Менеджмент в ресторанном бизнесе и общественном питании

Основные данные о работе

Версия шаблона	1.1
Филиал
Вид работы	Творческая работа
Название дисциплины	Менеджмент в ресторанном  бизнесе и общественном питании
Тема	Порядок приема заказа на проведение торжества
Фамилия студента
Имя студента
Отчество студента
№ контракта

 

Содержание

 

        Основные данные  о работе

        Содержание

        Основная часть

            Порядок приема заказа на проведение  торжества

Основная часть

 Порядок приема заказа на проведение торжества

 

В ресторанах осуществляют обслуживание приемов, юбилеев, свадеб и других торжеств, организуя банкеты с полным и частичным обслуживанием официантами, банкет-фуршет, банкет-коктейль, банкет-чай.

 

Подготовительная  работа к проведению банкета состоит  из приема заказа, подготовки к проведению банкета, обслуживания.

Банкет  — это торжественный званый завтрак, обед или ужин, устраиваемый в честь  какого-либо лица или события. Банкеты  могут быть официальными (приемы) и  неофициальными (товарищеские встречи  и семейные торжества — свадьба, юбилей ц т. д.). Официальные банкеты проводят по поводу официальных визитов должностных лиц, иностранных представителей и делегаций, во время проведения симпозиумов, конференций, при открытии и закрытии выставок, в связи с подписанием торговых соглашений, национальными праздниками и. т. д. -

В зависимости от формы обслуживания банкет может быть с полным или  частичным обслуживанием официантами, банкет* фуршет, банкет-коктейль, банкет со смешанным обслуживанием, банкет-чай.

Организация каждого банкета включает прием и оформление заказа, подготовку к обслуживанию и обслуживание.

Организованная, четкая работа по подготовке банкета  в период обслуживания гостей во многом зависит от того, насколько подробно оговорены с заказчиком вопросы, 'связанные с проведением банкета, а также от уровня профессиональной подготовки и навыков официантов и метрдотеля. Поэтому обслуживание банкетов поручается высококвалифицированным работникам.

Взаимоотношения между администрацией предприятия  и заказчиками регламентируются рекомендациями Министерства торговли СССР «О порядке приема и выполнения заказов на обслуживание торжеств на предприятиях общественного питания».

Перечень  ресторанов, кафе, столовых, которые  обслуживают свадьбы, юбилеи и другие торжества, определяется трестами, торгами, конторами и утверждается управлениями общественного питания, управлениями торговли областных, краевых исполкомов, министерствами торговли АССР.

Заказы  на обслуживание принимают фирмы  добрых услуг, через столы заказов  крупных предприятий, дежурные метрдотели в ресторанах (где отсутствуют столы заказов), директора или администраторы кафе и столовых.

При   приеме  заказов   устроителю   предлагают   ознакомиться   с помещением для банкета, с ним  же согласовывают дату проведения банкета, начало и примерное окончание его, количество участников, план расстановки столов, размещения гостей, оформление зала, меню, определяется стоимость заказа. Уточняется также необходимость подачи аперитива, устанавливается место для танцев и вид музыкального сопровождения (оркестр, дискотека и пр.). Одновременно работник, принимающий заказ, знакомит заказчика с правилами работы предприятия, порядком обслуживания, а также с порядком возмещения возможных убытков по вине заказчика и гостей. Администрации предприятия общественного питания запрещено устанавливать минимальную стоимость заказа, а также предлагать заказчику принудительный ассортимент блюд, напитков, кондитерских изделий и т. д.

По  желанию заказчика может быть принят заказ на фирменные кулинарные и кондитерские изделия, изготовляемые предприятием. Стоимость заказа оплачивается заказчиком по ценам калькуляций. После предварительного согласования меню заказчик вносит в кассу аванс в размере 50% стоимости заказа; на принятые деньги кассир выписывает приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которая вручается заказчику. Заказ регистрируется в специальной книге учета заказов на обслуживание за наличный расчет, являющейся документом строгой отчетности. Книга должна быть прошнурована, листы в ней пронумерованы, а запись о количестве листов скреплена подписями директора и старшего бухгалтера и заверена печатью; выдается книга под расписку.

Окончательное согласование меню производится за 2—3 дня до обслуживания. Составляется заказ-счет, который выписывается в  пяти экземплярах и утверждается руководителем предприятия. Номер заказа-счета должен соответствовать номеру данного заказа в книге учета заказов. Бланки заказов хранят и учитывают как бланки строгой отчетности.

Кассир,  получив утвержденный заказ-счет и  выписанный бухгалтерией   приходный   кассовый   ордер,   принимает   от   заказчика -доплату за заказ, проставляет на всех экземплярах штамп «Оплачено»,   заверяет   каждый   экземпляр   подписью   и   передает   четыре экземпляра работнику, принимавшему заказ.

Второй  экземпляр заказа-счета остается у кассира до дня обслуживания. В день обслуживания его вместе с кассовым отчетом кассир сдает в бухгалтерию. Квитанцию к приходному ордеру кассир вручает заказчику. Работник, принимавший и оформлявший заказ, получив четыре экземпляра заказа-счета, заполняет в книге учета заказов гр. 9—11 и передает первый экземпляр заказчику, третий — работнику, которому поручается выполнение заказа (бригадиру официантов, официанту), четвертый и пятый — на кухню и в буфет. Четвертый и пятый экземпляры заказа-счета после выполнения заказа сдаются в бухгалтерию.

; На основании заказа-счета кассир  печатает на контрольно-кассовом  аппарате чеки и передает их  под расписку бригадиру официантов  или официанту, выполняющему заказ.  Продукция из кухни и буфета  отпускается по чекам и согласно заказам-счетам. В заказе-счете не допускается никаких исправлений. Поэтому если в день обслуживания отсутствуют какие-либо продукты для приготовления блюд или буфетная продукция, а также если произошли изменения в стоимости блюд, то замену отражают в соответствующем разделе заказа-счета, предварительно согласовав ее с заказчиком.

Если  в процессе обслуживания возникает  необходимость дополнить заказ, то оформление и расчет производятся путем выписки счета и получения  денег наличными. В отдельных случаях, когда некоторые из приглашенных участников торжества отсутствуют, заказчику могут быть возвращены деньги за часть вторых и сладких блюд, горячих напитков, кондитерских изделий. Возврат денег производится по письменному заявлению заказчика до начала обслуживания и с разрешения директора предприятия.

Возможны случаи полного отказа заказчика. Если отказ поступает  не позднее чем за сутки до обслуживания, то по письменному заявлению заказчика  заказ аннулируется, а аванс или  полная стоимость банкета возвращается заказчику. Но если отказ поступает в день проведения торжества, заказчик должен возместить предприятию стоимость блюд по продажным ценам, которые не могут быть реализованы (истек срок реализации, отсутствует возможность передать изделия для продажи и др.). На продукцию, не подлежащую реализации, составляется акт. Актированию не подлежат напитки, блюда и изделия, включенные в заказ-счет, но не поданные на стол.

На банкетах возможны бой посуды, порча салфеток, приборов и нанесение других убытков предприятию по вине гостей. В этом случае заказчик возмещает убыток по действующему прейскуранту. Ему выписывается счет, а деньги приходуются кассой в установленном порядке.

При подготовке к банкету метрдотель заблаговременно изучает меню, рассчитывает общую длину стола, определяет количество столов, количество и размеры скатертей. Исходя из меню и числа участников банкета, производится расчет посуды из фарфора ло видам и емкостям для подачи блюд и для сервировки стола, посуды из стекла (хрусталя) также по видам, приборов для сервировки стола и раскладывания пищи на тарелки, составляются заявки на производство, в буфет, сервизную, которые передаются на исполнение за 2 дня до банкета. Метрдотель составляет план размещения гостей, согласовывая его с заказчиком, схему обслуживания, определяет количество официантов.

Существуют примерные рекомендации по количеству официантов для каждого  вида банкета. Однако в конкретных условиях при расчете количества официантов учитывается сложность меню, частота замены посуды, приборов, формы обслуживания, удаленность банкетного зала от кухни, холодного цеха, буфета, сервизной, моечной, обеспеченность посудой, приборами, расположение подсобных столиков, наличие надлежаще оборудованного помещения и др.

Тщательная подготовка к банкету  позволяет максимально сократить  или совсем исключить непроизводительные затраты труда и времени в  процессе обслуживания.

Подготовка и организация обслуживания подробно рассматриваются на примере  банкета за столом с полным обслуживанием официантами.

Правильное оформление заказа во многом зависит от того, насколько подробно и своевременно продуманы и согласованы  все условия и порядок проведения банкета между его устроителем  и администрацией ресторана. Практика показывает, что организация банкета проходит наиболее успешно, если заявку на его проведение принимает метрдотель, т. е. тот, кто будет непосредственно руководить обслуживанием.

 

Прежде чем принять заказ, метрдотель обязан ознакомить заказчика с  залом, в котором будет проходить банкет, согласовать с ним план расстановки столов. При этом оговаривают такие вопросы, как места почетных гостей или план размещения гостей за каждым столом в отдельности, уточняют, будет ли подан гостям аперитив, нужны ли цветы для украшения стола, музыкальное сопровождение и место для танцев. Одновременно знакомят заказчика с правилами работы предприятия, порядком обслуживания, а также с порядком возмещения возможных убытков. Администрация предприятия не имеет права устанавливать минимальную стоимость заказа, а также предлагать заказчику принудительный ассортимент блюд, напитков, кондитерских изделий и т. д.

 

При оформлении заказа согласовывают  дату, время начала и окончания, место  проведения торжества, количество участников, примерное меню и предварительную стоимость заказа. Заказ регистрируют в специальной книге учета заказов по установленной форме. Первоначально заполняют дату приёма, фамилия заказчика, дата торжества, часы начала обслуживания, количество персон, в каком зале и характер мероприятия. После предварительного согласования заказчик вносит в кассу аванс в размере не менее 50% стоимости заказа на основании выписанного бухгалтерией приходного ордера и получает квитанцию.

В дальнейшем не позднее чем за два дня до начала торжества метрдотель совместно с заказчиком оформляет заказ-счет.

 

Заказ-счет выписывается в пяти экземплярах, утверждается руководителем предприятия  и передается в кассу. Кассир принимает  от заказчика доплату за заказ, заверяет заказ-счет своей подписью и ставит штамп «оплачено». Первый экземпляр заказа-счета передается заказчику, второй остается у кассира, а третий, четвертый и пятый направляются соответственно бригадиру официантов, материально ответственным лицам кухни и буфета. Номер приходного ордера, дату оплаты, сумму доплаты, а также итоговую сумму вносят в книгу учета заказов.

 

Кассир на основании заказа-счета  печатает на контрольно-кассовой машине чеки и передает их работнику, выполняющему заказ. Бригадир официантов подтверждает получение чеков своей подписью на втором экземпляре заказа-счета. Материально ответственные лица кухни и буфета отпускают продукцию согласно чекам и заказам-счетам.

 

В случае уменьшения заказа на горячие  блюда, напитки, кондитерские и другие изделия заказчику возвращают деньги в размере их стоимости по розничным ценам. При этом составляют расходный кассовый ордер на основании письменного заявления заказчика, утвержденного директором и бухгалтером предприятия. Метрдотель подтверждает на заявлении заказчика аннулирование некоторых блюд и продукции в заказе. По желанию заказчика ему на эту сумму может быть отпущена другая продукция, о чем делают запись в заказе-счете.

 

Дополнительный заказ, сделанный  во время обслуживания торжества, оформляет  официант по счету.

 

Исправления в заказе-счете не допускаются. Изменения в заказе-счете по разным причинам в день обслуживания отражают в соответствующих графах и согласовывают с заказчиком.

 

Если предприятие приняло заказ, но по не зависящим от него причинам не может организовать обслуживание в назначенное время, то администрация обязана обеспечить возможность проведения торжества на другом ближайшем предприятии и сообщить об этом заказчику не позднее чем за 7 дней до назначенного торжества.

Техника приема заказов. Заказы следует  принимать, как только посетители сделают выбор. Официант должен быть начеку и не пропустить знаки, говорящие о готовности посетителей сделать заказ. Нельзя заставлять их ждать. Начинают принимать заказ с гостя, сидящего по правую руку от хозяина застолья, и переходят от гостя к гостю против часовой стрелки. В последнюю очередь принимают заказ у хозяина стола. После принятия заказа следует его повторить гостям, чтобы убедиться в правильности его записи. Чтобы выполнить заказы посетителей как можно быстрее и точнее, а также избежать путаницы в заказанных блюдах, официанту необходимо записывать информацию. После приема заказа официант должен проинформировать кухню, какие блюда следует приготовить (учитывая и особые пожелания, если таковые имеются), затем проследить, кому из гостей что подать в соответствии с их заказом, и оформить счет таким образом, чтобы было ясно видно, что заказано и сколько это стоит.