Во всех случаях информация направляется к тем, кто принимает решение и кто отвечает за оценку различных вариантов действий. Наиболее массовой коммуникационной операцией являются телефонные переговоры, громкоговорящие установки, станции диспетчерской связи.

3. Распорядительные операции доводятся до исполнителя как в устной, так и в письменной форме. Это издание приказов директивного и инструктивного характера. Приказ излагается кратко в повелительной форме. Мотивировочная часть приказа заканчивается формулой «приказываю», за которой следуют параграфы собственно приказа. В приказе указываются исполнители, их права, обязанности и сроки исполнения; указывается, на кого возлагается контроль; указывается основание.
4. Координационные операции – это операции, предпринимаемые для взаимной увязки работы различных звеньев аппарата управления с целью обеспечения их согласованной деятельности. Это различного рода совещания и заседания, которые заранее готовятся с целью установить логическую последовательность рассмотрения вопросов.

5. Контрольно-оценочные операции – это контроль исполнения приказов, решений, совещаний, планов, заданий и поручений. Распространены разного рода картотеки. Каждый исполнитель получает карточку-задание, а дубликат направляется в центр, где осуществляется контроль. Контроль основывается на отчетной информации. В качестве мер наказания используются замечание, порицание, выговор, уменьшение размера премии. Максимальное наказание – увольнение с работы. На основании результатов контроля оценивается работа каждого подразделения и исполнителя.

6. Аналитико-конструктивные операции.

Процесс творческой работы в  сфере управления связан с выработкой и принятием организационных, технических, экономических и других решений, направленных на постановку целей и  задач, а также на определение  путей и методов их осуществления.

По определению Ю.О. Любовича, решение есть комплексный акт, в котором органически сочетаются:

а) логический процесс умозаключения  – как проявление рассудка;

б) психологический процесс  принятия решения – как проявление воли;

в) компетенция или авторитет в сочетании с необходимыми полномочиями – как проявление власти, права принимать решения.

Как психологический процесс  решение неразрывно связано с  готовностью не уклониться от своевременного принятия его, при необходимости  идти на обоснованный риск, нести ответственность  за последствия. В организационном  отношении это предполагает четкое распределение решаемых вопросов между  руководителями и ответственными исполнителями  различных звеньев управления, установление предельных сроков принятия решений  и контроль последних.

Как акт авторитета или  власти решение предполагает соответствующие  полномочия и, следовательно, правильное их распределение, не допускающее чрезмерной централизации, а также ограничение  компетенции руководителя (или органа управления) узким кругом вопросов, что ведет к излишней сложности  предварительных согласовании при  принятии каждого решения. Различаются  решения в ситуациях:

1) уверенности (детерминированные модели, когда известна ситуация с имеющимися в ней причинными зависимостями);

2) риска (вероятностные модели, когда неизвестен хотя бы один из моментов, но известна и может быть подсчитана его или их объективная вероятность, если такого рода случаи часто имеют место);

3) неуверенности (стратегические  модели, когда принимающему решение ни один из указанных моментов неизвестен).

Заслуживает внимания предложение  польского ученого М. Мазура различать одиннадцать типов решений, объединенных в четыре группы исходя из количества информации, которое учитывает человек в момент принятия им решений:

1. Самозарождающиеся решения (основывающиеся только на той информации, которую принимающий решение уясняет себе в тот момент, когда он должен немедленно принять решение). В эту группу входят три типа решений: машинальные (рефлекторные), интуитивные, рефлексивные.

2. Прогностические решения, включающие два типа: экстраполяционные и ассоциативные.

3. Пробные решения трех типов: выборочные, систематические и методические (осуществляемые, например, методом «проб и ошибок»).

4. Оптимизационные решения, к которым относятся три типа: стратегические, вероятностные и детерминированные (могут считаться решениями лишь условно, поскольку все относящиеся к ним исходные параметры и результаты заранее известны, т.е. отсутствует характерный для любого решения признак выбора варианта).

Сложность операции подготовки решений зависит от круга охватываемых ими задач, от длительности периода, на который они рассчитываются. По этому признаку различают перспективные, текущие и оперативные задачи и соответствующие им решения. Все  эти виды задач должны в принципе решаться на любом уровне иерархии управления – от руководителей предприятий  до мастеров.

Для обоснованного принятия решений необходима отчетливая и  объективная оценка последствий  каждого из них с применением  научных методов обоснования  их целесообразности и эффективности.

Само по себе принятие решения (в тех случаях, когда оно не является единственно возможным) в  той или иной степени есть компромисс. Принимая решение, необходимо взвешивать суждения о ценности (что включает рассмотрение экономических факторов, технической целесообразности и  научной обоснованности), а также  учитывать социальные и психологические  факторы. Принять правильное решение  – значит выбрать такую альтернативу из числа возможных, когда с учетом всех факторов будет оптимизирована общая ценность с точки зрения выбранного критерия оценки степени достижения цели. В этой связи первостепенное значение имеет научно обоснованное определение оценочного критерия.

Наряду с положением, когда  варианты, из которых требуется сделать  выбор, обнаруживаются без каких-либо трудностей, т.е. заранее известны, весьма распространенной является ситуация, при которой возможные варианты заранее неизвестны и их необходимо предварительно найти. В этих случаях необходимо коллегиальное обсуждение вопросов, в ходе которого его участники высказывают различные точки зрения и вносят соответствующие предложения; на основе оценки выявленных при этом альтернатив руководитель принимает решение, которое представляется ему наилучшим в данной ситуации.

Независимо от метода принятия любого управленческого решения  процесс связанной с ним творческой работы в принципе всегда может быть разделен на две составные части  – аналитические и конструктивные операции. Такое разделение операций вытекает из структуры любого процесса творческого мышления, поскольку  принятию решения непременно предшествует всесторонний анализ сложившейся ситуации.

7. Информационно-технические операции.

К информационно-техническим относятся те операции процессов управления, для которых характерна возможность наиболее широкого применения средств организационной и вычислительной техники. Общее целевое назначение этих операций – информационное и документационное обеспечение потребностей аппарата управления. Информационно-технические операции выполняются, как правило, техническими исполнителями.

По своему целевому назначению и месту в процессах управления предприятием информационно-технические  операции могут быть подразделены на четыре взаимосвязанных класса: к  первому из них относятся все  виды операций с документами; ко второму  – операции, связанные с первичным  счетом и учетом всех элементов производства; к третьему – операции передачи, отображения и преобразования всех видов информации с помощью технических средств; к четвертому – вычислительные и формально-логические операции.

Остановимся на коммуникационно-технических операциях. Любая система коммуникаций может быть представлена следующей схемой (рис.1.2).

Информация, исходящая от источника ее возникновения, на пути к потребителю проходит операции преобразования и кодирования, передачи по каналам коммуникации, декодирования  и обратного преобразования переданной информации, с тем чтобы она могла быть воспринята потребителем.

Целью операций преобразования, кодирования и декодирования  является приведение информации к виду, удобному для непосредственного  восприятия человеком или для  дальнейшей машинной обработки. Применение разного рода звуковых и оптических сигналов является простейшим видом  коммуникационно-технических операций.