Комунікації в системі управління

I. Комунікації в системі управління.

1.1. Обоснование  и актуальность выбранной темы

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для  успеха

деятельности  предприятий  и   представляют   одну   из сложных  проблем

менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная  система»  единого

организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают  тех, кто эффективен в коммуникациях.  Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу«чужими руками». Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке,но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом. Опыт как Украинских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и в конечном итоге даже банкротству. Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже  не

совпадающего с мнением  руководства, то в этом случае персоналу  легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены.

     Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу  пережить трудности.

Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные  менеджеры. Но как добиться эффективных коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникативными процессами? - вот главные вопросы, которые беспокоят современных украинских руководителей.

В  рамках  вышесказанного  актуальность  выбранной  темы подчеркивается

опытом зарубежных и отечественных  руководителей, их заинтересованностью  в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию.

 

2. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ: «КОММУНИКАЦИИ  В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ»

2.1. Коммуникации - понятие, виды, их характеристика

Коммуникация (лат. communicatio),   буквально означающее      «общее»  или

«разделяемое всеми». В  практическом плане - это процесс  обмена идеями   и

информацией между двумя  и более людьми, ведущий к взаимному  пониманию.

Цели коммуникаций:

·     Обеспечение   эффективного    обмена информацией между субъектами и

объектами управления.

· Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

· Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными   сотрудниками и группами и координации их задач   и действий.

· Регулирование и рационализация информационных потоков. Коммуникации

подразделяются на следующие  виды:

межличностные или  организационные коммуникации на основе устного общения;

коммуникации  на основе письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

формальные или  официальные. Данные Коммуникации определяются политикой,правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам;

неформальные  коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

Среди формальных организационных  коммуникаций выделяют:

вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

горизонтальны  между различными  подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на

высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для  менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций

непосредственно связан с  руководством и контролем за работниками.

Межличностные коммуникации делят также на:

вербальные (словесные);

невербальные,          призванные осуществить      обмен      информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и

т.д.

Вербальные и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесть! и выражения лица. которые сопровождают слова передающей стороны.

2.2. Коммуникационный  процесс, понятие, основные элементы,этапы,  их характеристика

Коммуникационный  процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

Коммуникационный  процесс — это взаимодействие совокупности элементов.

Существует четыре базовых  элемента коммуникационного процесса:

1.  Отправитель — лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;

2.   Сообщение - непосредственно информация;

3.   Канал - средство передачи   информации (  устная передача,     совещания,

телефонные переговоры, письменная передача,    служебные записки, отчеты,

электронная почта, компьютерные сети);

4.   Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

Коммуникационный процесс  обмена информацией включает взаимосвязанные  этапы:

1.   Зарождение идеи  или отбор информации;

2.   Выбор канала  передачи информации;

3.   Передача сообщения;

4.   Интерпретация сообщения.

Например, генеральный директор торговой фирмы решил обсудить с  менеджерами магазинов вопрос о состоянии и улучшении качества торгового обслуживания населения на совещании. В данном случае генеральный директор - отправитель, у которого зародилась идея; информация о состоянии и улучшении качества торговли - сообщения; совещание — это канал информации; получатели —менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение и при помощи этого же совещания дают обратную связь генеральному директору.

    При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного процесса.

   Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной  сферой   деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента.

    Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных  процедур, должны устанавливаться      для каждого   иерархического уровня

менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

2.3. Информации  в коммуникационном процессе

Информация - предмет труда  в   процессе  управления;   является средством

коммуникации между людьми.

Информация,  используемая  для  коммуникационного управления, подразделяется

на:

базовую,   формируемую независимо от данной управленческой задачи;

текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

-   документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных,бухгалтерских и других документах);

-  недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

По  аспектам  коммуникационного  управления   информация классифицируется    на экономическую, организационную, социальную, техническую. Развитие информационных потребностей организаций существенно видоизменило   требования к   информационному   обеспечению коммуникационных процессов.

2.4. Межличностные  и организационные коммуникации, понятие, преграды, их

характеристика.

Межличностные коммуникации - это коммуникации, протекающие между людьми.

Организационные коммуникации - это коммуникации, протекающие внутри

организации между ее сотрудниками.

Межличностные коммуникации могут быть как между сотрудниками одной фирмы, так и между сотрудниками различных фирм, например, фирм-партнеров.

Организационные  коммуникации  затрагивают  только  одну конкретную фирму и включают в себя часть межличностных коммуникаций, которые возникают между сотрудниками данной фирмы.

В тоже время межличностные  коммуникации включают в себя организационные коммуникации.

Таким образов, преграды, возникающие  при межличностных и организационных

коммуникациях, по своей  сути практически ничем не отличаются друг от друга. Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т. е.Менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация.

   Факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации, называются

коммуникационными барьерами (преградами).

Различают коммуникационные барьеры макро — и   микроуровня.

Макробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в  целом.

К таким барьерам относятся:

·    перегрузка информационных сетей и искажение информации;

·    потребность во всё более сложной информации;

·    интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных

языков и т.п.

Микробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в  конкретных узких сферах. К ним относятся:

·   отношение источника (отправителя) информации к получателю (адресату);

·   отношение адресата к источнику информации;

·   восприятие получателем информации многозначных слов;

·  отсутствие обратной связи.

Все преграды, возникающие  в процессе межличностных и организационных

коммуникаций также можно  представить в виде схемы. (Схема 1)

Затрудняют коммуникации также предвзятые представления  людей, отвергающие

новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда  сомнительной или в силу устойчивого мнения, порожденного определенными условиями (стереотипы).

В результате   искажается восприятие сообщения, замедляется и искажается

процесс обратной связи, снижается  результативность данного сообщения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Схема 1.

Классификация преград в  процессе коммуникаций.

 

 

 

    

 

 

II.Развитие теории и практики менеджмента       

Чтобы лучше понять разворачивающееся  перед нашими глазами такое новое  и сложное социальное явление  как, менеджмент, полезно поставить  его в некий исторический ряд.

     Несмотря на огромное значение революционных преобразований, развитие менеджмента - это в основном эволюционный процесс. Он характеризуется непрерывностью и ориентацией на цели, стратегию^* и задачи организации. Меняются цели и стратегия - меняются конкретные задачи - меняются организация и методы управления. В отличие от всех предыдущих способов управления коллективными действиями, менеджмент включает в себя постоянное обновление. Историческая периодизация менеджмента подтверждает и показывает зависимость его развития от внешних условий, и прежде всего от исторического этапа развития общества. Этим обусловлена необходимость рассмотрения эволюции теории и практики менеджмента и перспектив его развития.