Коммуникации в управлении

 

    По своему целевому назначению в процессе управления информационно-технические операции разделяются на следующие классы:  

1. Документационные. На работу с документацией, как показывает практика, специалисты тратят до 15% рабочего. времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций расходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, машинистки, стенографистки и т.д.  

2. Первично-счетные и учетные операции, содержание и объем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации. Затраты труда на эти операции зависят от применяемых методов и средств их выполнения, а сокращение — от автоматизации процессов получения данных.  

3. Коммуникативно-технические операции, обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различного рода технических средств.  

4. Вычислительные и формально-логические операции — все операции по переработке информации, выполняемые специалистами или техническими исполнителями (в зависимости от сложности) на ручных счетных инструментах, а также с помощью вычислительной техники.   

 Управленческие операции  с информацией могут быть разделены  на группы.    

 Выделяют следующие виды управленческих операций:  

= по характеру преобразования информации - на стереотипные, которые выполняются по заранее разработанным инструкциям и методикам, и эвристические, связанные с творческим поиском;  

= по степени механизации на ручные, машинно-рутинные, автоматизированные и аппаратурные. Эта классификация отражает технологическую регламентацию процессов труда и выбор методов выполнения.   

 Виды информации, используемой в управлении:  

 • по типу отражаемых отношений — технико-технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая; 

 • по масштабам отражаемого объекта — федеральная (общегосударственная), региональная, местная; 

 • по отраслям (сферам) жизнедеятельности общества — промышленная, сельскохозяйственная, военная, образовательная и т.п.; 

 • по структурированности — систематизированная и несистематизированная;  

 • по характеру носителя — документированная и вербальная.  

 • по структуре делится на распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д. 

 • В государственных  организациях и учреждениях информационную структуру обычно подразделяют на научную и управленческую документацию. Научная информация не структурируется по иерархии, формируется не руководителями или специалистами по обеспечению информацией, а пользователями. Информационные потоки здесь децентрализованы и определяются только теми, кто запрашивает ту или иную информацию. 

 • по источнику поступления делится на внутреннюю и внешнюю.     

 Внутренняя  информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование ее характеризуется высокой степенью регламентированности в отношении предоставления и использования.    

 Значительный объем  внутренней информации занимает исходная информация:   

 › организационно-хозяйственная — сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техническом, административно-хозяйственном обеспечении и службах (МТС, АХС) и т.п.;   

 › оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управленческого процесса.    

 Еще более регламентированный  вид внутренней информации — исходящая информация, т.е. документы, создаваемые в системе управления:   

 ♦ внутреннего пользования,  доступные правкам, изменениям;   

 ♦ для выдачи во  внешние системы, форма которых  в большинстве случаев определена и не может подвергаться изменениям.   

 Информация об управляющих  воздействиях по содержанию является  одним из видов оперативно-технической  информации, так как включает  сведения о функционировании  подразделений, осуществляющих принятие  решений для поддержания системы  в заданных рамках, режимах. Форма  их предоставления — приказы, распоряжения, инструкции, т.е. текстовые документы, язык которых близок к естественному. Регламентированность заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т.д. Еще одно проявление регламентированности заключается в заданности временных и ситуационных характеристик.    

 Внешняя  информация — сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообразного использования первичных документов.   

 Внешняя информация  может быть разделена на подвиды: дескриптивная и прескриптивная (нормативная).   

 Дескриптивная информация отражает сведения о наблюдаемых свойствах социальных управляемых объектов.   

 Прескриптивная информация соответствует нормативному подходу к управлению процессами и явлениями, содержит рекомендации на предмет, каким должен быть объект и какие действия нужно осуществить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандарту, традициям, ценностям). Прескриптивная информация жестко регламентирует деятельность организации, являясь для управленцев обязательной. В свою очередь она делится на общую (единообразную для всех организаций) и ограниченного или индивидуального пользования. К общей прескриптивной информации относятся законодательные и нормативные документы (кодексы, справочники, официальные печатные издания.   

 Различные виды управленческой  деятельности имеют различную  информационную потребность.   

 Стратегическое управление (планирование) предусматривает будущее взаимодействие организации и окружающей среды. Здесь требуется информация из внешних источников, не очень точная и детальная, но имеющая достаточно широкие границы, ясность тенденций.    

 Управленческий  контроль, который осуществляют руководители высшего и среднего звена, опирается на иного рода информацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более узкие границы, более точную, более частную, регламентируемую временными параметрами.   

 Оперативный  контроль требует информации о повседневной деятельности — очень точной, узкой и самой новейшей. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Кроме того, нужна специфическая информация, относящаяся к области конкретной профессиональной деятельности, отражающая при этом внешние обстоятельства, в которых работает организация.    

 Способы выработки информации: самонаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управленца, его образования, опыта, знаний), взаимодействие, сообщения (письма, файлы и т.д.), аналитический анализ.    

 Информационный поиск,  предшествующий принятию решения, это процесс сбора и переработки информации с учетом требований, определенных закономерностей.    

 Информационный цикл  охватывает ряд последовательных  процессов, в каждом из которых  информация, представленная на начальном  этапе в виде фактов, цифр, сведений, данных, т.е. сырого информационного материала, обрабатывается и преобразуется в сообщения, значимые (имевшие смысл) для адресата, заказчика — лица, принимающего решение. В этом виде информация становится информацией в полном смысле этого понятия.    

 Информация как управленческая  категория — это новые сведения, характеризующие управленческую  ситуацию, снижающие уровень неопределенности  в отношении будущего, воспринятые,  понятные и оцененные как полезные  для решения тех или иных  задач управления. Информация в  управлении — это не любые  сведения, сообщения, данные, а только  используемые в процессе формирования  решения.   

 Качество управленческой  информации как понятие неотделимо от процедур принятия управленческих решений.   

 Наряду с качественным  определением информации возникает  проблема ее количественного  измерения. Недостаток информации  приводит к тому, что центр  принятия решения реализует себя  в условиях неопределенности  или риска, вынужден привлекать, вести поиск дополнительной информации или действует в соответствии с прошлым опытом (по аналогии), по интуиции. Вредным может оказаться и избыток информации, так как способен привести к потере целостности (гора цифр и фактов заслоняет истинную картину).   

 Система информационного обеспечения выступает по отношению к организационной как внутренняя основа. Если изменяется организационная структура управления, меняется распределение информационных потоков.    

 Информация в управлении  должна удовлетворять требованиям:   

 ♦ своевременность,  оперативность;  

 ♦ быть опережающей,  т.е. содержать в себе элемент  предвидения хода событий, постановку  целей, разработку планов и  программ, стратегии действий в будущем;   

 ♦ надежность (достоверность,  объективность, полнота);  

 ♦ оптимальность (соотношение  необходимой и достаточной информации);   

 ♦ доступность и  проста в восприятии (параметры:  краткость, наглядность, выразительность,  соотношение между звуковой и  зрительной информацией, учитывая, что скорость восприятия зрительной информации очень высока);  

 ♦ логичность и  лаконичность (максимальная смысловая  нагрузка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения);  

 ♦ комплексность, системность;   

 ♦ соответствовать  полномочиям (компетенции) субъекта  управления;  

 ♦ ориентированность  на машинную обработку.   

 Основные трудности,  которые возникают на пути  сбора и распространения информации, связаны с коммуникационными проблемами. Информация обрабатывается человеком и неизбежны ее субъективные оценки как непригодной что может вызвать искажения информации. Поэтому информатизация как важное направление повышения эффективности управления должна быть осмыслена не только как технический, а главным образом — социальный процесс. Наиболее сложные проблемы находятся в сфере социальных (экономических, юридических, культурных) преобразований. Нельзя преуменьшать роль человека в управлении, его интеллекта и информационной культуры. Это широкое понятие, включающее умение ориентироваться в информационном пространстве, обостренное чувство времени, желание повысить кпд своей умственной работы и др.