Методы формализованного представления систем управления

 

Перечень документов, действующих  в процедуре.

Таблица 2

№ п/п	Название документа	№ документа
1.	Техническое задание от клиента	1
2.	Коммерческое предложение	2
3.	Договор	3
4.	Спецификация оборудования и материалов под монтаж	4
5.	График платежей	5

 

2.3 Предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации

Действующая в ООО «АРМО-Урал»  схема потоков информации, направленная на подготовку и утверждение проектной  документации имеет 

отрицательные и положительные  моменты.

Недостатки  существующей схемы:

Проектная документация утверждается и передается заказчику без соответствующей  детальной проработки проекта, что  нередко приводит к ошибочной  стоимости проекта (увеличение или  уменьшение конечной суммы). Эта ситуация вызывает недовольство клиента и  может привести к разрыву контракта.

Преимущества  существующей схемы:

На оформление проектной документации уходит достаточно мало времени, отсутствие этапа проектирования снижает финансовые  затраты в том случае, если за оформлением проектной документации не следует подписание контракта.

Предлагаю использовать следующую  схему для подготовки и утверждения  проектной документации. Предлагаю  также расширить перечень документов, действующих в процедуре с  целью более тщательной подготовки проектной документации.

Считаю целесообразным включить в  схему этапы:

• проектирование, сметные работы;
• согласование  с главным инженером, т.к. он несет ответственность за правильное исполнение работы проектировщиком;
• согласование с бухгалтерией, т.к. необходимо проверить правильность составления договора, а также оценить финансовую эффективность проекта и  учесть поступление денежных средств в бюджете компании.

 

        

 

 

Менеджер                       копия                 

Инженер      

 

копии

 

Проектировщик

 

копии

 

 

Главный

Инженер           копия

 

 

Главный

бухгалтер      

копия

 

 

Директор                                                  

Менеджер                                           по назначению

Рис.5. Предложенная процедура принятия решений: «Утверждение документов проекта» 

Описание предложенной процедуры  принятия решений

«Утверждение документов проекта»

Таблица 3

 

№ п/п	Наименование этапов работы	Документы	Исполнители	Приме-чание
1.	Подготовка документов проекта		Менеджер
1.1.	Принять	1
1.2.	Подготовить	2,4,7,8
1.3.	Передать на разработку	1,2,4,7,8
1.4.	Отправить копию в архив	2
2.	Разработка документов проекта		Инженер
2.1.	Принять	1,2,4,7,8
2.2.	Проверить	1,2,7,8
2.3.	Разработать	3
2.4.	Передать на проектирование	1,2,3,4,7,8
2.5.	Отправить копию в архив	3
3.	Проектирование		Проектировщик
3.1.	Принять	1,2,3,4,7,8
3.2.	Проверить	1,2,3,7,8
3.3.	Спроектировать	5,6
3.4	Передать на согласование	1,2,3,4,5,6,7,8
3.5.	Отправить копию в архив	5,6
4.	Согласование документов проекта		Главный инженер
4.1.	Принять	1,2,3,4,5,6,7,8
4.2.	Проверить	1,2,3,5,6,7,8
4.3.	Согласовать	1,2,3,5,6,7,8
4.4.	Завизировать	1,2,3,5,6,7,8
4.5.	Передать на согласование	1,2,3,4,5,6,7,8
4.6.	Отправить копию в архив	7
5.	Согласование документов проекта		Бухгалтерия
5.1.	Принять	1,2,3,4,5,6,7,8
5.2.	Проверить	3,4,6,8
5.3.	Согласовать	3,4,6,8
5.4.	Завизировать	3,4,6,8
5.5.	Передать на утверждение	1,2,3,4,5,6,7,8
5.6.	Отправить копию в архив	8
	Утверждение документов проекта		Директор
	Принять	1,2,3,4,5,6,7,8
	Завизировать	1,2,3,4,5,6,7,8
	Передать на оформление	1,2,3,4,5,6,7,8
	Оформление документов проекта		Менеджер
	Принять	1,2,3,4,5,6,7,8
	Оформить	1,2,3,4,5,6,7,8
	Отправить по назначению	1,2,3,4,5,6,7,8

Перечень документов, действующих  в предложенной процедуре.

Таблица 4

№ п/п	Название документа	№ документа
1.	Техническое задание от клиента	1
2.	Коммерческое предложение	2
3.	Спецификация оборудования и материалов под монтаж	3
4.	Договор	4
5.	Проект	5
6.	Смета	6
7.	График работ	7
8.	График платежей	8

 

Данный вариант, несомненно, более  трудоёмкий, финансово ёмкий, в нем  задействованы практически все  подразделения компании, но он позволит свести к минимуму ошибки и неточности при составлении и утверждении  документации по проекту, он будет эффективен в определенных ситуациях. Предложенный вариант можно использовать наряду с ныне существующим, предварительно оценивая сложность выполняемого проекта, новизну использованного оборудования, а также сумму и масштаб проекта. Он будет оправдывать себя в сложных, масштабных проектах и будет нецелесообразен в рядовых проектах.

Рассмотрение эффективности с  точки зрения целей и ресурсов концентрируется на двух условиях: достижение цели является необходимым  условием производительной деятельности организации, и производительное использование  ресурсов является необходимым, но недостаточным  условием для эффективности.

 Эффективность может оказаться  неопределенным и изменчивым  критерием. Руководитель может определяет эффективность размером прибыли, в то время как другой измеряет ее в таких понятиях, как конкурентоспособность, престиж в деловом мире или в глазах общественности, расширение предприятия. Какими бы критериями ни измерялась эффективность, принцип эффективности лежит в основе оценки любой организационной структуры и ее изменений. Выбор же подходящего критерия эффективности зависит от конкретных условий функционирования, назначения и стратегии организации, причин осуществляемых изменений. [4, стр.143]

Заключение

В процессе написания курсовой работы были изучены теоретические аспекты  методов исследования систем управления, в том числе были рассмотрены  методыформализованного представления систем управления, сущность этих методов и их значение, понятие об информационных потоках и информационных моделях.

Безусловно, эффективность предприятия зависит  в конечном итоге от  правильности выбора ее основных параметров и практикуемых методов. Решение именно этой задачи является сейчас ключевой проблемой  для российских предприятий.

Во второй главе на примере ООО «АРМО-Урал»  была изучена схема информационных потоков организации, ориентированная  на утверждение документов.

Проанализировав действующую систему потоков  информации в ООО «АРМО-Урал» я дал рекомендации по совершенствованию существующей системы утверждения проектной документации я пришёл к выводу, что для повышения эффективности работы над проектом нужно сделать следующее:

1. Расширить перечень документов, действующих в процедуре подготовки и утверждения документации.
2. Включить в схему этапы:
• проектирование, сметные работы;
• согласование  с главным инженером;  бухгалтерией.

Предложения по совершенствованию  процедуры подготовки и утверждения  проектной документации переданы директору  компании для рассмотрения, обсуждения и, возможно, дальнейшего внедрения.

 

Список  использованной литературы

 

1. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 157 с.
2. Котлер Ф. Основы маркетинга: пер.с англ. – М.: «Ротинтер», 1996 . – 704 с.
3. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд. 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003. -  250 с.
4. Мильнер  Б.З. Теория организаций. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 276 с.
5. Гончарук В.А. Развитие предприятия. – М: ДЕЛО, 2000. – 207с.
6. Исследование систем управления: Программа. Методические указания по выполнению курсовой и контрольной работы./ ВЗФЭИ. М.: Экономическое образование, 1999. – 24 с.
7. Материалы сайта «Дистанционный консалтинг». Портал дистанционного консультирования малых предприятий, http://www.dist-cons.ru/
8. Материалы электронной рассылки «Менеджмент и маркетинг»,  выпуск №22 2004 г.
9. Материалы сайта AUР.RU. Административно-управленческий портал, http://www.aup.ru/