Контроль и контроллинг на предприятии

Принцип своевременности.

Контроллинг как функция, ориентированная на будущее, служит раннему выявлению новых возможностей и рисков для предприятия. Способность компании к своевременному реагированию на рыночные изменения зависит от временного интервала между возникновением нового шанса или риска и конкретным действием, а также от зарплаты, времени на изменение плана и внедрения новинки. В интересах укрепления позиций фирмы контроллер обязан учитывать вновь возникающие шансы и риски и их возможное влияние на прибыль. Поэтому контроллер постоянно наблюдает за "окружающей средой" сотрудников, из которых постоянно поступает множество сигналов. Контроллер определяет: какая информация важна, и кто принимает решения, каким образом передать информацию тем, кто выполняет решения.

Принцип стратегического сознания.

Информация, полученная от работников, имеет важное значение для проведения мероприятий, обеспечивающих устойчивое будущее фирмы. Руководители предприятия, его подразделений и сотрудники на практике нередко принимают тактические решения, приносящие быстрый экономический эффект и реальные выгоды в текущем плане, но не соответствующее стратегическим задачам предприятия. В результате, выиграв (и порой немало) сегодня, фирма может гораздо больше потерять завтра.

Принцип стратегического сознания реализуется только тогда, когда любое решение и действие оценивается, в первую очередь, с позиций его соответствия стратегическим программам. К сожалению, вся система стимулирования работников российских предприятий, действующая сегодня, опирается, как правило, на оперативные успехи в работе. Поощрения за стратегическую предусмотрительность отсутствуют или приходят с большим опозданием. Между тем стратегический, перспективный подход должен быть приоритетным при любом решении и добиться этого - важнейшая задача контроллера. Стратегическое сознание, следовательно, представляет собой фильтр, предотвращающий реализацию оперативных сиюминутных решений, либо модифицирующий их, чтобы они соответствовали стратегическому плану.

Принцип документирования.

Целью этого принципа является создание условий для проверки: соблюдались ли цели и задачи стратегического контроллинга в действительности. В стратегическом контроллинге информация представляется в виде письменных сообщений с предварительной оценкой их значимости. Письменная форма принуждает информатора к продуманному полному и точному представлению положения дел. Документирование позволяет в любой момент установить посылающего и принимающего информацию, дату передачи и ее содержание. Необходимо также оценивать достоверность и полноту информации. Благодаря принципу документирования решения по оперативным вопросам принимаются решения с учетом стратегической позиции фирмы, стимулируя тем самым первоочередную реализацию стратегических целей. Принцип документирования является также инструментом для контроля за соблюдением других принципов контроллинга: движения и торможения, стратегического сознания, своевременности.

Сотрудники фирмы, которым поручена реализация контроллинга на практике, обычно точно взаимодействуют с теми работниками, которые осуществляют внутренний аудит на предприятии. В ряде случаев в компаниях, банках создаются, объединенные подразделения контроллинга и внутреннего аудита, такой симбиоз очень полезен, поскольку работа в общих областях взаимодополняет друг друга и обеспечивает отличные результаты. Поэтому во многих фирмах особое значение придается сейчас организации и совершенствованию внутреннего аудита. Нехватка специалистов по менеджменту, ориентация на то, что проблемы финансовой стратегии должен решить главный  бухгалтер нередко приводит к негативным последствиям. Если на предприятиях с простой организационной структурой управления служба учета в состоянии выполнять наряду с информационной и функции внутрихозяйственного контроля, экономической диагностики, то более крупное предприятие, имеющее дочерние компании, филиалы, т. е. со сложным организационным построением, объективно нуждается в стройной системе служб, представленных профессионалами, обладающими способностью и возможностью принятия оптимальных решений в области управления. Внутренний аудит является неотъемлемым и важным элементом управленческого контроля. Такого рода аудит необходим, главным образом, для предотвращения потерь ресурсов и осуществления необходимых и своевременных преобразований в рамках предприятия.

Функции внутренних аудиторов включают в себя:

- контроль за состоянием активов и недопущение убытков, подтверждение точности информации, используемой руководством при принятии решений;

- подтверждение качественного  выполнения внутрисистемных контрольных  процедур;

- анализ эффективности  функционирования системы внутреннего  контроля и обработки информации;

- оценка качества информации, предоставляемой управленческой  информационной системой.

Таким образом. в рамках внутреннего аудита осуществляется не только детальный контроль за сохранностью активов, но и за качеством менеджмента. При этом функции внутреннего аудита могут выполнять как работники предприятия, так и приглашенные независимые аудиторы.

Большое значение для расширения рамок аудита и его качества имеет создание эффективно функционирующей системы внутреннего контроля.

Характеристика элементов внутреннего аудита

Элемент                                     Внутренний аудит

 

Определение          Форма контроля за осуществлением и                   

                                 адекватностью политики в области

                                 менеджмента

 

Цель                        Экспертная оценка реализации

       экономической  политики предприятия,                              включая учетную, оценка функционирования внутрихозяйственного контроля (в том числе и качества контрольных функций менеджмента)

 

Задачи            Оценка качества экономической информации, формируемой на предприятии. Экспертная оценка экономической политики предприятия с помощью проведения внутренних финансовых ревизий и аналитического тестирования. Обеспечение пользователей информацией о реальном финансовом положении предприятия, достоверности учета, отчетности и качества внутрихозяйственного контроля.

 

Содержание           Бухгалтер - аудитор дает заключение о  достоверности финансовой отчетности и другой экономической информации, используемой менеджерами в управлении

 

Цель контрольной   Определение адекватности финансовой

функции               политики установленным ранее параметрам. Оценка состоятельности менеджмента (оценка несостоятельности менеджмента - банкротство предприятия).

 

Направление       Эксперт-аналитик выполняет процедуры

реализации          экспертно- аудиторской диагностики,

контрольной         аналитическое тестирование, подтверждающее

функции      реальность финансового состояния предприятия и качества принятия управленческих решений менеджером.

 

На основе характеристики основных элементов внутреннего аудита, приведенных выше можно сделать следующие выводы:

- внутренний аудит, выступая  органической частью общей системы  менеджмента на предприятии, осуществляет  по существу внутрихозяйственный  контроль, целью которого является  выяснение степени соответствия  получаемых доходов и структуры  фондов денежных средств намеченным  заданиям по расширению объемов  производства и продаж;

- необходимость во внутреннем  аудите возникает обычно из-за  того, что высшее звено руководства  предприятия испытывает потребность  в соответствующей информации  или нуждается в подтверждении  достоверности отчетов менеджеров  более низкого уровня управления.

Можно констатировать, что большинство руководителей российских предприятий пока особого внимания созданию системы внутреннего аудита не уделяют, хотя такая система хорошо налаженная, несомненно, способна облегчить проведение аудиторской проверки и снизить риск. Внутренний аудит предназначен для улучшения оперативного учета, обеспечения достоверности документов, сохранности ценностей и повышения эффективности проводимых мероприятий.

В любой организации, независимо от типа, размера и формы собственности, менеджеры и бухгалтера обязаны знать все элементы используемой бухгалтерской системы и контроля. Спектр предоставляемых бухгалтерских услуг меняется в зависимости от решаемой задачи. Однако главная их цель - оказание помощи менеджерам в эффективном управлении организацией. Поэтому внутренний аудит, реализуя внутрихозяйственный контроль, является средством снижения риска банкротства предприятия.

Контроллинг - новое дело не только для российских фирм, но и для многих компаний на Западе. Для его широкого внедрения (а он особенно эффективен в условиях порой непредсказуемых экономических трансформаций в России) у нас все предпосылки. Наиболее эффективно здесь применение экономико-методологических приемов. Каждому среднему и даже мелкому предприятию необходима своя аналитическая служба для сбора и анализа поступающей информации и последующего прогнозирования возможных тенденций методами математической статистики. Такой подход объективно необходим для России.

Для успешного антикризисного управления анализа рынка недостаточно. Важной составной частью системы такого управления является организация системы контроля, призванная обеспечивать своевременное выявление наиболее рискованных позиций, обеспечение менеджера всей необходимой информацией. Контроль должен осуществляться по всем возможным позициям, начиная с подразделения, осуществляющего первичный учет проведенных операций, внутреннего и внешнего аудита, бухгалтерии, служб безопасности и заканчивая руководителями всех уровней вплоть до заместителя директора или президента компании.

Чтобы добиться успеха и признания на рынке,  необходимо внедрять в практику наиболее прогрессивные методы контроля. К числу таких новаций следует отнести практику внедрения контроллинга. Контроллинг - система обеспечения выживаемости компании в краткосрочном плане, нацелена на оптимизацию прибыли, в долгосрочном - на поддержание гармоничных отношений с окружающей средой. Контроллинг - совокупность методов оперативного и стратегического менеджмента, учета, планирования, анализа и контроля на качественно новом этапе развития рынка, единая система, направленная на достижение стратегических целей фирмы. Для внедрения и обеспечения надежного функционирования системы контроллинга необходима постоянная оперативная информация.

В России пока лишь формируются основы для широкого внедрения контроллинга. Тем не менее его глубокое изучение и внедрение необходимо уже сегодня, поскольку он позволяет использовать самые современные методы менеджмента намного раньше конкурентов, способствует внедрению инноваций. Система контроля может быть построена по следующей схеме:

Отдел первичного учета призван:

- осуществлять первичный  учет в течение установленного  времени;

- помимо обязанностей  учета сотрудники отдела должны  иметь матрицу лимитов, контролировать  ее соблюдение и в случае  их нарушения немедленно информировать  своего руководителя;

- подчиняться непосредственно  высшему руководству.

Отдел внутреннего аудита обязан:

- хорошо знать систему  заключения сделок, их технологию, порядок, содержание инструкций, схему  налогообложения и требования  законодательства;

- четко представлять схему взаимодействия  отделов и подразделений фирмы, их обязанности;

- регулярно осуществлять  проверку работы всех звеньев  фирмы.

Контрольные действия должны осуществлять также сотрудники планово-экономического и других отделов с акцентом на эффективность операций и уровня прибыли, уровня налогообложения и разработки систем налогового планирования с учетом изменений в законодательстве и возможностей новых финансовых инструментов. Отдел контроля обязан оценивать целесообразность лимитов и степени риска по операциям в зависимости от финансового состояния компании и нормы прибыли подразделения. Следовательно, контроллинг подразумевает не только построение системы контроля, но и анализа всей системы управления, учета, контроля и самого производства.

На предприятиях в странах с рыночной экономикой для ориентирования процесса управления на результат и ликвидность используются планово-контрольные расчеты или процедуры контроллинга. Возникновение контроллинга как обособленной функции управления произошло в системе государственного управления. Основная цель контроллинга – ориентация управленческого процесса на достижение всех целей, стоящих перед предприятием.

Традиционно решением аналогичных задач на российских предприятиях занимались экономисты. Многие методы и инструменты ими практически успешно использовались. Экономисты были частью единой системы планирования народного хозяйства в условиях командно-административной системы, поэтому решали задачи всей системы. В управленческой деятельности отсутствовали первичные фазы планирования, стратегическое планирование и контроль. В системе планирования предприятия отсутствовали этапы по разработке планов, что теперь приводит к потере предприятиями ориентации. Для создания стратегического управления необходимо ввести расчеты ориентированные на результат и ликвидность, контроль за стратегическим развитием. Следует определить место расположения нового вида деятельности и изменить существующие организационно-управленческие отношения.

Поскольку ориентированные на результат задачи контроллинга рассматриваются в качестве составляющей всей системы планирования и контроля, а контроллинг выполняет функции консультирования и обслуживания, подготовки и реализации решений, то задачи контроллинга обособляются от задач предприятия в других сферах.