Положение об отделе кадров
состоит из следующих разделов:
1) общие положения;
2) задачи;
3) структура;
4) функции;
5) взаимоотношения с другими
подразделениями предприятия;
6) права;
7) ответственность.
В разделе «Общие положения»
закреплены подчиненность отдела кадров
директору предприятия.
Раздел «Задачи» содержит четко
сформулированные направления деятельности
отдела кадров, важнейшими из которых
являются организация работы по обеспечению
подбора, расстановки, использованию рабочих
и специалистов; формирование стабильно
работающего коллектива; создание кадрового
резерва; организация системы учета кадров.
В разделе «Структура» указан
порядок разработки и утверждения структуры
отдела, его численный состав, конкретные
направления работы и закрепленные за
ними подразделения отдела.
В разделе «Функции» рассмотрены
функциональные обязанности в области
кадровой работы.
Раздел «Взаимоотношения с
другими подразделениями предприятия»
содержит перечень документов, которые
поступают в отдел кадров, и документов,
которые направляются из отдела кадров
в другие подразделения.
От производственных подразделений
отдел кадров получает заявки на прием
рабочих и служащих, представления о поощрении,
графики отпусков.
Из отдела кадров в производственные
подразделения направляются сведения:
о нарушителях трудовой дисциплины;
копии приказов о приеме, перемещении
внутри предприятия;
увольнении рабочих и служащих;
изменении правил внутреннего
трудового распорядка;
сведения, относящиеся к вопросам
трудовой дисциплины.
От бухгалтерии отдел кадров
получает штатное расписание, расчеты
потребности в рабочей силе, справки о
заработной плате для оформления пенсий
по возрасту и инвалидности.
В бухгалтерию отдел кадров
представляет сведения о списочной численности
работников, прогулах, текучести кадров,
табель учета рабочего времени, проекты
приказов о приеме, перемещении и увольнении
материально ответственных лиц, листы
временной нетрудоспособности для оплаты,
сведения о приеме, перемещении, увольнении
и очередных отпусках работников предприятия.
В разделе «Права» указаны основные
полномочия, которыми наделен отдел кадров,
в частности: право требовать от всех подразделений
предприятия необходимых для полноценной
работы отдела кадров материалов; право
принимать работников предприятия по
вопросам приема, перемещения и увольнения;
право осуществлять связь с другими организациями
по вопросам подбора кадров; право требовать
от других подразделений обязательного
выполнения тех указаний, которые предусмотрены
положением об отделе кадров.
В разделе «Ответственность»
установлена ответственность начальника
отдела кадров за выполнение возложенных
на отдел функций и ответственность работников
отдела, которая устанавливается должностными
инструкциями.
1.3.
Задачи, функции и структура кадровой
службы.
Основные задачи кадровой работы
на предприятии можно распределить по
направлениям:
1. Учетно-контрольное
направление кадровой работы
предполагает решение следующих
основных задач:
- прием работников на
предприятие;
- учет работников;
- увольнение работников;
-работа с временно
отсутствующими работниками предприятия
(находящихся в отпусках, отсутствующих
по болезни, убывших в командировки
и т. п.).
2. Планово-регулятивное
направление:
-подбор (поиск и отбор)
работников для предприятия;
-расстановка работников
предприятия;
-перемещение работников
предприятия;
-становление в должности
и адаптация работников.
3. Отчетно-аналитическое
направление кадровой работы:
-изучение работников;
-оценка работы работников;
-аналитическая работа;
-подготовка отчетов.
4. Координационно-информационное
направление:
- профессиональная подготовка
(обучение и переподготовка) работников;
- организация приема работников
предприятия (по служебным и личным
вопросам);
- работа с письменными
обращениями работников предприятия;
- архивная и справочная
работа.
5. Организационно-методическое
направление:
- документирование деятельности
работников предприятия;
- кадровая работа в
подразделениях предприятия;
- планирование кадровой
работы;
- руководство кадровой
работой.
Все задачи отдела кадров определяются
спецификой работы организации, при этом
учитываются:
- размеры организации;
- направление бизнеса (производство,
торговля, сфера оказания услуг
населению);
- стратегические цели
организации;
- стадия развития организации;
- численность персонала;
- приоритетные задачи
работы с персоналом.
Кадровая служба
выполняет следующие функции:
-обработка планов комплектования
кадров в соответствии с программой развития
конкретной организации
-оформление приема, перевода
и увольнения работников в
соответствии с трудовым законодательством
РФ
-учет личного состава
-хранение и заполнение
трудовых книжек, ведение документации
по делопроизводству
-контроль за исполнением
руководителями подразделений приказов
и распоряжений по работе с
личным составом
-изучение движения кадров,
анализ текучести кадров, разработка
мероприятий по ее устранению
-анализ деловых качеств
специалистов организации с целью
рационального использования кадров
-создание условий для
повышения образовательного и
квалификационного уровня специалистов
-работа по созданию
резерва на выдвижение
-подготовка предложений
по улучшению расстановки и
использованию работников
-подготовка и систематизация
материалов для аттестационной
комиссии подготовка материалов
для представления работников
к поощрению и награждению
-принятие мер по трудоустройству
высвобождаемых работников
-организация контроля
за состоянием трудовой дисциплины
и правил внутреннего трудового
распорядка
-ведение
всей отчетности по кадровым
вопросам
Полномочия, которыми, как правило,
наделена кадровая служба, заключаются
в следующем:
-право требовать от
всех подразделений организации
представления необходимых для
ее работы материалов
-право принимать работников
организации по вопросам перемещения
и увольнения
-право взаимодействовать
с другими организациями по
вопросу подбора кадров
-право требовать от
других подразделений обязательного
выполнения тех указаний, которые
предусмотрены положением об
отделе кадров
Структура кадровой службы.
Полноценная кадровая служба
обычно включает в себя несколько секторов
с четким разделением функции:
1. сектор учета и анализа,
кадрового делопроизводства. В его
компетенцию входит разработка
кадрового плана в бизнес-плане
организации, подготовка штатного
расписания, должностных инструкций,
учет кадров, создание базы данных
о сотрудниках, формирование и ведение
личных дел сотрудников.
2. сектор подбора специалистов
(рекрутинга) занимается комплектованием
штата, кадровым планированием, поиском
и отбором персонала, оценивает профпригодность
соискателей, оформляет прием на работу
и т.д.Сектор потенциала обучает нового
работника, вводит его в должность, организует
обучение, повышение квалификации, планирует
карьеру и т.д. сектор мотивации проводит
исследование индивидуальной и групповой
мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает
системы стимулирования персонала, премирования
и т.п.
3. сектор социальной политики
создает благоприятный психологический
климат в коллективе, внедряет корпоративную
культуру, проводит социометрические
исследования, поощряет индивидуальную
и групповую инициативу, создает условия
для творчества и развития
Если организация не очень большая,
эти сектора могут быть объединены.
Главным направлением деятельности
кадровых служб считается формирование
трудовых ресурсов: планирование потребности
в них и организация практических мероприятий
по набору кадров, разрешение конфликтов,
проведение социальной политики.
Суть кадровой работы состоит
в определении того, что конкретно, кем,
как и с помощью чего должно делаться на
практике в данный момент в сфере управления
персоналом. Решение этих повседневных
задач основывается на административных
методах.
1.4.Должностная инструкция сотрудника
кадровой службы
Что касается должностной
инструкции работника отдела кадров, то
она, как и любая другая должностная инструкция,
согласно пункту 5 постановления Минтруда
России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении
Порядка применения Единого квалификационного
справочника должностей руководителей,
специалистов и служащих» должна состоять
из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям»
и «Требования к квалификации».
Основными должностными обязанностями
начальника отдела кадров являются:
- руководство работой отдела;
- обеспечение выполнения работ;
- разработка необходимой документации,
предложений, рекомендаций, инструкций;
- обеспечение рационального
использования материальных, финансовых
и технических средств;
- проведение работ по защите
информации, составляющей коммерческую
тайну;
- обеспечение рационального
распределения нагрузки между работниками
отдела;
- создание условий для повышения
квалификации персонала;
- контроль соблюдения работниками
правил внутреннего трудового распорядка,
правил и норм охраны, производственной
и трудовой дисциплины;
- внесение предложений о поощрении
отличившихся работников, наложений взысканий
на нарушителей производственной и трудовой
дисциплины;
- обеспечение составления
уставной отчетности.
Начальник отдела кадров
должен знать:
- постановления, распоряжения,
приказы, другие руководящие и нормативные
документы вышестоящих и других органов,
касающиеся деятельности отдела;
- нормативные акты и методические
рекомендации, определяющие порядок проведения
работ в отделе;
- основы экономики, организации
труда и управления;
- правила внутреннего трудового
распорядка;
- правила и нормы охраны труда,
техники безопасности, производственной
санитарии и противопожарной защиты.
В бюджетных организациях
существуют определенные требования к
квалификации по разрядам оплаты. Общим
требованием является наличие высшего
профессионального образования и стажа
работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих
организаций такие требования могут служить
лишь ориентиром при установлении размера заработной
платы.
В полноценном отделе кадров
средней по масштабам организации в штатном
расписании могут быть следующие должности:
начальник службы по набору персонала
и управлению им (отдел кадров); инспектор
по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.
Глава 2. Документирование
трудовых отношений.
Важнейшей функцией кадровой
службы является правильное и полное документирование
трудовых отношений в организации.
При разрешении трудовых конфликтов
в судебном порядке, которые всегда сопровождаются
представлением в суд документов, подготовленных
в кадровой службе, важнейшую роль играет
не только правильное составление содержательной
части каждого документа, но и его оформление
в соответствии с действующими требованиями
законов, иных нормативных актов. Ошибки,
допускаемые при подготовке документов,
отсутствие в них отдельных реквизитов
или неверное их оформление нередко приводят
специалистов кадровой службы к неудаче
в судебных спорах с работником даже при
хорошем знании положений Трудового кодекса
Российской Федерации.
Руководители организаций несут
персональную ответственность за правильную
организацию делопроизводства в своей
фирме.
Под обобщающими понятиями
«кадровая документация» или
«документация по личному составу»
подразумевают широкий круг документов,
содержащих сведения о работниках
предприятия и деятельности самой
кадровой службы: персональные и
учетные документы, плановые и
отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
Разновидности документов по функциям
и задачам управления кадрами включены
в Общероссийский классификатор управленческой
документации (документы по приему, переводу
и увольнению работников, по оформлению
отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий
и др.). Именно они и определяют основные
направления деятельности кадровой службы
по документированию трудовых отношений.
В каждой организации издаются приказы
о приеме и увольнении, подписываются
трудовые договоры с работниками, вносятся
записи в трудовые книжки, ведутся личные
карточки работников. Подобные документы
составляют минимально обязательный объем
документов отдела кадров.
Приказами по кадрам оформляются также
предоставление отпуска, объявление поощрений
и взысканий, изменение условий труда,
присвоение разрядов, классности, установление
размеров оплаты труда, командирование
сотрудников и др.