Менеджментті информациямен қамтамасыз ету

Менеджментті  информациямен қамтамасыз ету

 

Мақсаты: Ақпараттық менеджмент пен ақпараттық түсініктің мағынасын ашу. Ақпаратқа сараптама жасау және оны қолданудың тәсілдерін анықтау. Басқарудағы коммуникацияның рөлі, қарым-қатынас түрлері мен ұйымдастыру түрлерін, коммуникациялық процесс, оның кезеңдері мен элементтерін зерделеу

1. Ақпарат түсінігі және  сипаттамасы

2. Менеджменттің ақпаратпен  қамтамасыз ету деңгейі және  ақпарат типтері

3. Ақпараттың ішкі жүйесі

4. Ақпараттық қызмет технологиясы

 

1 Ақпарат түсінігі  және сипаттамасы

Ақпарат – “информация” термині латын тілінен енген-түсіндіру, баяндау, мәлімет деректер беру деген ұғымдарды білдіреді. Басқару ісінде ақпарат ұғымы сақтауға, таратуға және түрлендіруге тиісті деректер ұғымын білдіреді.

Ақпарат басқару процесінде еңбектің обьектісі де, өнімі де болып табылады. Ол белгісіздікті  жояды, обьектінің жағдайын, қызметтің  пішіні мен әдістерін зерттейді. Оның жағдайы мен даму деңгейі  жайлы ақпаратсыз басқару шешімі шығарылмайды, өз кезегінде, осы шешімнің өзі өндіріс саласындағы қызметкерлер үшін белгілі ақпараты болып табылады.

Ақпараттың екі жағы бар: сандық және мағыналық (семантикалық). Оның көлемінің ең кішкентай бірлігі - бит (екі түрлі тең ықтималдық нәтижесі бар белгілі бір ықтимал  жағдайдың нәтижесі туралы хабарламадағы  сандық ақпаратты  білдіреді).

Мәлімет процестерін ұйымдастырған  кезде, жалпы және ерекше сипатта  болатын мәлімет қасиетін де ескеру қажет. Мәліметтің негізгі қасиеті,оның оқиғаларды, процестерді көрсете  алатын қасиеттерінде. Мәлімет қасиеттерінің  бірі-оны әлде неше рет пайдалануға  болатындығы.Мәліметті жинаудың негізі оны түсіну, яғни объект бейнесін қалыптастыру, оны тану және бағалау.

Адамдар ақпараттың кез келген түрін түсіну үшін, оның өзі адам органдарының сезіміне лайықталып тиісінше индекстелуі тиіс:

• цифрлық  (құжаттарға цифрмен жазу, есептегішщтерге , таблоға жазу);
• алфавиттік (құжаттарға сөзбен жазу, есептегішщтерге , таблоға жазу);
• символикалық (сызбаларға, чертеждарға), схемаларға шартты түрде бейнелеу;
• заттық – бейнелік (телевизиялық бейне, фотосурет)

 

Ақпараттар -  басқару процестерінің негізі болып саналады. Басқару процесінің барлық сатылары мен кезеңдері мәліметтерді өңдеуге байланысты. 
Шешімді жүзеге асыру жөніндегі ұйымдық-практикалық істе мәліметтердің тарату процестері, таратылуы жылдамдылығы, дер кезінде берілуі, оның түсу толықтылығы т.б. айрықша рөл атқарады.

Мәліметтер басқару  жағдайына қарай жіктелуі мүмкін.

 Бұл белгілер бойынша  экономикалық, ұйымдық, әлеуметтік, техникалық ақпараттар болып  бөлінеді.

Көрсетілу сипатына қарай кескінделген, аудио және аудиовизуалдық мәліметтер болып бөлінеді.

Көрсетілу нышаны бойынша цифрлық,  әріптік және кодталған мәліметтерге бөлуге болады.

Алыну көзі бойынша сыртқы және ішкі ақпараттарға бөлуге болады. Мұнда басқару жүйелерінің деңгейі бойынша жіктелетін кіріс және шығыс ақпараттарына бөледі. Ішкі мәліметтер өндіріс жүйесінің алуан түрлі даму динамикалығымен сипатталады.

Өңдеу дәрежесі бойынша алғашқы және туынды ақпараттарға бөлінеді. Басқару практикасында туынды мәліметтер пайдаланылады, оны тұрақты және ауыспалы мәліметтерді өңдеу нәтижесінде алады және де мұның өзі шешім қабылдауға неғұрлым даяр мәліметтер болып саналады.

Мәліметтер қарқынды пайдалану уақыты бойынша да жіктелуі мүмкін. Мұнда шартты тұрақты және ауыспалы мәліметтерге бөлуге болады. Шартты – тұрақты және ауыспалы ақпараттарды, өндірістің даму барысында пайда болған алғашқы мәліметтер деп атауға болады.

Мәліметтер басқару  жүйесіне қатыстылығы бойынша кіріс және шығыс мәліметтері болып бөлінеді. Басқару объектісіне келетіні – кіріс, басқару объектісінен шығатыны-шығыс мәліметтері делінеді.

Басқаруда қолданылатын ақпарат  түрлері келесі сипаттамалар бойынша  сынапталады:

мазмұны жағынан – саяси, директивті, құқықтық, ғылыми–техникалық; экономикалық, жоспарлы, әкімшіліктік, өндірістік, нормативті-анықтамалық, есепті-бухгалтерлік, статистикалық;

қозғалыс бағыты бойынша  – кіруші, шығушы;

белгілеу мінездемесі  бойынша – белгіленген, белгіленбеген;

белгілену тәсілі бойынша  – құжаттық, дыбыстық, аудиовизуалды;

басқару субьектісіне қатынасы бойынша – ішкі және сыртқы;

өндеу дәрежесі бойынша –  алғашқы, өндірістік, қорытынды;

тұрақтылық дәрежесі бойынша  – тұрақты және өзгермелі;

ұсыну формасы бойынша  – әріптік, сандық, кодтық;

өндеу мүмкіндігі бойынша  – өндеуге берілетін және берілмейтін;

сіңіруі бойынша – жеткілікті, жеткілікті емес, артықшылық;

шыншылдық бойынша – дұрыс  және жалған.

Менеджерлердің басқарушылық және кәсіпкерлік қызметіне ақпараттың мазмұны маңызды орын алады.

Саяси ақпарат әртүрлі  шаруашылық формаларында әлеуметтік-экономикалық даму саласында мемлекеттің саясатын бейнелейді.

Барлық директивті ақпаратты  жоғарғы органдар шығарады. Ол менеджерлердің шаруашылық құру стратегиясын анықтайды  және басқару негізі болып табылады.

Құқықтық ақпарат әрбір  жұмысшының алатын орнын, лауазымдық жағдайын анықтайды.

Оның көмегімен шаруашылық, әкімшілік құқық нормалары құрылады, заңның іске асуын қамтамасыз етеді.

Ғылыми-техникалық ақпарат  ғылым мен техниканың жеткен жетістігі  туралы мәліметтер арқылы береді.

Жұмысшыларды ғылыми зерттеу  мекемелерінің жаңа зерттеулерімен, мінездемелерімен, алдыңғы қатарлы  кәсіпорындар тәжірибесімен танысу үшін ғылыми-техникалық бюро жұмыс  істейді.

Экономикалық ақпарат  – басқару шешімдерін негіздеу, кәсіпорын дамуын басқару үшін қолданылатын ақпарат. Ол өзіне экономикалық көрсеткіш  есебін, шаруашылық құру қызметін енгізеді.

Жоспарлы ақпарат тапсырмалармен, жұмыс кезеңінің жоспарымен, жоспар нарядтарымен белгіленеді.

Әкімшілік ақпарат мекемелер, азаматтар арасындағы іскерлік қарым- қатынасты дайындау, істен шығудың, құрал-жабдықтардың сынуын алдын-алуға  көмектеседі, бұйрық, жарлық, тәртіп, жөн  сілтеу түрінде беріледі.

Өндірістік ақпарат техника  мен технологиялар, өндіріс жоспарының орындалуы, тауар өткізу туралы оперативті материалдар жинақтайды.

Бизнестік ақпарат өз кезегінде  нарықтағы бағалар, олардың тенденциялары, бәкесекелестік деңгейге, өнім түсу мерзімі  мен көлемі, қызмет көрсету мен  өндіріп шығару, еңбекті төлеудің тарифтік құрылымын, лауазымдық жалақы туралы, еңбекті ұйымдастыру жайлы  анықтамалық мәліметтердің нормаларын анықтайды.

Есептік-бухгалтерлік ақпараттар өндірістің жүру барысын және оның нәтижесіне құралдардың шығындалуын, алынған пайданы бақылауға мүмкіндік  береді.

Ғылыми негізделген статистикалық  ақпарат дұрыс шешім қабылдауға мүмкіндік беретін, ғылыми негізделген  заңдылықтарға алуға мүмкіндік  береді.

Ақпарат мазмұны тұтынушы бөліктердің қажеттілігі мен  шығарылған  басқару шешімдерімен анықталады. Ақпаратқа белгілі талаптар қойылады: нақтылық және шыншылдық, алғашқы  мәліметтердің дұрыс өңделуі, құрылымдаудың  оптималдығы, толықтық, басқарушылардың  сұранымын толық қанағаттандыру және жеткізілуінің уақытқа сай  болуы. Түскен ақпараттың анықтығы, шыншылдығымен, дұрыстығымен, тіркелудің бір реттілігімен, берілудің туралығымен анықталады. Егер ақпарат 3-4 тасымалдан, түрлі бөліктен өтсе, оның шыншылдығы 8-10-ға азаяды, өйткені  ақпарат ескіреді, бұрмаланады.

Ақпарат толық болуы керек, яғни оның саны нақты іс-әрекетті  бейнелеу керек. Мынаны есте сақтау керек: ақпарат жеткіліксіздігі сарапсыз шешімдерге келеді, ал шектен тыс ақпарат  шешімнің күрделенуіне және оның  қымбаттауына әкеледі. Қандай ақпаратты, қай уақытта  және кім беретінін белгілеу қажет.

Ақпаратқа қол жеткізу  мүмкіндігі дегеніміз - оны оңай қабылдап, қолдану мүмкіндігі. Хабарлама тілі алушыға түсінікті болу керек. Ақпарттың  график, планшет, жарық табло, слайд  түрлерінде берілуі де өте маңызды.

Ақпарат менеджерлерге уақытысында  түсуі керек. Егер ол кешіксе, онда ол экономикалық шығын болып есептеледі. Керісінше, ақпараттың оперативті түрде  берілмеуінен техника тұрып қалады, өндіріс ақсайды.

 

2 . Менеджменттің  ақпаратпен қамтамасыз ету деңгейі  және  ақпарат типтері

Менеджерлердің ақпаратты  қалай қолданатынын білу үшін ақпаратта  қажеттілікті екі өлшеммен қарастыру  керек: кәсіпорында қолданылатын ақпарат  деңгейі және ақпарат түрлері. Әр түрлі деңгейдегі басқаруда кейде  әр түрлі ақпарат қажет. Стратегиялық денгейде менеджерлер фирманың іскерлігін ұзақ мерзімді кезеңде жоспарлауға, шешім шығаруға әкелетін ақпарат  қолданады. Ол ақпараттар кәсіпорынның сыртқы ортасын зерттеуге көмектеседі, ал ол өз кезегінде осы белгілі  уақыт ішінде, уақыт өткеннен кейін, белгілі шешімдер арқылы жемісті  қызмет істеуге әкеледі. Бұл деңгейге қажет ақпарат кешенді, жаңашыл, болашаққа негізделген, бағаланған. Бөлімшелер деңгейіндегі менеджментке қажет ақпарат кәсіпорын ішіндегі жұмыскерлерді басқару үшін қолданылады.

Оперативті деңгейде менеджерлер  өз қызмет ету сферасы аймағында  әр түрлі тапсырмалардың орындалуын қадағалайды. Олар кәсіпорын ішіндегі іс-әрекетті жоспарлайды, ұйымдастырады, орындалуын қадағалайды. Төртінші деңгей ол келісім жасау және тіркеу. Келісім-шарт пен операцияларды тіркеу, кәсіпорын  ішіндегі ақпараттардың дұрыс қолдануын  қамтамасыз етеді. Бұрын мұндай ақпараттар әр түрлі құжаттарда, бас кітаптарда, карточкаларда, формулярларда жиналған. Компьютердің пайда болуымен жиналған ақпараттар көлемі өсті. Жалпы ақпарат  кездейсоқ пайда болады немесе белгілі  бір спецификалық сұрауларға іздеу  салуға жауап ретінде пайда болады. Сондай-ақ, ол мынандай сұрақтарға жауап  береді: “Сіз не білгіңіз келеді?”  немесе “Сізді қызықтыратын не бар?”. Мысалы: менеджерлер қоршаған ортаны зерттесе, онда ол жалпы ақпарат  болып саналады.

Жалпы ақпарат кең болғандықтан оны алдын-ала жинау қиын және компьютерде сақтау қиын. Ол көбінесе оперативтік деңгейге қарағанда  стратегиялық деңгейде қолданылады. Жалпы  ақпарат келісім-шарт жүгізуде қолданылмайды.

Келісім жүргізу толығымен  спецификалық мәліметтерге сүйенеді, ерекше сұраныстағы қамтамасыз етеді. Спецификалық ақпарат автоматталған  кассалық машинадан бақылау есебіндегі балансты тексергенде қолданылып, сұралуы  мүмкін. Ал, мысалы, сіздің телефонмен сөйлесу бағаңыздың өсуі туралы хабарландырулар  кезінде сұралмауы мүмкін.

Ынталандыру ақпараты спецификалық ақпарат сияқты. Бірақ, егер спецификалық ақпарат тек хабарлап отырса, ал ынталандырушы ақпарат іс- әрекеттің  жүргізілуін талап етеді. Қимыл, іс-әрекет автоматикалық сияқты, ол алдын-ала бағдарланған. Ынталандырушы  ақпарат сұралған және сұралмаған болуы  мүмкін. Ынталандырылған қимыл әр түрлі болуы мүмкін.

Ерекше ақпарат ол ынталандырушыға  ұқсас. Алайда күрделілігі мынада ол спецификалық қимыл-әрекетті жалпы  сұраныммен ынталандырады, ол оқиға  болғаннан кейін түседі. Ескеретін  жайт, ынталандыруда спецификалық кешенді  шешімді қажет етпейді. Жоспар іске аса бастағанда менеджерлер оның орындалуына бақылау жасайды. Бақылау  ақпаратты жоспардан ауытқуды түзеу  үшін қолданылады. Түзетулер алдын-ала  есепке алынбайды. Ол бақылау ақпаратын  ынталандыру ақпараттынан өзгеше болып  келеді.

Тарату ақпараты жоба бойынша  адамдарды, уақытты, құралдарды, ақшаны бөлуге қолданылады. Менеджер өзінің қарауындағы  ресурсты қалай бөлу керек екенін білу керек. Ол жеке объектілер бойынша  тиесілі шығын мен табыс туралы мәліметтерді қажет етеді.

Менеджерлер кәсіпорынның экономикалық өсу ауданын табу туралы шешім  қабылдау үшін, жаңа нарыққа көтерілу мен төмендеуді зерттей келе бағытталған  ақпаратты қолданады. Бағытталған  ақпарат, тарату ақпаратында да дейін  қолданылады, ал ол өз кезегінде бақылау  ақпаратына дейін, жоспардан ауытқуды түзетуге де қолданылады.

 

3. Ақпараттың ішкі  жүйесі

 

Мәліметтер  жүйесі – бұл кәсіпорынды басқарған қажетті мәліметтердің барлық түрі. Кең мағынада мәліметтер жүйесі – бұл қажетті және дәлме-дәл мәліметтерді басқару жүйесінің барлық буындарына дер кезінде жеткізілуіне ықпал ететін, басқару процесіндегі мәліметтерді қамтамасыз ету құралы.

Мәліметтер  жүйесінің элементтері:

• мәліметтер қоры;
• өңдейтін техникалық құралдар,
• айналымдағы мәліметтер каналы;
• мәліметпен жұмыс істейтін қызметкерлер тобы.

Барлық  басшылар мен мамандардың міндеті – мәліметтер қызметінің маңызды құралы болып саналатын құжаттармен тиімді жұмыс істеуді үйрену.